Jeden prosty sposób na wyeliminowanie zakłóceń podczas posiedzenia zarządu

Opublikowany: 2019-08-24

Najlepsze spotkania zarządu to dyskusje i debaty na temat firmy, ale wiele zespołów wykonawczych poświęciło swój czas, chcąc przejść przez wiele godzin na slajdach na temat tego, jak świetnie sobie radzą.

Ludzie radzą sobie znacznie lepiej, gdy biorą udział, niż gdy są pouczani.

Największą wartość, jaką uzyskasz ze swojego zarządu, to przemawianie i oferowanie informacji zwrotnych i doświadczeń innych firm, w których jest zaangażowany.

Kilku członków twojego kierownictwa poświęciło wiele godzin na przygotowanie materiałów do tablicy, abyś mógł poinformować zarząd o tym, jak potoczyły się sprawy od ostatniego spotkania 3 miesiące temu i masz razem 3 godziny, aby upewnić się, że mają dokładny obraz i upewnić się, że masz ich wkład w to, jak postępować w nadchodzących miesiącach. Biorąc pod uwagę, jak rzadko się spotykacie, można by sobie wyobrazić, że w tym czasie skupicie całą uwagę zarządów. Najprawdopodobniej się mylisz. Możesz rozwiązać ten problem, jeśli chcesz.

Jak radzić sobie z elektronicznymi zakłóceniami?

Oczywiście największą konkurencją, jaką masz z uwagą członków zarządu, są ich telefony komórkowe. Większość członków zarządu nie ma zamiaru sprawdzać poczty e-mail, czytać wiadomości ani wysyłać krótkich wiadomości tekstowych, ale podobnie jak większość palaczy nie chce wyciągnąć papierosa — współczesny dyrektor nie może się powstrzymać.

O wiele łatwiej jest sobie z tym poradzić, niż myślisz.

  1. Na początku posiedzenia ogłoś, że chcesz, aby posiedzenie zarządu było „wolne od elektroniki”, w tym telefonów komórkowych, laptopów lub tabletów. Miej pod ręką papier i długopisy na notatki. Bądź super uprzejmy i nie agresywny i po prostu zaznacz, że naprawdę chcesz najbardziej produktywnego czasu od członków zarządu.
  2. Nie pozwól swojemu zespołowi korzystać z laptopów. Wiem, że wielu kierowników chce „pozostać produktywnymi”, gdy są na spotkaniu i nie są wzywani, ale jeśli nie są obecni i nie uczestniczą, możesz równie dobrze zostawić ich poza salą. To bardzo rozprasza, gdy dyrektorzy piszą e-maile, podczas gdy reszta zarządu ma być zaangażowana w dyskusję.
  3. Wielu prawników z zewnątrz lubi brać udział w posiedzeniach zarządu. Wszyscy przynoszą laptopy i spędzają większość czasu na spotkaniu zarządu, robiąc inne e-maile. Przestań. Albo poproś ich, aby się zadzwonili, albo jeśli przyjdą, poproś ich, aby naprawdę byli obecni. Jeśli to nie jest dobre wykorzystanie ich czasu, po prostu poproś ich, aby nie uczestniczyli.
  4. Zaplanuj przerwę w spotkaniu. Jeśli masz 3-godzinne spotkanie, ustaw je na 1,5 godziny i miej je przez 15 minut. Ogłoś to na początku spotkania i powiedz każdemu członkowi, że jest to najlepszy czas na sprawdzenie e-maili lub wykonanie krótkiej rozmowy telefonicznej, ale będziesz naprawdę wdzięczny, jeśli nie zrobią tego w innym czasie.
  5. Jeśli ktoś mówi „Naprawdę działam najlepiej, kiedy mogę robić notatki elektroniczne” na moim (laptopie, iPadzie, telefonie komórkowym), powiedz: „Jestem pewien, że to prawda. Ale jeśli mógłbym cię prosić, nie rób tego na dzisiaj. Moim celem jest upewnienie się, że każdy członek jest obecny”. Najlepsi na świecie najbardziej zdyscyplinowani ludzie na świecie mają trudności z oparciem się „po prostu szybkiemu sprawdzaniu” swoich tekstów, e-maili, wiadomości, gdy są na pokładzie. Wtedy je zgubiłeś.
  6. Jeśli naprawdę chcesz zrobić z tego widowisko, możesz położyć telefony komórkowe dyrektora na tacy z boku pokoju i poprosić każdego członka zarządu, aby zrobił to samo po przyjeździe. Wiem, że to trochę agresywne, ale jeśli zrobisz to z wielkim uśmiechem na twarzy i wielką prośbą o uprzejmość, założę się, że możesz to zrobić. To naprawdę sposób na podkreślenie, jak poważny jesteś. Prawda jest taka, że ​​ludzie, którzy wychodzą na kolację, na koncerty lub imprezy sportowe i zostawiają telefony komórkowe w samochodzie, są w rzeczywistości bardziej obecni na imprezie i lepiej się bawią. To samo dotyczy posiedzeń zarządu.

Wiem, że to wszystko brzmi drakońsko i wielu powiedziałoby, że we współczesnym świecie jest to szkodliwe. Ale jako osoba, która od lat siedziała w pokoju, podczas gdy obecni byli dyrektorzy, widziałem członków zarządu o dobrych intencjach, sprawdzających pocztę e-mail, czytających Facebooka, skanujących Twittera, pobierających filmy na loty do domu, wysyłających SMS-y do przyjaciół, czytających wiadomości lub cokolwiek innego. inne rzeczy, które odwracają uwagę od produktywnej dyskusji grupowej.

[Ten post Marka Sustera pojawił się po raz pierwszy na stronie Bothsidesofthetable.com i został skopiowany za zgodą.]