Prosty przewodnik po technikach doskonalenia procesów | Porównanie Lean i Six Sigma

Pierwszym krokiem w kierunku usprawnienia procesów pracy jest określenie, co je spowalnia. Istnieje wiele metodologii doskonalenia procesów służących do identyfikacji wąskich gardeł i nieefektywności w Twoich procesach.

Ten przewodnik zawiera szybki przegląd każdej z technik doskonalenia procesu. Będziemy wykonywać głębokie nurkowania na każdym z kolejnych w tej serii.

„Zasadą jest, że kiepski proces pochłonie dziesięć razy więcej godzin, niż wymaga sama praca”.

-Bill Gates

Tutaj podajemy listę najskuteczniejszych, z których możesz łatwo skorzystać. Przewiń w dół, aby dowiedzieć się,

Narzędzia lean

• 5S
• Mapowanie wartości strumienia
• Kaizen (cykl PDCA)
• Ramy szczupłej kawy

Narzędzia Six Sigma

• DMAIC
• DMADV
• Analiza przyczyn i skutków
• Analiza SIPOC
• Mapy procesów / Schematy procesów

Inny

• Mapy procesów BPMN

Narzędzia odchudzone

Narzędzia lean służą do eliminacji marnotrawnych etapów procesu lub czynności, które nie dodają żadnej wartości.

8 rodzajów odpadów , które będziesz w stanie usunąć za pomocą następujących narzędzi Lean to

• Wady
• Nadprodukcja
• Czekanie
• Niewykorzystany talent
• Transport
• Spis
• Ruch
• Dodatkowe przetwarzanie

Pozbycie się tych marnotrawnych kroków w procesach pomoże poprawić jakość produktu, skrócić czas realizacji i obniżyć całkowite koszty.

Oto 3 narzędzia Lean, których możesz użyć do usprawnienia procesów biznesowych.

5S

Zorganizowane środowisko biurowe ma kluczowe znaczenie dla wydajnych procesów. Dzięki metodologii 5S możesz stworzyć czyste, bezpieczne i produktywne środowisko dla swojego zespołu.

Powszechnie używany w:

Wszystkie rodzaje branż, od produkcji po małe firmy

Użyteczny do:

• promowanie bezpieczeństwa
• obniżenie kosztów
• zwiększenie efektywności procesu/zespołu
• usuwanie odpadów z procesów produkcyjnych,

Dokumentacja:

• Zdjęcia (obszarów roboczych przed i po wdrożeniu 5S)
• Dokumenty dotyczące aktywności zespołu lub listy kontrolne
• Formularze oceny do sprawdzenia statusu pierwszych 3 kroków
• Lista wskazówek, jak utrzymać porządek i czystość w biurze

Łatwość użycia:

Ponieważ nie wymaga żadnej analizy technicznej, może być używany przez wszystkich w pracy

Jak używać:

Oto kroki, które należy wykonać podczas wdrażania 5S

Mapowanie wartości strumienia

Mapa strumienia wartości to graficzna reprezentacja przepływu materiałów i informacji potrzebnych do dostarczenia produktu lub usługi klientowi.

Powszechnie używany w:

Przemysł wytwórczy

Użyteczny do:

• Identyfikacja odpadów w ramach procesów i pomiędzy nimi
• Uzyskanie wglądu w podejmowanie decyzji i przebieg procesów
• Identyfikacja i priorytetyzacja obszarów wymagających poprawy
• Wyznaczanie mierzalnych celów dla zadań doskonalących

Dokumentacja:

• Mapa stanu obecnego pokazująca, jak obecnie obsługujesz swoich klientów
• Mapa stanu przyszłego pokazująca, jak będzie wyglądał proces po wprowadzeniu zmian

Łatwość użycia:

Proces mapowania może potrwać do 3 dni, ale z odpowiednim zespołem można to zrobić szybciej.

Jak używać:

Aby rozpocząć, zapoznaj się z tym krótkim przewodnikiem po mapowaniu strumienia wartości.

Kliknij szablon, aby edytować go online

Potrzebujesz więcej darmowych szablonów map strumienia wartości, które możesz edytować?

Kaizen

Kaizen to technika, która wymaga ciągłego doskonalenia każdej funkcji Twojej firmy. Można go wdrożyć w cyklu PDCA.

Powszechnie używany w:

Działy zarządzania, ale także osoby z kręgów kontroli jakości, analizatorów odpadów i zwykłych pracowników

Użyteczny do:

• Poprawa procesów, jakości produktów/usług oraz satysfakcji klienta
• Poprawa produktywności zespołu i satysfakcji z pracy
• Promowanie większego bezpieczeństwa i szybszej dostawy

Dokumentacja:

• Raporty o aktualnej sytuacji w miejscu pracy
• Ankiety sprawdzające nastawienie zespołu do satysfakcji z pracy
• Plan strategiczny Kaizen mający na celu poprawę produktywności zespołu

Łatwość użycia:

Jest to proces ciągły i wymaga aktywnego wkładu całej firmy

Jak używać:

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami na każdym etapie cyklu, aby uzyskać optymalne wyniki.

Narzędzia Six Sigma

Six Sigma to po prostu mądrzejszy sposób zarządzania biznesem. Chodzi o zbieranie danych o procesach, aby zrozumieć, co się dzieje. Dane te są następnie analizowane i interpretowane w celu znalezienia skutecznych sposobów usprawnienia procesu. Robiąc to, możesz

• Zwiększ satysfakcję klientów
• Skróć czas cyklu
• Zmniejsz wady

Przyjrzyjmy się kilku narzędziom Six Sigma, które są szeroko stosowane do usprawniania procesów w firmach.

DMAIC

DMAIC to 5-etapowa metoda (bezpośrednia potomek cyklu Plan-Wykonaj-Sprawdź-Działaj), która służy do ulepszania bieżących procesów.

Jeśli Twoje produkty / usługi lub procesy biznesowe nie spełniają oczekiwań klientów lub nie działają dobrze, DMAIC może pomóc Ci dowiedzieć się, dlaczego i znaleźć długoterminowe rozwiązania problemu.

Powszechnie używany w:

Wszystkie branże, szczególnie przez zespoły pracujące nad projektami

Użyteczny do:

• Ulepszanie procesów lub produktów
• Znajdowanie rozwiązań problemów w procesach
• Ograniczenie nadmiernych kosztów i czasu

Dokumentacja:

• Karta projektu
• Mapa procesu z wejściami i wyjściami procesu
• Dane dotyczące wykonania projektu
• Dokumentacja nowego rozwiązania

Łatwość użycia:

Można go wdrożyć w ciągu miesiąca lub w ciągu roku

Jak używać:

Poniżej przedstawiono kroki, które należy podjąć, aby zaimplementować metodę DMAIC.

DMADV

DMADV, znany również jako Design for Six Sigma (DFSS), służy do tworzenia nowych procesów na poziomie jakości Six Sigma.

Jeśli istniejące procesy nie spełniają wymaganych poziomów jakości, nawet po ich zoptymalizowaniu, nadszedł czas, aby przeprowadzić DMADV, aby wprowadzić ewolucyjną zmianę. Innymi słowy, stwórz nowy i lepszy proces.

Powszechnie używany w:

Wszystkie rodzaje branż, zwłaszcza w produkcji

Użyteczny do:

• Opracowanie nowego procesu/produktu
• Redukcja błędów w linii produktów
• Poprawa satysfakcji klienta
• Rosnące zyski

Dokumentacja:

• Informacje o historycznych danych procesowych/produktowych
• Opinie/recenzje klientów

Łatwość użycia:

Ta metodologia może być wdrażana w ciągu kilku miesięcy, a nawet lat

Jak używać:

Wykonaj następujące kroki, aby wdrożyć DMADV

Analiza przyczyn i skutków

Jest również znany jako diagram rybiej kości lub diagram Ishikawy. Jest to technika, której można użyć do wizualnego przedstawienia przyczyn określonego problemu lub skutku.

Powszechnie używany w:

Wszystkie rodzaje branż

Użyteczny do:

• Identyfikacja i analiza wszystkich możliwych przyczyn problemu/skutek
• Ułatwienie zespołowych sesji burzy mózgów z rozwiązywaniem problemów

Dokumentacja:

Dokumenty zawierające informacje dotyczące analizowanych zagadnień

Łatwość użycia:

Może pomóc zespołowi zidentyfikować i przeanalizować przyczyny problemu podczas jednej burzy mózgów

Jak używać:

Oto kompletny przewodnik po diagramach rybich, który pomoże Ci zacząć.

Kliknij szablon, aby edytować go online

Uzyskaj więcej darmowych szablonów diagramów rybich, które możesz szybko edytować online.

Analiza SIPOC

Analiza SIPOC to technika, która pomaga organizować dane dotyczące osób i rzeczy, które są zaangażowane w procesy biznesowe.

Powszechnie używany w:

Przemysł wytwórczy

Użyteczny do:

• Identyfikacja wszystkich istotnych elementów potrzebnych do projektu usprawnienia procesu
• Zdefiniuj złożone projekty, które nie mają odpowiedniego zakresu
• Zrozumienie procesu w fazie definiowania DMAIC

Dokumentacja:

W analizie SIPOC będziesz wymieniać dane w każdej z poniższych kategorii, dlatego będziesz potrzebować informacji na ich temat.

• Dostawca : osoby, działy, organizacje itp., które zapewniają wkład niezbędny do przeprowadzenia procesu
• Dane wejściowe : surowiec, sprzęt, formularze lub informacje, a nawet ludzie, którzy są potrzebni do przeprowadzenia procesu
• Proces : grafika etapów procesu
• Wynik : lista rzeczy, które proces zapewnia klientowi wewnętrznemu i zewnętrznemu
• Klient : lista klientów wewnętrznych i zewnętrznych, którzy będą otrzymywać Twoje wyniki

Łatwość użycia:

5 kolumn jest wypełnianych podczas burzy mózgów. Dopóki zespół dostarczy odpowiednich informacji, diagram można szybko uzupełnić i przeanalizować.

Jak używać:

Zbierz swój zespół i wypisz powyższe informacje na diagramie/tabeli, tak jak poniżej.

Mapy procesów

Mapy procesów przedstawiają graficznie każdy etap procesu. I są istotną częścią dokumentacji procesu.

Powszechnie używany w:

Wszystkie rodzaje branż, od produkcji po marketing

Użyteczny do:

• Zrozumienie, jak działają procesy
• Identyfikacja obszarów procesu, które wymagają zmiany

Dokumentacja:

• Dostępne informacje o mapowanym procesie
• Opisy stanowisk i obowiązki osób zaangażowanych w proces

Łatwość użycia:

Aby odwzorować proces, potrzebny jest udział zaangażowanych osób. Zebranie ich w jednym miejscu, zmapowanie procesu i jego analiza może rozciągnąć się na kilka dni, zwłaszcza jeśli proces jest skomplikowany.

Jak używać:

Zbierz swój zespół, przeprowadź burzę mózgów nad etapami procesu, zidentyfikuj granice procesu, ułóż kroki w kolejności, narysuj mapę procesu i sprawdź, czy mapa jest dokładna.

Kliknij szablon, aby edytować go online

Chcesz narysować mapę procesu/schemat blokowy? Użyj oprogramowania do tworzenia schematów blokowych Creately, aby szybko to zrobić!

Mapy procesów BPMN

Mapa notacji modelowania procesów biznesowych to ustandaryzowany sposób tworzenia wizualnych modeli procesów biznesowych.

Powszechnie używany w:

Wszystkie rodzaje branż, zwłaszcza przez analityków biznesowych

Użyteczny do:

• Podział procesów biznesowych w celu łatwej analizy
• Identyfikacja błędów w procesach
• Projektowanie zupełnie nowych procesów
• Pomaganie interesariuszom w zrozumieniu sposobu prowadzenia biznesu

Dokumentacja:

Informacje o wejściach, wyjściach itp. procesu biznesowego

Łatwość użycia:

Jeśli znasz standardy BPMN, narysowanie diagramu można wykonać w ciągu jednego dnia, o ile masz jasne pojęcie o tym, jak przebiega proces.

Uzyskaj więcej darmowych szablonów BPMN, które możesz edytować online.

Chcesz poszerzyć listę metodologii doskonalenia procesów biznesowych?

Omówiliśmy szereg przydatnych metodologii doskonalenia procesów biznesowych, których można użyć do usprawnienia przepływu pracy i zwiększenia produktywności zespołu. Skorzystaj z nich i podziel się z nami, w jaki sposób pomogły Ci osiągnąć Twoje cele.

Z jakich innych metodologii doskonalenia procesów korzystasz?

W naszym następnym przewodniku przyjrzymy się bardziej szczegółowo mapowaniu procesów, podstawowej technice doskonalenia procesów biznesowych, która pomoże zwiększyć wydajność i obniżyć koszty.