Priorytetyzacja projektów | #7 Rozpoczęcie pracy z zarządzaniem projektami

W dzisiejszym artykule porozmawiamy o priorytetyzacji projektów. Czy ważniejsze jest podjęcie ryzykownego projektu, który może szybko przynieść duży zysk? A może ważniejsze jest dokończenie prac nad rozwiązaniami, które potencjalnie przyniosą mniejsze, ale długoterminowe zyski i są na końcowym etapie wdrażania? Wiele organizacji realizuje jednocześnie wiele projektów. Jak zabrać się do ustalania priorytetów przy ograniczonych zasobach?

Priorytetyzacja projektów – spis treści:

1. Priorytetyzacja projektów – wprowadzenie
2. Matryca Eisenhowera
3. Moskwa
4. KOSTKA DO GRY
5. Priorytetyzacja projektów – podsumowanie

Priorytetyzacja projektów – wprowadzenie

W poniższym tekście przyjrzymy się najpopularniejszym metodom ułatwiającym podejmowanie decyzji dotyczących priorytetyzacji projektów – zarówno tych prowadzonych samodzielnie, jak i tych należących do programu lub portfela projektów. Omówimy macierz Eisenhowera, stosowaną nie tylko do priorytetyzacji projektów, ale również realizowanych w nich zadań. Przyjrzymy się również często stosowanej metodzie MoSCoW stworzonej przez Dai Clegga, a także modelowi DICE wynalezionemu w połowie lat 90. w Boston Consulting Group.

Matryca Eisenhowera

Macierz Eisenhowera pozwala na priorytetyzację projektów poprzez umieszczenie ich w przestrzeni wyznaczonej przez dwie osie – co jest pilne i co jest ważne. Istnieje wspólny wykres przedstawiający je:

Moskwa

Firma Oracle stała się pionierem zastosowania techniki MoSCoW. Jest również wymieniany jako skuteczny schemat ustalania priorytetów w najnowszym zbiorze wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK) wraz z analizą wielokryterialną. Dzieli projekty na cztery kategorie:

• Must-have – czyli projekty do zrealizowania, bo są kluczowe dla samego funkcjonowania firmy; należą do takich projektów jak budowanie bezpieczeństwa i definiowanie praw dostępu w firmowej chmurze, przygotowywanie sprawozdań finansowych i raportów dla inwestora czy wdrażanie rozwiązań u kluczowego klienta,
• Powinien-chcieć – czyli te, które powinny zostać wdrożone, ponieważ zaniedbanie ich może pogorszyć wyniki firmy; może to być np. zmiana siedziby w dogodniejszą lokalizację lub wejście na nową platformę sprzedażową, która zyskuje na popularności,
• Potencjalne – czyli projekty do realizacji „jeśli czas na to pozwoli”, ponieważ z większym prawdopodobieństwem pozytywnie wpłyną na firmę; przykładem projektu z tej kategorii może być udział w wydarzeniu branżowym lub przygotowanie konkursu dla wykonawców,
• Nie będą miały – czyli takie, które mogą być realizowane w przyszłości, ale nie znajdują się obecnie na liście priorytetów.

KOSTKA DO GRY

Metoda DICE przekłada priorytety przypisane projektom na wartości liczbowe i cechy w ponad 1000 dużych organizacjach na całym świecie. Akronim DICE składa się z następujących elementów:

1. D (Duration) – czas trwania projektu, któremu przypisane są następujące wartości:
• 1 – gdy projekt trwa krócej niż 2 miesiące
• 2 – gdy projekt trwa 2-4 miesiące
• 3 – gdy projekt trwa 4-8 miesięcy
• 4 – gdy projekt trwa dłużej niż 8 miesięcy
2. I (Team Performance Integrity) – zdolność zespołu, ze szczególnym uwzględnieniem Kierownika Projektu, do skutecznej realizacji projektu, która jest nagradzana punktami wartościowymi:
• 1 – bardzo dobrze
• 2 – dobrze
• 3 – średnia
• 4 – niski
3. C (Commitment) – poziomy wsparcia, składające się z dwóch składowych
• C1 – widoczne wsparcie projektu ze strony sponsora lub zarządu
• C2 – wsparcie ze strony osób, na które ma wpływ realizacja projektu, gdzie każdej z nich odpowiadają następujące wartości:
• 1 – jasno zakomunikowane wsparcie
• 2 – dość wyraźne wsparcie
• 3 – neutralna postawa
• 4 – wyraźny opór
4. E (Effort) – wysiłek potrzebny do realizacji projektu, wykraczający poza codzienne obowiązki związane z prowadzeniem firmy, gdzie wartości wyglądają następująco:
• 1 – mniej niż 10% dodatkowego obiegu
• 2 – 10-20% dodatkowej cyrkulacji
• 3 – 20-40% dodatkowego obiegu
• 4 – ponad 40% dodatkowego obiegu

Wartość KOSTKI oblicza się według następującego wzoru: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

W zależności od punktacji można określić prawdopodobieństwo powodzenia planowanego projektu, a co za tym idzie, czy warto umieścić go wysoko na liście priorytetów:

• 7 – 14 – strefa wygranej – projekt ma bardzo duże szanse na realizację
• 14 – 17 – strefa zagrożenia – projekt ma pewne szanse powodzenia
• powyżej 17 – strefa rozpaczy – wynik projektu jest trudny do przewidzenia lub powodzenie projektu jest mało prawdopodobne.

Priorytetyzacja projektów – podsumowanie

Przedstawione metody ustalania priorytetów projektów nie zawsze są oczywiście dostępne do wyboru i rankingu projektów. Wiele organizacji nie stosuje sformalizowanych metod ustalania priorytetów, takich jak DICE, aw niektórych decyduje opinia jednostki kierującej się wyłącznie własnymi opiniami. Jednak szczególnie wtedy, gdy rozważa się rozpoczęcie lub kontynuację kilku krytycznych i obarczonych wysokim ryzykiem projektów w tym samym czasie, warto skorzystać z narzędzi ustalania priorytetów.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do urzeczywistniania skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów