Jak przeprowadzać zdalne przeglądy wydajności: kompletny przewodnik

Im dłużej pozostajemy w zamknięciu, tym ważniejsze jest znalezienie sposobów na przywrócenie normalnych procedur biznesowych, tak aby pracownicy nie czuli się tak, jakby zostali pozostawieni w tym stanie zawieszenia na zawsze. Ale kiedy zaaklimatyzujemy się w naszych nowych rytmach i strategiach, można się zastanawiać, czy zdalne recenzje występów nadal mają miejsce. Musimy oprzeć się pokusie całkowitego odpisania tego roku na straty i założyć, że powinniśmy wrócić do recenzji wydajności dopiero wtedy, gdy wszystko wróci do normy.

Przeglądy wyników są niezbędne do zapewnienia efektywnego zarządzania jednostkami i zespołami, aby osiągnąć ich cele i sukces organizacyjny. A w czasach, w których przetrwanie firm zależy od tego, jak skutecznie mogą zarządzać swoim zdalnym personelem, skuteczne zarządzanie wydajnością jest kluczem do osiągnięcia zgodności i wspólnego zrozumienia. Wyjaśnia, co należy osiągnąć i co poszczególne osoby lub zespoły muszą robić, uczyć się i rozwijać, aby odnieść sukces w tych trudnych czasach.

Jak dostosować się do COVID

Jeszcze przed pandemią przeglądy wyników przyniosły ze sobą poziom stresu wśród pracowników. Ludzie wahają się przed krytyką i wolą unikać trudnych rozmów. Praca w domu stworzyła poczucie izolacji i samotności, które mogą być pogłębione przez zdalne przeglądy występów.

Musimy przyznać, że nie jest to zwykła recenzja i nie będzie tak traktowana. Poinformuj pracowników o potrzebie zdalnych przeglądów wyników i jasno określ, jak będzie przebiegał proces.
Ważne jest, aby wprowadzać zmiany, które uwzględniają odległość fizyczną, problemy technologiczne, trudności w komunikacji i inne czynniki, które sprawiają, że zdalne przeglądy wyników są mniej niż intuicyjne dla wielu menedżerów. A co najważniejsze, organizacje nie mogą polegać na strategiach, które sprawdzają się tylko w rozmowach w biurze.

Wyznaczanie oczekiwań

Przyznaj, że zarówno organizacja, jak i jej pracownicy musieli w tym roku sprostać znaczącym wyzwaniom. Podczas ograniczeń COVID-19 współczujące przywództwo powinno być priorytetem. Jako menedżer musisz dostosować i powiązać wydajność pracowników z dobrym samopoczuciem.

Format: Wyjaśnij na piśmie, w jaki sposób zostanie przeprowadzona zdalna ocena wyników. Jasno określ kroki, jak pracownik musi się przygotować, czy będzie to odbywać się poprzez rozmowę wideo i na jakiej platformie itp.

Zaproszeni – Zarys, kto będzie obecny podczas przeglądu. Ile rund będzie to dotyczyć i cel obecności każdego obecnego członka.

Czas trwania — wyślij zaproszenie z kalendarza z dużym wyprzedzeniem. Zazwyczaj najlepiej jest powiadomić pracowników z wyprzedzeniem od jednego do dwóch tygodni, aby mogli przygotować wszystkie materiały wymagane do zdalnej oceny wyników. W zaproszeniu uwzględnij przewidywany czas trwania spotkania.

Struktura — w zaproszeniu z kalendarza i/lub w odpowiednim e-mailu opisz, o czym będziesz rozmawiać. Tematy, przez które będziesz przechodzić i jak będziesz mierzyć ich wyniki.

Przeprowadzanie zdalnego przeglądu wydajności

Połącz przez wideo

Język ciała przekazuje wiele szczegółów, a najlepszym sposobem na prowadzenie sensownych rozmów jest interakcja twarzą w twarz. Rozmowy wideo to kolejna najlepsza rzecz po przebywaniu z pracownikiem w tym samym pomieszczeniu. Możesz użyć wbudowanej funkcji wideokonferencji Creately, aby prowadzić rozmowy z pracownikami, przechodząc przez ich kryteria wydajności, przeglądaj pracę z poprzedniego roku i wyznaczaj cel na przyszłość w czasie rzeczywistym na nieskończonym płótnie.

Miej przewodnik po rozmowie

Przeglądy wyników nie są ogólnym spotkaniem podsumowującym. Skupione, zwięzłe i przemyślane spotkania są najskuteczniejsze. Przygotuj przewodnik po rozmowie z tematami, które musisz poruszyć, różnymi parametrami oceny, przez które musisz przejść, oraz konkretnymi sekcjami, w których potrzebujesz informacji zwrotnej od pracownika. Bądź zorganizowany i skoncentrowany; chociaż powinieneś mieć pewną elastyczność, ważne jest, abyś przeszedł przez wszystkie obszary oceny w wyznaczonym czasie.

Zapewnij możliwość zadawania pytań przed sesją — wyznacz wyznaczony czas członkom zespołu na omówienie wszelkich ich pytań lub wątpliwości. To daje im możliwość przygotowania się i dzielenia się.

Ustalenie jasnych oczekiwań może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w utrzymaniu zadania przez cały czas przeglądu, nawet w środowisku wirtualnym.

Korzystaj z szablonów i narzędzi analitycznych

Ważne jest, aby zrozumieć, co oceniasz i jak będziesz mierzyć wydajność. Ustrukturyzowane szablony zapewniają jasność myśli i usprawniają proces zdalnej oceny wyników, dzięki czemu wszyscy w organizacji mogą być na tej samej stronie. Pracownicy mogą lepiej zorientować się, czego się spodziewać, aby mogli się przygotować i prowadzić bardziej konstruktywne dyskusje, jeśli chodzi o rozmowy twarzą w twarz.

Osobisty SWOT

To narzędzie świetnie nadaje się do indywidualnej autorefleksji. Zapewnia pracownikom strukturę, w której mogą uczciwie ocenić zarówno swoje pozytywne, jak i negatywne cechy oraz odkryć obszary poprawy i ukryty potencjał. Ćwiczenie samooceny możesz wysłać pracownikom na kilka dni przed zdalnym przeglądem wyników. Dzięki Creately menedżerowie mogą przeglądać ukończoną analizę SWOT i dodawać swoje dane wejściowe i komentarze do każdej sekcji.

Cele SMART

Przeglądy wyników dotyczą zarówno wyznaczania indywidualnych ścieżek kariery z pracownikami, jak i oceny wyników w przeszłości. Podczas zdalnego przeglądu wyników ważne jest, aby zapewnić pracowników, że ich wkład jest krytyczny dla firmy i wyznaczać perspektywiczną trajektorię zarówno dla jednostki, jak i organizacji.

Wyznaczanie celów może ponownie skoncentrować intencje i zapewnić kontekst wysiłkom.

Cele SMART to konkretne cele, które starasz się osiągnąć z biegiem czasu. Menedżerowie i pracownicy powinni wspólnie opracować te cele. „SMART” to akronim opisujący najważniejsze cechy każdego celu.

Plany działań

Ten dokument określa zadania, które musisz wykonać, aby osiągnąć swój cel. Dzieli proces na zadania do wykonania w oparciu o harmonogram. Plan działania nakreśli wszystkie niezbędne kroki, aby osiągnąć cel i pomóc w skutecznym osiągnięciu celu. Do każdego etapu procesu możesz przypisać ramy czasowe. W zależności od potrzeb i preferencji możesz użyć tego dokumentu do wyznaczenia jednego lub wielu celów.

O czym należy pamiętać

Co robić

• Podchodź do swoich ocen z większą elastycznością, pobłażliwością, empatią i współczuciem.
• Rozpoznawaj i doceniaj ludzi, którzy ciężko pracują i są zaangażowani. Ma to kluczowe znaczenie dla ich morale i zdolności organizacji do ich utrzymania.

Nie

• Bądź zbyt krytyczny wobec słabych wykonawców. Daj im okres karencji, aby przyzwyczaić się do pracy zdalnej i zmienić sytuację.
• Niech wkradną się uprzedzenia. Podejmuj decyzje na podstawie danych. Zapytaj współpracowników i uzyskaj więcej informacji o tym, jak dobrze inni pracownicy komunikują się, współpracują i pomagają.
• Pomyśl o tym jako o czymś, co należy ukończyć. Wykorzystaj zdalne przeglądy wydajności jako narzędzie do identyfikowania martwych punktów i ukrytych możliwości w sposobie działania Twojej firmy.

Biorąc wszystko pod uwagę, pomimo wyzwań związanych ze zdalnymi przeglądami wydajności, korzyści mogą być przytłaczająco pozytywne. Daje możliwość nawiązania kontaktu z pracownikami i przeprowadzenia z nimi konstruktywnych rozmów na temat ich wyników. Ale co ważniejsze, słuchanie bezpośrednio od pracowników w tych osobliwych czasach pozwoli lepiej zrozumieć wyzwania, przed którymi stoją. Następnie można tworzyć polityki, które uwzględniają te czynniki i podejmować decyzje, które tworzą wydajniejsze środowisko pracy zdalnej.