Co to jest dokumentacja procesu |Prosty przewodnik po dokumentacji procesu za pomocą szablonów

Wraz z rozwojem firmy rośnie jej złożoność. Jest więcej kroków, więcej ludzi i więcej rzeczy, które nie zawsze mogą być zaaranżowane w najbardziej efektywny sposób.

Ponowne przemyślenie sposobu działania Twojej firmy może wydawać się zniechęcające, ale z pewnością przyniesie Ci znaczną poprawę wydajności. Dokumentacja procesu to pierwszy krok w tym kierunku!

Ten prosty przewodnik po dokumentacji procesu pomoże Ci zrobić to dobrze.

Czytaj dalej, aby znaleźć;

• Co to jest dokumentacja procesu?
• Dlaczego to zrobić: znaczenie dokumentacji procesu
• Jak udokumentować proces
• Wskazówki i porady: najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji procesu
• Co to oznacza dla Ciebie: korzyści z dokumentacji procesu
• Szablony schematów blokowych łatwego procesu startowego

Co to jest dokumentacja procesu?

Dokumentacja procesu zawiera szczegółowy opis sposobu przeprowadzenia procesu biznesowego.

Obejmuje wszystkie rodzaje dokumentów, które wspierają proces, takie jak

• zasady
• listy kontrolne
• samouczki
• formularze
• zrzuty ekranu
• linki do innych aplikacji
• mapy procesów

Jest używany jako przewodnik, aby pomóc pracownikom na wszystkich poziomach, w tym decydentom i interesariuszom, szybko zrozumieć procesy firmy.

Dlaczego to robisz? : Znaczenie dokumentacji procesu

Udokumentowanie procesu pomoże Ci osiągnąć 5 kluczowych rzeczy:

1) Pomaga usprawnić procesy. Identyfikuj wąskie gardła i nieefektywności, dokumentując dokładne procesy. Szybko zobaczysz, jakie procesy musisz usprawnić lub których się pozbyć.

2) Pomaga szkolić pracowników. Możesz użyć dokumentów procesowych, aby pomóc nowym pracownikom zrozumieć ich role zawodowe i zapoznać się z procesami, w które będą zaangażowani. Nawet doświadczeni pracownicy mogą nadal odwoływać się do tych dokumentów, gdy chcą się upewnić, że prawidłowo wykonują proces.

3) Pomaga zachować wiedzę firmy. Prowadź rejestr procesów znanych tylko kilku osobom wyspecjalizowanym w ich wykonywaniu. W ten sposób, nawet po wyjściu, nowicjusze mogą łatwo wznowić pracę.

4) Pomaga złagodzić ryzyko i zachować spójność operacyjną .

5) Szczegółowa dokumentacja procesowa jest również istotną częścią patentów i tajemnic handlowych .

Kto jest zaangażowany w dokumentację procesu

W dokumentacji procesu istnieją 3 kluczowe role właścicielskie. W niektórych przypadkach ta sama osoba może odgrywać wszystkie trzy role.

Jak dokumentować procesy

Korzystanie z metody krok po kroku do dokumentowania procesu pomoże Ci szybko go wykonać.

Krok 1: Zidentyfikuj i nazwij proces

Dowiedz się, który proces zamierzasz udokumentować jako pierwszy. Określ jego cel (dlaczego iw jaki sposób proces przyniesie korzyści organizacji) oraz podaj krótki opis procesu.

Krok 2: Zdefiniuj zakres procesu

Podaj krótki opis tego, co jest zawarte w procesie, a co jest poza zakresem procesu lub co nie jest w nim zawarte.

Krok 3: Wyjaśnij granice procesu

Gdzie zaczyna się i kończy ten proces? Co powoduje, że się zaczyna? A skąd wiesz, kiedy to się skończyło? Dobrze określ te granice.

Krok 4: Zidentyfikuj wyniki procesu

Ustal, co zostanie wytworzone w wyniku procesu lub jaki rezultat osiągnie proces po jego zakończeniu.

Krok 5: Zidentyfikuj dane wejściowe procesu

Wypisz, jakie zasoby są niezbędne do wykonania każdego z etapów procesu.

Krok 6: Przeprowadź burzę mózgów na temat kroków procesu

Zbierz wszystkie informacje na temat etapów procesu od początku do końca. Albo zacznij od tego, co uruchamia proces, albo rozpocznij na końcu procesu i prześledź kroki do punktu początkowego.

W burzę mózgów powinni wziąć udział osoby bezpośrednio odpowiedzialne za zadania procesowe lub osoby o rozległej wiedzy na ten temat, ponieważ mogą dostarczyć precyzyjne dane.

Krok 7: Uporządkuj kroki po kolei

Zrób listę kroków, które wymyśliłeś i ułóż je w kolejności, aby utworzyć przepływ procesu.

Ogranicz liczbę kroków do minimum, a jeśli krok zawiera więcej niż jedno zadanie, umieść je w głównym kroku.

Krok 8: Opisz, kto jest zaangażowany

Zdecyduj , kto będzie odpowiedzialny za zadania związane z procesem . Określ ich role. Pamiętaj, aby podać ich stanowisko, a nie imię i nazwisko.

Uważaj także na tych, którzy będą odwoływać się do dokumentu . Napisz go w taki sposób, aby każdy pracownik o rozsądnej wiedzy mógł go przeczytać i zrozumieć.

Krok 9: Wizualizuj proces

Ma to na celu poprawę przejrzystości i czytelności dokumentacji. Korzystając ze schematu blokowego procesu, przejrzyj wizualizację etapów procesu, które zidentyfikowałeś wcześniej.

Krok 10: Zanotuj wyjątki od normalnego przebiegu procesu

Proces biznesowy może nie zawsze przebiegać zgodnie z tym samym przepływem z różnych powodów. Wspomnij o tych wyjątkach i o tym, jakie kroki zostaną podjęte w celu ich rozwiązania.

Krok 11: Dodaj punkty kontrolne i pomiary

Określ, gdzie w procesie może wystąpić ryzyko i dodaj punkty kontrolne, aby pomóc właścicielowi procesu podczas monitorowania procesu.

Ustal pomiary, aby określić skuteczność procesu i pomóc w jego ulepszeniu.

Krok 12: Przejrzyj i przetestuj proces

Zbierz wszystkich zaangażowanych i przejrzyj zmapowany schemat blokowy procesu. Czy brakuje jakichś kroków? Czy wszystko w porządku? Po zakończeniu przetestuj proces i sprawdź, czy czegoś nie przegapiłeś.

Wizualizuj, analizuj i dokumentuj swoje procesy organizacyjne. Udostępniaj i współpracuj ze swoim zespołem przy identyfikowaniu wąskich gardeł w procesach i obszarów wymagających poprawy.

Utwórz mapę procesu

Wskazówki i porady: najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji procesu

• Dokument powinien być prosty i zwięzły . Chociaż powinien być technicznie dokładny , powinien być łatwy do naśladowania .

• Przygotuj odpowiedni plan aktualizacji dokumentów , gdy/jeśli proces ulegnie zmianie. Sprawdź je przynajmniej raz w roku .

• Lub przypisz właściciela procesu, który może przeprowadzać regularne przeglądy i powiadamiać innych o zmianach.

• Zachowaj oddzielną dokumentację dla każdego procesu, aby uniknąć nieporozumień.

• Dokumentując procesy po raz pierwszy, unikaj jednoczesnego pokrywania całej organizacji. Zacznij od pojedynczego procesu w dziale lub głównego procesu wspólnego dla całej organizacji.

• Przechowuj dokumenty w miejscu łatwo dostępnym dla każdego, kto ich szuka.

• Upewnij się, że w razie potrzeby można ją łatwo poprawić , a nową wersję można łatwo rozesłać do wszystkich zaangażowanych osób.

• Przechowuj dokumenty online w centralnej lokalizacji za pomocą narzędzia do dokumentacji procesów. Pomoże to automatycznie w realizacji dwóch wspomnianych powyżej najlepszych praktyk.

• W razie potrzeby użyj odpowiednich przykładów, grafik, oznaczeń kolorami, zrzutów ekranu, wielu platform itp.

• Upewnij się, że dokumentacja procesu jest zgodna z istniejącymi standardami Twojej organizacji.

• Jeśli przedstawiasz przebieg procesu w formie słownej, zawsze równoważ go grafiką – schematem procesu.

• Dodaj tory do schematów procesów biznesowych, aby odróżnić różne role procesów, osie czasu itp.

• Utwórz przewodnik po dokumentacji procesu , który każdy może odwoływać się do standardowego szablonu dokumentowania procesu.

• Wykorzystaj istniejące materiały dokumentacyjne , zapisy, wywiady, studia przypadków, dzienniki terenowe personelu projektowego oraz wiedzę pracowników, aby zebrać informacje do dokumentacji procesu.

Co to oznacza dla Ciebie: korzyści z dokumentacji procesu

• Pomóż wszystkim znaleźć się na tej samej stronie, udostępniając wspólny widok etapów procesu . Dla zachowania spójności konieczny jest wspólny pogląd.

• Tam, gdzie istnieje przejrzysta dokumentacja procesu, zmiany w procesach można wprowadzać w sposób terminowy i prosty.

• Pomaga określić idealne warunki dla efektywnej współpracy i wydajności .

• Pomaga zidentyfikować wąskie gardła i nieefektywności w procesach (nawet w tych „dobrze dopracowanych” procedurach), które w przeciwnym razie mogłyby pozostać niezauważone.

• Jasno udokumentowany proces oszczędza czas i zapobiega błędom , usuwając wszelkie niejasności i zapewniając jasne instrukcje.

• Zmniejsza koszty i niepotrzebne wydawanie zasobów .

• Pomaga poprawić ogólną jakość procesów i jakość wyniku.

• Pomaga zwiększyć produktywność i satysfakcję pracowników .

• Ponieważ jest jasno zapisane, jak powinny przebiegać procesy, ułatwia to outsourcing pracy.

• Dokumentacja procesu pomaga również łatwo zautomatyzować procesy w razie potrzeby.

Szablony dokumentacji procesu Easy Starter

Zasadniczo mapowanie procesów pomaga przedstawić udokumentowane informacje, takie jak etapy procesu, role procesu, dane wejściowe i wyjściowe w uproszczonym obrazie .

Poniżej znajdują się szablony schematów blokowych procesów/szablony mapowania procesów, które można szybko edytować online z informacjami o procesach organizacyjnych. Kliknij szablon, aby otworzyć go w edytorze Creately.

Szablon 1

Kliknij szablon, aby edytować go online

Szablon 2

Kliknij szablon, aby edytować go online

Szablon 3

Kliknij szablon, aby edytować go online

Szablon 4

Kliknij szablon, aby edytować go online

Informacje zwrotne na temat łatwego przewodnika po dokumentacji procesu

Ten przewodnik po dokumentacji procesu zawiera wszystko, co musisz wiedzieć, aby prawidłowo udokumentować proces. Postępuj zgodnie z krokami dokumentacji procesu, które omówiliśmy powyżej, i skorzystaj z szablonów schematów blokowych procesu, aby zapewnić proces dokumentacji jakości.

W naszej Społeczności możesz znaleźć więcej szablonów schematów procesów.

W naszym następnym przewodniku omówimy techniki doskonalenia procesów, które pomogą Ci łatwo usprawnić procesy biznesowe.