Outsourcing kontrolingu lub wewnętrzny dział kontrolingu

Obecnie przedsiębiorstwa posiadające więcej niż jednowymiarowe jednostki postrzegane są jako rozbudowane organizmy, wymagające do prawidłowego rozwoju synchronicznej pracy różnorodnych elementów. Czy jednak każdy z tych elementów również powinien być zorganizowany wyłącznie? Kiedy warto rozważyć delegowanie odpowiedzialności na zewnątrz przedsiębiorstwa? W dzisiejszym artykule skupimy się na zagadnieniu outsourcingu dotyczącego kontroli różnych rodzajów przedsiębiorstw, przyglądając się bliżej sposobom zwiększenia efektywności swojego działania na coraz bardziej wymagającym rynku.

Outsourcing kontrolingu

Controlling jest ściśle powiązany z zarządzaniem przedsiębiorstwem w ogóle. Tworząc podstawowy system funkcjonowania przedsiębiorstwa, odpowiada za planowanie, wyznaczanie indywidualnych celów, realizację zadań z nimi związanych, kontrolowanie, motywowanie, kontrolowanie czy koordynowanie, często nawet pozornie niezwiązanych ze sobą działań biznesowych.

Podjęcie przemyślanych działań kontrolnych w firmie niewątpliwie ma pozytywny wpływ na jej rozwój lub organizację codziennej pracy. Należy jednak pamiętać, że jest to proces bardzo złożony, którego nie można sprowadzić do zwykłego raportowania czy chwilowego przekazania najpotrzebniejszych w danym momencie informacji. Najbardziej istotnym aspektem staje się skupienie na pogłębieniu decentralizacji organizacyjnej danej firmy, co docelowo będzie wspierać optymalizację wielowymiarowego systemu informatycznego odpowiedzialnego za kontrolę wstępnie zdefiniowanych założeń.

Outsourcing samego kontrolingu polega na współpracy z firmą zewnętrzną lub ekspertami specjalizującymi się w tej dziedzinie w celu usprawnienia kluczowych działań controlingowych. Podejmowanie takich kroków ma na celu znaczne ograniczenie kosztów kontrolingu i gwarancję oszczędności czasu, który tradycyjnie trzeba byłoby przeznaczyć na realizację działań w tym obszarze.

Dzięki temu przy pomocy takiego outsourcingu przedsiębiorstwo ma szansę maksymalnie i efektywnie wykorzystać usługi kontrolingowe, co odgrywa także niezwykle ważną rolę w kontekście planowania rozwoju przedsiębiorstwa i prognozowania jego sytuacji ekonomicznej. Controlling, odpowiednio dostosowany do profilu firmy, dodatkowo ułatwia szybkie rozwiązywanie sytuacji awaryjnych, zwiększając komfort osób pełniących swoje obowiązki na różnych stanowiskach.

Tworzenie racjonalnych budżetów okresowych, planów finansowych czy inwestycyjnych to kolejne udogodnienia związane z potencjałem outsourcingu. Również w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości zaawansowane struktury kontrolne pozwalają właścicielom skutecznie rozwiązywać problemy, minimalizując ryzyko poniesienia znacznych strat.

Czy dział kontrolingu jest potrzebny?

Dla wielu przedsiębiorców outsourcing tak kluczowej i strategicznie ważnej usługi, jaką jest kontroling budzi niepokój. Obawiając się utraty realnej kontroli nad biznesem, sceptycznie podchodzą do idei przekazywania podmiotom zewnętrznym wiedzy o kluczowych procesach, tajemnicach handlowych, finansach czy ogólnych operacjach. Czy firmy mają podstawy do unikania kontroli zewnętrznej i czy zawsze najlepiej jest rozwijać wewnętrzny dział kontrolingu?

Analizując tematykę organizacji pracy controlingu w firmach, część przedsiębiorców konfrontuje się z mitem, że controlingu nie da się oddzielić od organizacji zewnętrznej. Tego rodzaju wypaczona wizja motywowana jest zazwyczaj błędnymi wyobrażeniami o utracie kontroli zarządczej, wycieku poufnych informacji czy też tym, że controling jest zbyt dostosowany do danego przedsiębiorstwa, aby był możliwy na zewnątrz.

Dlatego też weryfikując zasadność funkcjonowania działu kontrolingu wewnętrznego, przedsiębiorstwa powinny mieć świadomość, że outsourcing tego obszaru nie oznacza wydzielenia procesów decyzyjnych. Outsourcing koncentruje się na wsparciu zadań kluczowych, opierając się na zewnętrznej infrastrukturze IT, co jednocześnie nie wyklucza wdrożenia kontrolingu wewnętrznego w modelu SaaS.

Nawet przy pomocy pomocy zewnętrznej wszystkie decyzje nadal podejmowane są wewnątrz podmiotu na podstawie przekazanych mu danych. Wyspecjalizowane firmy doradcze świadczą usługi z zachowaniem klauzuli tajności, co pozwala na zachowanie nawet wrażliwych danych finansowych pod ścisłą kontrolą. Tym samym firmy odchodząc od organizacji swojego działu kontrolingu nie mają powodów obawiać się wycieku jakichkolwiek informacji.

Controlling outsourcingowy vs. dział kontrolingu wewnętrznego – podsumowanie

Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych odpowiedzialnych za prowadzenie dynamicznie rozwijających się małych i średnich firm, coraz bardziej kuszącą alternatywą staje się skorzystanie z usług doradców zewnętrznych w procesie planowania. Podejmowanie takich kroków prowadzi do wykluczenia osób z kluczowych obszarów biznesowych z wdrażania planowania czy kontroli

procedur, co usprawnia pracę całej organizacji, pozwalając pracownikom skupić się na kluczowych zadaniach.

W rezultacie firmy wdrażające outsourcing kontrolingu mogą zauważyć zauważalne zmniejszenie zapotrzebowania na zasoby przy jednoczesnej minimalizacji samych kosztów. Brak konieczności pozyskiwania specjalistów pomaga skalować biznes, zwiększając przychody szybciej niż związane z tym koszty.

Firmy nie muszą się już martwić organizacją często problematycznych procesów rekrutacyjnych. Zamiast zatrudniać nowych pracowników, lepiej zatrudnić już odpowiednio przeszkolonych specjalistów zewnętrznych, co jednocześnie znacznie zmniejsza ryzyko zatrudnienia osoby niekompetentnej. W ten sposób przedsiębiorcy dodatkowo oszczędzają czas, którego nie trzeba już poświęcać na administrowanie zasobami ludzkimi czy bezpośrednie zarządzanie i kontrolowanie rozbudowanych procesów.

Kolejną zaletą kontroli zewnętrznej jest brak konieczności rozbudowy infrastruktury informatycznej, takiej jak serwery, oprogramowanie czy sprzęt sieciowy. Zewnętrzna firma skupiająca się na usługach stricte kontrolnych posiada nowoczesne oprogramowanie, które pozwala na prowadzenie działań w tym zakresie zgodnie z najnowszymi wymogami prawnymi. Rozbudowane zaplecze informatyczne usprawnia przepływ informacji, wspierając sam proces decyzyjny, także w obliczu kryzysów.

Jednak podejście do outsourcingu kontrolingu wygląda nieco inaczej w przypadku stosunkowo dużych firm, które dane z księgowości wykorzystują bardziej w kontekście terminowej spłaty należności niż regularnej analizy swoich budżetów czy ogólnej sytuacji finansowej. Wydzielenie komórki kontrolnej pozwala na wzmocnienie dyscypliny kosztowej, a także precyzyjne powiązanie zadań, zasobów i odpowiedzialności, stabilizując wyniki całej jednostki.

Organizacjom w większości nie zależy na cyklicznych raportach, które umożliwiłyby im śledzenie trendów zmian w ich biznesie, optymalizację operacji czy lepszą kontrolę płynności. Jednocześnie, często motywowany stereotypowymi przekonaniami, brak zaufania do zewnętrznych kontrolerów staje się dla przedsiębiorców ostatecznym czynnikiem motywującym do dalszego prowadzenia działu kontrolingu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.