Jak zarządzać projektami? | #3 Rozpoczęcie pracy z zarządzaniem projektami

Metody zarządzania projektami to zestawy reguł i procesów, które opisują cykl życia projektu od początku do końca. Każda z tych metodologii kładzie nacisk na różne aspekty projektu. Ale kluczem do wyboru odpowiedniej metody jest zrozumienie, o co chodzi w samym projekcie. Jak zarządzać projektami? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej.

Jak zarządzać projektami? – spis treści:

1. Wstęp
2. Przegląd metod zarządzania projektami
3. Wodospad
4. Zręczny
5. Streszczenie

Wstęp

Potrzebujesz bardzo szczegółowego planu działania, zanim przystąpisz do pracy? Przyda Ci się przy budowie domu, ponieważ projekt określa kolejność prac, wszystkie szczegóły – nawet lokalizację gniazdek elektrycznych. Praca musi być wykonana w określonej kolejności i tempie, aby uzyskać pożądany efekt, a każda zmiana w projekcie jest kosztowna i ryzykowna. Dlatego zadaniem osoby zarządzającej liniowo zorganizowanym, predykcyjnym projektem jest przede wszystkim zapewnienie ścisłego przestrzegania planu przez cały zespół.

Zarządzanie wygląda zupełnie inaczej, gdy chcemy stworzyć aplikację umożliwiającą bezproblemową rezerwację miejsc parkingowych. Możesz wymyślić, jak to powinno działać, a następnie zlecić pracę programistom, projektantom i grafikom. Być może aplikacja będzie działać dokładnie tak, jak zaplanowaliśmy. Może się jednak okazać, że nie spełnia oczekiwań użytkowników. Dlatego w drugim podejściu – iteracyjnym lub adaptacyjnym – chodzi o cel i elastyczność.

To, jak aplikacja będzie wyglądać i jakie funkcje będzie docelowo pełnić, zostanie ustalone podczas wdrożenia. Możemy stworzyć wiele różnych wersji, a także funkcji, które nie zostaną wykorzystane w produkcie końcowym. Będzie to zależało od aktualnych, zmieniających się potrzeb klientów. Najważniejsze, aby aplikacja spełniała swoje zadanie. Głównym zadaniem osoby zarządzającej takim projektem będzie mądre dostosowanie działań zespołu do zmieniających się wymagań rynku i warunków realizacji projektu.

Kiedy już rozpoznamy, z jakim projektem mamy do czynienia, czas wybrać odpowiednią metodę zarządzania. Zacznijmy więc od przeglądu metod zarządzania.

Przegląd metod zarządzania projektami

Najbardziej ogólne podejścia do zarządzania projektami można podzielić na:

• Liniowy, zwany też predykcyjnym – gdzie ważne jest, aby zaplanowane zadania i etapy wykonywać pojedynczo, a zakończenie jednego etapu jest często warunkiem rozpoczęcia kolejnego. Ułatwia zarządzanie złożonymi i powtarzalnymi projektami
• Iteracyjny, czyli adaptacyjny lub ewolucyjny – gdzie wiele aspektów projektu jest realizowanych jednocześnie, a cel osiąga się poprzez tworzenie kolejnych wersji działającego produktu udoskonalanego poprzez analizę uzyskanych wyników, poprawianie i uszczegóławianie ich, czyli iteracje

Pomiędzy tymi dwoma skrajnościami istnieje całe spektrum pośrednich podejść do zarządzania, które łączą elementy liniowe i iteracyjne. Wśród konkretnych metod najczęściej stosowane są:

• Wodospad
• Zręczny
• Scrum
• Scrumban
• Kanban
• Programowanie ekstremalne (XP)
• Pochylać się
• Książę2
• Sześć sigma
• Metoda ścieżki krytycznej (CPM)
• Zarządzanie projektami łańcucha krytycznego (CCPM)

Poniżej omówimy dwie pierwsze metody zarządzania. Jednak szczegółowy opis pozostałych zostanie przedstawiony w następnym artykule.

Wodospad

Za klasyczną metodę zarządzania projektami uważa się metodę kaskadową, czyli kaskadową. Jest to metoda najbliższa podejściu liniowemu. W tym podejściu projekt dzieli się na następujące fazy:

• identyfikacja wymagań
• analiza wymagań
• projekt rozwiązania
• rozwój produktu
• testowanie
• realizacja

Do następnego kroku przechodzisz dopiero po ukończeniu poprzedniego. Dlatego wodospad sprawdza się głównie w przypadku dobrze zdefiniowanych, powtarzalnych projektów realizowanych w stosunkowo stabilnym środowisku.

Jego korzyści obejmują jasne określenie celu projektu i sposobów pracy od pierwszej fazy projektu, która skupia się na zebraniu wytycznych od wszystkich interesariuszy. Model kaskadowy jest również często wybierany, ponieważ jest stosunkowo łatwy w zarządzaniu i kładzie duży nacisk na dokumentację projektową, co ułatwia audyty zewnętrzne i pozwala śledzić historię realizacji zadań.

Ten model ma również swoje wady. Do najpoważniejszych należy założenie, że organizacja lub klient od samego początku dokładnie wie, jakiego wyniku chce, a jego oczekiwania nie zmienią się w trakcie realizacji projektu. Drugim poważnym problemem jest konieczność przewidzenia optymalnego sposobu realizacji zadań już w fazie projektowania. Pozwala to na bardziej precyzyjne planowanie budżetu, ale samo w sobie jest podatne na błędy i kosztowne – wymagające dużego nakładu pracy specjalistów na wczesnych etapach projektu.

Zręczny

Agile, zestaw zwinnych metod zarządzania projektami, powstał jako odpowiedź na bolączki modelu kaskadowego. Znajduje się najbliżej swojego przeciwnego bieguna, podejścia iteracyjnego i ewolucyjnego. Dzieje się tak, ponieważ zwinne zarządzanie projektami polega na ciągłym doskonaleniu.

Jak wynika z Manifestu Agile, przy realizacji projektów liczą się przede wszystkim następujące wartości:

• ludzie i interakcje nad procesami i narzędziami
• działający produkt nad obszerną dokumentacją
• współpraca z klientem nad negocjowaniem umowy
• reagowanie na zmianę nad realizacją ustalonego planu

Zalety zwinnego zarządzania projektami obejmują ciągłość zmian i ścisłą współpracę między członkami zespołu a interesariuszami. Z drugiej strony jedną z głównych wad jest wysoka poprzeczka ustawiona dla standardów komunikacyjnych. Dzieje się tak, ponieważ w Agile wymagane jest częste i głębokie zaangażowanie klienta. Z kolei proces dochodzenia do porozumienia może okazać się żmudny, sprzeczny i trudny do skoordynowania, zwłaszcza gdy zaangażowanych jest wiele osób.

Streszczenie

Kluczem do wyboru odpowiedniej metody zarządzania projektami jest zrozumienie specyfiki projektu i umieszczenie go na granicy dwóch skrajności: liniowego i ewolucyjnego podejścia do projektów. Każda ma swoje wady i zalety, dlatego tak ważne jest dostosowanie sposobu działania do oczekiwanego rezultatu, a także dostępności i jakości komunikacji z klientem.

Właśnie przeczytaliśmy o metodach zarządzania projektami. Sprawdź naszą inną serię o Pythonie i JavaScript!

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście, TikTok.

Autor: Caroline Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Czym jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Agile kontra Scrum
5. Zwinność kontra wodospad
6. 4 przykłady projektów