Niepowodzenie projektu. 5 powodów niepowodzenia projektów | #23 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Według raportu Project Management Institute za 2021 rok odsetek projektów, które zakończyły się niepowodzeniem, z roku na rok maleje. W 2019 roku było to 15% projektów. W 2020 – 13%, a w 2021 już tylko 12%. Czemu firmy zawdzięczają stopniowy, ale wyraźny spadek odsetka niepowodzeń projektów? A co zrobić, aby znaleźć się w gronie zespołów projektowych świętujących sukces?

Niepowodzenie projektu – spis treści:

1. Niepowodzenie projektu. Wstęp
2. 5x Dlaczego?
3. 5 powodów niepowodzenia projektu
4. Streszczenie

Dlaczego projekty się nie udają? Wstęp

Powodów niepowodzeń projektów można wymieniać w nieskończoność. Czy sponsor się wycofał? Czy materiały nie spełniły oczekiwań podczas testów u klienta? Czy okazało się, że budżet był zdecydowanie za mały i zespół się rozpadł? Każdy z tych powodów warto przestudiować, ponieważ odzwierciedla podejście do niepowodzeń, które pozwala im zapobiegać. Jak więc odkryć podstawowy problem?

5x Dlaczego?

Aby nie dać się ponieść emocjom i odkryć przyczynę niepowodzenia projektu, sięgnij po sprawdzone metody. Technika pięciu pytań jest do tego idealna. Został opracowany przez Taiichi Ohno dla korporacji Toyota. Popularność zyskała jednak ze względu na wysoką skuteczność. Dziś znajduje zastosowanie m.in. w zarządzaniu projektami w oparciu o metody Lean i Six Sigma.

5 x Dlaczego? będą działać, o ile będziemy gotowi udzielić na nie uczciwych i wyczerpujących odpowiedzi. W ten sposób możliwe jest dotarcie do źródła problemu. To z kolei pomoże uniknąć powtórzenia podobnych błędów.

Jeśli przyczyną niepowodzenia projektu jest np. rezygnacja sponsora, odpowiedzi wymaga pytanie:

Dlaczego sponsorzy zrezygnowali?

Kolejne odpowiedzi na pytania mogą wyglądać następująco:

1. Dlaczego? – Bo stracili zainteresowanie projektem.
2. Dlaczego? – Bo nie znali aktualnego stanu projektu.
3. Dlaczego? – Bo zbyt rzadko byli informowani o postępach jego prac.
4. Dlaczego? – Bo podczas planowania komunikacji nie określono częstotliwości spotkań i terminów raportów
5. Dlaczego? – Bo Kierownik Projektu nie zadbał o przejrzystość i komunikację w projekcie.

Przyjrzymy się zatem przyczynom niepowodzeń projektów, które odpowiadają na ostatnie, piąte „Dlaczego?” pytanie, czyli problemy źródłowe . Planując nowe przedsięwzięcie, warto zwrócić szczególną uwagę na potencjalne problemy źródłowe.

5 powodów niepowodzenia projektu

Najtrudniejsze do rozwiązania problemy, które mogą spowodować niepowodzenie projektu, dotyczą domen:

• interesariusze – zdarza się, że już na etapie planowania pojawiają się insynuacje, które nie są realizowane przez interesariuszy, którzy uzgadniają szczegóły realizacji projektu,
• zespół – zarówno zadanie stworzenia zespołu, jak i efektywne zarządzanie jego pracą może być wyzwaniem,
• techniczną stronę projektu – zarówno dostępność zasobów, jak i umiejętności osób zatrudnionych w projekcie,
• otoczenie biznesowe – monitorowanie i reagowanie na zdarzenia zewnętrzne jest szczególnie ważne, gdy zachodzą gwałtowne zmiany, które z kolei wymagają dużej elastyczności i szybkiego reagowania, czyli sprawnego zarządzania zmianą.

Poniżej omówimy przyczyny niepowodzeń projektów w następujących obszarach:

Awarie komunikacji

Kwestie przejrzystości i komunikacji dotyczą przede wszystkim kontaktów z interesariuszami. W planie projektu należy zawrzeć ustalenia, aby uniknąć nieporozumień, które mogą doprowadzić do niepowodzenia całego projektu.

Te same zasady warto zastosować również przy planowaniu przepływu informacji w zespole. Tutaj bardzo ważne będzie nie tylko, aby lista zadań była przejrzysta i zrozumiała, ale także komunikowała i przypominała o celach, do których dąży zespół.

Niejasny zakres projektu

Określenie zakresu projektu i zapobieganie jego zmianom w trakcie realizacji to jedno z głównych zadań Project Managera. Musi dokładnie zrozumieć oczekiwania klienta iw przypadku wprowadzenia zmian informować klienta o ich wpływie na zakres projektu.

Ponieważ projekt jest przedsięwzięciem jednorazowym, ograniczonym określonym czasem i budżetem, nieprecyzyjny zakres może łatwo stać się przyczyną niepowodzenia. Na przykład zobowiązujemy się do stworzenia prototypu roweru elektrycznego o wartości 10 000 USD w ciągu miesiąca. Zgadzamy się jednak ze zmieniającymi się oczekiwaniami klienta. Tym samym w trakcie realizacji stwierdzamy, że w tym samym czasie i budżecie, w tym samym zespole, mamy stworzyć prototyp motocykla wodorowego.

Zakres zmian w oprogramowaniu lub projektach eventowych jest czasem mniej ilustracyjny niż w naszym przykładzie. Ale zmiana wymagań i oczekiwanych rezultatów, niewielka z punktu widzenia klienta, może spowodować, że wykonane zadania wylądują w koszu, a zaplanowane działania zespołu wymagają nowych zasobów.

Kwestie zasobów

Problemy z surowcami lub komponentami potrzebnymi do zadań technicznych mogą skutecznie zablokować projekt. Dlatego Kierownik Projektu musi orientować się w środowisku biznesowym i konsultować się z członkami zespołu – w tym w zakresie zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Nieterminowe dostawy i brak dostępności mogą spowodować zatrzymanie projektu.

Dużym problemem są również rozwiązania niskiej jakości, które zamiast ułatwiać projekt, utrudniają go. Może to dotyczyć zarówno oprogramowania do zarządzania projektami, jak i specjalistycznych rozwiązań specyficznych dla danego projektu – półproduktów, materiałów wizualnych, czy dostępności transportowej.

Osobną kwestią związaną z zarządzaniem zasobami jest czas potrzebny klientowi na wykonanie zadań. Częstym powodem braku realizmu w ocenie terminów jest presja ze strony klienta lub brak doświadczenia firmy w podobnych projektach. Są też projekty, których obszar realizacji nie pozwala na określenie konkretnych terminów realizacji. Należą do nich projekty, w których opracowywane są rozwiązania do głębokiego uczenia. Osiągnięcie założonej dokładności modelu może być nie tylko niemożliwe do osiągnięcia w określonym przedziale czasowym, ale generalnie nieosiągalne ze względu na utrudniony dostęp do danych lub potrzebną moc obliczeniową.

Trudności we współpracy

Kolejną trudnością, która może spowodować fiasko projektu, są trudności we współpracy w zespole. Mogą być spowodowane problemami interpersonalnymi, jednak najczęstszą przyczyną jest nieprzemyślany podział obowiązków, gdy jedna osoba jest przeciążona pracą, a druga czeka, aż wykona swoje zadania.

Podczas tworzenia nowego zespołu mogą pojawić się również nieoczekiwane problemy ze znalezieniem i zatrudnieniem specjalistów, a także trudności w zarządzaniu zespołem zdalnym lub hybrydowym.

Brak elastyczności

Brak elastyczności i nieumiejętność dostosowania się do zmieniającego się otoczenia biznesowego jest częstą przyczyną długotrwałych niepowodzeń projektów. Zmieniające się środowiska, wymagania regulacyjne i dynamika konkurencji mogą sprawić, że kierownik projektu nie będzie w stanie nadążyć za zmianami. Albo, co zdarza się jeszcze częściej, nie potrafi przekonać kluczowych interesariuszy o konieczności dynamicznego reagowania na zmiany. Tym samym do czasu zakończenia projektu może się okazać, że wynik jest już przestarzały lub nie spełnia wymagań otoczenia.

Streszczenie

Niepowodzenia projektów są czasami związane z nieprzewidywalnymi zdarzeniami, więc odsetek projektów zakończonych niepowodzeniem nigdy nie będzie równy zeru. Istnieją jednak narzędzia do przewidywania zagrożeń i plany awaryjne radzenia sobie z nimi. Nawet na etapie planowania kluczowe jest również zwrócenie szczególnej uwagi na przejrzystość i komunikację z interesariuszami. Ważne jest również ścisłe określenie zakresu projektu oraz uzgodnienie oczekiwań klienta i możliwości technicznych wykonawcy.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami