Wizualny przewodnik po planowaniu projektu

Niektóre projekty są łatwe w zarządzaniu, podczas gdy inne wymagają dużego wysiłku. W obu przypadkach posiadanie odpowiedniego planu projektu pomoże Ci upewnić się, że zostanie on zrealizowany bezbłędnie.

Jeśli masz jasny obraz wszystkiego, co musi się wydarzyć i jak zamierzasz to zrobić w określonym czasie, możesz zminimalizować – jeśli nie całkowicie wyeliminować – ryzyko niepowodzenia projektu.

W tym poście przygotowaliśmy listę technik planowania projektu, których możesz użyć do stworzenia solidnego planu projektu i pomyślnego jego wykonania. Będziemy przyglądać się różnym obszarom planowania projektów, takim jak proces planowania, planowanie zasobów, zarządzanie wiedzą, mapowanie procesów, podejmowanie decyzji i zarządzanie ryzykiem.

Proces planowania

Na pierwszym etapie planowania projektu musisz wyznaczyć cele, stworzyć zarys planu projektu i przeanalizować swoje potrzeby budżetowe. Aby szybko wykonać te zadania, możesz skorzystać z poniższych technik planowania projektu.

Cele SMART

SMART to kryterium wyznaczania celów i zadań dla projektów. Według SMART cele twojego projektu powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie.

Kryteria celu SMART

Zapoznaj się z naszym Przewodnikiem SMART usprawniającym proces planowania projektu, aby dowiedzieć się, jak prawidłowo korzystać z kryteriów SMART w planowaniu projektu.

Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy (WBS) to narzędzie do zarządzania projektami służące do wizualizacji wyników projektu w strukturze hierarchicznej. Pomaga kierownikom projektów w podziale złożonych działań projektowych na proste i łatwe w zarządzaniu zadania.

Jak tego użyć

Krok 1 : Pierwszym krokiem tworzenia WBS jest zrozumienie zakresu projektu. Oznacza to, że musisz określić cele projektu, rezultaty, zadania, terminy itp.

Krok 2: Zidentyfikuj kluczowe rezultaty. Te kluczowe rezultaty to te, które są niezbędne do powodzenia projektu i powinny pojawić się na poziomie 2 struktury podziału pracy.

Krok 3: Zidentyfikuj pakiety robocze lub elementy dostarczane projektu na najniższym poziomie WBS. Zbierz swój zespół projektowy i interesariuszy, aby obliczyć całą pracę niezbędną do ukończenia kluczowych rezultatów.

Krok 4: Utwórz słownik WBS zawierający definicję i zakres elementów (pakietów roboczych) na wykresie.

Przykład struktury podziału pracy (kliknij szablon, aby edytować go online)

Macierz priorytetów działań

Macierz priorytetów działań to narzędzie do planowania projektu, które służy do określania, którym czynnościom należy nadać priorytet, a których należy unikać, aby jak najlepiej wykorzystać czas i zasoby. Pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji.

Jak tego użyć

W macierzy priorytetów działań wysiłek działania należy zaznaczyć na osi x, a jego wpływ na oś y. Macierz priorytetów działań stwarza 4 możliwości;

1. Szybkie wygrane/ Pilne – to działania, które mają duży wpływ i wymagają niewielkiego wysiłku. Lepiej skupić się na tego typu projektach tak bardzo, jak tylko możesz.
2. Duże projekty/ Niepilne – są to projekty/działania, które mają duży wpływ i wymagają dużego wysiłku. Chociaż nie powinieneś pozwolić, aby te projekty przyćmiły szybkie wygrane, powinieneś dobrze je zaplanować przed wykonaniem.
3. Uzupełnienia/delegowanie – są to projekty o niskim priorytecie, które mają niewielki wpływ i niewielki wysiłek. Możesz nad nimi pracować, gdy masz czas pomiędzy szybkimi wygranymi a dużymi projektami. Możesz też delegować ich do innego zespołu.
4. Twarde hasła / Odłóż lub zignoruj ​​– to zadania, które mają niewielki wpływ, ale wymagają dużego wysiłku. Zaleca się unikanie ich wykonywania, a jeśli nie da się ich uniknąć, skorzystaj z pomocy eksperta, który może je skutecznie zakończyć

Macierz priorytetów działań (kliknij szablon, aby edytować online)

Struktura podziału kosztów

Struktura podziału kosztów (na podstawie WBS) jest jedną z technik planowania projektu, która służy do alokacji kosztów do różnych części projektu (do działań na najniższym poziomie struktury podziału pracy). Służy do porównania rzeczywistych kosztów z budżetem.

Jak tego użyć

Krok 1: W swojej strukturze podziału pracy upewnij się, że wszystkie pakiety pracy stanowią odrębne i dające się zdefiniować zadanie. I przypisz każdemu pakietowi pracy datę rozpoczęcia i zakończenia.

Krok 2: Przydziel każdemu określonemu pakietowi zadań konkretną kwotę budżetu. Upewnij się, że wyznaczyłeś również odpowiedzialnego właściciela budżetu.

Krok 3: Sprawdź koszty i określ, ile będzie kosztować projekt na każdym poziomie struktury podziału pracy.

Struktura podziału kosztów (kliknij szablon, aby edytować online)

Analiza trendów kamieni milowych

Analiza trendów kamieni milowych to technika planowania projektu służąca do śledzenia kamieni milowych w projekcie. Pomaga określić, czy praca związana z kamieniem milowym projektu przebiega przed czy opóźniona.

Jak tego użyć

Krok 1: Zapoznaj się z harmonogramem projektu i zdefiniuj kamienie milowe swojego projektu. Lepiej nie mieć wielu kamieni milowych, aby nie wyglądało to dezorientująco na wykresie analizy trendów kamieni milowych.

Krok 2: Na wykresie MTA oś Y przedstawia skalę czasu projektu, a oś X przedstawia skalę czasu raportu. Możesz użyć określonej linii z określonym kolorem lub określonym kształtem znacznika, aby symbolizować kamień milowy na wykresie. Dodaj kamienie milowe do wykresu na koniec każdego okresu raportowania.

Krok 3: Odwołaj się do wykresu MTA, aby zidentyfikować kluczowe trendy w swoim projekcie.

Zapoznaj się z tym postem, aby dowiedzieć się szczegółowo, jak działa analiza trendów kamieni milowych.

Analiza trendów kamieni milowych (kliknij szablon, aby edytować go online)

Planowanie zasobów

Aby efektywniej realizować projekty, musisz odpowiednio alokować swoje zasoby. Na etapie planowania zasobów należy zwrócić uwagę na typy zasobów potrzebnych do realizacji zadań projektu i określić czas trwania każdego zadania.

Wykresy gantta

Wykresy Gantta to narzędzie i technika planowania projektów, które są używane do planowania i monitorowania zadań. Mogą być również wykorzystywane do przekazywania kosztów i wydatków na różnych etapach projektu.

Jak tego użyć

Krok 1: Podziel projekt na poszczególne zadania i przypisz im wiersze na wykresie Gantta.

Krok 2: Każde zadanie ma oś czasu i możesz je zakodować kolorami według potrzeb. Nałożenie osi czasu to linia postępu i za jej pomocą zaznacz, ile pracy wykonano nad zadaniem.

Zapoznaj się z naszym postem Jak używać wykresów Gantta do planowania projektów jak szef, aby dowiedzieć się więcej o korzystaniu z wykresów Gantta w planowaniu projektów.

Wykres Gantta dla planu projektu wysokiego poziomu (kliknij szablon, aby edytować go online)

Więcej szablonów wykresów Gantta

Schematy organizacyjne

Schematy organizacyjne to techniki planowania projektu, których można użyć do wizualizacji zespołu projektowego – jego ról i obowiązków. Za jego pomocą możesz nie tylko wyróżnić hierarchię i strukturę raportowania, ale faktycznie możesz z niej skorzystać przy przydzielaniu zadań poszczególnym osobom.

Jak tego użyć

Krok 1: Sprawdź dostępne zasoby i powiąż je z zadaniami.

Krok 2: Zrozumienie hierarchii/struktury raportowania zespołu projektowego.

Krok 3: Korzystając z szablonu schematu organizacyjnego, takiego jak ten poniżej, możesz przypisać każdej osobie miejsce na wykresie. Możesz dodać niezbędne informacje, takie jak role i obowiązki, dostępność itp. na schemacie organizacyjnym. Odnosząc się do niego, możesz przypisać każdemu z osobna odpowiednie zadania.

Schemat organizacyjny zarządzania projektami (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Więcej szablonów schematów organizacyjnych

Zarządzanie wiedzą

Podczas pracy nad projektami zespół musi odwoływać się do różnych zasobów, takich jak samouczki, protokoły ze spotkań, dokumenty procesowe itp., aby wykonać niektóre obszary swojej pracy. Jeśli istnieje jedno miejsce – coś w rodzaju bazy danych – gdzie mogą uzyskać dostęp do wszystkich informacji, zaoszczędziłoby to dużo czasu.

Mapy wiedzy/Mapy myśli

Mapy myśli to narzędzie służące do porządkowania informacji. Zespoły projektowe wykorzystują mapy myśli podczas sesji burzy mózgów, aby uchwycić swobodny przepływ pomysłów i uporządkować je w łatwy do zrozumienia sposób. Mogą być również używane jako mapy wiedzy, które przechowują niezbędne informacje.

Jak tego użyć

Krok 1: Zbierz zasoby, do których zespół musi się odwoływać, i sklasyfikuj je. Np.: W projekcie budowy strony internetowej posty na blogu, filmy wideo, infografiki dotyczące planowania strony internetowej można zaklasyfikować jako samouczki dotyczące planowania stron internetowych.

Krok 2: Używając Creately, możesz dodać odpowiednie linki. Po prostu kliknij kształt, wejdź do Właściwości i dodaj swój link w obszarze Link do adresu URL lub diagramu

Krok 3: Jeśli osadzasz diagram na stronie internetowej, opublikuj go jako interaktywny diagram za pomocą przeglądarki Creately Viewer.

Mapa myśli zasobów projektu

Mapowanie procesów

Jeśli wyjaśniłeś krok po kroku, jak wykonać określone zadanie, każdemu – bez względu na to, czy jest on zaznajomiony z procesem, czy nie – będzie łatwo kontynuować je bez walki. W tym miejscu w grę wchodzi mapowanie procesów.

Mapy procesów

Mapy procesów to narzędzie, które służy do wizualizacji etapów pracy oraz osób za nią odpowiedzialnych.

Aby dowiedzieć się, czym są mapy procesów, symbole map procesów, typy map procesów i jak narysować mapę procesu, zapoznaj się z naszym Easy Guide to Process Mapping.

Szablon mapy procesu zarządzania projektami (kliknij szablon, aby edytować go online)

Wykres PERT

PERT oznacza Technikę Przeglądu Oceny Projektów. Pomaga mapować procesy od początku do końca.

Wykres PERT pomaga zespołom szybko identyfikować „wąskie gardła” w projektach, które można następnie natychmiast rozwiązać. Pomaga to zaoszczędzić dużo czasu na dłuższą metę, zamiast czekać na pojawienie się problemów.

W tym szczegółowym przewodniku po wykresach PERT omówiliśmy, jak korzystać z tej techniki planowania projektu i jakie korzyści można uzyskać dzięki jej zastosowaniu.

Wykres PERT do planowania projektu (kliknij na diagram, aby edytować online)

Więcej szablonów wykresów PERT

Burza mózgów/podejmowanie decyzji

Sesje burzy mózgów i podejmowania decyzji zajmują zwykle dużo czasu podczas procesu planowania projektu i przez cały czas trwania projektu. Chociaż burza mózgów jest niezbędna do wymyślania kreatywnych pomysłów, jest to technika niezbędna przy podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów.

Diagramy powinowactwa

Diagramy powinowactwa służą do grupowania dużego zestawu pomysłów/danych/opinii w ramach określonego tematu lub kategorii w oparciu o ich wzajemne powiązanie. Można go wykorzystać do uporządkowania pomysłów wygenerowanych podczas burzy mózgów w logiczny sposób.

Jak tego użyć

Krok 1: Zbierz kompetentny zespół do burzy mózgów

Krok 2: Zapisz każdy pomysł/opinię podzieloną podczas sesji

Krok 3: Sortuj pomysły według ich podobieństw

Krok 4: Pogrupuj je razem i nadaj każdej grupie nazwę w celu identyfikacji

Szablon diagramu powinowactwa (kliknij diagram, aby edytować go online)

WYBIERZ wykres

Wykres PICK to kolejna technika planowania projektu, której można użyć do uporządkowania pomysłów po burzy mózgów. Pomaga określić, które pomysły są łatwe do wdrożenia, a które przynoszą wysokie korzyści lub innymi słowy, które pomysły są najbardziej przydatne.

Jak tego użyć

Zgodnie z tabelą PICK możesz oznaczyć swoje pomysły jako

• Możliwe: są to pomysły, które są łatwe do wdrożenia, ale mają niską opłacalność
• Implementuj: pomysły w tej sekcji wykresu są łatwe do wdrożenia i mają wysoką opłacalność
• Wyzwanie: tutaj pomysły są trudniejsze do wdrożenia, a wypłata trudna do ustalenia
• Zabij: te pomysły są trudniejsze do wdrożenia i mają niską opłacalność

Po umieszczeniu pomysłów z burzy mózgów na matrycy stanie się jasne, nad którym pomysłem powinieneś najpierw popracować, a którego należy unikać.

Wybierz wykres do planowania projektu (kliknij szablon, aby edytować go online)

Drzewo decyzyjne

Po przedstawieniu kilku kierunków działania możesz użyć drzewa decyzyjnego, aby przeanalizować różne wyniki wyboru tych opcji.

Jak tego użyć

Krok 1: Zidentyfikuj i zdefiniuj decyzję i umieść ją na początku diagramu

Krok 2: Zapisz możliwe rozwiązania na liniach połączonych z kolejnym poziomem kształtów drzewa decyzyjnego.

Krok 3: Umieść wynik tych rozwiązań na kształtach połączonych z liniami. Możesz użyć owalu, aby przedstawić pewne wyniki. A jeśli wynik prowadzi do nowej decyzji, umieść go na prostokącie.

Krok 4: Zbierz swój zespół decydentów i przejrzyj analizę, aby dokonać ostatecznego wyboru

Szablon diagramu drzewa decyzyjnego (kliknij diagram, aby edytować go online)

Więcej przykładów drzew decyzyjnych

Zarządzanie ryzykiem

Ryzyka są nieuniknionym elementem projektów, a najlepszym sposobem na zminimalizowanie wpływu, jaki mogą mieć na Twoje cele, jest wcześniejsze przygotowanie się na nie. Identyfikując i analizując ryzyka z wyprzedzeniem, możesz uniknąć negatywnych skutków, które mogą wpłynąć na wyniki projektu.

Na naszej ostatecznej liście technik wizualnego zarządzania ryzykiem omówiliśmy 11 skutecznych technik zarządzania ryzykiem, które można wykorzystać do identyfikacji, oceny i kontroli ryzyka.

Rozwiń listę technik planowania projektów

Tutaj omówiliśmy przydatne techniki wizualne, które można wykorzystać jako techniki planowania projektu. Są nie tylko łatwe w użyciu, ale także skuteczne, jeśli chodzi o planowanie projektów, podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów, zarządzanie wiedzą itp.

Czy masz więcej technik planowania projektów do dodania do listy? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.