Łatwy przewodnik po mapowaniu procesów

Planujesz nową strategię? Chcesz poprawić satysfakcję klientów? Chcesz wiedzieć, dlaczego niektóre z Twoich projektów kończą się niepowodzeniem?

Mapowanie procesów to pierwszy krok, aby dowiedzieć się, jak i dlaczego odpowiadają na powyższe pytania.

W tym przewodniku po mapowaniu procesu pokażemy Ci;

• Co to jest mapa procesu?
• Symbole mapy procesu
• Rodzaje map procesów
• Jak stworzyć mapę procesu
• Najlepsze praktyki mapowania procesów
• Korzyści z mapowania procesów
• Szablony mapowania procesów
• Symbole na mapie procesu (ciąg dalszy)

Co to jest mapa procesu?

Mapa procesu przedstawia wizualnie etapy czynności związanych z pracą oraz osoby zaangażowane w realizację każdego etapu.

Podczas mapowania procesu po prostu narysuj ramkę dla każdego kroku i połącz je strzałkami, aby pokazać przepływ. Możesz użyć narzędzia online, aby łatwo stworzyć Mapę Procesu. Podstawowa mapa procesu wyglądałaby tak;

Symbole mapy procesu

Każdy krok w procesie jest reprezentowany przez kształt na mapie procesu. Te kształty są również nazywane kształtami schematu blokowego.

Istnieje prawie 30 standardowych kształtów, których możesz użyć w mapowaniu procesu. Uważamy jednak, że dla większości ludzi użycie kilku najpopularniejszych kształtów będzie łatwiejsze do zrozumienia.

Kształt	Nazwa	Posługiwać się
	Aktywność/Proces	Reprezentować krok/działanie procesu
	Decyzja	Reprezentować decyzję, która musi zostać podjęta
	Początek Koniec	Reprezentować początek i koniec procesu
	Strzałka	Aby przedstawić połączenie między dwoma krokami i kierunek przepływu
	Dokument	Reprezentowanie danych lub informacji, które mogą być czytane przez ludzi

Pełny zestaw kształtów mapy procesu/schematu blokowego znajduje się na dole tego przewodnika.

Rodzaje map procesów

Poniżej znajduje się lista różnych typów map procesów wraz z krótkim opisem i terminami, w których można z nich korzystać. Wybierz typ mapy procesu, który najlepiej odpowiada Twojemu celowi.

Podstawowy schemat blokowy

Podstawowy schemat blokowy to prosta mapa wizualizująca etapy procesu, w tym jego wejścia i wyjścia.

Kiedy użyć:

• planować nowe projekty
• modelować i dokumentować proces
• rozwiązywać problemy
• aby pomóc zespołom lepiej komunikować pomysły
• Aby analizować i zarządzać przepływami pracy

Jak rysować:

Oto ostateczny przewodnik po schemacie blokowym, którego potrzebujesz, aby nauczyć się je rysować.

Mapa procesu wysokiego poziomu

Jest to również znane jako mapa łańcucha wartości lub mapa odgórna. Pokazuje podstawowe działania procesu. Nie zagłębia się w szczegóły dotyczące punktów decyzyjnych, pętli przeróbek, zaangażowanych ról itp.

Kiedy użyć:

• zaprojektować i zdefiniować procesy biznesowe
• zidentyfikować kluczowe kroki i kluczowe szczegóły procesu

Jak rysować:

1. wymień najbardziej podstawowe kroki w procesie (nie więcej niż 5-6 kroków)
2. uporządkuj je w kolejności, poziomo
3. wymień każdy podetap (ponownie, nie więcej niż 5-6 kroków) pod głównymi krokami

Szczegółowa mapa procesu

Schemat blokowy przedstawiający szczegółową wersję procesu. Oznacza to, że w tego typu mapie zawarte są wszystkie szczegóły podprocesów.

Kiedy użyć:

• podać wszystkie szczegóły (wejścia i wyjścia) związane z etapem procesu
• dokumentować punkty decyzyjne w procesie

Jak rysować:

1. zdefiniować granice procesu
2. co wyzwala ten proces? Użyj SIPOC do identyfikacji danych wejściowych do procesu
3. określić, co dzieje się natychmiast po każdym wejściu (wielokrotnie pytaj „co dzieje się dalej?”, aż dojdziesz do wyjścia)

Schemat blokowy współzależności funkcjonalnych

Schemat blokowy pokazujący relacje między etapami procesu a odpowiedzialnymi za nie jednostkami funkcjonalnymi (zespołami/działami) z torami pływackimi. Jest również znany jako schemat blokowy wdrażania.

Kiedy użyć:

• zidentyfikowanie kluczowych ról odpowiedzialnych za proces i ich wzajemnych powiązań
• aby podkreślić, w jaki sposób proces przebiega przez granice firmy
• do identyfikacji potencjalnej awarii procesu, zwolnień, opóźnień, przeróbek, nadmiernej kontroli itp.

Jak rysować:

1. Zbierz kompetentny i odpowiedni zespół wielofunkcyjny
2. Zidentyfikuj interesariuszy
3. lista interesariuszy procesu (w oparciu o to, jak blisko są do klienta procesu), zaczynając od klienta procesu
4. dodaj tory do pływania, aby oddzielić kolumny między każdym interesariuszem
5. dodaj kroki wykonywane przez każdego interesariusza na odpowiednim torze pływackim
6. połącz stopnie strzałkami, aby wskazać przepływ

SIPOC

SIPOC pokazuje kluczowe elementy procesu, takie jak Dostawcy, Nakłady, Proces, Wyjścia i Klienci.

Kiedy użyć:

• zidentyfikować kluczowe elementy procesu przed wykonaniem szczegółowej mapy
• zdefiniować zakres złożonych procesów
• może być stosowany w fazie Measure metodologii DMAIC

Jak rysować:

1. Narysuj tabelę z 5 kolumnami dla Dostawców, Wkładów, Procesów, Wyjść i Klientów
2. Zacznij od zmapowania procesu w 5-6 wysokopoziomowych krokach
3. Zidentyfikuj wyniki
4. Zidentyfikuj klientów
5. Zidentyfikuj dane wejściowe procesu
6. Zidentyfikuj dostawców każdego z wejść
7. Sprawdź diagram SIPOC z kierownikiem projektu i innymi interesariuszami

Map strumienia wartości

Mapy strumienia wartości wizualizują przepływ materiałów i informacji potrzebnych do dostarczenia produktu klientowi.

Kiedy użyć:

• do rejestracji pomiarów wejść i wyjść etapów procesu
• do identyfikacji odpadów w ramach procesów i pomiędzy nimi
• dokumentować, analizować i usprawniać przepływ informacji i materiałów
• aby uzyskać wgląd w procesy decyzyjne i przebieg procesów
• określić, na czym skoncentrować przyszłe projekty lub podprojekty

Jak rysować:

Oto obszerny przewodnik po mapowaniu strumienia wartości, aby nauczyć się, jak je rysować. Zwróć uwagę, że mapy strumienia wartości mają inny zestaw kształtów, ale zasady mapowania procesów pozostają takie same.

Jak stworzyć mapę procesu| Kroki mapowania procesu

Teraz, gdy wiesz, jakie są symbole mapowania procesów i jakie są dostępne typy map procesów, czy jesteś gotowy, aby utworzyć mapę procesu? Oto kroki, które musisz wykonać,

Krok 1: Zidentyfikuj proces, który musisz zmapować

Zdecyduj, od czego chcesz zacząć. Czy jest to proces, który jest słabszy? Czy proces jest ważny dla Twojej nowej strategii? A może jest to proces, który bezpośrednio wpływa na satysfakcję klienta?

A potem nadaj mu nazwę.

Krok 2: Zbierz odpowiedni zespół

Wkład wszystkich osób zaangażowanych w proces jest niezbędny, aby upewnić się, że podczas mapowania obejmujesz każdy aspekt procesu. Właściwy zespół powinien składać się z osób, które wykonują i zarządzają procesem oraz zapewniają wkład .

Krok 3: Zbierz wszystkie niezbędne informacje

• Gdzie zaczyna się i kończy ten proces?
• Jakie są kroki pomiędzy tymi dwoma punktami?
• Jakie są wejścia i wyjścia procesu?
• Kto co robi? Kiedy, gdzie i jak?

Krok 4: Uporządkuj kroki w kolejności sekwencyjnej

Poproś swój zespół, aby ułożył każdy krok w kolejności od początku do końca.

Krok 5: Narysuj podstawową mapę procesu

Narysuj mapę procesu, która pokazuje aktualną mapę. Pamiętaj o <najlepszych praktykach mapowania procesów.>

Krok 5: Przeanalizuj mapę, aby znaleźć obszary do poprawy

Zidentyfikuj nieefektywności i wąskie gardła w procesach. Jakie kroki należy wyeliminować? Gdzie możesz wprowadzić ulepszenia?

Krok 6: Wdrażaj ulepszenia i monitoruj je

Na początku wdrażaj ulepszenia na mniejszą skalę. Jeśli działają lepiej, możesz zastosować je na większą skalę. Monitoruj nowy i ulepszony proces, aby zobaczyć, jak działa i czy wymaga dalszej optymalizacji.

Najlepsze praktyki mapowania procesów

• Przed zidentyfikowaniem etapów procesu zacznij od określenia punktu początkowego i końcowego procesu. Pomaga to w ustalaniu limitów

• Spraw, aby mapy procesów były tak łatwe i proste, jak to tylko możliwe, aby każdy w Twojej firmie mógł je przeczytać i zrozumieć

• Zachowaj na mapie tylko niezbędne szczegóły. Nie mniej lub więcej niż potrzeba do zidentyfikowania obszarów wymagających ulepszeń

• Upewnij się, że podczas rysowania używasz właściwych symboli mapy procesu, aby uniknąć pomyłek

• Uwzględnij wszystkich kluczowych interesariuszy podczas mapowania procesu, aby uniknąć pominięcia ważnych informacji lub kroków

• Korzystaj z oprogramowania do mapowania procesów biznesowych, które pozwala szybko rysować, a także współpracować z zespołem w czasie rzeczywistym w celu zwiększenia wydajności

Więcej sprawdzonych metod dotyczących mapowania procesów?

Korzyści z mapowania procesów

Ponieważ czytasz już o mapowaniu procesów, przypuszczamy, że znasz przynajmniej kilka korzyści z tego zastosowania. Przeczytaj jednak uważnie ten rozdział, ponieważ pomoże Ci on przekonać innych!

• Znacznie ułatwia zrozumienie i komunikację procesu wśród zespołów, interesariuszy lub klientów

• Służy jako przydatne narzędzie do testowania scenariuszy i ocen typu „co, jeśli”

• Może być używany jako narzędzie marketingowe, aby udowodnić inwestorom lub klientom przemysłowym, że procesy biznesowe są niezawodne

• Jest wymogiem wielu rodzajów norm i certyfikacji, takich jak ISO 9000

• Sprawia, że ​​dokumentacja procesu jest bardziej przyjazna dla czytelnika

• Szerzyć świadomość ról i obowiązków osób zaangażowanych

• Pomaga zidentyfikować błędy w procesie i gdzie należy wprowadzić ulepszenia

• Pomaga zespołom w burzy mózgów pomysłów na ulepszenia lub nowe zmiany, które pomogą stawić czoła wyzwaniom, takim jak zatrzymanie pracowników, spadek przychodów itp.

• Pomaga obniżyć koszty związane z rozwojem produktów i usług

• Popraw wydajność zespołu i satysfakcję pracowników

• Może służyć jako materiał edukacyjny do szkolenia nowych pracowników

• Pomaga mierzyć efektywność procesów pracy

Szablony map procesów

Poniżej znajduje się kilka szablonów map procesów, które można edytować online za pomocą edytora Creately.

Szablon 1

Kliknij szablon, aby edytować go online

Szablon 2

Szablon 3

Chcesz więcej darmowych, edytowalnych szablonów map procesów?

Symbole mapowania procesów (ciąg dalszy)

Oprócz podstawowych symboli, które omówiliśmy wcześniej, mapowanie procesów wykorzystuje również następujące symbole.

Symbole procesów/operacji

Kształt	Nazwa	Posługiwać się
	Predefiniowany proces / podprogram	Reprezentowanie procesu, który jest już wcześniej zdefiniowany
	Alternatywny proces	Reprezentowanie etapu procesu, który jest alternatywą dla normalnego etapu procesu
	Opóźnienie	Reprezentowanie opóźnienia lub przerwy przed kontynuowaniem procesu
	Pętla ręczna	Aby przedstawić automatyczne kroki, które należy zatrzymać ręcznie
	Przygotowanie	Reprezentowanie czegoś, co wymaga modyfikacji lub dostosowania w procesie przed kontynuowaniem

Rozgałęzianie i kontrola symboli przepływu

Kształt	Nazwa	Posługiwać się
	Złącze na stronie	Reprezentowanie punktu kontrolnego w przebiegu procesu
	Złącze poza stroną	Reprezentowanie odsyłaczy i linków do procesu z innego procesu na innej stronie
	Łączyć	Reprezentowanie kroku, który połączy kilka kroków w jeden
	Wyciąg	Reprezentowanie procesu podzielonego na równoległe ścieżki
	Lub	Reprezentowanie logiki „lub”
	I	Reprezentowanie logiki „i”

Symbole wejść i wyjść

Kształt	Nazwa	Posługiwać się
	Dane	Reprezentowanie wejść i wyjść z procesu
	Wiele dokumentów	Reprezentowanie wielu dokumentów
	Wyświetlacz	Reprezentowanie danych, które są wyświetlane do odczytu na ekranie lub wyświetlaczu
	Wprowadzanie ręczne	Reprezentowanie etapów procesu, które będą ręcznie wykonywane przez osobę

Symbole przechowywania plików i informacji

Kształt	Nazwa	Posługiwać się
	Przechowywane dane	Do reprezentowania przechowywanych danych
	Baza danych	Do reprezentowania bazy danych
	Bezpośredni dostęp do pamięci masowej	Reprezentować dysk twardy
	Pamięć wewnętrzna	Reprezentowanie wewnętrznego urządzenia pamięci masowej

Symbole przetwarzania danych

Kształt	Nazwa	Posługiwać się
	Zestawić	Reprezentować krok, w którym dane są zorganizowane w standardowy sposób
	Sortować	Reprezentowanie sortowania przedmiotów w określonej kolejności

Jakie są twoje przemyślenia na temat przewodnika po mapowaniu procesów?

Mapy procesów są nie tylko istotną częścią dokumentacji procesów, ale także popularną metodologią doskonalenia procesów biznesowych.

Postępuj zgodnie z przewodnikiem, aby tworzyć wydajne mapy procesów biznesowych i podziel się z nami wszelkimi obawami, nawet jeśli jest to inna technika mapowania procesów, z której korzystasz osobiście.

W naszym następnym przewodniku omówimy schematy, które można wykorzystać do usprawnienia zarządzania zasobami ludzkimi.