Jak utworzyć slajd stanu projektu [+ szablony]
Opublikowany: 2022-11-17Slajd stanu projektu to ważny element prezentacji projektu.
Niezależnie od tego, czy udało Ci się osiągnąć kamienie milowe, czy napotykasz przeszkody w swoim projekcie, ten slajd pomoże jasno przekazać zainteresowanym stronom, co powinni o nim wiedzieć.
Niestety tutaj zaczyna się problem.
Tworzenie slajdu, który „wyraźnie komunikuje się” nie jest tak łatwe, jak się wydaje. Co gorsza, nieznajomość najlepszych praktyk spowoduje, że po drodze popełnisz błędy w swoim slajdzie.
Na szczęście w tym poście omówimy, jak zaprojektować slajd stanu projektu, który osiągnie ten cel.
Oprócz omawiania błędów, których powinieneś unikać, zawiera szablony Visme, których możesz użyć do szybszego tworzenia lepszych slajdów stanu projektu. W ten sposób przybliżasz klientom swój projekt i ustalasz oczekiwania dotyczące nadchodzących działań.
Ale zanim zaczniemy, połóżmy podstawy tego, czym jest slajd stanu projektu i jakie są jego zalety.
Spis treści
- Co to jest slajd stanu projektu?
- 5 sposobów korzystania ze slajdu stanu projektu
- 10 doskonałych szablonów slajdów stanu projektu dla Ciebie
- Błędy slajdów stanu projektu, których należy unikać
Co to jest slajd stanu projektu?
Slajd stanu projektu to raport o Twoim projekcie. Zawiera najważniejsze informacje o projekcie i opowiada historię Twojego projektu — jak powstał, jakie są jego zalety, wady, funkcje i nie tylko.
Oprócz aktualizacji klientów dotyczących projektu, ten slajd wyjaśnia interesariuszom, dlaczego spóźniasz się na osi czasu projektu lub nie wykonałeś swoich zadań.
Na przykład, były czynniki poza twoją kontrolą, które uniemożliwiły ci ukończenie projektu na czas. Slajd powinien udostępnić te informacje Twoim klientom, aby zrozumieli sytuację.
Oto rzeczy, które możesz chcieć uwzględnić na slajdzie stanu:
- Tytuł projektu i wprowadzenie
- Skrócona wersja Twojego projektu
- Postęp projektu, harmonogram i fazy rozwoju
- Kamienie milowe i godne uwagi osiągnięcia
- Problemy, zagrożenia i przyszłe obawy
Zarządzaj projektami w dobrym stylu
- Twórz profesjonalne dokumenty firmowe , od terminów projektów po budżety
- Wizualizuj ważne metryki projektu za pomocą atrakcyjnych wykresów i infografik
- Pozwól swojemu zespołowi komentować , współpracować i błyskawicznie przechodzić od wersji roboczej do ostatecznej wersji
5 sposobów korzystania ze slajdu stanu projektu
Pomyśl o swoim slajdzie stanu projektu jako o wizualnej reprezentacji twojego projektu.
Dzięki prawidłowemu zaprojektowaniu prezentacji Twoi odbiorcy zrozumieją wszystko, co powinni wiedzieć o projekcie i będą wiedzieć, o co toczy się gra.
Aby prawidłowo informować ich o przebiegu projektu, poniżej przedstawiono sposoby korzystania ze slajdu stanu projektu:
1. Popraw planowanie projektów
Zasadniczo pokaż, jak możesz rozwinąć projekt. W końcu lepsze planowanie skutkuje lepszą wydajnością.
Korzystając z tego slajdu, można planować produkt w przyszłości na wiele sposobów. Jednym z nich jest mierzenie postępów za pomocą kluczowych wskaźników wydajności (KPI).
Wybierając przykłady KPI, upewnij się, że wybierasz te, które są dostosowane do Twojego projektu. Załóżmy na przykład, że musisz ukończyć projekt w ramach czasowych. Przykłady wskaźników KPI, których możesz użyć, obejmują harmonogram projektu i bieżące fazy rozwoju oraz szacowany czas do zakończenia.
Tworzenie realistycznego planu działania to kolejny sposób na usprawnienie planowania produktu. Wyszczególnij proces krok po kroku, który potwierdza twoje cele. Następnie dopracuj slajd, aby skupić się na szerszym obrazie lub celu długoterminowym.
Na koniec przedstawia zmiany na slajdzie, które mogą mieć wpływ na postęp projektu. Na przykład, jeśli zamierzasz ukończyć projekt później niż oczekiwano, musisz wymienić czynniki, które uzasadniają sugerowaną datę zakończenia.
To samo dotyczy sytuacji, gdy myślisz, że możesz skończyć to wcześniej. Dokładając wszelkich starań, aby ukończyć projekt z wyprzedzeniem, imponujesz swoim klientom i budujesz z nimi lepsze relacje.
2. Wspieraj skuteczną komunikację
Projekt może nie zostać ukończony, jeśli zespół nie może się dobrze komunikować. Słaba komunikacja skutkuje dysfunkcjonalnością, niską produktywnością i większą liczbą niepożądanych skutków.
Slajdy stanu projektu zapewniają ciągłość i spójność komunikacji dzięki usprawnieniu przepływu pracy. Pomoże wyeliminować nieporozumienia, zredukować konflikty i zachęcić do efektywnej komunikacji.
Na początek przyjmij komentarze lub pytania i twórz otwarte dialogi podczas prezentacji projektów. Upewnij się, że komunikacja jest ulicą dwukierunkową. Jeśli członek zespołu chce podzielić się pomysłem, zaproś pozostałych członków do wysłuchania.
Kolejnym kluczem do skutecznej komunikacji jest zwiększenie dostępności danych. Korzystając z Visme, możesz scentralizować swoje dane, aby były dostępne dla każdego członka za pomocą funkcji współpracy.
Ponadto korzystanie z Dynamic Fields firmy Visme pomaga informować interesariuszy, którzy z Tobą pracowali, o statusie projektu. Dzięki temu możesz przypisać zasługi osobom, które zaangażowały się w tworzenie raportu.
3. Zaznacz Funkcje projektu
Zachwyć publiczność, wyszczególniając elementy, które sprawiają, że Twój projekt jest wyjątkowy. Daj im znać, czym różnisz się od konkurencji.
Po pierwsze, musisz skupić się na korzyściach swojego projektu, podkreślając jego zalety. Chodzi o to, aby przekonać ich, w jaki sposób Twój projekt może poprawić ich życie.
Ponadto w prezentacji slajdów zawsze używaj mocnego i opisowego języka.
Opisz swój projekt, używając dokładnych terminów. Świetnym podejściem jest postawienie się na miejscu odbiorców i użycie języka, który mogą zrozumieć.
Jeśli nie masz czasu na bardzo szczegółowe przedstawienie stanu projektu, wskaż odbiorcom dodatkowe przydatne zasoby. Mogą to być artykuły o podobnym projekcie i filmy zawierające spostrzeżenia branżowe.
W tym miejscu Twoi odbiorcy mogą przeczytać dodatkowe informacje nawet po zakończeniu raportu.
4. Obecny budżet
Dane finansowe mogą mieć reputację ze względu na swój nieciekawy aspekt. Jednak Twoja prezentacja może być o wiele bardziej zabawna i pouczająca, jeśli opanujesz opowiadanie danych.
Oto wskazówki, jak możesz wykorzystać slajd stanu projektu do prezentacji swojego budżetu:
Aby to zrobić, opowiedz słuchaczom każdy szczegół finansowy i poproś ich o zadawanie pytań. Następnie przygotuj się na odpowiadanie listem na wszystko, co ci rzucają.
Zgłaszając ocenę budżetu, nie pozwól, aby liczby mówiły same za siebie. Zamiast tego zwiększ ich atrakcyjność wizualną, przekształcając je w wykresy, wykresy, mapy i widżety za pomocą narzędzi do wizualizacji danych firmy Visme.
Możesz nawet dodawać ikony i zdjęcia, aby nadać slajdowi statusu projektu bardziej profesjonalny wygląd.
Na podstawie zebranych danych możesz opracować praktyczny plan, który zmieści się w budżecie. Zrób to samo w przypadku ewentualnych deficytów budżetowych. Pokaż im środki zapobiegawcze. A jeśli zabraknie Ci budżetu, udostępnij proponowane rozwiązanie.
5. Ryzyko kontroli
Większość projektów wiąże się z ryzykiem. I chociaż nie możesz zapobiec zagrożeniu bezproblemowego działania projektu, możesz je pokonać.
Najpierw zdefiniuj zagrożenia, ujawniając wszystkie zagrożenia i ryzykowne sytuacje. Pomóż widzom zrozumieć układ, na jaki się zdecydują, jeśli zdecydują się zainwestować w Twój projekt.
Następnie przedstaw kompleksową ocenę ryzyka. Omów, jak groźne są zagrożenia. Należy uwzględnić szczegółowe informacje na temat negatywnych skutków ryzyka dla projektu.
Na koniec przedstaw hipotetyczny scenariusz wolny od ryzyka, w którym ograniczyłeś i wyeliminowałeś ryzyko. Zwiększa to ich zaufanie do twojej zdolności do kontrolowania ryzyka.
10 doskonałych szablonów slajdów stanu projektu dla Ciebie
Aby pomóc Ci stworzyć idealny slajd stanu projektu, możesz skorzystać z dowolnego z poniższych szablonów Visme. Po prostu zarejestruj konto i wybierz szablon, który najlepiej oddaje Twój projekt. W tym miejscu edytuj szczegóły i zaprojektuj slajd, aby pasował do Twojej marki.
Po utworzeniu go pamiętaj o wyświetleniu pulpitu analitycznego. Zobacz, kto oglądał Twoją prezentację, oceń działanie slajdu stanu, zidentyfikuj zainteresowane strony i nie tylko.
Poniżej znajduje się seria szablonów, które można łatwo dostosować.
1. Szablon prezentacji Raportu o statusie projektu
Ten szablon jest idealny dla minimalistów. Możesz go użyć do pokazania prostej prezentacji zakończonych zadań projektowych — lub tych, które są jeszcze w toku.
A ponieważ jest w pełni konfigurowalny, możesz go używać w dowolny sposób. Możesz łatwo zmieniać elementy projektu, takie jak czcionka i kolor, aby pasowały do Twojej marki. Możesz także dodawać obrazy i przekształcać dane w wykresy i wykresy, aby pomóc klientom w szybszym przetwarzaniu informacji.
2. Szablon prezentacji dotyczącej aktualizacji statusu projektu technologicznego
Przedstawienie aktualizacji statusu projektu technologicznego może być trudne. Musisz podzielić swój raport na łatwe do strawienia części. Na szczęście ten szablon może pomóc w przedstawieniu łatwych do zrozumienia i szczegółowych informacji o projekcie technologicznym.
3. Szablon infografiki projektu UX/UI sklepu e-commerce
Ten szablon infografiki umożliwia wizualne przedstawienie postępów zespołu w różnych fazach projektu. Widżet procentowy pokazuje również, ile pracy wymaga każda faza. Po prostu zastąp branding i tekst w tym szablonie, a wyślesz go swoim klientom w ciągu kilku minut!
4. Narzędzie do zarządzania projektami — szablon podręcznika szkoleniowego
Dzięki temu w pełni konfigurowalnemu szablonowi prezentacja nowych zasad szkolenia może przebiegać bezproblemowo. Możesz wprowadzać nowe zasady pojedynczo (lub krok po kroku). Jeśli dobrze przeprowadzisz szkolenie, możesz skutecznie przekazać swój przekaz w krótszym czasie!
5. Finanse — szablon planu projektu
Ten szablon może pomóc w ułożeniu planu finansowego w przejrzysty i uporządkowany sposób. Ponieważ oferuje proste wybory kolorów, nie rozprasza odbiorców. W rezultacie pomaga im przyswoić przesłanie Twojej propozycji.
6. Szablon Raportu Statusu Projektu Korporacyjnego
Ten obszerny 11-stronicowy szablon obejmuje wszystko, co klienci chcieliby wiedzieć o szablonie. Omawia cele projektu, zakres, kluczowe wskaźniki wydajności i kamienie milowe, aby dzielić się osiągnięciami z zainteresowanymi stronami. Dzieli się również potencjalnymi przeszkodami i nadchodzącymi zadaniami, aby pomóc klientom złagodzić ich oczekiwania.
7. Szablon raportu o statusie zarządzania projektem strony internetowej
Ten szablon zawiera strony, na których możesz wyświetlić stan projektu tworzenia witryny. Możesz udostępnić listę swoich bieżących zadań, nadchodzących priorytetów i postępów zespołu.
8. Szablon raportu stanu zarządzania projektami budowlanymi
Jeśli działasz w branży budowlanej, ten przejrzysty szablon jest dla Ciebie. Zawiera szczegółowe informacje na temat wskaźników KPI i postępów w budowie, a także wymogów prawnych, oczekujących decyzji i nie tylko. Zawiera zastępcze obrazy stockowe, których możesz użyć w swojej prezentacji. Możesz jednak przesłać własne zdjęcia, aby uzyskać bardziej spersonalizowany slajd dla swoich klientów.
9. Raport o stanie projektu Landing Page
Szablon jest idealny do monitorowania wydajności Twojego landinga. Najpierw pomaga zidentyfikować cele, takie jak aktualizacja tekstu internetowego, dodanie dowodu społecznego i inne. Stąd możesz określić status projektu, kamienie milowe, KPI i inne. Szablon ma bardzo minimalistyczny wygląd, ale możesz dostosować jego wygląd za pomocą funkcji projektowania Visme.
10. Tygodniowy raport o stanie projektu
Ten szablon zawiera elegancką kombinację kolorów, łatwe do odczytania czcionki i układ graficzny z dużą ilością białej przestrzeni. To świetne rozwiązanie dla każdego, kto chce zaprezentować atrakcyjny raport wyższej kadrze kierowniczej.
Błędy slajdów stanu projektu, których należy unikać
Popełnianie błędów na slajdzie statusu projektu może prowadzić do strasznych konsekwencji. Możesz stracić odbiorców i ich szacunek dla Twojej marki.
Poniżej znajdują się typowe błędy slajdów stanu projektu i sposoby ich naprawy.
Błąd nr 1 — tworzenie trudnego w obsłudze slajdu
Niepoprowadzenie słuchaczy przez prezentację może sprawić, że stracą zainteresowanie Twoją propozycją. Jeśli te osoby nie mogą łatwo zrozumieć slajdu stanu projektu, mogą odrzucić Twoją ofertę.
Jednym ze sposobów rozwiązania tego błędu jest określenie odpowiedniego rozmiaru, typu, koloru i kontrastu czcionki. Wybierz bardzo czytelny styl czcionki.
Następnie ustaw wysoki kontrast między tłem a tekstem.
Możesz łatwo dostosować swoją prezentację, korzystając z szerokiej gamy opcji projektowych Visme.
Jeśli chodzi o ułatwienie poruszania się i zrozumienia slajdu statusu projektu, podziel teksty na sekcje. Używaj także krótkich zdań, list numerowanych i wypunktowanych.
Używaj także informacyjnych i opisowych tytułów dla każdej sekcji. Oprócz umieszczania słów kluczowych wyróżnij swoje tytuły, aby przyciągnąć uwagę osób przeglądających informacje.
Błąd nr 2 – nieprzestrzeganie procesu
Tworzenie slajdu projektu po raz pierwszy może być przytłaczające. Może to być również kuszące, aby pójść nieuczciwie, zignorować użycie szablonów i nie tworzyć i nie śledzić procesu.
Prostym rozwiązaniem tego problemu jest opisanie slajdu stanu projektu i tego, co będzie na nim omawiane. Dzięki temu możesz dać widzom wyobrażenie o tym, czego mogą się spodziewać.
Częścią opisu powinno być również wyjaśnienie celu twojego projektu. Podziel się tym, co chcesz osiągnąć dzięki projektowi. Poświęć też czas na odpowiadanie na pytania i wątpliwości.
Podsumowując raport, postaraj się, aby był on zwięzły, podkreślając tylko jego najważniejsze części. Pomaga to pobudzić pamięć odbiorców i pozwala im skupić się na tym, co naprawdę ważne.
Błąd nr 3 — przedstawianie nieistotnych i niepoprawnych informacji
Przejrzyj każdy slajd i zobacz rzeczy z perspektywy odbiorców. Jeśli informacje są zrozumiałe, to dobra wiadomość. Jeśli nie, Twój raport o stanie wymaga korekty.
Możesz zacząć od sprawdzenia każdego szczegółu slajdu i upewnienia się, że zawiera on aktualne informacje. Jeśli nie, wymień go lub zaktualizuj.
Następnie spraw, aby Twoja marka była widoczna w prezentacji. Dostosuj swoją markę do slajdów stanu projektu, aby pomóc odbiorcom skojarzyć Twoją doskonałą prezentację z Twoją wysokiej jakości marką.
Korzystanie z Kreatora marki firmy Visme umożliwia bezproblemowe włączenie zasobów, takich jak logo, typ czcionki i schematy kolorów, do dowolnego projektu.
Podobnie użycie skutecznych kombinacji kolorów, które korelują z Twoją marką, pomaga w ustaleniu motywu prezentacji.
Na koniec wyraźnie wspomnij, ile czasu zajmuje ukończenie projektu na slajdzie stanu. Aby to zrobić, musisz przedstawić uproszczone dane na swojej osi czasu, koncentrując się na czasie trwania każdego zadania i dlaczego zajmie to tyle czasu.
Błąd nr 4 – niekonsekwentne używanie kolorów
W odniesieniu do poprzedniego punktu sposób użycia koloru na slajdach określa, jak skutecznie przekazujesz wiadomość odbiorcom.
Niespójne użycie kolorów może zdezorientować i uniemożliwić interesariuszom zrozumienie prezentacji.
Możesz zacząć rozwiązywać ten błąd, używając kolorów zgodnie z skojarzonymi z nimi uczuciami i emocjami. Na przykład kolor czerwony jest synonimem ostrzeżeń i zagrożeń. Tak więc nadanie innego znaczenia kolorowi zdezorientuje odbiorców.
Możesz użyć tej samej koncepcji koloru, aby określić stan swojego projektu. Na przykład „zielony” oznacza, że zadanie jest aktywne i oczekuje na terminowe wykonanie. Jeśli zadanie jest aktywne, ale wymaga ścisłego monitorowania, użyj „bursztynowego”. Wreszcie „czerwony” wskazuje, że zadanie jest aktywne, ale wymaga poważnej korekty.
Jednocześnie same kolory nie składają się na raport, nawet jeśli służą jako ważne wskazówki wizualne.
Zrozum, że niektórzy ludzie mają ograniczone postrzeganie kolorów, zwłaszcza ci z zaburzeniami widzenia kolorów. Jeśli nie mogą dostrzec koloru przedstawionego w Twojej prezentacji, mogą nie zrozumieć Twojego raportu.
Błąd nr 5 — wyświetlanie nieciekawych danych
Rozpiętość uwagi spada. Nikt nie lubi zwracać uwagi na niedopracowane boksy i takie, które zawierają zwykłe dane.
Aby Twoje raporty były bardziej atrakcyjne, uporządkuj dane na slajdzie. Utrzymuj je w czystości i porządku. Unikaj też przeładowywania odbiorców informacjami.
Ponadto włączenie interaktywnych elementów, takich jak animacje 3D, sprawi, że prezentacja będzie bardziej ekscytująca. Możesz nawet osadzić utworzony przez siebie film, aby jeszcze bardziej zachwycić odbiorców.
Jeszcze bardziej zwiększ interaktywność prezentacji, tworząc sesje pytań i odpowiedzi oraz gry. Chodzi o to, aby zaangażować publiczność, aby Twoja prezentacja wyróżniała się i stała się niezapomniana.
Twórz imponujące slajdy statusu projektu za pomocą Visme
Tworzenie slajdu stanu projektu wymaga jasnego zrozumienia tego, co klienci chcą zobaczyć i czym chcesz się z nimi podzielić. Stąd powinieneś być w stanie komunikować status projektu w jasny sposób.
Dzięki temu Twoja firma lepiej wygląda w oczach klientów. Jednocześnie klienci z przyjemnością oddają Ci stery, aby doprowadzić ten projekt do mety.
Czy jesteś gotowy na genialny slajd stanu projektu bez konieczności zaczynania od zera?
Następnie użyj Visme i zapoznaj się z powyższymi szablonami slajdów stanu projektu. Możesz także wybierać spośród naszych bezpłatnych szablonów projektów graficznych, tworzyć profesjonalne slajdy stanu projektów i dowiedzieć się więcej na ten temat.