Kompletny przewodnik po przeprowadzeniu udanego wywiadu na odległość

Zespół Creately pracuje w domu od prawie dwóch miesięcy, od początku pandemii COVID-19.

Jak się mają sprawy , możesz się zastanawiać.

Do tej pory wszyscy w zespole z powodzeniem opanowali technikę pracy w domu, pozostając produktywną jak zawsze. Pracowaliśmy ciężej (pamiętaj, nie wypalając się i zachowując zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym) niż kiedykolwiek, zanim spadła na nas cała sytuacja związana z blokadą.

A co najważniejsze, udało nam się powiększyć nasz zespół, i to w czasie, gdy wszyscy pracują w domu.

W tym przewodniku rzucimy światło na procesy, najlepsze praktyki i narzędzia, które stosowaliśmy i których używaliśmy do przeprowadzania udanych rozmów kwalifikacyjnych i zatrudniania nowych pracowników, nawet bez osobistego spotkania z nimi. Czytaj dalej, aby znaleźć,

Najlepsze praktyki podczas rozmów kwalifikacyjnych

Dla nas proces zdalnego zatrudniania nowego członka zespołu pozostaje taki sam, jak w przypadku ogólnego procesu zatrudniania, aż do momentu wybrania kandydatów na krótką listę.

Nasz standardowy proces rekrutacji został omówiony krok po kroku w naszym poście Jak zwiększyć współczynnik konwersji kandydatów i doświadczenie kandydata; w nim możesz nauczyć się,

• Określ potrzeby rekrutacyjne
• Przygotuj opisy stanowisk
• Opracuj swoją strategię rekrutacyjną
• Kandydaci na selekcję i krótką listę

Poniższe najlepsze praktyki pomogą Ci usprawnić proces zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej i zatrudniania kandydata.

Przeprowadzanie wywiadów

W Creately przeprowadzamy trzy rozmowy kwalifikacyjne z kandydatem; Analiza HR, indywidualna dyskusja z kierownikiem zespołu oraz indywidualna dyskusja z prezesem.

Poniżej przedstawiamy niektóre z praktyk, które stosujemy, aby zapewnić skuteczność podczas każdego z tych spotkań.

Korzystanie z właściwych narzędzi do przeprowadzenia wywiadu

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej na odległość rozmowy telefoniczne i wideo są głównymi kanałami komunikacji.

Chociaż podczas rozmowy wstępnej możesz polegać na rozmowie głosowej, ważne jest, abyś używał rozmów wideo do późniejszych dyskusji.

Rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona na miejscu daje możliwość łatwego nawiązania kontaktu z kandydatem, ponieważ możesz prawidłowo zobaczyć i odczytać jego mowę ciała. Podczas zdalnej rozmowy wideo może pomóc Ci to zrobić wirtualnie.

Przygotowanie do wywiadów

W przypadku rozmowy kwalifikacyjnej przygotuj się, przeglądając zestaw pytań, które przedstawisz rozmówcy, konfigurując salę konferencyjną, a może nawet sprawdzając, czy kandydat nadal uczestniczy.

Przygotowania wymaga również rozmowa na odległość.

• Ustal oczekiwania z wyprzedzeniem .

Ważne jest, aby poinformować kandydata, czego oczekujesz; obejmuje to wyjaśnienie szczegółów, takich jak godzina rozmowy, komunikacja oraz wszelkie inne narzędzia, które będą używane podczas spotkania, nazwiska i oznaczenia innych osób dołączających do rozmowy z Twojego końca, plan spotkania , itp. Te szczegóły można podać w e-mailu wprowadzającym, który można wysłać z wyprzedzeniem.

• Upewnij się, że Twoja technologia jest w porządku.

Zerwanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej z powodu wadliwego połączenia internetowego może wydawać się mało profesjonalne. Upewnij się, że poprawnie zainstalowałeś lub zalogowałeś się do narzędzi, z których będziesz korzystać, Twoje urządzenia są odpowiednio naładowane i co najważniejsze, że Twoje połączenie internetowe działa poprawnie, przynajmniej na godzinę przed rozmową kwalifikacyjną.

• Pozbądź się zakłóceń.

Upewnij się, że siedzisz w cichym miejscu, bez żadnych rozrywek (np. chodzących ludzi, telewizora, bałaganu w sypialni itp.) w tle. Ponadto upewnij się, że telefon jest wyciszony i wyłącz wszystkie inne alerty na swoich urządzeniach. I zminimalizuj swoje ruchy podczas rozmowy; jeśli jesteś zaangażowany w inne zadanie lub chodzisz w trakcie dyskusji, utrudni to kandydatowi koncentrację.

• Przygotuj pytania do rozmowy kwalifikacyjnej.

Wcześniejsze przygotowanie pytań pomoże ci przeprowadzić konstruktywną rozmowę z uczestnikiem. Pomoże Ci to również we właściwej ocenie kandydata. Jest to szczególnie ważne podczas rozmowy na odległość, ponieważ nie możesz przedłużać spotkania poza porządek obrad, próbując wymyślić pytania, które powinieneś zadać.

• Ubierz część.

Chociaż możesz pracować w domu, nadal przeprowadzasz rozmowę kwalifikacyjną z osobą postronną. Dlatego ważne jest, aby wyglądać profesjonalnie i dawać dobre pierwsze wrażenie.

Podczas wywiadu

W przeciwieństwie do wywiadu osobistego, jest kilka rzeczy, które musisz zrobić i powstrzymać się od tego podczas rozmowy na odległość.

• Nie rób tego zbyt tłoczno .

Spowoduje to bowiem niepotrzebne rozpraszanie uwagi, takie jak nieskoordynowane przesłuchiwanie. Obecni są tylko niezbędni członkowie zespołu, a jeśli nie mówią, powinni wyciszyć mikrofon, aby osoba przesłuchująca kandydata mogła to zrobić bez przerywania.

• Zachowuj się tak, jakbyś się zachowywał osobiście .

Uważaj na swoją mimikę, ton i sposób, w jaki zachowujesz się podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Uśmiechaj się i śmiej odpowiednio i pomóż kandydatowi wciągnąć się w rozmowę. Poczekaj kilka sekund na końcu każdego zdania, aby upewnić się, że nie rozmawiacie ze sobą. A co najważniejsze, patrz na kamerę lub ekran, a nie na własne odbicie.

• Miej plan tworzenia kopii zapasowych.

Bez względu na to, jak jesteś przygotowany, może się zdarzyć, że coś pójdzie nie tak (np. awaria zasilania). W takiej sytuacji trzeba być przygotowanym, aby sobie z nią poradzić. Miej przy sobie alternatywne dane kontaktowe, takie jak numer telefonu lub adres e-mail. W ten sposób możesz zdecydować się na rozmowę audio z kandydatem przez telefon.

Ocena kandydata

Po selekcji HR, a przed rozmową z kierownikiem zespołu, kandydat zostanie oceniony testem predyspozycji. Na podstawie wyników testu kandydat odbędzie rozmowę kwalifikacyjną z liderem zespołu.

Oto niektóre z podejść, które sprawdziły się dla nas podczas oceny kandydata online.

• Użyj oprogramowania do śledzenia zachowania i czasu, aby śledzić aktywność kandydata podczas wykonywania testu. Przed testem powiadom kandydata, że ​​jego ekran zostanie udostępniony i dlatego musi usunąć wszelkie poufne informacje z pola widzenia.

• Lub użyj oprogramowania do udostępniania ekranu, aby monitorować ich wydajność. Podczas naszej sesji kodowania równorzędnego kandydat jest proszony o udostępnienie swojego ekranu, aby lider zespołu mógł obserwować, jak pisze kod i ocenia swoje umiejętności.

• Przygotuj kandydata do testu, wyjaśniając mu, czego się oczekuje. Wysyłamy im e-mail wprowadzający, który zawiera link do zarezerwowania dogodnego przedziału czasowego na test za pomocą oprogramowania do planowania spotkań online. Wiadomość e-mail informuje ich również o narzędziach, z których będą musieli korzystać, i wyjaśnia wytyczne dotyczące postępowania podczas testu.

• Poświęć kilka minut przed testem, aby przypomnieć kandydatowi o wytycznych przez rozmowę wideo.

Zatrudnienie kandydata

W ciągu ostatniego miesiąca do Creately dołączyło pięciu nowych członków, podczas gdy wszyscy pracowali z domu, rozrzuceni po całym kraju. Niezwykłe w tym jest to, że ich rekrutacja odbyła się całkowicie online. Bez jednego wywiadu osobistego.

Jak to zrobiliśmy?

• Aby przeprowadzić weryfikację w tle, zwykle polegamy na rozmowach telefonicznych, tak jak w przypadku każdego innego rekruta. Prowadzimy również bazę danych zawierającą zapisy wszystkich gromadzonych przez nas informacji.

• Po ostatecznej rozmowie z prezesem przesyłamy list z ofertą za pośrednictwem usługi e-podpisu. Umożliwi im to złożenie podpisu pod umowami za pomocą przeglądarki lub telefonu komórkowego.

Narzędzia do prowadzenia wywiadu na odległość

Oto narzędzia, których używamy do usprawnienia naszego procesu rekrutacji.

Airtable – Airtable umożliwia przechowywanie informacji w arkuszu kalkulacyjnym, ale w bardziej atrakcyjny wizualnie sposób. Korzystamy z tego oprogramowania do rejestrowania informacji o kandydatach, a także do generowania formularzy, których używamy do zbierania danych (tj. adresu e-mail, numeru telefonu, profilu LinkedIn itp.) od kandydatów.

Calendly – ​​jest idealny do planowania spotkań online. Dzięki temu kandydaci mogą wybrać dogodny dla nich termin spośród dostępnych przedziałów czasowych na rozmowy kwalifikacyjne/testy umiejętności.

Google Meet – Rozmowy wideo prowadzimy za pośrednictwem Google Meet, co umożliwia również udostępnianie ekranu, co przydaje się podczas testów umiejętności.

Formularze Google – Nasze testy umiejętności są tworzone za pomocą formularzy Google. I integruje się z oprogramowaniem do śledzenia zachowań i czasu, takim jak Timify, którego używamy do monitorowania aktywności kandydatów podczas testów.

Adobe Sign — to oprogramowanie do zaszyfrowanego podpisu elektronicznego, które umożliwia wysyłanie, podpisywanie, śledzenie i zarządzanie procesami podpisu za pomocą przeglądarki lub urządzenia mobilnego. Używamy go do uzyskiwania podpisów pod umowami i kontraktami online.

Masz więcej wskazówek?

Tam, gdzie technologia umożliwiła pracę w zaciszu własnego domu, rozmowa kwalifikacyjna i zatrudnienie idealnego pracownika do Twojej organizacji nie jest niemożliwe. Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomoże Ci w tym procesie.

Powodzenia w zdalnych rozmowach kwalifikacyjnych!

Masz coś do dodania? Podziel się swoją opinią w sekcji komentarzy poniżej.