10+ powodów, dla których Twoja mała firma nie korzysta z papieru

W dzisiejszym, głównie cyfrowym świecie, kilka firm przechodzi na biura bez papieru z różnych powodów. W podobnym czasie istnieją pewne wady rezygnacji z papieru, które należy rozważyć przed utworzeniem przełącznika.

Rozważ wady i zasady eliminowania papieru, dzięki czemu będziesz w stanie zweryfikować, czy jest to właściwa ścieżka, której wymaga Twoja firma.

Jaki rodzaj biznesu prowadzi się?

Pierwszą kwestią, którą należy rozważyć, podejmując decyzję, czy przejść bez papieru, czy nie, jest ten rodzaj biznesu, który prowadzisz. Istnieją pewne branże (takie jak księgowość lub ubezpieczenia), które osiągnęłyby znaczne zyski, zmniejszając lub eliminując papierowe dokumenty.

Na przykład, branża opieki zdrowotnej zaczęła sprawdzać zalety powszechnego wdrażania technologii zarządzania informacjami o zdrowiu, takich jak elektroniczna dokumentacja zdrowotna, ponieważ umożliwiają one dostawcom proste sprawdzenie pełnej historii zdrowia pacjenta i udostępnienie jej w razie potrzeby innym zakładom opieki zdrowotnej.

Jeśli jednak prowadzisz stowarzyszoną firmę zajmującą się handlem elektronicznym i chcesz uwzględniać faktury w swoich przesyłkach, rezygnacja z papieru może nie być tak wygodna ani realistyczna.

Bez papieru pomaga w atmosferze

Oczywiście jednym z najczęstszych powodów, dla których wiele firm przechodzi na operacje bez papieru, jest własność. Jest to o wiele bardziej przyjazna dla środowiska możliwość niż niewłaściwa obróbka papieru, ponieważ papier stanowi do dwudziestu piątych odpadów znajdujących się na wysypiskach i powoduje emisję dużej ilości gazów cieplarnianych.

Ponieważ mamy tendencję do podążania w kierunku zmian własności w rodzaju gospodarki o obiegu zamkniętym, zmiany te będą ogromnym dobrodziejstwem dla atmosfery.

Papier nie jest jedynym zagrożeniem dla środowiska powodowanym przez drukowanie. Atrament sam w sobie zawiera chemikalia i znaczące metale, które mogą stanowić zagrożenie dla atmosfery, jeśli pozwoli się na przerwanie pracy na nizinach i dostanie się do gleby. Produkcja atramentu wymaga jednocześnie wykorzystania paliw kopalnych, które obciążają atmosferę.

Nawet użytkowanie nie jest w 100 procentach czyste. wykorzystanie zużywa energię i paliwo do metody papieru do użytku. Nie cały papier zostanie poddany recyklingowi, dlatego niektórzy mogą znaleźć się na nizinach.

Tanie i wygodne

Oprócz tego, że jest przyjazny dla środowiska, rezygnacja z papieru jest rozsądna i wygodna przez długi czas. Początkowo tworzenie zamienników i gwarantowanie, że każda niezbędna informacja jest dostępna cyfrowo, będzie powolną i frustrującą metodą, jednak z czasem będzie to dodatkowe wygodne.

może to być bardzo prawdziwe, jeśli jesteś jak osiemdziesiąt menedżerów biznesowych, którzy zamierzają pozyskać lub rozszerzyć działalność na arenie międzynarodowej.

Wyobraź sobie zarządzanie i organizowanie całej tej papierkowej roboty! a może zastanów się, jaką część pieniędzy zaoszczędzisz dzięki temu, że nie musisz przesyłać dokumentów tam i z powrotem. Każda firma próbująca obniżyć ceny i zwiększyć siłę działania w 2018 r. powinna rozważyć stworzenie zmiany.

Odejście od papieru będzie oznaczać, że dodatkowe zadania będą wykonywane automatycznie, informacje zostaną zapisane, a aktualizacje będą tworzone szybko.

Zagrożenia bezpieczeństwa, zagrożenia pożarowe

Oczywiście papier do wycinania nie jest jednak jego wadami. Nasilają się cyberataki i naruszenia wiedzy, a pozostawanie o krok przed hakerami będzie kłopotliwe. Większość konsultantów zgadza się, że nie jest możliwe powstrzymanie wszystkich naruszeń, co najprostsze firmy mogą zrobić, to zastosować środki bezpieczeństwa i mieć konfigurację kontroli na wypadek naruszenia wiedzy.

Jeśli wiedza klientów zostanie naruszona, szybko stracą oni religię podczas prowadzenia biznesu. Albo, co gorsza, informacje mogą zostać całkowicie usunięte, przerywając tradycyjne operacje.

Większość Amerykanów pada ofiarą cyberataków na duże organizacje, zagrożone są informacje z kart golfowych MasterCard, a nawet numery ubezpieczenia społecznego.

chociaż szansa na utratę wiedzy fizycznej jest niewielka w przypadku wiedzy cyfrowej, dokumenty fizyczne mogą być zagrożone kradzieżą, pożarem lub innymi szkodami.

Powody, dla których nie stosuje się papieru

1) Bank online

Założenie internetowego konta czekowego może zmniejszyć ilość papieru w firmie, zaoszczędzić czas i zwiększyć wygodę zarządzania gotówką. Większość bankowości internetowej jest przyjazna dla urządzeń mobilnych, dzięki czemu będziesz w stanie budować transakcje w swoim czasie.

Bankowość internetowa zapewnia swobodę płacenia rachunków, przelewania środków i myślenia o saldach kont, bez ograniczeń fizycznej lokalizacji. masz całodobowy dostęp do swoich kont i nie musisz wypełniać ręcznie żadnych długich linii ani formularzy. po prostu kilka prostych kliknięć i gotowe.

Rozdzielenie finansów biznesowych i prywatnych ułatwia organizowanie transakcji biznesowych i rozliczanie podatków. Otwórz oddzielne konto czekowe dla firm — i używaj go tylko do transakcji biznesowych.

2) Trzymaj książki z opakowaniem.

Jako mały właściciel firmy prawdopodobnie nie masz zespołu osób prowadzących księgi. Ale to nie znaczy, że zarządzanie rekordami powinno być ogromnym obciążeniem dla twoich barków. Skorzystaj z pakietu księgowego online, aby skonkretyzować procesy księgowe i zmniejszyć ilość papieru.

Ręczne śledzenie gotówki spowoduje zwiększenie kosztów Twojej firmy, niż możesz zauważyć. to powolne jest skuteczne. Jeśli płacisz za godziny rejestrowania wpisów co tydzień, narażasz się na generowanie przychodów.

Koszty tworzenia i przechowywania papierowych dokumentów księgowych jednocześnie obciążają Twój portfel. Zapisy pisemne są dodatkowo obarczone błędami. Błędy oferują współpracownikowi niedokładny obraz Twoich finansów i mogą powodować niezdrowe decyzje biznesowe. Nieprawidłowe zeznania podatkowe powodują, że przez cały sezon podatkowy jesteś narażony na kary i obciążenia władz.

Unikaj dodatkowych cen dzięki programowi księgowości bez papieru. Ten pakiet jest szybki i oblicza liczby za Ciebie. informacje są przechowywane w chmurze, dzięki czemu masz do nich dostęp z dowolnego urządzenia, które łączy się z siecią.

3) Korzystaj z cyfrowych narzędzi do współpracy

Komunikacja to bardzo ważna strona potężnej siły roboczej. gdy pracownicy współpracują przez cały dzień pracy, Twoja firma działa jak dobrze naoliwiona maszyna. Korzystaj z narzędzi do współpracy cyfrowej, aby kontynuować rozmowy, nie marnując papieru.

Wiele narzędzi online umożliwia udostępnianie dokumentów, folderów i przychodzi. będziecie mogli jednocześnie korzystać z aplikacji do zarządzania zadaniami i czatu wideo. zamiast wymieniać papierowe pliki, pozwól pracownikom współpracować w chmurze.

4) Skanuj kopie cyfrowe

Nie ma wątpliwości, że chcesz prowadzić dokumentację swojej firmy. Zapisy księgowe, umowy, rachunki – lista jest długa. Zmniejszenie ilości przechowywanych wyczerpujących kopii to technika kontrolowania dokumentów.

Aby ograniczyć maltretowanie papieru w danym punkcie geograficznym, zeskanuj kopie cyfrowe. będziesz mógł importować dokumenty do produktu lub zapisywać je jako pliki na swoim komputerze. rozważ przechowywanie dokumentów biznesowych w chmurze. W ten sposób formularze nie zostaną utracone w przypadku awarii komputera.

5) Miej dostęp do wszystkiego na wyciągnięcie ręki

„Kiedy trzeba zapłacić za fakturę?” pyta twój klient. Jeśli chcesz przejść przez pudełka po butach wypełnione pogniecionymi dokumentami, aby znaleźć rozwiązanie, nadszedł czas, aby skorzystać z systemu plików bez papieru.

Dzięki bezpapierowym systemom biznesowym nie musisz być zmuszony do przechodzenia przez góry pracy w celu wyszukania dokumentów. Jeśli korzystasz z systemu plików opartego na chmurze, będziesz mieć dostęp do wiedzy z dowolnego urządzenia z powiązaniem online. na przykład, jeśli korzystasz z pakietu księgowości online, będziesz mógł aktualizować swoje księgi w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca.

Systemy elektroniczne będą szybciej gromadzić informacje o kliencie i będą bardziej dostępne. I będziesz mógł wysyłać do klientów dostosowane kampanie e-mailowe, zamiast wysyłać promocje.

Kiedy korzystasz z bankowości internetowej, nie jesteś ograniczony godzinami pracy banku. masz dostęp do swoich kont 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co daje Ci swobodę sprawdzania sald kont i opłacania rachunków w dowolnym momencie. Oszczędza to jednocześnie Twój czas, ponieważ nie musisz być zmuszony do podejmowania decyzji za każdym razem, gdy chcesz zweryfikować fundusze.

6) Informacje transferowe Wśród pracowników.

Udostępnianie informacji pracownikom może być kluczową częścią dobrze prosperującego biznesu. jednak gdy wszystko zostanie nabazgrane na karteczkach, przesyłanie informacji będzie kłopotliwe.

Korzystanie z narzędzi do współpracy cyfrowej nie tylko ogranicza papier w miejscu pracy, ale ułatwia udostępnianie informacji i przepływ informacji. mogłoby to usprawnić współpracę, zachęcać do innowacji i zapobiegać znakowaniu informacji.

Narzędzia online pozwalają pracownikom udostępniać dokumenty, foldery, związane z nimi złe traktowanie i ekonomiczny system. pracownicy będą współpracować w chmurze, zamiast czekać na współpracowników, którzy będą mieli pod ręką ich papierowe pliki.

7) Otrzymuj płatności klienta szybciej

Jeśli udzielasz kredytu klientom, musisz być zmuszony do wystawiania im faktur w takim czy innym celu. zamiast faktur papierowych, będziesz mógł przejść na faktury elektroniczne, oszczędzając gotówkę na papierze, kopertach i opłatach pocztowych. poza oszczędnością cenową, istnieje również perspektywa przyspieszenia płatności.

Gdy wyślesz fakturę e-mail stowarzyszoną, Twój klient prawdopodobnie może ją teraz otrzymać, co może przyspieszyć, ale niedługo zapłaci. Jeśli korzystasz z pakietu, który pozwala na wystawianie i śledzenie faktur, będziesz w stanie obsłużyć jeszcze nieopłacone faktury w szybkim tempie dzięki przyczynowym wnioskom o płatność, po zaakceptowaniu.

Pamiętaj, że fakturowanie online może nie działać dla każdego klienta. Niektórzy klienci preferują otrzymywanie faktur fizycznych. musisz mieć możliwość współpracy, która pozwala klientom preferować fakturowanie elektroniczne, jeśli chcą.

8) Obowiązki właściciela firmy Contour

Potrącanie i odprowadzanie podatków może być zadaniem, z którego żaden właściciel firmy nie umknie. niezależnie od struktury Twojej firmy, jesteś winien podatki rządowi. A jeśli masz pracowników, możesz być winien nawet dodatkowe podatki.

Aby zmienić swoje obowiązki w zakresie płacenia podatków, będziesz mógł zarejestrować się w elektronicznym systemie płatności podatku federalnego (EFTPS). niewłaściwe traktowanie EFTPS jest bezpłatny i usprawnia płatności podatkowe. Będziesz mógł po prostu uzyskać dostęp do historii płatności.

Poszukaj cyfrowych alternatyw dla alternatywnych obowiązków właściciela firmy. na przykład, będziesz mógł ubiegać się o stowarzyszony EIN (Numer Identyfikacyjny Pracodawcy) online, zamiast wypełniać papierowy formularz SS-4. po złożeniu wniosku przez internet i uzyskaniu zatwierdzenia organ wydaje teraz Twój numer EIN. jednak po przesłaniu faksem lub pocztą na przykład SS-4, nie otrzymasz numeru EIN przez kilka dni lub tygodni.

Praca bez papieru Korzyści dla firm

Ograniczenie zatrudnienia papieru w obrębie punktu geograficznego przyniesie kilka pozytywnych skutków. Oto kilka zalet w miejscu pracy bez papieru:

Oszczędność czasu: automatyczny charakter dokumentów elektronicznych oszczędza czas związany z informacjami pisanymi odręcznie.

Dostępne informacje: dzięki temu, że przechowujesz wiedzę w chmurze, będziesz mieć do niej dostęp z dowolnego urządzenia z powiązaniem online.

Lepsza obsługa klienta: miejsce pracy bez dokumentów papierowych pomaga dodatkowo sprawnie zarządzać informacjami o klientach i komunikacją.

Łatwe rozwiązania do przechowywania: akta cyfrowe zajmują mniej miejsca niż przepełnione pracą szafy na akta.

Bezpieczne dane: systemy online działają na bezpiecznych serwerach, dzięki czemu tylko zatwierdzeni użytkownicy będą mieli dostęp do informacji.

Wniosek

Jest bardzo mało prawdopodobne, że Twoja firma będzie całkowicie pozbawiona papieru. Ale zmniejszając ilość papieru, wykorzystujesz usprawnione operacje. Dzięki bardziej praktycznym procesom będziesz mógł zacząć podróżować bez papieru, rozwijać swoją firmę i obniżać ceny.

Oto infografika, która zawiera najlepsze informacje o tym, dlaczego zrezygnować z papieru. Przeczytaj poniżej infografikę, aby uzyskać więcej

Dodatkowe źródła