Wykonanie projektu | #20 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Realizacja projektu to realizacja zadań, która prowadzi do osiągnięcia zamierzonego celu. Dlatego domena realizacji projektów to coś więcej niż tylko wykonywanie codziennych zadań. To także tworzenie procesów, zarządzanie zasobami firmy i budowanie otwartego, integracyjnego środowiska, które sprzyja współpracy i uczeniu się.

Wykonanie projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. Domena realizacji projektu
3. Zarządzanie procesami w realizacji projektów
4. Retrospektywa, uczenie się i doskonalenie
5. Streszczenie

Wstęp

Domena wykonawcza jest jednym z ośmiu głównych obszarów, w których odbywają się działania projektowe. To nie tylko etap po zaplanowaniu zadań. Domena wykonania definiuje raczej całą pracę wykonywaną w trakcie projektu.

Domena realizacji projektu

Realizacja projektu to przede wszystkim długa lista zadań wykonywanych przez każdego członka zespołu projektowego. Są one wybierane z listy zadań przygotowanej przez Kierownika Projektu, uporządkowane według priorytetów i zwykle umieszczane na tablicy Kanban.

Wśród zadań należących do domeny realizacji projektów znajdziemy zarówno powtarzalne, cykliczne czynności związane np. z aktualizacjami oprogramowania, jak i zdarzenia jednorazowe, jak np. zaprojektowanie logo dla aplikacji.

Na domenę realizacji projektu składają się działania związane z:

• Wykonywanie codziennych zadań,
• Opracowywanie nowych zadań,
• Dokonywanie zmian w zadaniach już wykonanych i planowanych do wykonania,
• Tworzenie wydajnych procesów,
• Komunikacja z interesariuszami,
• Zarządzanie materiałami, sprzętem, danymi i innymi zasobami firmy,
• Przygotowanie dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,
• Obserwacja zmian wewnątrz i na zewnątrz organizacji, które mogą mieć wpływ na realizację projektu
• Bieżące uczenie się i działania korygujące.

Przyjrzymy się nieco bliżej, jaką rolę w realizacji projektu odgrywają zarządzanie procesami i uczenie się oraz gdzie dziedziny monitorowania i wdrażania projektów spotykają się najbliżej.

Zarządzanie procesami w realizacji projektów

Aby zarządzanie procesami projektowymi spełniało swoje zadanie i nie stało się zbędną biurokracją, muszą one wynikać z praktyki. Dlatego ich rozwój jest zwykle dzielony między Kierownika Projektu i zespół projektowy. W podejściu tym każdy proces wewnętrzny, zwany także procesem technicznym lub produkcyjnym, wyznaczany jest jednocześnie przez dwie osie:

• Etap realizacji zadania
• Przepływ pracy dotyczący konkretnego zadania

Etapy realizacji zadania

Etapy realizacji zadania wyznaczają tzw. bramki, czyli kryteria, które zadanie musi spełnić, aby przejść do kolejnego etapu. Status danego zadania może zmieniać się w następujący sposób:

• przeznaczone do realizacji – czyli umieszczone przez Project Managera na liście rzeczy do zrobienia,
• w realizacji – czyli wybranych do realizacji przez jednego z członków zespołu projektowego,
• przetestowane – zadanie zostało wykonane i przekazane innej osobie sprawdzającej poprawność i jakość jego wykonania, w przypadku niepowodzenia testów zadanie wraca do poprzedniego etapu,
• oczekujące na publikację – zadanie przeszło testy i zostało zatwierdzone do publikacji, produkcji lub przekazania klientowi, w zależności od rodzaju realizowanego projektu,
• zakończona – cała praca została wykonana, a wynik został zatwierdzony jako zakończony.

Ilość statusów dostosowywana jest do potrzeb zespołu projektowego oraz specyfiki realizowanych zadań. Z kolei często używaną wersją minimalną jest trójka zaczerpnięta z klasycznych tablic Kanbana definiująca zadanie jako „do wykonania”, „w toku” i „gotowe”.

Przepływ pracy

Workflow dotyczy czynności potrzebnych do wykonania zadania oraz tego, kto je w danym momencie wykonuje. Określa zatem odpowiedzialność za wykonanie zadania. Workflow wskazuje również, jakie działania należy wykonać, aby zadanie przeszło do kolejnego etapu realizacji.

Zastanówmy się, jak mógłby wyglądać workflow zadania: „opublikuj post na LinkedIn o zakończeniu projektu”. Ma zmienić swój status z „w toku” na „zakończony”. Jego przepływ pracy może wyglądać następująco:

• Wybór tematu posta i treści publikacji – osobą odpowiedzialną jest specjalista ds. marketingu w mediach społecznościowych, który zleca zadanie copywriterowi i grafikowi,
• Przygotowanie tekstu – zadanie wykonuje freelancer specjalizujący się w pisaniu tekstów,
• Opracowanie grafiki – grafik przygotowuje wizualizacje zgodne z brandingiem firmy,
• Kontrola jakości – ocena przez specjalistę ds. marketingu i ewentualne poprawki lub zatwierdzenie do publikacji,
• Publikacja – o terminie wysłania decyduje osoba zarządzająca harmonogramem wysłania.

Optymalizacja procesu

Kolejnym ważnym elementem zarządzania procesami w realizacji projektów jest optymalizacja procesów. Polega na monitorowaniu i reorganizacji procesu, jeśli nie przebiega on płynnie. Skupia się głównie na eliminowaniu wąskich gardeł – czyli momentów, w których jedna osoba jest odpowiedzialna za więcej zadań, niż jest w stanie wykonać, podczas gdy inni członkowie zespołu czekają bezczynnie, aż skończy. Wąskie gardła mogą być również związane z wydajnością maszyn lub czasem wykonania lub dostawy komponentów przez dostawcę zewnętrznego.

Retrospektywa, uczenie się i doskonalenie

Docenianie uczenia się i tworzenie integracyjnego środowiska, które wspiera komunikację i wzajemną pomoc, prowadzi do świetnych wyników w zarządzaniu projektami. Dlatego podczas spotkań z zespołem warto zwrócić szczególną uwagę na:

• najlepiej wykonane zadania i świętowanie sukcesów,
• niewykonywanie zadań bez obwiniania członków zespołu,
• refleksja nad tym, jak pracować i współpracować w zespole.

Wspólne doskonalenie i uczenie się na własnych sukcesach i porażkach to najlepszy sposób na wypracowanie najlepszych praktyk w realizacji zadań. Z drugiej strony refleksja nad sposobem pracy, motywacją, stosowanymi narzędziami, a nawet podziałem ról w zespole prowadzi do poprawy ogólnej efektywności zespołu. Dlatego tak ważne są regularne spotkania poświęcone nie tylko podsumowaniom prac, ale także retrospekcji.

Dzieje się tak dlatego, że część zdobytej wiedzy można od razu wykorzystać. W ten sposób zespół przyspiesza realizację zadań i pogłębia współpracę . Członkowie zespołu projektowego uczą się od siebie nawzajem coraz lepszych metod realizacji zadań i usprawniają współpracę.

Streszczenie

Domena realizacji projektów wymaga od Kierownika Projektu projektowania procesów, nadzorowania realizowanych procesów, jednoczesnej ich obserwacji i stopniowego doskonalenia. Domena wykonawcza obejmuje również wszystkie zadania wykonywane przez zespół projektowy, które stopniowo prowadzą do realizacji celu projektowego.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami