Znaczenie zamknięcia projektu | #22 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Formalne zamknięcie projektu może wydawać się mało istotne. Po wykonaniu wszystkich zadań i osiągnięciu celu projektu, co powiecie na krótkie spotkanie w przyjaznej atmosferze i wzajemne gratulacje? Także w tym celu warto zaplanować odpowiednio długie spotkanie z zespołem i interesariuszami. Należy jednak pamiętać, że zamknięcie projektu jest kluczowym momentem nie tylko ze względu na integrację osób zaangażowanych w projekt.

Zamknięcie projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. A może by tak zrezygnować z zamknięcia?
3. Jak dobrze zamknąć projekt
4. Lista zadań podczas zamykania projektu
5. Streszczenie

Wstęp

Zarządzanie projektami można przedstawić jako pięć grup procesów, w tym:

• Inicjacja – określenie jej zakresu i znaczenia,
• Planowanie – ustalenie zakresu projektu i konkretnych celów do osiągnięcia,
• Wykonanie – wykonanie zaplanowanej pracy,
• Monitoring i kontrola – bieżące sprawdzanie, czy prace idą zgodnie z planem,
• Zamknięcie – formalne zakończenie projektu.

Dziś skupimy się na ostatniej grupie procesów, czyli zamknięciu projektu. Jest to niewielka grupa zadań. Ma to jednak niemały wpływ na postrzeganie całego projektu, podobnych projektów realizowanych w ramach tego samego portfolio lub portfela, a także przyszłych projektów realizowanych dla tego samego klienta. Podpowiemy, na co zwrócić uwagę, aby pomyślnie zamknąć projekt, sfinalizować umowę i wyciągnąć najciekawsze wnioski na przyszłość.

A może w ogóle nie zamykać projektu?

Rezygnacja z zadania zamknięcia projektu wydaje się kusząca. Po osiągnięciu celu, płynniejsze przejście do inicjacji kolejnego projektu wydaje się lepsze. Zastosowanie wiedzy i umiejętności zdobytych podczas ostatnich zadań wydaje się teraz proste i intuicyjne. Pominięcie formalnego zamknięcia projektu wiąże się jednak również z pewnym ryzykiem. Dlatego.

Pogorszenie wizerunku

Pogorszenie wizerunku zespołu i Project Managera to pierwszy i dotkliwie odczuwalny skutek zaniedbania procesów zamykania projektów. Niedokończone zlecenie lub niedokończony projekt widniejący w systemie firmy nie wygląda dobrze. Co ważniejsze, obniża wiarygodność wykonawców, nawet jeśli klient jest zadowolony z efektów projektu. Może to powodować nieporozumienia dotyczące przyszłych projektów lub mniej korzystnych warunków współpracy.

Powielanie pracy

Brak odpowiedniej dokumentacji zrealizowanego celu projektu sprawia, że ​​inni członkowie organizacji nie dowiedzą się o nim. Innymi słowy, nie będą znali rozwiązań wypracowanych w naszym projekcie. Być może za jakiś czas zaczną wdrażać bardzo podobny projekt, zamiast opierać się na tym, co już mają.

Niewykorzystane możliwości

Do zadań Kierownika Projektu realizowanych w fazie zamknięcia projektu należy stworzenie dokumentacji opisującej oczekiwane korzyści z projektu. Mogą to być aplikacje komercyjne, a także wdrożenia wewnętrzne lub klienckie.

Bez dopełnienia tej formalności nawet bardzo udany wynik projektu może zostać „osierocony” (produkt sierocy). Może się to zdarzyć, jeśli nie zostanie odpowiednio zakomunikowane specjalistom zajmującym się dotarciem do klienta, sprzedażą i marketingiem. W efekcie po prostu nie pojawi się na rynku mimo wszelkich szans na sukces.

Ryzyka formalne

Zakończenie projektu realizowanego dla klienta wiąże się z finalizacją umowy, podczas której wszystkie niezbędne dokumenty muszą być przygotowane i podpisane w terminie. Niedokończone procesy wiążą się zatem z realnym ryzykiem wystąpienia kosztownych dla firmy braków formalnych.

Właśnie z tych powodów wskazane jest wykorzystanie końcowego etapu projektu do dokończenia wszystkich rzeczy. Abyście mogli pochwalić się czynnościami, które zostały dopięte na ostatni guzik.

Jak dobrze zamknąć projekt

Dobra realizacja projektu powinna obejmować trzy obszary:

• Zakończenie techniczne projektu – upewnienie się, że cel projektu został osiągnięty, a wszystkie zadania zrealizowane,
• Uczenie się – podsumowywanie tego, co zostało zrobione dobrze i refleksja nad tym, co poszło źle, zarówno w wykonywanych zadaniach, jak i zarządzaniu projektami,
• Współpraca i motywacja – uznanie wkładu każdego członka zespołu w wykonaną pracę i świętowanie sukcesu projektu.

Lista zadań podczas zamykania projektu

Aby jak najpłynniej zacząć świętować sukces, najlepiej stworzyć listę zadań końcowych i zaplanować ich realizację zgodnie z wybraną metodyką. Chociaż każdy projekt ma swoją specyfikę, na liście powinny znaleźć się następujące zadania:

1. Upewnij się , że wynik projektu spełnia najważniejsze ze strategicznego punktu widzenia, a najlepiej wszystkie kryteria wymienione w dokumencie projektowym.
2. Sprawdź , czy rezultat projektu wyczerpuje zakres wdrożenia.
3. Przygotuj dokumentację projektową i udostępnij ją wszystkim zainteresowanym stronom.
4. Zweryfikuj , czy wszyscy użytkownicy rezultatu projektu mogą go zastosować i czy mają dostęp do dokumentacji.
5. Przejrzyj umowy z klientami i członkami zespołu, aby upewnić się, że wszystkie wymagania są spełnione.
6. Upewnij się , że masz dokumentację akceptacji wszystkich wyników przez klienta lub innych upoważnionych interesariuszy.
7. Zorganizuj spotkanie lub spotkania w celu sfinalizowania umów.
8. Przygotuj dokument z informacją zwrotną na przyszłość dotyczącą zarządzania projektami.
9. Wspólnie z zespołem przygotujcie dokument dotyczący zasad współpracy w zespole oraz problemów do rozwiązania przed rozpoczęciem kolejnego projektu.
10. Zarchiwizuj wszystkie materiały projektowe.
11. Zorganizuj spotkanie, aby zakończyć projekt.

Każde zadanie z powyższej listy wymaga dopracowania zgodnie z wymaganiami naszego projektu i interesariuszy. Aby jednak pomyślnie przejść przez kolejne etapy zamknięcia projektu, dobrze jest trzymać się ogólnej listy i zmieniać ją przy każdym projekcie.

Streszczenie

Ukończony projekt wymaga formalnego zakończenia, ale także wyciągniętych wniosków i czasu na świętowanie sukcesu z zespołem. Upewnienie się, że cel i cele zostały osiągnięte, a klient jest zadowolony z rezultatów, to najważniejsze kroki, jakie musi podjąć Project Manager. Nie warto jednak zaniedbywać przygotowania przystępnej dokumentacji i udostępnienia jej odpowiednim osobom. To właśnie te ostatnie mogą zadecydować o dalszych losach naszego projektu – nawet jeśli teraz wszystko wydaje się jasne.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami