Funkcje i przypadki użycia PMS do inteligentnego zarządzania projektami

Podsumowanie : Co sprawia, że ​​oprogramowanie do zarządzania projektami jest tak popularne wśród kierowników projektów i innych profesjonalistów? Poznaj jego niesamowite funkcje, które mogą znacznie ułatwić takie zadania, jak planowanie projektu, budżetowanie, planowanie zadań i śledzenie statusu projektu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami ma pomagać firmom w planowaniu, harmonogramowaniu, wykonywaniu, śledzeniu i alokacji zasobów projektu. Skutecznie zarządza i optymalizuje wszystkie zadania związane z projektem w celu jego pomyślnego zakończenia. Od planowania zadania do pomyślnego zakończenia, oprogramowanie śledzi i zarządza całym cyklem projektu.

Poznajmy niektóre funkcje PMS, które mogą pomóc w zarządzaniu projektami.

Kluczowe dania na wynos

Funkcje oprogramowania do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami powinno oferować takie funkcje, jak zarządzanie zadaniami, współpraca w czasie rzeczywistym, zarządzanie zasobami, zarządzanie rolami użytkowników, planowanie projektów i inne. Wszystkie Funkcje PMS mają pomóc użytkownikom w skutecznym zarządzaniu wszystkimi projektami w jednym miejscu.

• Zarządzanie zadaniami

Zarządzanie zadaniami to jedna z najważniejszych funkcji PMS. Pomaga organizacjom kontrolować każdy projekt od momentu wejścia do potoku aż do jego zakończenia. Rozwiązanie oferuje wiele sposobów przedstawiania zadań i podzadań związanych z projektem na osi czasu. Niektóre z najpopularniejszych formatów, w tym-

• Wykresy gantta

Wykres Gantta pomoże Ci w prezentacji zadań wykonanych w określonym okresie w porównaniu do czasu zaplanowanego na te zadania. Może zawierać szczegóły projektu, takie jak terminy wykonania zadania, zależności między zadaniami, członkami zadania itp.

• Tablice Scrumowe

Pozwala użytkownikom podzielić projekt na trzy podsekcje: do zrobienia, w toku i zakończenie. Działa poprzez podzielenie projektu na sprinty z określonymi terminami. W ten sposób ułatwiając organizacjom ukończenie projektu za pomocą frameworku scrum.

• Tablice Kanbana

W tym formacie organizacje mogą mapować wszystkie szczegóły dotyczące projektu w formie kart i kolumn. Kolumny przedstawiają etap projektu i karty poszczególnych zadań.

Przykład: jeśli tworzysz oprogramowanie, możesz posegregować szczegóły projektu w wielu kolumnach i kartach, takich jak nazwa projektu, w toku, ukończenie itp., Za pośrednictwem tablicy Kanban. Wszystkie zadania można przekształcić w sprinty, takie jak projektowanie, opracowywanie, tworzenie treści itp. Dzięki funkcji przeciągnij i upuść możesz łatwo przenosić te zadania do wielu kolumn, które podkreślają różne etapy projektu tworzenia oprogramowania.

• Planowanie i harmonogramowanie projektów

Zaplanowanie projektu i przypisanie go członkom zespołu jest ważne dla terminowej realizacji projektu. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże zespołowi podzielić projekt na wiele podzadań i przypisać je do określonych członków zespołu. Oprócz tego użytkownicy mogą również dodawać terminy i czas trwania projektu. Pomaga to kierownikom projektów utrzymać przejrzystą mapę drogową projektu wraz z czasem potrzebnym do jego ukończenia za pomocą funkcji PMS.

Dzięki planerowi uzyskasz pogląd, ile godzin potrzeba na ukończenie projektu, uszeregujesz zadania pod względem ważności i łatwo zaplanujesz nadchodzące działania związane z projektem.

Przykład: Inżynierowie budowlani mogą używać oprogramowania do zarządzania projektami do planowania projektowania i budowy dowolnej infrastruktury. Mogą planować zadania dla różnych etapów projektu i planować to samo z członkami zespołu.

Sugerowana lektura: Znaczenie narzędzi do zarządzania projektami inżynierii oprogramowania

• Zarządzanie budżetem

Tworzenie budżetu i zarządzanie nim jest ważne, aby uzyskać oszacowanie wydatków potrzebnych do poniesienia w celu zakończenia projektu. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami kierownik projektu może stworzyć budżet w oparciu o zasoby i różne koszty, w tym robociznę, maszyny, materiały itp. Zapewniłoby to, że projekt zostanie ukończony w ramach kosztów i nie nastąpi strata pieniędzy.

Budżetowanie pomaga również w zapewnieniu dostępności odpowiednich środków na terminowe ukończenie każdego projektu. Istnieją różne sposoby tworzenia budżetu dla projektu, w tym szacowanie analogiczne, analiza wartości wypracowanej, szacowanie parametryczne, metoda oddolna, metoda odgórna i inne. Organizacje mogą używać dowolnej metody budżetowania projektu do tworzenia budżetu.

Przykład: inżynierowie budowlani mogą przydzielić budżet na projekt, szacując koszt kapitału ludzkiego, surowców, maszyn itp. w celu terminowego ukończenia. Pomoże to zminimalizować marnotrawstwo zasobów.

• Śledzenie czasu

Śledzenie czasu jest jedną z funkcji PMS, szczególnie podczas pracy z interesariuszami. Dzięki oprogramowaniu PMS organizacje mogą śledzić godziny spędzone nad każdym projektem i dodawać stawki godzinowe projektu. Pomaga im to rejestrować wydatki na każdy projekt i tworzyć faktury dla klientów. Faktura utworzona za pomocą oprogramowania będzie zawierać wszystkie szczegóły projektu, w tym godziny pracy, stawki naliczane za godzinę, ewentualne podatki, dane klienta itp.

Przykład: Jeśli projektujesz stronę internetową dla swojego klienta, możesz śledzić godziny pracy dla każdego projektu i obliczyć koszt pracy. Po zakończeniu projektu projektowego możesz łatwo rozliczać interesariuszy i odpowiednio generować faktury.

• Współpraca

Duży projekt może obejmować wielu członków zespołu pracujących nad różnymi jego aspektami. Dlatego ważne jest, aby istniał szybki kanał komunikacji do współpracy i dzielenia się odpowiednimi informacjami z innymi członkami zespołu.

Funkcja współpracy projektowej w rozwiązaniu do zarządzania projektami umożliwia organizacjom współpracę nad projektami w czasie rzeczywistym, umożliwiając im udostępnianie plików, kalendarzy i list kontaktów w czasie rzeczywistym. Każdy członek zespołu może dodawać informacje do systemu, co ułatwia im dodawanie i dostęp do informacji o projekcie w dowolnym miejscu i czasie.

Ponadto dostępność pulpitu nawigacyjnego zespołu pomaga również stale sprawdzać, czy zespół spełnia ustalone KPI, czy nie. W zależności od rozwiązania, użytkownicy mogą wysyłać wiadomości bezpośrednio lub czatować w grupie w celu lepszej współpracy z członkami zespołu.

Przykład: członkowie zespołu programistów mogą współpracować w czasie rzeczywistym podczas tworzenia oprogramowania za pomocą tego narzędzia. Członkowie zespołu pracujący nad różnymi aspektami, takimi jak projektowanie, prototypowanie, zawartość itp., zawsze mogą łączyć się ze sobą w zakresie wszelkich zmian w różnych procesach tworzenia oprogramowania.

Sugerowana lektura: 20 programów open source i bezpłatnego oprogramowania do zarządzania projektami

• Zarządzanie zasobami

Organizacja musi prowadzić rejestr wszystkich zasobów potrzebnych do realizacji konkretnego projektu, takich jak miejsca spotkań lub materiały do ​​projektu. Rozwiązanie do zarządzania projektami pomaga użytkownikom zaplanować wszystkie zasoby projektu i zapewnia przybliżone oszacowanie każdego zasobu potrzebnego do ukończenia projektu. Pomaga to organizacjom rozsądnie zarządzać zasobami projektowymi i unikać nadmiernych wydatków.

Dodatkowo kierownik projektu może łatwo sprawdzić dostępność zasobów, przypisać je do konkretnych projektów i upewnić się, że wszyscy członkowie posiadają wymagane zasoby potrzebne do realizacji projektu.

Przykład: Firmy zajmujące się handlem elektronicznym mogą używać oprogramowania do zarządzania projektami w celu przydzielania zasobów w celu terminowej dostawy swoich towarów. Na przykład mogą przypisywać partnerów dostawczych zgodnie ze strefą czasową, lokalizacją i dostępnością siły roboczej.

• Zarządzanie rolami użytkowników

Dane związane z projektami nie zawsze są dostępne dla wszystkich pracowników, takie jak dane finansowe lub informacje o klientach. Dlatego funkcje zarządzania uprawnieniami roli użytkownika i kontroli dostępu pomagają firmom tworzyć i zarządzać uprawnieniami dla określonego podzadania projektu. Tym samym ograniczając dostęp do poufnych informacji o projekcie.

Dodatkowo pomaga im przypisywać prywatne zadania lub projekty członkom zespołu i definiować niestandardowe role dla konkretnych projektów.

Przykład: Pracownicy pracujący w dziale cyberbezpieczeństwa mogą tworzyć uprawnienia oparte na rolach i zarządzać nimi podczas pracy z danymi pracowników i klientów. Mogą ograniczyć dostęp do tych danych pracownikom pracującym poza tym działem.

• Raportowanie i analiza w czasie rzeczywistym

Wszyscy członkowie zespołu muszą być na bieżąco z projektem. Dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym wszyscy członkowie pracujący nad projektem zostaną powiadomieni o jego postępach, niedotrzymanych terminach lub wszelkich innych bieżących zmianach w projekcie. Kilka rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami oferuje nawet funkcje dostosowywania raportów w celu dostosowania raportów do wymagań biznesowych.

Na przykład możesz użyć wielu szablonów, takich jak raporty KPI, aby mierzyć postęp dowolnego projektu. Dlatego porównując raporty, możesz znaleźć problemy z bieżącym projektem i sformułować strategie ich przezwyciężenia.

Użytkownicy mogą również utworzyć pulpit nawigacyjny KPI projektu, aby mierzyć postęp projektu w stosunku do ustalonych kluczowych wskaźników wydajności, takich jak planowana i rzeczywista wartość projektu, procent ukończonych zadań itp. Pomogłoby to w poprawie wskaźnika sukcesu projektu.

Przykład: Menedżerowie mediów społecznościowych nie tylko tworzą skuteczne strategie marketingowe w mediach społecznościowych, ale także mierzą ich skuteczność poprzez raportowanie w czasie rzeczywistym. Potrafią znaleźć wąskie gardła w strategiach marketingowych, analizując je na tle konkurencji.

• Udostępnianie kalendarza

Kalendarz projektu pomaga menedżerom produktu w systematycznym organizowaniu osi czasu projektu. Definiuje godziny pracy i wolne w projekcie oraz pozwala użytkownikom tworzyć zadania wraz z ich terminami, przydzielać zadania członkom zespołu i rejestrować wszystkie kamienie milowe projektu.

Udostępniając stworzony kalendarz zespołowi, menedżer może zapewnić, że wszyscy członkowie otrzymają powiadomienia o wszystkich zaplanowanych zadaniach, spotkaniach, wydarzeniach itp. związanych z projektem na czas. Zapewniłoby to, że wszyscy członkowie pracujący nad projektem będą uczestniczyć we wszystkich spotkaniach projektowych.

Przykład: Zespół sprzedaży może utworzyć kalendarz dla wielu spotkań z klientami lub kampanii sprzedażowych i udostępnić go członkom. Mogą również dodawać dalsze szczegóły dotyczące tych spotkań do kalendarza członków zespołu.

• Zarządzanie dokumentami

Podczas pracy nad projektem organizacja musi tworzyć wiele dokumentów i zarządzać nimi, w tym szczegóły projektu, dane interesariuszy, harmonogram projektu, budżet projektu itp. Rozwiązanie do zarządzania projektami pomaga organizacjom tworzyć wszystkie te dokumenty i zarządzać nimi w czasie rzeczywistym. Dlatego ułatwiając członkom zespołu tworzenie dokumentów, aktualizowanie ich w czasie rzeczywistym, udostępnianie interesariuszom itp.

Dzięki oprogramowaniu członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do wszystkich dokumentów związanych z projektem w jednym miejscu, zamiast szukać ich losowo. Ponadto oferuje integrację z rozwiązaniami do przechowywania w chmurze innych firm, takimi jak Dropbox , OneDrive , Google Drive itp., w celu dodatkowego przechowywania dokumentów.

Sugerowana lektura: Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami w branży budowlanej

• Niestandardowy przepływ pracy

Niestandardowy przepływ pracy jest jedną z kluczowych funkcji PMS do zarządzania projektami i zadaniami. Oprogramowanie oferuje gotowe szablony do dostosowywania przepływu pracy dla różnych działów, takich jak zasoby ludzkie, sprzedaż, marketing, sektor IT itp. Dlatego ułatwia użytkownikom szybkie tworzenie przepływu pracy.

Jednak rozwiązanie oferuje również moduł do dostosowywania tych przepływów pracy poprzez dodawanie lub usuwanie określonych sekcji zgodnie z wymaganiami projektu. W ten sposób zapewnia pełną kontrolę nad strukturą projektu.

Przykład: Dział HR, tworząc zadania do rekrutacji, może wybrać gotowy szablon i dostosować go do swoich wymagań. Mogą usuwać lub dodawać pewne moduły, takie jak wprowadzanie na pokład i tworzenie osobnego projektu dla tego samego.

• Integracja

Oprogramowanie można zintegrować z macierzystymi rozwiązaniami biznesowymi, pomagając firmom zarządzać wieloma zadaniami z poziomu jednej platformy. Jest to integralna funkcja PMS.

Integracja oprogramowania poczty e-mail: Integracja poczty e-mail pomogłaby Ci bezpośrednio odpowiadać członkom zespołu za pośrednictwem oprogramowania. Ponadto możesz także tworzyć zadania, planować spotkania, udostępniać kalendarze zespołowi itp.

Integracja CRM: Integracja z oprogramowaniem CRM pomoże Ci zachować wszystkie informacje dotyczące interesariuszy projektu w jednym miejscu. Eliminuje to konieczność przechowywania wszystkich informacji o kliencie w oddzielnym portalu.

Integracja systemu zarządzania tożsamością: dzięki tej integracji kierownik projektu może przypisywać uprawnienia do projektu oparte na rolach i zarządzać nimi. Dzięki temu dostęp do konkretnych danych projektu mają tylko uprawnieni członkowie.

Wniosek

Bez względu na wielkość Twojej organizacji oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc na wiele sposobów, takich jak współpraca w czasie rzeczywistym, zarządzanie zadaniami, zarządzanie uprawnieniami i tak dalej. Każda organizacja ma swoje własne wymagania dotyczące zarządzania projektami, więc wybierz oprogramowanie, które jest zgodne z celami biznesowymi i wymaganiami PMS Functions.

Powiązane kategorie: Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy | Narzędzia Kanbana | Oprogramowanie do zarządzania produktem |
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami | Narzędzia Scruma | Zarządzanie informacjami o produkcie | Oprogramowanie do tworzenia map myśli | Narzędzia modelu szkieletowego | Oprogramowanie do zarządzania jakością | Oprogramowanie wykresów Gantta | Oprogramowanie do planowania tras