Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę? | #16 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Faza inicjowania projektu rozpoczyna się od pomysłu na przedsięwzięcie. Kończy się jednak wiążącą decyzją o rozpoczęciu projektu. Zanim przyjdzie czas na zaplanowanie budżetu, wybór metody realizacji i składu zespołu, Kierownik Projektu przygotowuje zarys wizji i celu projektu. Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę w fazie inicjacji?

Faza inicjowania projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. Dokumenty i interesariusze
3. Określ sposób zarządzania nowym projektem
4. Od inicjacji do planowania
5. Streszczenie

Wstęp

Faza inicjowania projektu odbywa się tylko raz, niezależnie od sposobu realizacji. Jego celem jest określenie, czego dotyczy projekt. To także najlepszy czas na porzucenie projektu, jeśli istnieją poważne wątpliwości co do możliwości jego ukończenia. Na tak wczesnym etapie organizacja nie poniesie dużych kosztów, a Project Managerowi stosunkowo łatwo jest rozstać się z jeszcze szkicowym projektem. Jeśli jednak nowy projekt wydaje się obiecujący, na co warto zwrócić uwagę w fazie jego inicjacji?

Dokumenty i interesariusze

Po pierwszych ustaleniach czas na wykonanie studium wykonalności i karty projektu . Pierwszy dokument określi szanse powodzenia naszego przedsięwzięcia. Podczas gdy w drugim Project Manager napisze szkicowe ramy dla przedsięwzięcia. Choć wciąż pozbawione szczegółów, to właśnie te dwa dokumenty posłużą do przekonania interesariuszy, że warto realizować nowy projekt.

Ale kogo trzeba przekonać? Decyduje o tym również faza inicjowania projektu, w której prowadzony jest rejestr interesariuszy . Jest to lista osób bezpośrednio związanych z projektem , czyli m.in. przedstawicieli klienta, zarządu organizacji, czy potencjalnych kontrahentów. Jednak interesariuszami mogą być osoby, na które pośrednio wpłynie realizacja naszego projektu. Mogą to być np. mieszkańcy ulicy, na której będziemy prowadzić prace, czy pracownicy działu obsługi klienta, na którym będziemy wdrażać automatyzację. Nie będą zaangażowani w projekt, ale nasze działania zmienią ich środowisko życia lub pracy.

Określ sposób zarządzania nowym projektem

Ale kto jest zaangażowany w przygotowywanie planów nowego przedsięwzięcia? Za nie odpowiada przede wszystkim Kierownik Projektu . Nawiązuje kontakt z osobami, które będą nadzorować realizację projektu i ustala z nimi m.in. takie kwestie jak:

• obowiązki
• sposoby komunikacji – formalne, takie jak raportowanie, i nieformalne, takie jak zadawanie pytań na temat bieżących problemów w planowaniu i realizacji projektów
• przedziały tolerancji – np. dla budżetu i czasu realizacji planowanego projektu, czy podejmowanego ryzyka.

Jeśli w projekt zaangażowanych będzie więcej osób z zarządu, czasami odbywa się w tym celu spotkanie zwane spotkaniem inicjującym . Zwykle ma to miejsce, gdy Project Manager zakończył już pracę nad pierwszymi wersjami dokumentów, o których pisaliśmy powyżej:

• studium wykonalności
• karta projektu
• rejestr interesariuszy, a czasami wstępna wersja
• rejestr czynników ryzyka.

Od inicjacji do planowania

Najłatwiejszym sposobem wskazania różnicy między inicjowaniem projektu a planowaniem jest zadanie kluczowych pytań, na które należy odpowiedzieć na obu etapach. Ich porównanie przedstawia poniższa tabela:

Planowanie jest bardziej szczegółowe – ma tendencję do odpowiadania na pytania o to, jak coś zrobić, a także o fakty dotyczące harmonogramu realizacji i budżetu. Z drugiej strony inicjacja koncentruje się na pytaniach o ogólny cel i znaczenie, a także wykonalność projektu jako całości.

Chociaż planowanie często odbywa się równolegle w fazie inicjacji i przed formalnym uruchomieniem projektu , te dwa obszary projektu mają różny zakres. Etap planowania może powtarzać się wielokrotnie w trakcie projektu. Dotyczy to bowiem tego, w jaki sposób iw jakiej kolejności realizowane są określone zadania i realizowane są cele prowadzące do osiągnięcia celu projektu. Etap inicjacji skupia się natomiast na określeniu celu projektu i ocenie, czy jego realizacja jest w ogóle możliwa i sensowna. Jeśli tak, częścią tego etapu jest również przekonanie kluczowych interesariuszy.

Streszczenie

W fazie inicjowania projektu wielokrotnie zadawaj sobie najbardziej fundamentalne pytanie: czy jest sens realizować ten projekt? W końcu raz udzielona ostateczna odpowiedź zakończy się i zamknie, że tak powiem, etap inicjacji. To określi kierunek i zakres pracy zespołu projektowego na cały czas trwania zaplanowanych działań.

Aby dokonać właściwego wyboru, warto poświęcić energię na rzetelne przygotowanie dokumentów i ustalenie jasnego sposobu zarządzania nowym projektem. Te inwestycje z pewnością zaprocentują w kolejnych etapach jego realizacji.

Interesujesz się zarządzaniem projektami? Śledź naszą serię, aby nie przegapić żadnego artykułu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami