Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować? | #34 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Opublikowany: 2023-02-14

Dane projektu to potężne narzędzie, z którym kierownicy projektów muszą się nauczyć. Zebranie to dopiero początek. Sukces projektu polega również na monitorowaniu odpowiednich ustaleń i obserwowaniu zależności między nimi. Jak zatem zdecydować, jakie parametry warto obserwować? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć!

Monitoring projektu – spis treści:

  1. Wstęp
  2. Budżet – monitorowanie zasobów
  3. Harmonogramowanie – dotrzymywanie terminów
  4. Poziom wykonania – kontrola jakości
  5. Sterowanie – zakresy parametrów
  6. Streszczenie

Wstęp

Niezależnie od zastosowanej metody zarządzania projektem, jednym z podstawowych zadań Project Managera w trakcie całego projektu jest monitorowanie jego postępów. Bez jasno określonych parametrów i kryteriów oceny nie można stwierdzić, czy projekt zmierza w odpowiednim tempie do właściwego celu. Jakich parametrów przestrzegać, aby jak najszybciej wykryć potencjalne problemy i wykorzystać pojawiające się szanse?

Budżet – monitorowanie zasobów

W prawie wszystkich projektach budżet jest najważniejszym obserwowanym parametrem. Dlatego Kierownik Projektu powinien monitorować wszystkie aspekty finansowania zadań, m.in.:

  • koszty pracy,
  • materiały,
  • oprogramowanie,
  • zakup lub użytkowanie narzędzi i sprzętu,
  • konsultacje eksperckie,
  • wyjazdy i udział w wydarzeniach branżowych.

Do monitorowania wydatków najłatwiej jest użyć oprogramowania, na przykład Firmbee. Wtedy wszelkie odchylenia od założonego budżetu są od razu widoczne. Jednak nie warto przywiązywać zbyt dużej wagi do jednorazowego przekroczenia wydatków. Lepiej jest przyjąć margines błędu dla celów lub kamieni milowych. Wtedy możesz zrekompensować wyższe koszty jednego zadania oszczędnościami w innym obszarze.

Zwinne metody zarządzania projektami sprawdzają się szczególnie dobrze w elastycznym zarządzaniu budżetem. Według raportu Puls Zawodu 2021 pt. „Beyond Agility” utrzymują aż 64% projektów w założonych ramach finansowania.

Harmonogramowanie – dotrzymywanie terminów

Drugim kluczowym obszarem jest sprawdzenie, czy projekt dotrzymuje ustalonych ram czasowych. Również tutaj oprogramowanie okazuje się przydatne, ponieważ pozwala nie tylko sprawdzać postępy zespołu w czasie rzeczywistym, ale także generować raporty. Warto też zastosować sprawdzone techniki zarządzania czasem.

Przede wszystkim pamiętaj o obserwowaniu relacji i współzależności między zadaniami. Jeśli liczy się koordynacja, musisz zadbać o dotrzymanie terminu i zachowanie właściwej kolejności zadań.

project monitoring

Poziom wykonania – kontrola jakości

Kontrolowanie jakości zadań jest nieco trudniejsze do monitorowania niż budżet i harmonogram ich realizacji. Trudno tu bowiem nie tylko o standaryzację, ale io jednoznaczne kryteria oceny.

Planując monitorowanie poziomu wykonania zadań warto rozróżnić dwa parametry stosowane w metodyce Scrum:

  • Definicja zrobić i
  • Kryteria przyjęcia

Definicja wykonania odnosi się do jakości wykonania zadania, czyli spełnienia wszystkich stawianych mu wymagań technicznych. Z kolei kryteria akceptacji to lista oczekiwań, jakie wobec niej pokładają interesariusze.

Różnicę między spełnieniem definicji ukończenia a spełnieniem kryteriów akceptacji można zobrazować na przykładzie domu w trakcie budowy. Spełnia definicję ukończenia, gdy ściany zostały wymurowane wystarczająco równomiernie, a inwestycja została zaakceptowana przez kierownika budowy. Dom może jednak nie spełniać oczekiwań inwestora, który oczekiwał idealnie równych ścian i koloru jak w prospekcie.

Sterowanie – zakresy parametrów

Równie ważne jak monitorowanie poszczególnych parametrów jest określenie ich przedziałów, czyli udzielenie odpowiedzi na pytanie „Jakie odchylenie od normy powinno budzić niepokój?”

Ze względu na różnice w wymaganiach organizacji i interesariuszy, a także indywidualne potrzeby każdego projektu, trudno mówić o zaleceniach dotyczących odchyleń. Niezależnie jednak od tego, czy jest to 10, czy 25 procent, podczas planowania projektu warto ustalić z interesariuszami konkretne wartości, które skończą się tylko dodatkowymi spotkaniami i gorączkowymi, spontanicznymi działaniami.

Streszczenie

Monitorowanie projektu pomaga upewnić się, że jest on na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów. Powyżej omówiliśmy kluczowe obszary: budżet, harmonogram, wydajność i zakresy parametrów.

Nie ma prostej recepty na zestaw parametrów, który optymalnie opisze każdy projekt. Jednak w większości projektów sprawne wydobycie tych podstaw pozwoli na wykonanie zadań na czas, w ramach budżetu i na wymaganym poziomie.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Project monitoring. What parameters to watch? | #34 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

  1. Co to jest projekt?
  2. Czym jest zarządzanie projektami?
  3. Jak zarządzać projektami?
  4. Metody zarządzania projektami
  5. Rodzaje projektów
  6. 4 przykładowe projekty
  7. Priorytetyzacja projektów
  8. Obszary działalności projektowej
  9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
  10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
  11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
  12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
  13. Cykl życia projektu
  14. Do czego służy wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
  16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
  17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
  18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
  19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
  22. Znaczenie zamknięcia projektu
  23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
  24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
  25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
  26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
  27. Jak zostać kierownikiem projektu?
  28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
  29. Jak założyć zespół projektowy?
  30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
  31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
  32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
  33. Rodzaje spotkań projektowych
  34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
  35. Jak napisać przekonujący
  36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
  37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
  38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
  39. Jak stworzyć kartę projektu?
  40. Co to jest rejestr interesariuszy?
  41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
  42. Jak stworzyć budżet projektu?
  43. Zarządzanie czasem w projekcie
  44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
  45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
  46. marketingu projektu
  47. Źródła i obszary zmian w projekcie
  48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
  49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami