Przykład 7 najlepszych narzędzi do automatyzacji pakietu Office dla małych firm
Opublikowany: 2023-07-26Podsumowanie: Narzędzia do automatyzacji pakietu Office ułatwiły firmom wymianę danych z innymi aplikacjami poprzez integrację. Dowiedzmy się szczegółowo o tych narzędziach poniżej!
Kilka lat temu większość firm polegała na ręcznym zarządzaniu danymi. Od generowania listy płac po wprowadzanie danych pracowników i tworzenie faktur wszystko odbywało się ręcznie. Takie żmudne ręczne procesy prowadziły do niedokładnych danych, co powodowało ogromne straty finansowe i utratę reputacji. Tymczasem dziś każde zadanie biurowe można usprawnić i wykonać w krótszym czasie dzięki narzędziom do automatyzacji.
Od zarządzania finansami po przetwarzanie zamówień, automatyzację wdrażania klientów i generowanie podpisów elektronicznych — kilkoma zadaniami można zarządzać za pomocą narzędzi do automatyzacji biura. W tym artykule porównamy niektóre z najlepszych narzędzi do automatyzacji biura.
Spis treści
Czym są narzędzia do automatyzacji pakietu Office?
Narzędzie do automatyzacji biura to połączenie oprogramowania i sprzętu, które pomaga w automatycznym przenoszeniu danych z jednego systemu do drugiego bez interwencji człowieka i niedokładności. Oprogramowanie pomaga firmom bezpiecznie gromadzić, zarządzać i analizować dane na potrzeby codziennych operacji biznesowych.
Głównym celem narzędzi do automatyzacji biura jest ograniczenie pracy ręcznej i dokładne przechowywanie danych. Dane zarządzane przez system automatyzacji biura mogą pochodzić z różnych działów, takich jak księgowość, finanse, zasoby ludzkie, recepcja, infrastruktura chmury, zarządzanie projektami i tak dalej.
Lista 7 najlepszych narzędzi do automatyzacji pakietu Office dla przykładów biznesowych
- Expensify: Najlepsze do zarządzania wydatkami
- Keka HRMS: Najlepszy do zarządzania onboardingiem i przetwarzaniem listy płac
- Okta: Najlepsze do zarządzania tożsamością
- Kisi: Najlepszy do zarządzania kontrolą dostępu
- Envoy: Najlepszy do zarządzania przestrzenią roboczą
- Notion: Najlepsze do zarządzania projektami
- DocuSign: Najlepszy do zarządzania podpisami elektronicznymi
Dostępne są różne narzędzia do automatyzacji pracy biurowej, które automatyzują różne procedury biznesowe, takie jak listy płac, onboarding, przetwarzanie zamówień, fakturowanie itp. Oto kilka przykładów tych narzędzi do różnych przypadków użycia:
Expensify: Najlepsze do zarządzania wydatkami
Expensify to narzędzie do automatyzacji biura zaprojektowane specjalnie do śledzenia i zarządzania wydatkami osobistymi i biznesowymi.
To narzędzie służy do śledzenia, analizowania, zatwierdzania, uzgadniania i zwrotu wydatków. Oferuje również funkcjonalności do automatyzacji płatności rachunków, zarządzania listą płac i wydatkami na podróże itp.
Funkcje Expensify
- Obsługuje skanowanie paragonów jednym kliknięciem
- Importuje szczegóły transakcji kartami osobistymi i biznesowymi
- Dostosowuje przepływy pracy do zarządzania wydatkami
- Importuje kody księgi głównej do systemu
- Zarządza i analizuje wydatki firmy
Plusy i minusy Expensify
- Dzięki niemu możesz mieć kontrolę nad wydatkami na podróż.
- Generuje kilka raportów wydatków w celu analizy wydatków.
- Użytkownicy zgłaszali, że czasami błędnie uzgadnia dane dotyczące wydatków.
Bezpłatna wersja próbna: niedostępna
Cennik Expensify: Dostępny bezpłatny plan | Ceny są różne dla różnych funkcji
Keka HRMS: Najlepszy do zarządzania onboardingiem i przetwarzaniem listy płac
Keka HRMS pomaga w automatyzacji różnych przepływów pracy HR w celu łatwego zarządzania procesami ludzkimi. Począwszy od zatrudniania kandydatów i wdrażania ich do wyjścia z organizacji, każde zadanie może być zarządzane za pomocą tego oprogramowania. Co więcej, dzięki analityce HR możesz przeglądać dane siły roboczej i uzyskiwać z nich cenne informacje.
Funkcje Keka HRMS
- Zarządzanie onboardingiem pracowników
- Oferuje zaawansowane zarządzanie urlopami
- Zarządza płacami i wydatkami
- Oferuje portal samoobsługowy dla pracowników
- Obsługuje śledzenie czasu oparte na GPS
- Zdigitalizuj wszystkie dokumenty
Plusy i minusy Keka HR
- Możesz go użyć do zarządzania ocenami wydajności pracowników.
- Można go również wykorzystać do zarządzania całym cyklem zatrudnienia pracownika
- Jej obliczenia podatkowe czasami nie są dokładne.
Bezpłatna wersja próbna: dostępna
Cennik Keka HRMS: Brak dostępnego bezpłatnego abonamentu | Płatny plan zaczyna się od 6999 INR miesięcznie
Okta: Najlepsze do zarządzania tożsamością
Okta to rozwiązanie do zarządzania tożsamością i dostępem, które pomaga użytkownikom zarządzać uprawnieniami dostępu do urządzeń i aplikacji. Został zbudowany przede wszystkim do zarządzania dostępem do aplikacji w chmurze, ale można go również używać do zarządzania dostępem dla urządzeń lokalnych.
Niektóre funkcje, które otrzymujesz dzięki Okta, obejmują Identity Governance, User Lifecycle Management, automatyzację przepływu pracy, API i zarządzanie dostępem uprzywilejowanym.
Okta Funkcje
- Uwierzytelnia i autoryzuje dostęp do aplikacji i urządzeń
- Zarządza kontrolą uprawnień
- Zapewnia pojedyncze logowanie dla klientów i pracowników
- Chroni dane przed złośliwymi atakami
- Brak opcji dostosowywania kodu w celu dostosowania zasobów zgodnie z tożsamością marki
- Zarządza udostępnianiem i anulowaniem obsługi administracyjnej tożsamości
Plusy i minusy Okty
- Możesz zarządzać cyklem życia tożsamości użytkowników.
- Dzięki temu audyty są bezbolesne dzięki widokowi użytkowników (pracowników i gości) wraz z danymi dostępowymi do ich kont
- Wyrejestrowanie identyfikatora logowania użytkownika zajmuje dużo czasu.
Bezpłatna wersja próbna: 30 dni
Cennik Okta: Oferuje różne ceny za zarządzanie klientami i tożsamością pracowników.
Kisi: Najlepszy do zarządzania kontrolą dostępu
Kisi to wszechstronna platforma, która oferuje zarówno oprogramowanie, jak i sprzęt do ograniczania i zarządzania dostępem do drzwi budynku, aplikacji, urządzeń i urządzeń IOT.
Dzięki niemu możesz zarządzać dostępem do obiektu, integrować się z innym oprogramowaniem do zarządzania kontrolą dostępu, identyfikować luki w istniejących systemach bezpieczeństwa itp. Ta aplikacja do automatyzacji biura może być również używana do ograniczania dostępu do określonego piętra za pomocą dostępu do windy.
Cechy Kisi
- Umożliwia zapewnienie tymczasowego dostępu odwiedzającym za pomocą kart dostępu
- Oferuje metody weryfikacji 2FA
- Obsługuje automatyczne udostępnianie tożsamości
- Zarządza zdalnym dostępem do Twoich urządzeń i aplikacji
- Łatwo blokuje i odblokowuje dostęp do określonych miejsc w Twojej organizacji
Plusy i minusy Kisi
- Możesz korzystać z tego oprogramowania nawet w trybie offline.
- Oferuje globalne zarządzanie uprawnieniami w różnych lokalizacjach fizycznych.
- Nie jest to niezawodna opcja identyfikowania luk w zabezpieczeniach.
Ceny Kisi: Cena dostępna na żądanie na oficjalnej stronie internetowej.
Envoy: Najlepszy do zarządzania przestrzenią roboczą
Envoy to platforma do pracy, która umożliwia pracę i współpracę z zespołami za pomocą jednego rozwiązania. Dzięki niemu możesz zarządzać gośćmi, pracownikami, miejscem pracy itp.
Dzięki tej platformie możesz zarządzać katalogiem swoich pracowników, zarządzać wszystkimi gośćmi, przechowywać prawnie podpisane dokumenty, tworzyć identyfikatory dla gości, wstępnie rejestrować gości i tak dalej.
Cechy wysłannika
- Sortuje i filtruje dane odwiedzających
- Dostosowuje dokumenty prawne do typu gościa
- Pomaga zarządzać wieloma lokalizacjami biurowymi
- Prowadzi ewidencję byłych i obecnych pracowników
- Pomaga stworzyć panel zespołu administracyjnego do zarządzania gośćmi
Plusy i minusy Envoy
- Możesz łatwo organizować i zarządzać wszystkimi lokalizacjami biur w scentralizowanej bazie danych.
- Dzięki niemu możesz także skanować identyfikatory i zapisywać ich informacje w swoim systemie.
- Staje się powolny podczas przesyłania danych gościa.
Bezpłatna wersja próbna: dostępna
Cennik Envoy: Dostępny bezpłatny plan | Płatny plan zaczyna się od 8956,04 INR miesięcznie
Notion: Najlepsze do zarządzania projektami
Notion to oprogramowanie, które umożliwia tworzenie połączonych przepływów pracy w celu śledzenia i zarządzania wszystkimi projektami. Dzięki niemu możesz przechowywać całą swoją bazę wiedzy, projekty i dokumenty w scentralizowanej bazie danych. Notion może być również używany do sortowania i filtrowania różnych zadań, dostosowywania etykiet i tagów, generowania kalendarzy, zarządzania uprawnieniami i wielu innych.
Funkcje pojęcia
- Tworzy prywatne przestrzenie zespołu
- Oferuje zaawansowaną analitykę strony
- Udostępnianie i anulowanie uprawnień
- Umożliwia zapraszanie innych do pracy nad projektami
- Obsługuje nieograniczone przesyłanie plików
- Dostosowuje domenę witryny
Plusy i minusy pojęcia
- Oferuje analitykę stron do analizy wydajności twoich stron.
- Oferuje integrację z oprogramowaniem takim jak Zapier i Slack.
- Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie staje się trudne dla członków.
Bezpłatna wersja próbna: dostępna
Cennik Notion: Dostępny bezpłatny plan | Płatny plan zaczyna się od 6999 INR miesięcznie
DocuSign: Najlepszy do zarządzania podpisami elektronicznymi
DocuSign eSignature służy do legalnego i bezpiecznego podpisywania dokumentów. Możesz używać tego oprogramowania do wszystkich dokumentów wymagających podpisu elektronicznego.
Co więcej, wszelkie zmiany dokonane w podpisach pocztowych dokumentów mogą być również rejestrowane i śledzone. Niektóre inne funkcje DocuSign obejmują identyfikację i uwierzytelnianie osoby podpisującej, archiwizację dokumentów, sprawdzanie poprawności danych, poprawianie dokumentów i tak dalej.
Funkcje DocuSign
- Wysyła dokumenty do klientów w celu podpisania e-podpisów
- Obsługuje ścieżkę audytu w czasie rzeczywistym, aby sprawdzić procedurę podpisywania
- Umożliwia podpisy w ponad 44 językach
- Obsługuje responsywne podpisywanie mobilne
- Konfigurowalne oznakowanie dla wiadomości e-mail i powiadomień
- Zarządza uprawnieniami użytkowników do dostępu do umów i dokumentów
- Integruje się z różnymi aplikacjami zwiększającymi produktywność
Plusy i minusy DocuSign
- Dzięki niemu otrzymujesz 256-bitowe szyfrowanie AES do szyfrowania dokumentów dla bezpieczeństwa.
- Można go również używać do przechwytywania odręcznych podpisów bezpośrednio na dokumentach.
- Jakość odręcznie zeskanowanych dokumentów nie jest zadowalająca.
Bezpłatna wersja próbna: dostępna przez 30 dni
Cennik DocuSign: Brak dostępnego bezpłatnego abonamentu | Płatny plan zaczyna się od 1231,68 INR/miesiąc
Jak korzystać z narzędzi do automatyzacji pakietu Office?
Aby korzystać z narzędzi do automatyzacji biura, wykonaj następujące kroki:
Krok 1: Wybierz typ narzędzia do automatyzacji biura, którego chcesz używać, takiego jak księgowość, HRMS, backend itp.
Krok 2: Następnie zainstaluj i zaloguj się do oprogramowania za pomocą swoich danych logowania
Krok 3: Następnie podaj dane swojej firmy w zależności od typu narzędzia do automatyzacji biura.
Krok 4: Następnie wybierz zadania, które chcesz zautomatyzować. Na przykład, jeśli korzystasz z oprogramowania HRMS, możesz wybrać wdrożenie, listę płac, zarządzanie wydajnością itp.
Krok 5: Wybrane zadania zostaną wykonane automatycznie i możesz je zmienić zgodnie ze swoimi wymaganiami.
Korzyści z narzędzi do automatyzacji pakietu Office
- Ułatwia przechowywanie i zarządzanie danymi
- Możesz łatwo wymieniać dane między różnymi aplikacjami
- Pomaga w automatyzacji złożonych zadań, aby zaoszczędzić czas i pieniądze
- Dostarcza cennych informacji na temat istniejących danych poprzez analizę
- Umożliwia ograniczenie dostępu do aplikacji lokalnych i chmurowych
- Ułatwia pracownikom pracę i współpracę w czasie rzeczywistym
Ograniczenia narzędzi do automatyzacji pakietu Office
- Wielu pracowników może niekoniecznie posiadać umiejętności zarządzania automatyzacją biura i wymagać dodatkowego szkolenia.
- Początkowy koszt wdrożenia tych narzędzi staje się dodatkowym kosztem dla firm.
- Naruszenie danych może wystąpić, jeśli wpłynie to na protokoły bezpieczeństwa.
- Problemy ze zgodnością mogą wystąpić, gdy starych systemów nie można zintegrować z nowym oprogramowaniem.
Wniosek
Systemy automatyzacji biura mogą bardzo pomóc w zwiększeniu produktywności i poprawie efektywności operacyjnej. Automatyzując różne zadania biurowe, takie jak listy płac, zarządzanie wydatkami lub zarządzanie projektami, firma może w dłuższej perspektywie zaoszczędzić wiele zasobów i pieniędzy.
Często zadawane pytania dotyczące narzędzi do automatyzacji pakietu Office
Czym są narzędzia do automatyzacji biura?
Narzędzia do automatyzacji pakietu Office to rodzaj oprogramowania służącego do cyfrowego gromadzenia, przechowywania, przesyłania, zmiany i wykorzystywania informacji biznesowych do wykonywania kilku zadań.
Jakie są rodzaje automatyzacji biura?
Istnieją cztery różne rodzaje automatyzacji biura, w tym publikowanie elektroniczne, narzędzia do komunikacji elektronicznej i współpracy, przetwarzanie obrazów i przechowywanie dokumentów oraz zarządzanie biurem.
Jakie jest najlepsze narzędzie do automatyzacji?
Istnieje kilka narzędzi do automatyzacji, których można użyć do automatyzacji różnych procesów biznesowych. Niektóre z najlepszych opcji to Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi itp.
Jakie jest najlepsze darmowe narzędzie do automatyzacji?
Do zarządzania procesami biznesowymi możesz wybierać spośród kilku bezpłatnych narzędzi do automatyzacji pracy biurowej. Notion, DocuSign i Okta to jedne z najlepszych opcji do tego celu.