Preboarding – definicja, uzasadnienie i 4 najlepsze praktyki

Specjaliści od HR nieustannie podkreślają znaczenie pierwszych tygodni nowego pracownika w firmie – tzw. onboardingu. Ten czas wymaga odpowiedniego wprowadzenia, zapoznania się z zespołem i obowiązkami oraz upewnienia się, że dana osoba czuje się komfortowo w nowym miejscu pracy. Ostatnio jednak można zaobserwować rosnące zainteresowanie okresem między podpisaniem umowy a rozpoczęciem pracy w firmie – określanym jako preboarding – i jego wpływem na to, czy pracownik będzie pozytywnie nastawiony w pierwszych dniach praca. Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie obejmuje preboarding i dlaczego jest tak ważny. Wskażemy również, jakie dobre praktyki warto wdrożyć w tym obszarze w firmie.

Preboarding – na czym polega?

Preboarding to proces przygotowania pracownika do podjęcia pracy w firmie. Zwykle rozpoczyna się po podpisaniu umowy, a jego celem jest zminimalizowanie stresu pracownika przed przyjazdem do nowego miejsca oraz zwiększenie szans na udaną i długotrwałą współpracę. Za jej przeprowadzenie mogą odpowiadać zarówno pracownicy HR, jak i managerowie ds. rekrutacji, czyli przyszli przełożeni nowej osoby. W zależności od konkretnej firmy preboarding może obejmować inne elementy, ale najczęściej wymieniane to:

• Utrzymywanie kontaktu w celu upewnienia się, że procesy formalne przebiegają prawidłowo.
• Przedstawienie konkretnych obowiązków przed rozpoczęciem pracy (i ich omówienie).
• Prześlij regulamin pracy i inne dokumenty, które pozwolą Ci jak najlepiej poznać firmę.
• Omów kulturę firmy.

Preboarding a onboarding – jaka jest różnica?

Wielu może się wydawać, że preboarding i onboarding oznaczają te same procesy, ale różnica między nimi jest znacząca, zwłaszcza jeśli chodzi o to, czego pracownik oczekuje od obu okresów. Po pierwsze, preboarding odnosi się do oczekiwania na rozpoczęcie pracy, podczas gdy onboarding obejmuje wszystko, co dzieje się od pierwszego dnia pracy, aż po okres adaptacyjny (który w zależności od firmy może trwać kilka dni lub tygodni). Pierwszy proces ma więc na celu opiekę nad świeżo pozyskanym pracownikiem (dopilnowanie, by czuł się komfortowo), drugi natomiast skupia się na tym, aby nowi pracownicy szybko i sprawnie zebrali informacje o swojej pracy, zadaniach, procedurach i firmie zasady.

Czynności poprzedzające wejście na pokład – najlepsze praktyki

Co zatem zrobić, aby jak najlepiej zadbać o pracownika, zanim trafi on do Twojej firmy? Poniżej przedstawiamy kilka praktyk, które warto wdrożyć w każdej firmie, niezależnie od branży czy wielkości zespołu.

1. Zapraszam do biura na podpisanie umowy

W miarę możliwości warto zachęcić pracownika, aby przyszedł do biura przed oficjalnym „pierwszym dniem pracy” i porozmawiał na żywo z HR-owcami lub miał szansę poznać innych pracowników. Pretekstem do takiej wizyty może być np. konieczność podpisania umowy lub wypełnienia innych niezbędnych dokumentów. To szansa na spotkanie w luźniejszej atmosferze niż w przypadku rozmowy rekrutacyjnej czy kontaktu telefonicznego.

2. Utrzymuj stały kontakt

Bardzo często od przyjęcia oferty do przyjęcia nowej osoby do pracy mija kilka tygodni, a nawet miesięcy (w zależności od okresu wypowiedzenia). Utrzymywanie w tym czasie stałego kontaktu z nowym pracownikiem to najlepszy sposób na wniesienie pozytywnych wrażeń jeszcze przed pierwszym dniem w firmie i utrzymanie poziomu entuzjazmu, który pojawił się w momencie otrzymania oferty pracy. Możesz prowadzić zarówno kontakt e-mailowy, jak i telefoniczny, dopytując się zarówno o kwestie formalne (np. dokumentacja), jak i np. o samopoczucie, plany rozwojowe, czy stosunek do nowego etapu w życiu zawodowym.


3. Wyślij e-mail przed pierwszym dniem pracy

Na kilka dni przed pierwszym dniem pracy warto wysłać maila do pracownika z potwierdzeniem godziny i miejsca pojawienia się, a także nakreślić inne kwestie, które mogą mieć znaczenie (np. obowiązujący dress code, możliwość zamówienie posiłku, miejsca parkingowe przy biurze, szczegóły dojazdu samochodem lub komunikacją miejską, dokumenty, które powinien mieć przy sobie itp.). Takie działanie z pewnością spotka się z pozytywnym przyjęciem – da pracownikom pewność, że są dobrze przygotowani na pierwszy dzień. Pamiętaj jednak, aby nie wysyłać tego typu e-maili na ostatnią chwilę (np. dzień wcześniej), bo wtedy narażasz ich na większy stres i niepewność.

4. Zorganizuj spotkanie przed pracą

Podpisałeś umowę z pracownikiem, aw okresie oczekiwania zorganizowałeś wyjazd integracyjny dla całej firmy? Lub wiedział, że ich przyszły zespół miał zaplanowane spotkanie w Twojej firmie? Zapewnij nowicjuszom możliwość uczestniczenia w tego typu zajęciach! W ten sposób zapewnisz im możliwość wcześniejszego, w mniej formalnych okolicznościach, poznania przyszłych współpracowników, co niewątpliwie pozytywnie wpłynie na ich poczucie przynależności do firmy, a także nawiąże dobrą więź z nowym zespołem.

Preboarding – podsumowanie

O ile nie ma wątpliwości, że onboarding jest niezwykle ważnym procesem zarówno z punktu widzenia nowego pracownika, jak i osób z działu HR, to nie należy lekceważyć również znaczenia, jakie charakteryzuje okres przed zatrudnieniem. Pierwszy dzień lub tydzień w nowym miejscu to dla wielu osób ogromny stres, który wynika głównie z obawy przed brakiem kontaktu z zespołem lub obawą, że obowiązki okażą się zbyt trudne. Możesz zminimalizować te negatywne odczucia, dbając o odpowiednio prowadzony preboarding, na przykład z praktykami opisanymi powyżej. Zadbaj o ich wdrożenie w swojej firmie, a wkrótce zaobserwujesz pozytywne efekty – szczególnie w obszarze samopoczucia psychicznego.

Przeczytaj także:: Tworzenie pakietu powitalnego dla nowego pracownika. 7 elementów, które musisz uwzględnić

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Wyświetl wszystkie posty