Jak stworzyć oś czasu projektu w 6 prostych krokach (z szablonami)

Zarządzanie projektami wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jednym ze skutecznych sposobów upewnienia się, że mimo wszystko osiągniesz swój cel, jest stworzenie harmonogramu zarządzania projektami. To proste narzędzie, ale pomaga zebrać wszystkich na tej samej stronie i usprawnić procesy planowania i zarządzania projektem.

Może przebudowujesz swój proces zarządzania projektami lub dopiero zaczynasz swoją karierę w tej dziedzinie. W obu przypadkach ten prosty przewodnik pomoże Ci opanować tworzenie efektywnego harmonogramu zarządzania projektami.

Oto kilka innych zasobów, które mogą okazać się przydatne w zarządzaniu projektami;

Prosty przewodnik po stworzeniu karty udanego projektu

Prosty przewodnik do zrozumienia etapów cyklu życia zarządzania projektami

Wizualny przewodnik po planowaniu projektu

Przewodnik SMART po usprawnieniu procesu planowania projektu

Co to jest oś czasu projektu?

Oś czasu to narzędzie, którego używamy do wizualizacji sekwencji wydarzeń w porządku chronologicznym. Oś czasu projektu stanowi wizualny przegląd etapów projektu od początku do końca na wysokim poziomie. Podkreśla, jakie zadania zostały już wykonane, jakie są w trakcie i co jest do zrobienia w przyszłości.

Elementy umieszczone na osi czasu projektu mogą się różnić w zależności od rozmiaru projektu i ilości szczegółów, które chcesz za jego pomocą zaprezentować. Może to być bardzo szczegółowa oś czasu z wieloma zadaniami i podzadaniami lub prosta z informacjami na wysokim poziomie.

Jednak oś czasu projektu powinna zwykle składać się z listy zadań, dat rozpoczęcia i zakończenia oraz czasu trwania zadań i zależności między zadaniami.

Oś czasu zarządzania projektami może przybierać różne formy, chociaż wykresy Gantta od dziesięcioleci są najpopularniejszym typem osi czasu.

Wykres Gantta a oś czasu projektu

Wykres Gantta to narzędzie, które oferuje szczegółowy wgląd w projekt, podkreślając zależności między zadaniami oraz postęp zadania i projektu.

Z drugiej strony oś czasu przedstawia ogólny postęp projektu.

Podczas gdy wykres Gantta umożliwiłby bliższe przyjrzenie się poszczególnym zadaniom projektu, oś czasu projektu zapewni tylko ogólny przegląd projektu. Chociaż może pokazywać zależności zadań, może je pominąć, w przeciwieństwie do wykresu Gantta, który musi pokazywać relacje między zadaniami.

Oś czasu projektu może wyglądać jak wykres Gantta, chociaż wykres Gantta nie może wyglądać jak oś czasu projektu.

Dlaczego potrzebujesz harmonogramu projektu

• To łatwy sposób na przekazanie ogólnych informacji o Twoim projekcie menedżerom i interesariuszom
• Utrzymuje wszystkich na tej samej stronie i dopasowuje swoje cele i cele
• Pomaga w określeniu priorytetów projektu i podejmowaniu skutecznych decyzji
• Upraszcza procesy utrzymywania projektów na bieżąco i monitorowania postępów
• Pomaga w alokacji zasobów i zarządzaniu czasem

Jak stworzyć oś czasu zarządzania projektami

Oś czasu zarządzania projektem przedstawia pełny obraz projektu, w tym ważne wydarzenia i daty. Chociaż może wydawać się to łatwe do wykonania i zrozumienia, tworzenie takiego obejmuje kilka kroków, które ktoś nowy uznałby za trudne.

Ale podzieliliśmy ten proces i wymieniliśmy je poniżej. Wykonaj te 6 kroków, aby uprościć zadanie tworzenia harmonogramu projektu.

Krok 1: Zdefiniuj deklarację zakresu projektu i cele

Zanim zaczniesz na osi czasu swojego projektu, musisz zdefiniować zakres swojego projektu.

Deklaracja zakresu, która odgrywa kluczową rolę w planie projektu, określa działania, które należy podjąć, aby uzyskać oczekiwane rezultaty projektu. Podkreśla również cele projektu, terminy i powiązane koszty.

Zakres rzuci również światło na kluczowe kamienie milowe Twojego projektu, które będziesz musiał znać podczas tworzenia swojej osi czasu.

W zależności od zakresu projektu, Twój projekt może mieć jeden lub kilka celów, które mogą być zewnętrzne (najważniejsze dla sponsora projektu) lub wewnętrzne (najbardziej ważne dla wewnętrznych interesariuszy). Musisz mieć również dobrze ustalone cele, zanim przejdziesz do następnego kroku.

Jednocześnie zwracaj uwagę na preferencje swoich interesariuszy, ponieważ może być konieczne upewnienie się, że harmonogram Twojego projektu również ich satysfakcjonuje.

Krok 2: Zidentyfikuj elementy dostarczane projektu

Wypisz konkretne produkty wytworzone jako rezultaty pracy, którą zespół wykonuje podczas projektu. To są rezultaty projektu.

Podział celów projektu na produkty dostarczalne pomoże Ci łatwo sporządzić listę zadań projektowych i oszacować ich czas. Narzędziem, którego można użyć do uproszczenia tego kroku, jest struktura podziału pracy (WBS).

Struktura podziału pracy pomoże Ci zidentyfikować zadania zależne, związane z nimi koszty i ryzyka oraz przypisać obowiązki.

Możesz zapoznać się z naszym prostym przewodnikiem po strukturach podziału pracy, aby dowiedzieć się, jak je utworzyć w 6 prostych krokach.

Krok 3: Utwórz listę działań

Przyjrzyj się wynikom w swojej strukturze podziału pracy i zidentyfikuj czynności (pakiety robocze), które musisz wykonać, aby je wykonać.

W tym kroku musisz również określić zadania zależne od innych oraz zadania, które można wykonywać jednocześnie.

Krok 4: Oszacuj czas potrzebny na wykonanie zadań

Teraz, gdy znasz już kroki, które musisz podjąć, aby ukończyć każdy element dostawy, skoncentruj się na określeniu czasu potrzebnego na ich wykonanie.

Tutaj musisz być jak najdokładniejszy, ponieważ błędne oszacowanie czasu na zadania spowoduje błędną oś czasu. Aby tego uniknąć, możesz

• Skonsultuj się z właścicielami zadań lub ekspertami tematycznymi w swoim zespole
• Zapoznaj się z poprzednimi projektami i dowiedz się, ile czasu zajęło ukończenie podobnych produktów
• Unikaj przeszacowywania lub niedoceniania ram czasowych

Jednocześnie może być konieczne zwrócenie uwagi na dostępność zasobów, zwłaszcza członków zespołu. Jeśli pracują nad innymi projektami, być może trzeba będzie rozważyć wydłużenie wyznaczonych ram czasowych na działania, za które są odpowiedzialni.

Krok 5: Określ kamienie milowe

Kamienie milowe projektu pomagają określić, jakie postępy poczyniłeś i jak daleko jeszcze musisz się posunąć.

Zidentyfikowane wcześniej elementy projektu mogą służyć jako kamienie milowe na osi czasu lub możesz wybrać kamienie milowe w oparciu o to, jak chcesz wyróżnić początek i koniec zadania. Na przykład może to być koniec jednego etapu projektu i początek drugiego.

Krok 6: Utwórz harmonogram zarządzania projektami

Do tej pory wiesz, jakie są rezultaty projektu i zadania, ile czasu to zajmie i jakie są kluczowe etapy projektu, które wskazują postęp projektu.

Świetny! Są to rzeczy, których zasadniczo potrzebujesz, aby rozpocząć budowanie harmonogramu zarządzania projektami.

• Na podstawie długości swojego projektu wybierz ramy czasowe (tj. dni, tygodnie, miesiące itp.)
• Dodaj zadania na podstawie ich priorytetu. Podkreśl czas trwania zadań, dostosowując ich długość.
• Dodaj kamienie milowe, aby zaprezentować postępy w trakcie projektu

Poniżej znajduje się kilka gotowych szablonów, które pomogą Ci zacząć

Gotowy na następny projekt?

Zarządzanie projektem jest trudne, ale jeśli użyjesz odpowiednich narzędzi, wiele wyzwań można łatwo pokonać. Harmonogramy zarządzania projektami to jedno z takich kreatywnych narzędzi, które pomoże Tobie i Twojemu zespołowi skutecznie robić postępy.

Jakie jest twoje ulubione narzędzie do zarządzania projektami? Masz coś do dodania do posta? Podziel się nim z nami w sekcji komentarzy poniżej.