Najlepsze praktyki w zakresie schematów organizacyjnych w celu uzyskania znaczących schematów organizacyjnych

Schemat organizacyjny to graficzna reprezentacja relacji między działami, funkcjami i ludźmi organizacji. Może również wskazywać przepływ danych, odpowiedzialność i raportowanie oddolne lub odgórne. Jego stosowanie na całym świecie jest świadectwem jego skuteczności. Poniżej znajdziesz kilka reguł dotyczących rysowania schematów organizacyjnych oraz sprawdzone metody tworzenia schematów organizacyjnych, które sprawią, że schemat organizacyjny będzie bardziej zrozumiały i użyteczny.

Dziel i rządź

O ile nie jesteś małą firmą z kilkoma pracownikami, schematy organizacyjne z pewnością będą złożone, z prawdopodobnie wieloma wzajemnymi powiązaniami między działami lub funkcjami.

Na przykład firma międzynarodowa może mieć swoje filie w różnych krajach/rynkach, które będą miały różne struktury organizacyjne (w zależności od sytuacji rynkowej i funkcji pracy), a firma będzie miała ogromną i złożoną strukturę organizacyjną.

Gdy schemat organizacyjny staje się zbyt duży i złożony, jak ten powyżej, można go podzielić na mniejsze wykresy. Możesz podzielić go na dział, projekt, witrynę, region itp.

Cokolwiek ma to sens dla innych w Twojej organizacji. Ułatwia to widzowi zrozumienie obowiązków lub oczekiwań każdego działu.

Podział schematu organizacyjnego na małe wykresy znacznie ułatwia monitorowanie postępów lub obciążenia pracowników. Aby łatwiej było rozłożyć pracę wśród pracowników z mniejszym obciążeniem. Ułatwia również przeprowadzenie analizy porównawczej sytuacji, dzięki czemu alokację zasobów można usprawnić, aby sprostać wymaganiom różnych sytuacji.

Oprogramowanie do tworzenia wykresów organizacyjnych

Istnieje wiele programów do tworzenia schematów organizacyjnych dostępnych zarówno w trybie online, jak i offline, które ułatwiają tworzenie różnego rodzaju schematów organizacyjnych.

Gdy duże organizacje mają wiele schematów organizacyjnych obejmujących ich podjednostki, prawdopodobnie trudno będzie je razem przeanalizować na pierwszy rzut oka.

W przypadku wykresu obejmującego kilka stron może być również mylące wypracowanie powiązań między każdą jednostką pokazaną na wykresie. Dzięki narzędziu Creately do tworzenia diagramów schematów organizacyjnych możesz uniknąć tego problemu, korzystając z funkcji łączenia diagramów. Dzięki temu widzowie wykresu mogą zobaczyć powiązania między wykresami, nawigować między różnymi wykresami i ewentualnie polubić profile poszczególnych pracowników.

Na przykład spójrz na poniższy schemat organizacyjny. Pokazuje najwyższą hierarchię firmy. Teraz kliknij podświetlone pole (niebieskie pole prezesa po prawej stronie), a przeniesie Cię do innego schematu organizacyjnego, który dodatkowo dzieli ten dział. Możesz szybko wrócić do oryginalnego wykresu, klikając przyciski strzałek na dolnym pasku narzędzi. Śmiało i spróbuj sam.

Creately oferuje kilka prostokątów/kształtów Org Chart, których można użyć do efektywnego rysowania struktur organizacyjnych; Kształt Imię i stanowisko, który zawiera tylko podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika, Kształt Tylko imię, który zawiera tylko imię i nazwisko pracownika, kształty, w których można wstawić zdjęcie profilowe pracownika itp. inne opcje.

Twórz rozsądne grupy

Kiedy schematy organizacyjne są dzielone na podwykresy, rozsądne grupowanie i łączenie jest koniecznością, ponieważ połączenie każdego wykresu i przepływu powinno być łatwo zrozumiałe dla widza.

Rozsądne grupowanie odbywa się na podstawie tego, jak poszczególne osoby, zadania, funkcje lub czynności są różnicowane i agregowane. Przepływ informacji wymaga również optymalizacji w ramach każdej grupy, ale jednocześnie wyraźnie odróżniającego go od pozostałych grup.

Łączenie strukturalne

Strukturalne powiązanie grup powinno być wykonane za pomocą mechanizmu integracji (np. role łącznikowe, grupy międzyjednostkowe, role integratorów lub projekty i linie przerywane), aby pomóc w koordynacji i wymianie informacji między grupami, co umożliwi kierownictwu organizacji udzielanie wskazówek i kierunek w całej organizacji.

5 rodzajów struktur organizacyjnych

1. Funkcjonalna struktura organizacyjna

Najpopularniejsza struktura zorganizowana według funkcji lub działów. Na przykład finanse, marketing, sprzedaż itp. Odpowiednie dla małych lub pojedynczych organizacji programistycznych, które nie muszą zarządzać dużym obszarem geograficznym.

Zaletami tego modelu są;

• Rozwija głębię umiejętności w określonej funkcji lub dziale (większość stanowisk ma charakter funkcjonalny)
• Promuje innowacje funkcjonalne, skalę i niższe koszty
• Jest prosty do wykonania i łatwy dla każdego działu, aby zrozumieć swoje podstawowe obowiązki i pociągnąć ich do odpowiedzialności

2. Geograficzna struktura organizacyjna

Struktura ta jest zorganizowana wokół głównych obszarów geograficznych. Nadaje się do dużych firm z wieloma programami, które często różnią się w zależności od regionu geograficznego, gdzie lokalne różnice mają kluczowe znaczenie dla sukcesu (np. regulacje, pozyskiwanie funduszy, ekonomia).

Zaletami tego modelu są;

• Udostępnia zasoby potrzebne do odniesienia sukcesu w danej geografii
• Umożliwia większą personalizację programów lub usług według regionu
• Umożliwia wyraźne skupienie się z odpowiedzialnością za wyniki według położenia geograficznego
• Umożliwia skupienie się na geograficznych źródłach finansowania

3. Struktura organizacyjna programu

Struktura ta jest zorganizowana wokół głównych projektów. Nadaje się dla organizacji i fundacji wielousługowych, które mają programy bardzo różniące się od siebie (np. różni klienci, ekonomia itp.) i gdzie zasoby i umiejętności potrzebne do odniesienia sukcesu przez program również są bardzo różne. Jednak czynniki dla każdego programu są podobne w różnych lokalizacjach geograficznych.

Zaletami tego modelu są;

• Promuje dogłębne zrozumienie w określonym obszarze programu i może promować innowacyjność programu
• Udostępnia zasoby potrzebne do odniesienia sukcesu w programie
• Umożliwia wyraźne skupienie się z odpowiedzialnością za wyniki programu
• Umożliwia skupienie się na źródłach finansowania, które często są zorientowane na program

4. Struktura organizacyjna klienta/rynku

Struktura ta jest zorganizowana wokół klientów/klientów obsługiwanych przez organizację. Jest odpowiedni dla firm, które mają bardzo różnych klientów, którzy mają różne wymagania serwisowe (co skutkuje różnymi dostarczanymi programami).

Zaletami tego modelu są;

• Zapewnia koncentrację na kliencie, umożliwiając w ten sposób rozwój programów dostosowanych do potrzeb populacji i możliwość uzyskania „wyników”
• Umożliwia wyraźne skupienie się z odpowiedzialnością za wyniki przez grupę klientów
• Umożliwia wyraźne skupienie się na najważniejszych klientach i/lub rynkach

5. Macierzowa struktura organizacyjna

Jest to struktura zorganizowana do zarządzania wieloma wymiarami, np. programem i geografią. Ze względu na trudność w zarządzaniu ten model NIE jest zalecany do stosowania.

Zaletami tego modelu są;

• Umożliwia organizacji (przynajmniej teoretycznie) zarządzanie wieloma wymiarami organizacyjnymi jednocześnie

Niektóre z tych typów można znaleźć w naszych przykładowych schematach organizacyjnych.

Odniesienia do struktury: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Wyczyść ścieżkę raportowania / hierarchię

Podczas rysowania schematu organizacyjnego, który wskazuje hierarchię organizacyjną, należy wyróżnić jasne ścieżki raportowania, aby widz/pracownik miał jasne zrozumienie struktury raportowania, którą powinien podążać. Jedną z metod jest użycie kodowania kolorami lub kolejek wizualnych do wskazania ścieżki raportowania. Jeśli chodzi o schematy organizacyjne Matrix, w których relacje raportowania są ustawione jako siatka lub macierz, a nie w tradycyjnej hierarchii, wskazanie jasnej ścieżki raportowania ma kluczowe znaczenie dla powodzenia działania organizacji.

Poniżej znajduje się dobry przykład niekonwencjonalnego schematu organizacyjnego płaskiej (zespołowej/funkcjonalnej) organizacji.

Jakie są najlepsze praktyki dotyczące schematu organizacyjnego?

Mam nadzieję, że ten artykuł na temat najlepszych praktyk dotyczących struktury organizacyjnej okazał się przydatny i pomógł w tworzeniu znacznie skuteczniejszych schematów organizacyjnych. Oto niektóre z najlepszych praktyk dotyczących schematów organizacyjnych, które stosujemy w Cinergix. Więc jakie są twoje? Daj nam znać w komentarzach.