5 potężnych narzędzi do współpracy do pracy w zespołach domowych

Opublikowany: 2020-05-21

Współpraca jest kluczowym elementem wpływającym na wydajność pracowników.

Wzmacnia pracę zespołową i zachęca do innowacyjnego myślenia i równego wkładu członków zespołu w skuteczne osiąganie celów.

Badanie Stanford sprzed kilku lat pokazuje, że nawet samo postrzeganie współpracy z zespołem zwiększa wydajność jednostki.

Współpraca-Narzędzia-Statystyki-3

Ponieważ COVID-19 wpłynął i zmienił sposób, w jaki firmy działają na całym świecie, praca zespołowa i współpraca stały się jeszcze ważniejsze.

I trudne do wykonania ze względu na zespoły pracujące w domu. W rezultacie firmy w coraz większym stopniu polegają na narzędziach do zdalnej współpracy online, aby nadal napędzać innowacje, zwiększać produktywność pracowników i pozostawać aktualna.

Współpraca-Oprogramowanie-Rozmiary-Rozmiary-Zdalne-Narzędzia-do-współpracy

Poniżej wymieniliśmy 5 popularnych narzędzi do zdalnej współpracy, których możesz użyć do usprawnienia komunikacji i pracy zespołowej między pracownikami, zwłaszcza między tymi, którzy aktualnie pracują w domu.

Narzędzie do współpracy przy dokumentach i plikach – Dokumenty Google/Dysk Google

Aplikacje do udostępniania dokumentów i plików odgrywają ważną rolę w zestawie narzędzi do współpracy. Pomagają zespołom w łatwym udostępnianiu i współpracy nad wspólnymi dokumentami online.

Badania pokazują, że zespoły mogą tworzyć dokumenty o 33% szybciej dzięki narzędziu do zarządzania dokumentami, które eliminuje potrzebę dołączania załączników .

Korzyści z oprogramowania do zarządzania dokumentami

Jednym z głównych graczy w tej kategorii są Dokumenty Google, za pomocą których można tworzyć dokumenty, edytować/przeglądać je i udostępniać innym, z dowolnego urządzenia iz dowolnego miejsca na świecie.

W razie potrzeby możesz również pobierać dokumenty w wielu formatach plików. Zintegrowany z Dyskiem Google pozwala uporządkować dokumenty i zarządzać uprawnieniami do nich w całej organizacji.

Kiedy użyć:

  • Podczas spotkań online do robienia notatek
  • Wspólne opracowywanie pomysłów podczas burzy mózgów online
  • Współpraca w czasie rzeczywistym nad edycją dokumentu
  • Śledź postęp dokumentu za pomocą historii wersji
  • Udostępnianie ważnych dokumentów członkom zespołu, klientom lub interesariuszom
  • Przekazuj natychmiastową informację zwrotną na temat dokumentów lub zgłaszaj sugestie zmian

Wizualna przestrzeń robocza do współpracy — Creately

Szacuje się, że ponad 60% pokolenia X i milenialsów częściej współpracuje za pomocą środków wizualnych.

Wizualizacje pomagają ludziom lepiej komunikować swoje pomysły, procesy, przepływy pracy, projekty itp. Dlatego w większości sal konferencyjnych znajdują się tablice; aby pomóc dodać aspekt wizualny do tego, co jest omawiane.

Platformy współpracy wizualnej zastępują tę tradycyjną tablicę opartą na chmurze, nieskończoną kanwą, na której wiele osób może współpracować nad opracowywaniem swoich pomysłów i projektów przy użyciu elementów wizualnych i diagramów.

Gigantem w branży jest Creately. Oferuje skalowalne, nieskończone płótno online z intuicyjnymi funkcjami rysowania, aby pomóc zespołom współpracować w czasie rzeczywistym nad szybszą wizualizacją koncepcji.

Zawiera również tysiące gotowych szablonów opartych na różnych scenariuszach dotyczących marketingu, rozwoju, projektowania, inżynierii, HR, zarządzania projektami i zwinnych zespołów.

Jego bezproblemowa integracja z Dyskiem Google, Confluence i Slack dodatkowo pomaga wzmocnić współpracę między zespołami wielofunkcyjnymi.

Kiedy użyć:

  • Aby przeprowadzić burzę mózgów wokół pomysłów za pomocą map myśli, tablic pomysłów, diagramów rybich kości itp.
  • Planowanie sprintu online ze swoim zespołem Scrumowym
  • Współpraca w czasie rzeczywistym przy opracowywaniu pomysłów/planów za pomocą wizualizacji i diagramów z dowolnego miejsca
  • Planowanie i przeglądanie przepływów użytkowników, makiety i makiety interfejsu użytkownika
  • Do wizualizacji statystyk i informacji do raportów, dokumentów, prezentacji itp.
  • Udostępnianie i uzyskiwanie opinii na temat dokumentów od współpracowników, interesariuszy i klientów

Aplikacja do komunikacji zespołowej – Slack

Współpraca zaczyna się od właściwej komunikacji między pracownikami.

Istnieje wiele specjalnie zaprojektowanych aplikacji, które ułatwiają komunikację między zespołami, niezależnie od tego, czy pracują z tej samej lokalizacji, czy zdalnie.

Chociaż Microsoft Teams jest przeznaczony dla większych firm, często jest uważany za trudny do skonfigurowania w przeciwieństwie do Slacka, który jest łatwiejszy w konfiguracji i zarządzaniu.

Dlatego w tym poście zdecydowaliśmy się pozostać przy Slacku, chociaż Microsoft Teams ma większą bazę użytkowników, ponieważ jest łatwiejszy w konfiguracji i obsłudze oraz jest odpowiednim wyborem do obsługi wiadomości błyskawicznych dla firm.

Slack jest doskonałym narzędziem komunikacyjnym dla zespołów dowolnej wielkości, niezależnie od tego, czy pracują one w firmie, czy zdalnie. Umożliwia zespołom łączenie się ze współpracownikami za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych, rozmów wideo, a nawet tworzenie osobnych kanałów niezwiązanych z pracą w celu nawiązywania kontaktów towarzyskich.

Kiedy go używać;

  • Zastępuje e-maile, rozmowy telefoniczne i SMS-y, gdy chcesz komunikować się ze swoim zespołem
  • Aby zachować ważne informacje, dokumenty, linki do zasobów itp. zapisane w historii czatów. Możesz je szybko odkryć dzięki opcji wyszukiwania
  • Aby ustawić przypomnienia dla siebie i swojego zespołu o ważnych wydarzeniach (np. codzienny scrum)
  • Aby połączyć się ze współpracownikami przez połączenie audio lub wideo
  • Aby stworzyć zabawne przestrzenie społecznościowe dla swojego zespołu, aby wiązać się z rzeczami niezwiązanymi z pracą
  • Aby rozwiązywać problemy, powiadamiać inne osoby, przeprowadzać burze mózgów wokół pomysłów i udostępniać aktualizacje zadań/projektów
  • Aby udostępnić swój status dostępności w godzinach pracy

Narzędzie do spotkań online – Zoom

Podczas pracy zdalnej nie można spotykać się i pracować osobiście; ale wideokonferencje umożliwiają wirtualną rozmowę „twarzą w twarz”.

A dla zespołu zdalnego mają kluczowe znaczenie dla budowania zaufania i dostarczania wizualnych wskazówek niezbędnych do skutecznej komunikacji.

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi. Bloomberg donosi, że globalny rynek wideokonferencji będzie się rozwijał ze składaną roczną stopą wzrostu na poziomie 9,2% do 2025 r., osiągając wartość 6,7 miliarda dolarów . Stwierdza również, że 51% pracowników odebrało wideorozmowy w pracy z domowego biura, a 33% z biura coworkingowego .

Popularnym narzędziem używanym na całym świecie do wideokonferencji jest Zoom. Od początku pandemii COVID-19 Zoom zwiększył swoją bazę użytkowników w rekordowym tempie. Szacuje się, że w 2020 roku firma dodała do tej pory 2,22 mln aktywnych użytkowników miesięcznie, podczas gdy w 2019 roku dodała 1,99 mln .

Kiedy go używać;

  • Do wideokonferencji i audiokonferencji ze współpracownikami
  • Do prowadzenia zdalnych spotkań z członkami zespołu, klientami, interesariuszami itp.
  • Do przeprowadzania zdalnych rozmów kwalifikacyjnych i prowadzenia szkoleń dla nowych zdalnych pracowników
  • Prowadzenie webinarów i innych wydarzeń marketingowych
  • Planowanie i nagrywanie spotkań
  • Do udostępniania ekranu

Zarządzanie projektami – Favro

W ciągu ostatnich kilku lat oprogramowanie do zarządzania projektami/zadaniami stało się niezwykle popularne, teraz tym bardziej, że większość zespołów ma członków pracujących zdalnie.

Zarządzanie projektami Oprogramowanie Statystyka Narzędzia zdalnej współpracy

Niezależnie od tego, czy chcesz po prostu zorganizować zadania projektowe, czy system klasy korporacyjnej do planowania i monitorowania projektów, każdy znajdzie rozwiązanie.

Favro oferuje pojedynczą przestrzeń dla rozproszonych zespołów do współpracy przy planowaniu, organizowaniu i śledzeniu postępu zadań/projektów, nad którymi pracują.

Kiedy go używać:

  • Aby wizualizować pracę w toku za pomocą map drogowych, list i arkuszy, identyfikować wąskie gardła i być zsynchronizowanym jako zespół
  • Aby tworzyć i współpracować nad treścią potrzebną do projektów w aplikacji
  • Planować projekty i przydzielać zadania i obowiązki członkom zespołu
  • Tworzenie zaległych prac do wykonania w przyszłości oraz kolekcji (obszarów roboczych) dla osobnych zespołów
  • Przeglądanie i wystawianie opinii na temat projektów dla współpracowników

Jakie są Twoje ulubione narzędzia do zdalnej współpracy?

Kluczem do bezproblemowej współpracy zdalnej jest używanie odpowiedniego narzędzia do właściwego celu i używanie ograniczonego zestawu narzędzi, aby uniknąć zamieszania. Aby promować bardziej efektywne korzystanie z narzędzi, przygotuj jasne wytyczne dotyczące tego, kiedy i jak z nich korzystać, spisane i udostępnione zespołowi.

Mamy nadzieję, że te 5 narzędzi do zdalnej współpracy pomoże Ci wydajnie wykonać pracę.

Podziel się z nami swoją opinią w sekcji komentarzy poniżej.