Oczekiwania projektowe i sposoby ich spełnienia

Zadanie wykonania projektu wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Niezależnie od tego, czy pracujesz jako Project Manager, czy freelancer, musisz spełnić kilka zdefiniowanych i wysokich oczekiwań projektowych. W wielu przypadkach z powodu braku odpowiedniej komunikacji wymagania te są błędnie rozumiane i błędnie interpretowane. Zespół traci morale, ponieważ czas jest wykorzystywany do tego, aby projekt był mniej chaotyczny, zamiast iść do przodu. Jak sprawić, by projekt spełniał wszystkie oczekiwania? W dzisiejszym artykule chcielibyśmy udzielić Ci wskazówek, które zastosowane w praktyce zapewnią bezbłędną i łatwą realizację Twojego projektu.

Oczekiwania projektowe – spis treści:

1. Oczekiwania projektowe – dlaczego często prowadzą do rozczarowania
2. 5 elementów zarządzania oczekiwaniami projektowymi:
3. Na przyszłość

Oczekiwania projektowe – dlaczego często prowadzą do rozczarowania

Pewnie zdarzyło Ci się, że Twój klient nie był zadowolony z efektu Twojej pracy. Ciągle zastanawiałeś się, dlaczego twoje wizje się nie zgadzały i do jakiego stopnia sprawiało to, że cały program był niejasny. Kiedy w końcu się zorientujesz, jest już o wiele za późno, a czasem nawet gorzej – cały projekt się skończył, ale nadal łamasz sobie głowę – co poszło nie tak? Odpowiedzią w tym przypadku jest prawie zawsze komunikacja i właściwe wyrażanie oczekiwań obu stron . Na szczęście istnieje sposób na zapobieganie takim katastrofom.

Oczekiwania to nic innego jak silne przekonanie, że coś, co mamy na myśli, ma określony wygląd, kształt, tkaninę itp. i że rzeczy będą się dziać tak, jak sobie to wyobrażamy. Sprawy te są często trudne do dokładnego określenia, co może być kłopotliwe zwłaszcza z biznesowego punktu widzenia. Zaciera też zarówno cele projektu, jak i sposoby mierzenia jego sukcesu.

Ponadto problemem może być brak zdefiniowanych priorytetów i ram czasowych dla danego zadania lub zbytnie skupienie uwagi na niewłaściwych etapach. W końcu zostaje nam zmarnowany czas, niskie morale i zmniejszona wydajność pracy. Taki chaos organizacyjny powoduje brak zaangażowania w zespole, ale co ważniejsze, dotkliwy brak zaufania między klientem a zespołem osób pracujących nad danym projektem, w tym także z Tobą.

5 elementów zarządzania oczekiwaniami projektowymi:

Jak widać, właściwe zarządzanie oczekiwaniami pozwala uniknąć wielu niepotrzebnych kłopotów i przeprowadzić cały proces realizacji projektu od początku do końca zgodnie z zamierzeniami klienta. Istnieje 5 podstawowych elementów zarządzania oczekiwaniami projektowymi:

1. Planowanie

Często bywa tak, że zainteresowani projektem mają już gotową wizję jeszcze przed stworzeniem planu dla danego przedsięwzięcia. Z tego powodu warto zaangażować klienta już w początkowej fazie , czyli planowaniu. Wspólnie z klientem i współpracownikami ustalamy zakres działań, priorytety i cele, identyfikujemy relacje między zadaniami . Jeśli coś jest niejasne – nie wahaj się zapytać. Nie zapomnij również sformułować planu oceny ryzyka, aby mieć wyjście w przypadku nieprzewidzianych okoliczności.

Oczekiwania obu stron mogą nie zawsze być zgodne – ta metoda doprecyzuje wszystkie założenia danego projektu i bardziej zaangażuje cały zespół.

2. Realizacja projektu

Planowanie projektu jest ważne, ale nie tak ważne jak jego wykonanie. Aby to zrobić, musisz odbyć spotkania z klientem i zespołem, aby ustalić , jak wykonać i monitorować rozwój swojego przedsięwzięcia.

Podczas spotkania z zespołem upewnij się, że wszyscy rozumieją swoją rolę i wiedzą, co mają robić. Określ role, zadania, czas na nie, plan komunikacji i sposób rozliczania kamieni milowych. Najlepiej, jeśli od razu dołączysz także KPI , a także kolejne zaplanowane spotkania, gdy będziesz dokonywać aktualizacji.

Komunikacja na tym etapie jest istotna – zadbaj o nią, np. wprowadzając odpowiednią platformę do komunikacji. Firmbee jest jednym z tego typu narzędzi, które poza możliwością komunikacji ze współpracownikami, posiada wiele innych funkcji przydatnych w zarządzaniu projektami i pracy. Jest to jedna z nielicznych platform do zarządzania projektami, dzięki której nie ma potrzeby integrowania kilku programów i przestaje nam przeszkadzać tzw. zmęczenie techniczne.


3. Komunikacja

Jak widać, lwia część efektywnego przepływu pracy, a tym samym spełniania oczekiwań, dotyczy umiejętności jasnej komunikacji . Należy o tym pamiętać na wszystkich etapach projektu, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień, a w konsekwencji straty czasu i motywacji.

Przede wszystkim używaj prostego i jasnego języka , który każdy rozumie. Nie powinno być niejasności ani wątpliwości. Dodatkowo najlepiej podsumować wszystkie spotkania szybką informacją zwrotną .

Możesz także stworzyć plan komunikacji, który zawiera:

• sposób komunikacji (e-maile, wiadomości, narzędzia komunikacji),
• częstotliwość komunikacji,
• konkretna osoba odpowiedzialna za określone zadanie,
• ocena ryzyka i potencjalne problemy z komunikacją.

Zapewni to, że zaangażowane osoby będą wiedziały, czego się spodziewać i że nawet najgorsze scenariusze będą raczej refleksją niż nieprzyjemną niespodzianką. Ukrywanie złych wiadomości nie pomoże i może spowodować utratę zaufania i zaangażowania zespołu.

4. Niedostateczna obietnica i nadmierna dostawa

Dosłownie, niedostateczna obietnica oznacza umniejszanie swoich obietnic na początku przedsięwzięcia , a wręcz przeciwnie, nadmierne dostarczanie oznacza przekraczanie oczekiwań po ich dostarczeniu .

Nietrudno dać się ponieść podekscytowaniu i obiecać na początku procesu planowania coś, co z biegiem czasu i po ochłodzeniu entuzjazmu może okazać się trudne lub wręcz niemożliwe do zrealizowania. Skoro kostka została rzucona i nie możesz jej cofnąć, co wtedy? Pewnie jakiś stres przed nami. Sztuką jest nie dopuścić do takiej sytuacji w pierwszej kolejności. Jak?

Powinniśmy zaproponować trochę mniej niż jesteśmy w stanie dostarczyć . W ten sposób klient czuje się usatysfakcjonowany, gdy projekt się kończy, a nam udało się przekroczyć jego oczekiwania. W przypadku nieprzewidzianych kłopotliwych okoliczności oderwania części z planu, klient jest nadal zadowolony, bo miejmy nadzieję, że udało nam się dotrzymać słowa. Niemniej jednak, aby zachować spokój przez cały proces, musimy skrupulatnie wyznaczać cele i kamienie milowe tak realistycznie, jak to tylko możliwe, aby skalibrować naszą strategię under-and-over.

5. Osobiste oczekiwania

Ludzie nie potrafią czytać w myślach . Nie będą zgadywać, co mamy na myśli, zakładać lub przewidywać, jeśli nie wyartykułujemy spraw jasno i jednoznacznie. W ten sposób docieramy do ostatniego, ale bynajmniej nie najmniej istotnego elementu – wyrażającego nasze oczekiwania. Przejrzystość i jasność naszych intencji, działań i oczekiwań umożliwia naszym współpracownikom i potencjalnym klientom zrozumienie i zobrazowanie całościowego spojrzenia na projekt, którego się podejmujemy.

Na przyszłość

Oczekiwania są nieodłączną częścią naszego życia , także w aspekcie zawodowym. Proaktywne zarządzanie nimi może usprawnić przepływ pracy i doprowadzić do bardziej zaangażowanego zespołu, zadowolonych klientów, a ostatecznie do osobistego sukcesu! Pamiętaj o tym podczas pracy nad swoimi projektami i spróbuj zastosować te kilka zasad w praktyce – zauważysz różnicę w mgnieniu oka.

Przeczytaj: Jakie nowe umiejętności zarządzania projektami powinieneś posiadać w 2021 i 2022 roku.

Jeśli chcesz pozostać w kontakcie, dołącz do naszej społeczności na Facebooku.

Autor: Caroline Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty