10 największych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami i jak ich uniknąć
Opublikowany: 2021-06-30Jeśli projekt jest statkiem, zarządzanie projektem jest jego żaglem. Zarządzanie projektami jest tym, co dostarcza dyrektywy do konkretnego projektu, tak aby można go było ukierunkować na sukces. Jednak podczas realizacji projektu można napotkać bezprecedensowe wyzwania związane z zarządzaniem projektami.
Creately, wraz z zespołem Proofhub i jego dyrektorem ds. marketingu, Vartiką Kashyap, poprowadził czat na Twitterze, mając na celu rzucenie światła na 10 największych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami i sposoby ich uniknięcia.
Poniżej znajduje się wyselekcjonowana lista wyzwań i odpowiedzi uczestników, dotyczące ich rozwiązywania.
Wyzwania
- Demontaż silosów i budowanie środowiska, które zachęca do efektywnej i wydajnej współpracy projektowej i komunikacji
- Wkład prawidłowego planowania w sukces projektu
- Radzenie sobie z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem projektami, które pojawiają się, gdy zespołowi projektowemu brakuje umiejętności niezbędnych do rozwiązania danego problemu
- Znaczenie planu awaryjnego w zarządzaniu projektami
- Stworzenie środowiska odpowiedzialności, w którym zespół bierze odpowiedzialność za swoje działania i należycie wypełnia powierzone mu role
- Poprawa zaangażowania interesariuszy i zapewnienie, że wszyscy są na tej samej stronie
- Ustalanie jasnych celów i kryteriów sukcesu, aby zapewnić sukces projektu
- Znaczenie uzyskania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami
- Poprawa współpracy w zespole projektowym i budowanie zaufania
- Przydzielanie zasobów do projektu
Jak rozebrać silosy i zbudować środowisko zachęcające do efektywnej i efektywnej współpracy projektowej oraz komunikacji?
Zespół projektowy nie może funkcjonować w silosach. Pomyślne wykonanie projektu zależy od tego, jak skutecznie każdy członek zespołu współpracuje ze sobą w realizacji zadań. W tym celu zespół Proofhub podkreślił znaczenie prowadzenia całej komunikacji związanej z projektem za pośrednictwem jednego wspólnego portalu dostępnego dla wszystkich członków zespołu.
„Przyprowadź wszystkich do tego samego portalu komunikacyjnego i pozwól wszystkim zespołom nuklearnym uczestniczyć bez ograniczeń twórczych. Każdy, naucz jednego!”
Proofhub
Komplementując oświadczenie Proofhub, dyrektor ds. marketingu Vartika Kashyap stwierdził również, że korzystanie z narzędzi komunikacyjnych i budowanie wielofunkcyjnych zespołów może zapewnić efektywną i wydajną współpracę projektową.
„Buduj wielofunkcyjne zespoły. Posługiwać się narzędzia komunikacyjne. Włącz bardziej otwartą i przejrzystą kulturę”.
Vartika Kashyap
A co z pracą zdalną? Pandemia spowodowała gwałtowny wzrost wzorców pracy zdalnej z powodu blokad i ograniczeń w podróżowaniu. Creately skierowało pytanie do Kashyap o dodatkowe kroki, które firma powinna podjąć, aby pozbyć się silosów w środowisku pracy zdalnej.
W odpowiedzi Kashyap podkreślił znaczenie przejrzystej kultury pracy.
„Uczyń z przejrzystości nową kulturę. Traktuj komunikację jako ulicę dwukierunkową. Zwalczaj doły produktywności/zaangażowania za pomocą wirtualnych inicjatyw kulturalnych”.
Vartika Kashyap
Badanie stwierdza, że około 39% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu niedociągnięć w planowaniu projektów. Jak planowanie przyczynia się do sukcesu projektu?
Były prezydent USA Dwight D. Eisenhower stwierdził kiedyś, że „Plany są niczym; planowanie jest wszystkim”. Plan jest niezbędny podczas realizacji projektu.
Proofhub podkreślił znaczenie posiadania odpowiedniego planu projektu.
„Planowanie projektu jest podobne do kompasu i steru na żaglowcu. Nadal możesz dotrzeć do celu bez nich, zajmie to tylko 100 lat dłużej”.
Proofhub
Uczestnik Nandini Sehedev wskazał na liczne korzyści z posiadania planu projektu.
„Planowanie projektu ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania lub minimalizowania występowania ryzyka i wskaźników awarii. Planowanie projektu pomaga kierować sponsorami, zespołami, interesariuszami; a kierownik projektu przechodzi przez trudne etapy projektu.”
Nandini Sehdewa
Jak radzić sobie z wyzwaniami zarządzania projektami, które pojawiają się, gdy zespołowi projektowemu brakuje umiejętności niezbędnych do rozwiązania danego problemu?
Podczas pracy nad projektem możesz napotkać bezprecedensowe wyzwania lub problemy. W takich okolicznościach możesz być w stanie rozwiązać je bez znaczącego wpływu na postęp projektu, jeśli masz umiejętności niezbędne do ich rozwiązania. Wyobraź sobie scenariusz, w którym nie wiesz, jak rozwiązać problem? Jaka jest zatem droga naprzód?
Proofhub podkreślił, że współpraca zespołowa w celu zwizualizowania obecnego problemu zaowocowałaby inną perspektywą i prawdopodobnymi rozwiązaniami.
„Zbierz zespół, spraw, by mówili, słuchaj ich i pomóż im wyobrazić sobie, co jest nie tak. Większość zespołów jest w stanie rozwiązywać problemy, ale powoli je dogania. Jeśli staniesz się ich światłem przewodnim, znajdą koniec tunelu.
Proofhub
Wizualne przestrzenie robocze, takie jak Creately, mogą być skuteczne w śledzeniu twoich kroków i ponownej ocenie procesów. Na przykład, możesz użyć diagramu przyczynowo-skutkowego, aby ustalić źródłowe przyczyny problemu i użyć map myśli do burzy mózgów.
Jak wypełnić luki w umiejętnościach? Komunikuj się otwarcie i stwórz środowisko, w którym członkowie zespołu mogą uczestniczyć w angażujących doświadczeniach edukacyjnych.
„Otwarta komunikacja jest niezbędna, jeśli chcesz skutecznie zmniejszyć braki w umiejętnościach. Możesz także tworzyć angażujące doświadczenia edukacyjne i nie wystarczy tylko prowadzić programy edukacyjne, ale ocenić, czy twoje strategie są skuteczne, czy nie.”
Proofhub
Jak ważny jest plan awaryjny w zarządzaniu projektami?
Gładki żagiel może w każdej chwili zmienić się w burzę; a jeśli nie będziesz uzbrojony w odwagę, by się temu przeciwstawić, cała misja może utknąć w martwym punkcie. Plan awaryjny może przygotować Cię do skutecznego radzenia sobie z nieoczekiwanymi okolicznościami.
„Często mówią, że twój plan A nigdy nie powinien potrzebować planu B. Ale w rzeczywistości potrzebujesz planu C, D, E i F, na wszelki wypadek. Awaryjność polega na martwieniu się dzisiejszymi problemami, które mogą jutro doprowadzić cię do szału”.
Proofhub
Jak stworzyć środowisko odpowiedzialności, w którym zespół bierze odpowiedzialność za swoje działania i należycie wypełnia przypisane mu role?
Pierwszym krokiem w zapewnieniu odpowiedzialności w zarządzaniu projektami jest jasne określenie celów projektu i odpowiednie przypisanie obowiązków członkom zespołu. Należy jednak zauważyć, że istnieje różnica między odpowiedzialnością a odpowiedzialnością.
Na przykład osoba, która została przydzielona do konkretnego zadania, może być odpowiedzialnym członkiem zespołu. Odpowiedzialność można dzielić. Odpowiedzialny członek zespołu jest ostatecznym decydentem zadania.
Kashyap wierzy, że wyposażanie ludzi w niezbędne umiejętności i zasoby do wykonywania swojej pracy pozwoli im być odpowiedzialnymi.
„Twoim celem powinno być zapewnienie pracownikom umiejętności i zasobów potrzebnych do wykonywania ich pracy, a następnie stworzenie środowiska, w którym z łatwością będą mogli wziąć odpowiedzialność za swoje decyzje i działania”.
Vartika Kashyap
Z drugiej strony, Proofhub podkreślił, że jasne zrozumienie oczekiwań związanych z projektem i konsekwencji odpowiedzialności każdej osoby stworzy środowisko odpowiedzialności.
„Odpowiedzialność najlepiej zrozumieć, gdy oczekiwania są jasne, a konsekwencje jaśniejsze. Pokaż im cały zestaw do gry – cel, rzutkę, sposób trafienia i co się stanie, gdy chybi”.
Proofhub
Twórca zadał pytanie „co się dzieje, gdy członkowie zespołu nie wywiązują się ze swoich obowiązków?” W odpowiedzi Proofhub wyraził opinię, że pierwszym krokiem jest rozmowa z daną osobą, a następnie przekazanie informacji zwrotnej o tym, jak należy zmienić kierunek działań.
„Pierwszym krokiem jest rozmowa z zainteresowanymi osobami. Następnie przekaż informację zwrotną, aby osoby wiedziały, co należy zmienić. To, czego nauczysz się podczas dyskusji, stanowi kontekst dla następnych działań, które podejmiesz”.
Proofhub
Niezaangażowany klient może sprawić wiele problemów. Jak zwiększyć zaangażowanie interesariuszy i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie?
Innym kluczowym wyznacznikiem sukcesu projektu jest zaangażowanie interesariuszy. Zaangażowanie interesariuszy polega na szukaniu wsparcia i informacji zwrotnej od interesariuszy projektu, aby zapewnić realizację jego celów.
Dobre zarządzanie interesariuszami obejmuje odpowiednią analizę interesariuszy z wykorzystaniem rejestru interesariuszy w celu określenia ich wymagań. Zaangażowanie interesariuszy jest zwykle wyższe na początku projektu i maleje w trakcie jego trwania. Aby tego uniknąć, ważne jest utrzymywanie stałej komunikacji z interesariuszami za pomocą narzędzi współpracy, narzędzi komunikacji zdalnej i tak dalej.
„Dawaj swoim klientom szczegółowe aktualizacje, informacje wewnętrzne, raporty na czas i rozmawiaj z nimi zgodnie z ustalonym harmonogramem. Zachęć ich do zaangażowania, a już nigdy nie będziesz musiał ich przewracać. To właśnie nasi klienci najbardziej kochają w korzystaniu z ProofHub!”
Proofhub
Źle zdefiniowane cele i zadania mogą zatopić projekt. Jak wyznaczyć jasne cele i kryteria sukcesu, aby zapewnić sukces projektu?
Zawsze powinieneś wyznaczać sobie cele SMART. Następnym krokiem jest opracowanie jasnego planu działania, aby osiągnąć te cele w czasie trwania projektu. Posiadanie takiego planu działania zapewni jasne zrozumienie, kto jest za co odpowiedzialny, wraz z terminami wykonania każdego zadania.
„Wyraźny cel to coś, co klient, menedżer i pracownik – wszyscy mogą się zgodzić. Kluczem do sukcesu jest nie pozwolić nikomu wyprzedzić się na spotkaniu z wyznaczaniem celów”.
Proofhub
Sehdev powtórzył, że wyznaczanie celów prowadzi do zdefiniowania celów, aby osiągnąć ten cel. To będzie Twoje przewodnictwo w całym projekcie.
„Wyznaczenie celu skłania do opracowania propozycji, a następnie określenia celów, które pomogłyby w osiągnięciu celu. Znając swoje cele, możesz zdefiniować cele, czyli jak, dlaczego i co musisz zrobić, aby zaplanować projekt.”
Nandini Sehdewa
W międzyczasie Kashyap podkreślił, że odpowiednia kombinacja planowania, kontroli i monitorowania może decydować o tym, jak projekt może zostać zrealizowany zgodnie z harmonogramem i budżetem.
„Odpowiednie połączenie planowania, kontroli i monitorowania może mieć wpływ na to, jak kierownicy projektów kończą projekt na czas, zgodnie z budżetem i z wynikami wysokiej jakości”.
Vartika Kashyap
Jak ważne jest uzyskanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami?
Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami może zwiększyć produktywność i efektywność zespołów wielofunkcyjnych. Sprawia, że komunikacja jest szybsza, łatwiejsza i wspomaga proces podejmowania decyzji.
W tym celu Proofhub podkreślił, że jest to jedna z najważniejszych decyzji, jeśli chodzi o prowadzenie projektu.
„Zdecydowanie jedna z najważniejszych decyzji. Większość zespołów jest zbyt późno, aby zdać sobie sprawę, jak wiele można poprawić, mając do dyspozycji odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami. 85 000+ naszych użytkowników zgodziłoby się!”
Proofhub
Na jakie główne czynniki należy zwrócić uwagę przy zakupie narzędzia do zarządzania projektami? Analiza wymagań i celów projektu postawionych przez zespół pomoże Ci określić, które oprogramowanie do zarządzania projektami będzie dla Ciebie najlepsze.
„Poznaj swoje wyzwania, aby lepiej określić swoje potrzeby, zrozumieć, w jaki sposób narzędzia mogą pomóc i zdefiniować kryteria oceny narzędzi”.
Proofhub
Jak usprawnić współpracę zespołu projektowego i zbudować zaufanie?
Komunikacja jest kluczem do poprawy współpracy projektowej i budowania zaufania. Ważne jest, aby stworzyć środowisko, w którym członkowie zespołu mogą dzielić się wiedzą i współpracować, aby pokonywać wyzwania.
„Swobodnie dziel się wiedzą. Uczcie się od siebie nawzajem. Elastycznie przesuwaj obciążenia, aby przełamywać nieoczekiwane wąskie gardła, pomagać sobie nawzajem w wykonywaniu zadań i dotrzymywaniu terminów oraz dzielić się zasobami”.
Vartika Kashyap
Proofhub również podkreślił, że lepsza komunikacja zaowocuje lepszą współpracą, ponieważ każdy może dzielić się swoimi pomysłami.
„Współpraca polega na rozmowie i pobudzaniu osób z Twojego zespołu do wyrażania siebie. Menedżerowie muszą zachęcać do nowych pomysłów i pozwalać wszystkim swobodnie wyrażać siebie. Nastąpi lepsza współpraca”.
Proofhub
Narzędzia takie jak Creately mogą pomóc w lepszej współpracy w czasie rzeczywistym, nawet jeśli pracujesz zdalnie. Takie narzędzia zapewniają płynną współpracę międzyfunkcyjną.
Czy istnieją techniki przełamywania lodów, które można wykorzystać do budowania zaufania?
„Przejrzystość, oferuj zaufanie swojemu zespołowi, proś o komunikację i informacje zwrotne oraz odpowiadaj na komunikację i informacje zwrotne”
Proofhub
Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę przy przydzielaniu zasobów do projektu?
Efektywna alokacja zasobów ma na celu przydzielanie ograniczonych zasobów w najbardziej odpowiedni i ekonomiczny sposób. Odpowiedzialność ta często spoczywa na kierowniku projektu, aby upewnić się, że każdy zasób jest właściwie przydzielony i rozliczony.
Podkreślając dodatkowo niedobór zasobów, Kashyap wspomniał, że zarządzanie projektami polega na osiąganiu więcej za mniej.
„Alokacja zasobów w zarządzaniu projektami polega na osiąganiu więcej za mniej. Przeanalizuj zakres projektu Zidentyfikuj zasoby Przygotuj plan tworzenia kopii zapasowych zmian klienta Podziel projekt na mniejsze zadania”
Vartika Kashyap
Z drugiej strony Proofhub podkreślił znaczenie posiadania narzędzia do zarządzania projektami, aby zarządzanie projektami było bardziej wydajne.
„ Dostępność źródła Wymagania dotyczące umiejętności projektowych cele projektu Istniejące zadania pod ręką Wczytywanie projektu Chociaż wszystkie te elementy są niezbędne, inteligentne narzędzie do zarządzania projektami może pomóc w zmniejszeniu zmartwień o te punkty”.
Proofhub
Zarządzanie projektem wiąże się z nieprzewidzianymi wyzwaniami i barierami. Co ważne, jesteś wyposażony w odpowiednią sprawność i narzędzia, aby sprostać takim wyzwaniom i pomyślnie zakończyć projekt.