Twój kompletny przewodnik po technikach planowania projektów

Większość kierowników projektów wie, że tworzenie planu projektu to dopiero początek podróży do zarządzania projektem. Wszystkie staranne planowanie i prognozowanie nie mają większego znaczenia, jeśli nie ma konkretnego sposobu na wykonanie planu projektu. A ponieważ większość projektów ma tak wiele ruchomych części, tworzenie harmonogramu, który jest wykonalny i uwzględnia wszystkie realia projektu, może stać się najbardziej krytyczną częścią procesu zarządzania projektem.

Co to jest planowanie projektów?

Harmonogram projektu to oś czasu Twojego projektu, składa się ze wszystkich uporządkowanych w kolejności zadań, czynności i kamieni milowych, które należy wykonać w określonych ramach czasowych.

Tworzenie harmonogramu projektu to sposób na zakomunikowanie wszystkich zadań do wykonania, przy jednoczesnym wyjaśnieniu, jakie zasoby są potrzebne, w jakich ramach czasowych.

Efektywne planowanie projektów prowadzi do sukcesu projektu, obniżenia kosztów i zwiększenia satysfakcji klienta

Ogólnie rzecz biorąc, planowanie projektu składa się z 3 kroków

• Określ , co należy wykonać
• Określ , kto ma wykonać pracę
• Określ , ile czasu zajmie wykonanie pracy.

Tworzenie harmonogramu projektu

Nawet duże, złożone projekty muszą zostać podzielone na mniejsze, łatwe w zarządzaniu zadania, które mają jasne cele i harmonogramy. Tworzenie harmonogramu projektu można wykonać, wykonując następujące kroki:

1. Zarządzanie harmonogramem planu: Obejmuje wszystkie prace przygotowawcze związane z ustaleniem harmonogramu. Polega na ustaleniu wszystkich zasad, procedur i wytycznych, które będą kierować Twoim projektem. Identyfikuje wszystkich interesariuszy w procesie zarządzania projektem, identyfikuje, kto musi zatwierdzić harmonogram i kto ma uprawnienia do wprowadzania w nim zmian.

2. Zdefiniuj działania projektu: Obejmuje wszystkie działania wymagane do ukończenia, aby ukończyć projekt. Obejmuje to jasne określenie charakteru każdego zadania, podzadań pod nimi i określenie kamieni milowych w celu śledzenia postępów projektu po drodze. Działania powinny być mierzalne, łatwe do oszacowania i powiązane zarówno z rezultatem projektu, jak i kosztem przewidzianym w budżecie.

3. Określ zależności: Identyfikacja zależności polega na spisaniu wszystkich działań, których wykonanie polega na innych. Pomaga to ustrukturyzować harmonogram w oparciu o zadania, które należy wykonywać równolegle, a które sekwencyjnie.

4. Działania sekwencyjne : Po zidentyfikowaniu zależności możesz rozpocząć sekwencjonowanie działań w projekcie. Nie wymaga to przypisywania terminów do każdego zadania, ale wiąże się z tworzeniem wydajnego przepływu pracy, w którym identyfikowana jest kolejność zadań.

5. Oszacuj zasoby : Każde działanie w twoim projekcie wymaga zasobów. Może to być personel, oprogramowanie, przestrzeń robocza i wiele więcej. Szacowanie zasobów zapewnia dostępność optymalnej ilości zasobów na każdym etapie projektu, dzięki czemu nie napotkasz opóźnień podczas realizacji projektu.

6. Ustal czas trwania: Dokładne udokumentowanie, ile czasu zajmie każde działanie, jest kluczem do zapewnienia, że ​​projekt jako całość pozostanie na dobrej drodze. Niedocenianie, ile czasu zajmie zadanie, może mieć kaskadowe skutki całego harmonogramu, podczas gdy przeszacowanie czasu trwania projektu może prowadzić do marnotrawstwa czasu i zasobów.

7. Monitorowanie i kontrola : Ten proces odbywa się przez cały czas trwania projektu. Polega na sporządzaniu raportów i ocenie postępów projektu zgodnie z harmonogramem, zarządzaniu wydajnością i komunikowaniu się z zespołem.

Techniki harmonogramowania projektów

Planowanie projektu zazwyczaj obejmuje różne techniki, niektóre z najczęstszych to:

Metody matematyczne:

Modele te obliczają datę rozpoczęcia i zakończenia różnych zadań w projekcie na podstawie ich znanego zakresu.

Ścieżki krytycznej:

Metoda Ścieżki Krytycznej to model, który identyfikuje maksymalny i minimalny czas wymagany do ukończenia projektu. Pomaga również zidentyfikować wszystkie krytyczne zadania, które należy wykonać w projekcie, aby mógł on pozostać na dobrej drodze. Identyfikuje również inne zadania, w których czas dostawy nie wpływa na harmonogram. CPM jest wdrażany poprzez spisanie zadań niezbędnych do ukończenia projektu i odnotowanie zależności między nimi.

Ścieżka krytyczna pomaga zwizualizować przepływ projektu i obliczyć jego czas trwania, gdy znane są wszystkie zależności i rezultaty.

Wykres PERT:

Podobnie jak diagram ścieżki krytycznej, wykres PERT pomaga również zwizualizować przepływ zadań w projekcie i oszacować oś czasu na podstawie zakładanego czasu trwania. Podobnie jak w CPM, musisz zdefiniować zadania i uporządkować je w oparciu o ramy czasowe projektu. Następnie możesz stworzyć sieć oszacowującą różne ramy czasowe twojego projektu w zależności od różnych poziomów zaufania do stworzenia,

• Optymistyczny harmonogram
• Najbardziej prawdopodobna oś czasu
• Pesymistyczna oś czasu

Wykresy PERT wykorzystują średni ważony czas trwania do obliczania możliwych osi czasu.

Czas trwania kompresji

Są to techniki skracania harmonogramu, służą do dostosowania harmonogramu bez zmiany zakresu.

Szybkie śledzenie

To kolejny sposób na wykorzystanie ścieżki krytycznej. Pomaga znaleźć zadania, które mogą być wykonywane jednocześnie lub częściowo się pokrywają, aby przyspieszyć realizację projektu. Analizując ścieżkę krytyczną, możesz określić, które zadania można szybko śledzić.

Awaria

Jest to technika, w której dodatkowe zasoby są doprowadzane do ukończenia projektu na czas. Można to wykorzystać w wyjątkowych przypadkach, gdy projekt ma dodatkowe zasoby do stracenia. Można go również zastosować w sytuacjach, w których zwykłe dodanie większej liczby zasobów może przyspieszyć ukończenie projektu. Ta technika znacznie zwiększa koszt projektu.

Lista zadań:

Jest to najprostsza technika planowania projektu i polega na stworzeniu arkusza kalkulacyjnego lub dokumentu zawierającego wszystkie możliwe zadania związane z projektem.

Wykres Gantta

Jest używany przez kierowników projektów przez większość czasu, aby uzyskać wyobrażenie o średnim czasie potrzebnym do ukończenia projektu. Harmonogram projektu Wykres Gantta to wykres słupkowy, który przedstawia kluczowe czynności w kolejności po lewej stronie w zależności od czasu. Każde zadanie jest reprezentowane przez pasek, który odzwierciedla początek i datę działania, a tym samym czas jego trwania.

Wskazówki, jak opanować planowanie projektów

Wkład interesariuszy: Tworzenie harmonogramu projektu nie może odbywać się w izolacji. Konsultowanie się z zespołem i innymi interesariuszami pozwala dokładniej identyfikować zadania, zasoby i zależności, dzięki czemu można oszacować czas trwania z realistycznymi harmonogramami.

Zapoznaj się z wcześniejszymi projektami: Odwoływanie się do poprzednich projektów o podobnym zakresie może pomóc w stworzeniu bardziej kompleksowego harmonogramu z realistycznymi szacunkami i bardziej wyczerpującą listą zadań.

Identyfikuj zagrożenia: Aktywna identyfikacja i dokumentowanie wszystkich czynników, które mogą potencjalnie wykoleić Twój projekt, pozwala stworzyć plan zarządzania ryzykiem, który może skutecznie łagodzić ryzyko, jeśli wystąpi, bez drastycznego wpływu na harmonogram projektu.

Założenia dotyczące harmonogramu zapisu : jasno określ swoje uzasadnienie obliczania oszacowania. Dużą część planowania stanowi tworzenie prognoz, co wiąże się z dokonywaniem założeń na podstawie aktualnych dostępnych informacji. Wypisanie tych założeń ułatwia określenie, w jaki sposób cały harmonogram może się zmienić, jeśli niektóre z twoich założeń zmienią się po drodze.

Opowiedz nam o swoich doświadczeniach z planowaniem projektów

Techniki planowania projektów nieustannie ewoluują. Czy masz jakieś doświadczenie we wdrażaniu technik harmonogramowania projektów, chcielibyśmy usłyszeć od Ciebie. Opowiedz nam o swoich spostrzeżeniach w komentarzach poniżej.