Najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji procesów HR w różnych branżach

Twoi pracownicy dbają o Twoją organizację, a Twój zespół HR dba o Twoich pracowników.

Aby zapewnić sprawne funkcjonowanie organizacji, Twój zespół HR wkłada dużo wysiłku, pracy ręcznej, czasu i innych zasobów. Co by było, gdybyś mógł zdjąć z ich barków trochę ciężaru i zautomatyzować niektóre procesy HR, aby zaoszczędzić czas i wysiłek?

Tak, dzięki automatyzacji w HR możesz z powodzeniem zapewnić wyższą produktywność i zaangażowanie pracowników.

Rozumiemy, co dzieje się w automatyzacji HR, jej zalety i niektóre z najlepszych praktyk, których należy przestrzegać.

Co to jest automatyzacja HR?

Automatyzacja HR polega na wykorzystaniu oprogramowania do usprawnienia, cyfryzacji i automatyzacji procesów HR, które są powtarzalne i pochłaniają dużo czasu i wysiłku ręcznego. Te procesy kadrowe obejmują obliczenia płac, onboarding pracowników, pomiar czasu i inne zadania administracyjne.

Automatyzacja procesów HR pomoże Twojemu zespołowi HR skupić się na strategiach zamiast na powtarzalnych zadaniach. Automatyzacja HR minimalizuje błędy ludzkie oraz zapewnia wydajność i bezpieczeństwo.

Aby jednak ułatwić automatyzację HR w Twojej organizacji, Twoi pracownicy powinni być gotowi na adaptację do innowacyjnych technologii. Ponadto mogą wymagać pewnego szkolenia, aby poznać niuanse oprogramowania do automatyzacji HR. Ale w końcu warto zainwestować swój czas i wysiłek.

Co obejmuje automatyzacja procesów HR?

Rozumiemy, co można zautomatyzować wszystkie zadania HR.

• Proces rekrutacji

  Możesz zautomatyzować proces rekrutacji, wysyłając automatyczne wiadomości e-mail, ustalając harmonogram rozmów kwalifikacyjnych, dodając pytania z automatycznym odrzucaniem itp. Pomoże to w zautomatyzowaniu wstępnego sprawdzania kandydatów i możesz dalej inwestować swój czas w ocenę, selekcję i wdrażanie kandydatów.

• Przechowywanie grafiku

  Prowadzenie ewidencji obecności jest uciążliwym zadaniem, jeśli jest wykonywane ręcznie. Możesz jednak użyć oprogramowania HR do automatycznego dokładnego śledzenia czasu i obecności każdego pracownika. Możesz obliczyć dni robocze, święta, wnioski o zwolnienie, zmiany w pracy, dni wolne itp. za pomocą automatycznych grafików.

• Lista płac

  Mając wszystkie informacje dotyczące godzin pracy pracowników i wynagrodzeń, możesz łatwo przetworzyć listę płac. Automatyzacja płac obsługuje również automatyczne obciążanie potrąceń, koszt dodatkowych świadczeń, automatyczne naliczanie premii itp.

• Rozliczenie podatkowe

  Korzystając z automatyzacji HR opartej na chmurze, możesz zapewnić terminowe obliczanie i rozliczanie podatków, aby uniknąć problemów ze zgodnością. Możesz nawet dostosować go zgodnie z określonymi przepisami podatkowymi stanu. Odciąża to Twój zespół HR, aby ręcznie rozliczać podatki.

• Wydatki na rejestrację

  Oprócz wynagrodzeń pracowników istnieją inne wydatki biurowe, którymi zarządza Twój zespół HR. Te dodatkowe wydatki są rejestrowane, wprowadzane i zatwierdzane ręcznie, co dla każdego staje się długim i żmudnym procesem. Jednak automatyzacja tych procesów pozwoli każdemu pracownikowi lub działowi na dodawanie własnych wydatków na portalu samoobsługowym, co przyspiesza zatwierdzanie.

• Zarządzanie rekordami

  Automatyzacja zarządzania rekordami eliminuje konieczność ręcznego wyszukiwania szczegółów pracownika w stosie dokumentów. Zapewnia przejrzystość, odpowiedzialność i wydajność we wszystkich działach. Całe informacje o cyklu życia pracownika można natychmiast pobrać za pomocą oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi.

• Onboarding i offboarding pracowników

  Obejmuje zadania HR od przyjęcia pracownika na pokład do ostatecznego procesu offboardingu. Podczas tych procesów mogą wystąpić błędy lub nieefektywność, ale automatyzacja tych zadań zapewni przejrzystość. Dodatkowo uchroni Cię to również przed potencjalnymi problemami prawnymi w przyszłości.

• Powiadomienia i przypomnienia

  Dzięki oprogramowaniu HR możesz wysyłać automatyczne przypomnienia i powiadomienia o specjalnych dniach lub wydarzeniach. Należą do nich rocznice pracy, przeglądy wyników pracowników, urlopy i inne kluczowe daty.

  Dzięki temu nie przegapisz ważnych dat i nie będziesz już musiał ścigać ludzi, aby ukończyć ich zadania lub dawać im przypomnienia. Wraz z poprawą komunikacji zapewni również terminowość działań.

Korzyści z automatyzacji procesów HR

Oto niektóre z zalet automatyzacji procesów HR.

• Opłacalność: automatyzacja zasobów ludzkich pomoże Ci znacznie obniżyć koszty przetwarzania i zapasów. Obejmuje to zmniejszenie kosztów papieru, materiałów biurowych oraz czasu i zasobów poświęconych na pracę ręczną.

• Lepsze podejmowanie decyzji: automatyzacja HR umożliwia wyciąganie spostrzeżeń i podejmowanie decyzji opartych na danych. Dane te mogą być wykorzystywane do ulepszania procesów, usuwania awarii i identyfikowania luk.

• Zapewnij przejrzystość: automatyzacja HR pozwala osiągnąć przejrzystość procesów poprzez jasne zdefiniowanie ról i obowiązków wszystkich. Jest to szczególnie korzystne dla organizacji pracujących w wielu lokalizacjach.

• Zwiększona produktywność: automatyzując żmudne, ręczne zadania, zespół HR może zainwestować swój czas i wysiłek w bardziej strategiczną pracę. Jednocześnie pracownicy będą bardziej zaangażowani w szkolenia, informacje zwrotne, nagrody i uznanie.

• Zapewnij optymalne bezpieczeństwo: Automatyzacja procesów HR zapewni, że tylko uprawnieni pracownicy będą mieli dostęp do wszelkich informacji. Zmniejszy się ryzyko wycieku lub kradzieży informacji.

• Ułatwienie współpracy i komunikacji: automatyzacja HR jasno określa role i obowiązki każdego pracownika oraz zapewnia dokładne raportowanie. Pomaga w bezproblemowej współpracy i przepływie pracy.

Najlepsze praktyki w zakresie automatyzacji HR

Wymieniliśmy niektóre z najlepszych praktyk automatyzacji procesów HR w różnych branżach.

• Motywuj swoich pracowników: Najważniejszą pracą zespołu HR jest motywowanie pracowników firmy i przygotowywanie strategii poprawy ich wydajności. Jednak większość pracowników HR spędza maksymalny czas na powtarzalnych zadaniach, takich jak śledzenie obecności, ręczne obliczanie płac itp., które można by zautomatyzować. Umożliwienie zespołowi HR pracy nad strategicznymi zadaniami zachęci ich do dawania z siebie wszystkiego.

• Uprość przepływy pracy: Jednym z głównych powodów przejścia na automatyzację HR jest uproszczenie i zdefiniowanie przepływów pracy w organizacji. Dzięki technologiom automatyzacji zadania takie jak prowadzenie ewidencji dni roboczych, świąt i innych wniosków HR są uproszczone i usprawnione.

• Koncentracja na potrzebach pracowników: Automatyzacja procesów HR może przyczynić się do stworzenia kultury firmy zorientowanej na pracowników. Narzędzia AI w oprogramowaniu do automatyzacji HR mogą pomóc w zrozumieniu potrzeb pracowników poprzez dostrzeżenie ich wzorców zachowań. Pomoże Ci w zidentyfikowaniu problemów, które mogą ostatecznie spowodować problemy.

• Zapewnia spójność: Każdy pracownik ma unikalny styl pracy, który musi być zgodny z celami Twojej organizacji. Jednak dzięki automatyzacji HR możesz zdefiniować profile pracy, dopasować odpowiedniego kandydata do każdej roli i zapewnić mu niezbędne sesje szkoleniowe i rozwojowe, aby mógł się rozwijać.

• Zacznij na małą skalę: Adaptacja do nowoczesnych technologii wymaga czasu, nie możesz oczekiwać, że Twój zespół HR zrozumie i wdroży nowe procesy automatyzacji w ciągu jednego dnia. Zamiast tego spróbuj zacząć od małych zmian w całym procesie. Zacznij od wypróbowania tego oprogramowania do automatyzacji HR i zobacz, jak to wygląda dla Twoich pracowników i organizacji.

• Budowanie postawy samopomocy: Aby zrozumieć nowe oprogramowanie do automatyzacji HR, Twoi pracownicy mogą stale kontaktować się z działem IT lub HR, aby zadać kilka pytań. W takim przypadku bardzo pomocne byłoby zapewnienie opcji samopomocy, takiej jak kilka podstawowych samouczków lub podręcznika z niektórymi często zadawanymi pytaniami.

• Usuń niepotrzebne zatwierdzenia: Pracownik musi przejść przez kilka procesów zatwierdzania, takich jak wnioski urlopowe, wnioski o podróż, wnioski o zwrot wydatków itp. Dzięki automatyzacji HR możesz usprawnić proces zatwierdzania i zapewnić szybsze rozwiązanie.

• Stwórz odporną organizację: Twoja branża stale się rozwija, a miejsce pracy staje się coraz bardziej otwarte na przeciwności losu, ciągłe zmiany i zakłócenia. Zespoły HR muszą stworzyć środowisko, w którym pracownicy otrzymują wystarczające wsparcie i ekspozycję, aby wykonywać i spełniać zmieniające się oczekiwania. Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji HR możesz zapewnić ciągłe informacje zwrotne i szkolenia, aby podnosić kwalifikacje swoich pracowników.

Jak zarządzać unikalnymi scenariuszami automatyzacji procesów HR za pomocą OpportuneHR?

Większość oprogramowania do automatyzacji HR rozwiązuje typowe 85% problemów, podczas gdy pozostałe 15% problemów pozostaje nietknięte. OpportuneHR oferuje kreatywne i spersonalizowane rozwiązania, które odpowiadają unikalnym scenariuszom HR organizacji. Oprogramowanie koncentruje się na unikalnych wymaganiach automatyzacji HR w organizacji, więc nie musisz iść na kompromis z nieefektywnymi procesami.

Zobaczmy, jak OpportuneHR może stworzyć najlepsze środowisko automatyzacji HR dla Twojej organizacji.

• Projekt oparty na scenariuszach: Opiera się na podejściu opartym na scenariuszach wraz z doświadczeniem w dziedzinie HR, aby stworzyć całościowe doświadczenie. Zgrywalizowane systemy obecności, boty do zarządzania zapytaniami pracowniczymi, systemy uczenia maszynowego itp. pomagają w tworzeniu unikalnego doświadczenia HR.

• 15% Zasada automatyzacji HR: rozwiązanie pomaga w unikalnym mapowaniu scenariuszy HR w oparciu o zrozumienie branży. Otrzymasz warstwy mikrofunkcji, które odpowiadają Twoim unikalnym potrzebom biznesowym.

• Rozwiązania branżowe: Opportune rozwiązanie HR zapewnia dostęp do niestandardowych modułów do zarządzania zróżnicowaną siłą roboczą zgodnie z potrzebami branżowymi.

• Głębia automatyzacji: OpportuneHR został zaprojektowany z myślą o głębokiej automatyzacji. Posiada warstwę mikrofunkcji, która zapewnia dodatkową elastyczność i moc podstawowym funkcjom. Dlatego można go skonfigurować do unikalnych scenariuszy we wszystkich branżach. Może odpowiadać poziomom dostosowywania lokalnych rozwiązań HRMS, gdy jest wdrażany w chmurze!

• Punkty danych do podejmowania decyzji: rozwiązanie OpportuneHR pomaga dyrektorom CXO i innym decydentom w tworzeniu strategii opartych na danych, wyróżniając kluczowe punkty danych.

• Rozwiązywanie wąskich gardeł automatyzacji HR w różnych branżach: zapewnia unikalne funkcje, które odpowiadają potrzebom branż, takich jak produkcja, hotelarstwo, centra diagnostyczne, usługi kadrowe i inne.

Często zadawane pytania

Powiązane kategorie: Oprogramowanie HR | Oprogramowanie do zarządzania płacami | Oprogramowanie do zarządzania urlopami | Oprogramowanie do obsługi obecności