Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować? | #15 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Cel projektu, czyli to, co chcemy osiągnąć realizując projekt, musi być jasny dla wszystkich zaangażowanych. Dla zespołu, Kierownika Projektu, klientów, beneficjentów oraz kierownictwa organizacji. Jest podstawą do koordynowania działań, ustalania indywidualnych celów i przydzielania zadań. Miarą statusu projektu jest odległość jego osiągnięcia. Jak więc dobrze zdefiniować cel projektu?

Cel projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. Jaki jest cel projektu?
3. Najczęstsze błędy przy formułowaniu celu projektu
4. Jak zdefiniować cel projektu?
5. Streszczenie

Wstęp

Cel projektu obejmuje wiele mniejszych celów i kamieni milowych . Nadpisuje je wszystkie w odpowiedzi na pytanie „Co robimy?”. Co zatem powinno znaleźć się w trafnym sformułowaniu celu projektu, aby jak najlepiej wspomóc płynne rozpoczęcie realizacji?

Jaki jest cel projektu?

W siódmej edycji PMBOK cel projektu określa się jako:

„Coś, ku czemu skierowane są działania, pozycja strategiczna, cel do osiągnięcia, wynik do wypracowania, wyprodukowany produkt lub świadczona usługa”.

Dlatego cel projektu nie musi być materialny. Chociaż wynik wielu projektów obejmuje produkcję elementu, treści lub oprogramowania, może również obejmować usługę lub zmianę klienta lub samej organizacji. Celem projektu jest np.:

• Wdrożenie procesu u klienta A do końca grudnia br
• Osiągnięcie zerowej emisji gazów cieplarnianych do 2025 r
• Wprowadzenie produktu B na rynek europejski do końca stycznia 2023 roku
• Organizacja imprezy typu C na 1000 osób w maju przyszłego roku
• Zoptymalizuj wydatki i obniż koszty o 30% w dziale D firmy E
• Zmniejsz liczbę reklamacji o 10% w kolejnym kwartale.

Realizowany cel jest zatem ściśle powiązany z wizją projektu , która poprzez odpowiedź na pytania „dlaczego?” wskazuje cel realizacji celu? i „po co?”.

Najczęstsze błędy przy formułowaniu celu projektu

Jednym z najczęstszych błędów, które pojawiają się przy formułowaniu celu projektu, jest założenie, że wszyscy zaangażowani „wiedzą, co mają robić” . Dzięki temu nie trzeba formułować celu projektu ani tworzyć powiązanych dokumentów. Niestety, nawet jeśli tak jest w pierwszym tygodniu realizacji projektu, cel szybko się zaciera, a zakres projektu rozszerza i zmienia. Dlatego spontaniczna realizacja projektów rzadko przynosi oczekiwane rezultaty.

Z tego powodu o osiągnięciu celu projektu biznesowego zwykle decydują nie tylko dokumenty projektowe, ale także KPI, czyli kluczowe wskaźniki wydajności. Dotyczą one zazwyczaj wykonania budżetu projektu, jakości wykonania oraz czasu poświęconego na ukończenie projektu. To właśnie z nimi związane są najczęściej popełniane błędy przy formułowaniu celu projektu. Dzieje się tak, ponieważ dotyczą one faktu, że zamierzony rezultat nie jest mierzalny w żadnym z kluczowych aspektów. Nie określono w nim np.:

• Ile czasu ma zająć projekt?
• Jakie cechy musi posiadać produkt, aby projekt można było uznać za zakończony?
• Jaka jest nieprzekraczalna granica budżetu przeznaczonego na jego realizację?

Aby zapobiec występowaniu takich problemów, warto skorzystać ze sprawdzonych technik, aby poprawnie zdefiniować cel projektu.

Czytaj także: Rodzaje projektów

Jak zdefiniować cel projektu?

Jedną z najczęściej stosowanych technik formułowania celu projektu jest SMART , co oznacza:

• S-Specific (Specific) – cel powinien być jak najbardziej konkretny, ale musi obejmować wszystkie sfery działalności objęte projektem
• M-Measurable – budżet, czas realizacji, liczba zaangażowanych osób oraz możliwość wyznaczenia obiektywnych miar pozwalających stwierdzić, czy projekt został zakończony, to klucz do dobrze zdefiniowanego celu projektu
• A-Achievable (Achievable) – z powodu nieprzewidzianych okoliczności zawsze może się zdarzyć, że cel nie może zostać osiągnięty, ale w momencie jego wyznaczania powinien być postrzegany jako osiągalny przez wszystkich interesariuszy i zespół projektowy
• R-Realistic (Relevant) – cel projektu jest realistyczny, jeśli jest osiągalny przy pomocy zasobów dostępnych organizacji, zamiast wymagać np. stu specjalistów, których trudno znaleźć i zatrudnić
• T- Time-bound – projekt powinien mieć jasno określony czas trwania i osiągnięcie zamierzonego rezultatu.

Aby sprawdzić , czy cel Twojego projektu spełnia wymagania SMART , spróbuj odpowiedzieć na następujące pytania:

• Co się stanie, gdy cel zostanie osiągnięty?
• Czy ten cel Cię inspiruje i motywuje?
• Według Twojej wiedzy i doświadczenia, czy ten cel jest możliwy do osiągnięcia?
• Czy i w jaki sposób można śledzić postępy w realizacji tego celu?
• Kiedy pojawi się oczekiwany efekt?

Streszczenie

Cel projektu to wyartykułowana i konkretna odpowiedź na pytanie „Co robimy?”. Chociaż wyniki będą się znacznie różnić w zależności od rodzaju realizowanego projektu, każdy cel powinien spełniać opisane powyżej kryteria SMART. Dzięki ramom wdrożeniowym możliwe jest zaplanowanie, a także określenie, czy projekt jest prowadzony zgodnie z planem.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami