5 aplikacji, które pomagają nam stać się zdalnymi i elastycznymi

Chociaż obecny klimat może wydawać się przerażający dla większości, zauważyliśmy niesamowite możliwości ulepszenia naszego biznesu i już wdrożyliśmy 3 pozytywne rzeczy, o których mówimy w tym poście.

Jako firma internetowa zatrudniamy wielu pisarzy i freelancerów z całego świata, więc zawsze byliśmy w dużej mierze odlegli. Jednak nasze podstawowe wsparcie, finanse i operacje zawsze były ściśle związane z biurem w bardziej tradycyjnym sensie. Wierzyliśmy, że zawsze jest to odpowiedź na sprawniejszą komunikację, wyższą produktywność i bazę do spotkań.

W świetle ostatnich wydarzeń dostrzegliśmy możliwość zmiany tych „starych” przekonań biznesowych i wprowadzenia nowego sposobu pracy, który przyniesie korzyści zarówno naszym klientom, jak i naszym pracownikom.

Jesteśmy teraz zdalni (ale nadal mamy biuro, jeśli ktoś musi z niego korzystać), a także przyjęliśmy elastyczny czas, aby personel mógł wybrać godziny pracy.

To było dobre, ponieważ:

• Zespoły wsparcia są bardziej otwarte na pracę we wcześniejszych lub późniejszych godzinach (w zależności od ich stylu życia).
• …oznacza to większe wsparcie telefoniczne i czatowe dla naszych klientów i zespołu produkcyjnego.
• Pracownicy są szczęśliwsi dzięki większej elastyczności, co oznacza większą produktywność i szczęśliwszych klientów.
• Możemy zatrudnić podstawowy zespół z dowolnego miejsca na świecie (bez ograniczeń ze względu na lokalizację).
• Korzystamy z fajnych aplikacji, które pozwalają nam współpracować zdalną i być bardziej produktywnym niż kiedykolwiek wcześniej…

To prowadzi mnie do sedna tego wpisu na blogu. Aplikacje, które pomagają nam stać się zdalnymi i elastycznymi …

Poniżej nie ma linków afiliacyjnych, są to tylko narzędzia, które lubimy i uważamy, że pomogą innym firmom w ich podróży na odległość!

Przekazywanie i śledzenie połączeń: połączenie lotnicze

Żenująco, zawsze używaliśmy tradycyjnych telefonów biurowych od pierwszego dnia w biurze w 2013 roku. Ponieważ nigdy tak naprawdę nie potrzebowaliśmy innego rozwiązania, po prostu go trzymaliśmy. Po podjęciu decyzji o uruchomieniu naszej firmy do pracy zdalnej, oceniliśmy możliwe rozwiązania. Połączenie lotnicze wyszło na wierzch.

Aircall to kompleksowy pakiet służący zasadniczo do stworzenia call center. Dzięki możliwości tworzenia nowych funkcjonalnych numerów telefonów dla dowolnego kraju, w ciągu kilku sekund, od razu zostaliśmy podekscytowani (i zainspirowani) prostym w użyciu interfejsem. Ich bezpłatny 7-dniowy okres próbny daje Ci 40 minut czasu rozmowy, aby dać sobie z tym radę.

Ustawiliśmy numer telefonu dla każdego z głównych krajów w naszej bazie klientów (USA, Wielka Brytania i AU) i przypisaliśmy członków zespołu wsparcia do każdego z nich za pomocą bardzo łatwego interfejsu schematu blokowego. Moglibyśmy również nadać priorytet niektórym członkom wsparcia, a nawet stworzyć centralę, aby połączenia mogły być przekierowywane do właściwej osoby.

Wgrywanie wiadomości powitalnych, odpowiadanie na wiadomości telefoniczne i wiadomości po godzinach było tak proste, jak wgrywanie mp3 do interfejsu.

Połączenia są wykonywane i odbierane za pośrednictwem aplikacji na komputerze lub telefonie (dostępne są systemy iOS i Android). Początkowo kupiliśmy zestawy słuchawkowe USB do tej konfiguracji, ale w końcu zdecydowaliśmy się korzystać z aplikacji mobilnych, ponieważ było to mniej zakłócające działanie ekranu wszystkich osób, gdy nadeszło połączenie.

Dlaczego lubimy Aircall

• Łatwy bezpłatny okres próbny – nie musisz pytać ani rozmawiać z zespołami sprzedaży, po prostu zarejestruj się i rozpocznij pracę.
• Łatwe dodawanie numerów lokalnych lub płatnych dla dowolnego kraju.
• Dzwoń i odbieraj połączenia z aplikacji na komputerze lub telefonie – bez dodatkowego sprzętu.
• Łatwe przekierowywanie, przekazywanie i kierowanie połączeń do właściwych osób we właściwym czasie za pomocą interfejsu diagramu przepływu.
• Łatwe przesyłanie spersonalizowanych wiadomości powitalnych i oczekującej muzyki (czy ktoś może napisać do nas dżingla?).
• Rozmowy są nagrywane i można je oznaczać — dzięki temu doskonale nadaje się do rozwiązywania problemów między zespołami i szkolenia personelu.
• Doskonała analityka połączeń, która pomoże podejmować lepsze decyzje w przyszłości.

Sprawdź to tutaj: Aircall.io

E-mail, czat na żywo i bilety pomocy technicznej: Pomoc Scout

Więc kiedy zaczynaliśmy, mieliśmy skonfigurowane „grupowe e-maile”. Support@, Accounts@, Publishers@ itd. Następnie przekażemy te e-maile do wielu odpowiednich osób w naszej firmie. Tak więc support@ przekaże zespołowi pomocy indywidualnie do skrzynki odbiorczej Gmaila.

Kiedy się nad tym zastanowisz, to szaleństwo…

I dziwi mnie, że niektóre firmy wciąż powstają w ten sposób. Jeśli jesteś jedną z tych firm, przestań czytać i załóż już dziś Help Scout!

• Na e-maile odpowiadało „podwójnie” dwóch różnych członków wsparcia.
• W biurze odbywało się dużo komunikacji werbalnej z członkami wsparcia wyjaśniającymi, kto się czym zajmował.
• Niektóre e-maile zostały pozostawione dłużej, niż powinny, ponieważ inni członkowie wsparcia zakładali, że zajmował się nimi ktoś inny.
• Rozpoczęło się wiele komunikacji „jeden na jeden” między członkiem wsparcia a klientem, co oznacza, że ​​inny zespół wsparcia nie mógł wskoczyć i rozwiązać problemów, gdyby musiał.

Oznaczało to, że bardzo wcześnie w naszej działalności musieliśmy znaleźć rozwiązanie, a tym rozwiązaniem był Help Scout.

Help Scout to zasadniczo oprogramowanie typu „bilet pomocy technicznej”, które działa jak e-mail – ale z łodzią ładuje więcej funkcji, które sprawiają, że jest (prawdopodobnie) najistotniejszym elementem oprogramowania firm trzecich, z którego korzystamy.

W Help Scout odpowiedni członkowie pomocy technicznej mogą mieć dostęp do tej samej skrzynki e-mail lub wielu skrzynek e-mail – i dokładnie wiedzieć, kiedy e-maile są obsługiwane lub były obsługiwane (na żywo). Wiadomości e-mail można przypisywać, oznaczać i przenosić do różnych skrzynek odbiorczych w celu rozwiązania problemu. Można nawet skonfigurować zautomatyzowane przepływy pracy, aby zapewnić, że wiadomości e-mail o tym samym charakterze będą obsługiwane w ten sam sposób, bez ręcznej interwencji.

Mają również czat na żywo, który zainstalowaliśmy na naszej stronie internetowej, a czaty są traktowane jak wiadomości e-mail – i przechowywane w ten sam sposób na przyszłość.

Bez Help Scout, zdalne wyjście byłoby niemożliwe. Nasze wsparcie jest teraz tak skuteczne i odpowiedzialne dzięki temu bardzo łatwemu w użyciu interfejsowi.

Dlaczego lubimy Pomoc Scout

• Możemy skonfigurować oddzielne skrzynki e-mail dla każdego aspektu naszej działalności – klientów, finansów, pisarzy, blogerów, zespołów freelancerów i nie tylko.
• Każdy członek zespołu wsparcia może zobaczyć, kto ma do czynienia z jakim e-mailem na żywo.
• E-maile można oznaczać, przypisywać i przenosić do odpowiednich skrzynek odbiorczych.
• Zautomatyzowane przepływy pracy mogą zostać uruchomione, aby wiadomości e-mail o określonym charakterze były przypisane do określonej osoby lub oznaczone w określony sposób.
• Mają funkcję czatu na żywo, która bezproblemowo współpracuje z powiązaną skrzynką odbiorczą.
• Mają świetny pulpit analityczny / raportowania, który pomaga nam identyfikować supergwiazdę personelu wsparcia i podejmować inne ważne decyzje dotyczące wsparcia.

Sprawdź to tutaj: HelpScout.net

Rejestracja czasu i płace: Hubstaff

Z Hubstaff korzystamy od wielu lat, głównie dla naszego zespołu z Filipin. Hubstaff umożliwia członkom zespołu „zalogowanie się” i rozpoczęcie pracy, a także rejestruje ich czas, przepracowane projekty i aktywność. Jest to świetne z operacyjnego punktu widzenia, ponieważ możemy zobaczyć, gdzie czas spędza się głównie z lotu ptaka. Możemy również zobaczyć, kto jest online i kiedy (dzięki funkcji Harmonogramy), co odsłania pewną nieprzewidywalność, która może wystąpić podczas rozpoczynania godzin elastycznego czasu pracy.

Hubstaff ma również funkcję płacową, która automatycznie wypłaca pracownikom stawkę godzinową na podstawie przepracowanych godzin, z wieloma opcjami płatności.

Odkąd staliśmy się zdalni, postanowiliśmy udostępnić Hubstaff całemu naszemu głównemu zespołowi, aby rejestrować godziny przepracowane nad każdym projektem, a także dać trochę odpowiedzialności. Do tej pory działało to świetnie.

Dlaczego lubimy Hubstaff

• Możliwość rejestrowania czasu przypisanego do projektów i zespołów.
• Sprawia, że ​​płace są łatwe i automatyczne.
• Zapewnia jasny wgląd w projekty, nad którymi pracował, kto i kiedy.

Sprawdź to tutaj: Hubstaff.com

Zarządzanie projektami: Trello

Przy operacjach i rozwoju wcześniej przyjęliśmy luźne podejście do zarządzania projektami. Ponieważ zespół programistów korzystał z własnego oprogramowania do zarządzania projektami i operacji wykorzystujących głównie komunikację werbalną lub tablice do zarządzania projektami, wszystko działało dobrze w tradycyjnym, rzeczywistym środowisku biznesowym.

Dzięki pracy zdalnej wiedzieliśmy, że musimy mieć wgląd w projekty wszystkich zespołów. Musieliśmy wiedzieć, co jest w przygotowaniu, nad czym pracowano, jak daleko to jest i co zostało ukończone, aby można było to przetestować. W tradycyjnym środowisku biurowym jest to tak proste, jak organizowanie cotygodniowego spotkania lub krzyczenie przez cały pokój. Zdalnie potrzebowaliśmy oprogramowania do zarządzania projektami, a naszym wyborem, po wypróbowaniu wielu rozwiązań, był Trello.

Interfejs Trello działa jak tablica Kanban, która zapewnia doskonały widok z lotu ptaka na wszystko, co dzieje się w określonym projekcie, dziale, a nawet firmie jako całości.

Interfejs współpracuje z „tablicami”, „listami” i „kartami”.

• Każda tablica może reprezentować dział, taki jak Rozwój. Lub może być tak skupiony na laserze, jak konkretny projekt lub cecha projektu.
• Każda lista na tablicy może reprezentować aspekt tej tablicy. Na przykład może to być „Pipeline”, „Robiąc” i „Gotowe”. Lub „Projekt 1”, „Projekt 2”, „Projekt 3” itp.
• Każda karta na liście będzie zawierała szczegółowe informacje o konkretnym zadaniu lub czynności do wykonania.

Trello jest bardzo, bardzo wszechstronny i można go używać na wiele sposobów. Przejdę więc przez to, jak używamy go w naszej firmie.

Mamy zarząd Operacji . Tutaj mamy widok z lotu ptaka na projekty, czy to marketing, rozwój, nowe pomysły na posty na blogu, pomysły na filmy itp. To wszystko tam jest, a każda lista reprezentuje inny typ projektu. Na każdej karcie znajduje się każdy projekt lub zadanie, a na kartach znajdują się szczegóły tego zadania wraz z listami kontrolnymi dla każdego mikrozadania.

Mamy też zarząd ds. rozwoju . Tutaj mamy każdy rozwój, a listy reprezentują etap rozwoju; Pipeline, praca, testowanie i ukończenie.

Jak widać, dwa różne przypadki użycia tablic, ale oba są skuteczne na własne potrzeby.

Trello ma również możliwość komunikowania się w ramach kart, aktualizowania postępów, oznaczania innych członków zespołu, przesyłania zrzutów ekranu, załączników i nie tylko.

Dlaczego lubimy Trello

• Niezwykle wszechstronny w użyciu jako narzędzie do zarządzania projektami o dużej wytrzymałości, a nawet jako prosta lista rzeczy do zrobienia.
• Możliwość dodawania wielu plansz dla wielu zespołów.
• Oglądanie projektów z lotu ptaka lub ekstremalnie skoncentrowanych laserowo na konkretnym aspekcie projektu jest łatwe za pomocą kilku kliknięć.
• Komunikacja w oprogramowaniu jest łatwa.
• Jest wolne.

Sprawdź to tutaj: Trello.com

Komunikacja wewnętrzna i dokumenty: G Suite

Korzystaliśmy z G Suite od samego początku, ale ostatnio, odkąd staliśmy się zdalnymi, polegamy na nim o wiele bardziej.

Używamy G Suite jako naszego „centrum” – wszystko, od adresów e-mail, czatu wewnętrznego, współdzielonych kalendarzy, dokumentów firmowych i spotkań wideo, jest używane na co dzień.

Nie mogę w to uwierzyć, gdy słyszę, że firmy nadal używają Outlooka, gdy istnieje G Suite, który jest dostępny w niskich kosztach na użytkownika.

Przede wszystkim wszyscy jesteśmy przygotowani na pocztę e-mail – mimo że wszystkie nasze e-maile z pomocą techniczną przychodzą do Help Scout, nadal polegamy na wewnętrznej wiadomości e-mail do komunikacji.

Po drugie, jest Google Hangouts, z którego korzystamy do szybkiego czatowania z zespołem, a także wideorozmowy, w ramach których możemy prowadzić wirtualne spotkania.

Po trzecie, wszystkie nasze dokumenty firmowe przechowujemy na „Dysku”. Wszystko, od naszego świadectwa rejestracji, po dokumenty ubezpieczeniowe i umowy, jest bezpieczne na naszym Dysku w chmurze, dostępnym z dowolnego komputera. Nie w szafce na akta w biurze.

I wreszcie, możemy obsługiwać wydarzenia biznesowe, urlopy i nie tylko, korzystając ze współdzielonych kalendarzy, do których każdy ma dostęp.

Dlaczego lubimy G Suite

• Łatwy i intuicyjny w użyciu.
• Wszystko co ważne w jednym miejscu (e-maile, czaty, dokumenty, kalendarze).
• Dostępne z dowolnego urządzenia.
• Bezpieczne i bezpieczne przechowywanie danych.
• Uniwersalny – większość ludzi korzysta z Gmaila i Hangouts.

Sprawdź to tutaj: GSuite.Google.com

Końcowe przemyślenia

Mam nadzieję, że podobał Ci się nasz post o naszych ulubionych aplikacjach, które pomagają nam stać się zdalnymi i elastycznymi! Chcielibyśmy dowiedzieć się, jakie aplikacje i narzędzia pomagają Twojej firmie. Napisz do nas na adres [email protected] lub skomentuj na dowolnym z naszych kanałów społecznościowych i porozmawiajmy