Jak skutecznie zarządzać projektem zdalnie?

Samo zarządzanie projektem to wymagające zadanie. A teraz musisz to zrobić z zespołem, który nawet nie pracuje z tego samego miejsca co Ty.

COVID-19 znacząco zmienił sposób, w jaki pracujemy, a jeśli chodzi o zarządzanie projektami, istnieje zupełnie nowy zestaw przeszkód do pokonania.

W tym poście podzielimy się najlepszymi praktykami, które Creately stosuje podczas zarządzania projektami.

Proces zarządzania projektami

Zasadniczo cykl życia zarządzania projektami obejmuje 5 etapów; rozpoczęcie projektu, planowanie projektu, wykonanie projektu, monitorowanie projektu i zamknięcie projektu. Omówiliśmy te etapy szczegółowo w naszym Przewodniku do zrozumienia faz cyklu życia zarządzania projektami.

Ale aby ci to ułatwić, oto ogólne kroki w zarządzaniu projektami w każdej fazie.

Najlepsze praktyki w zakresie zdalnego zarządzania projektami

Teraz wyzwaniem jest wykonanie tych czynności, podczas gdy wszyscy pracują zdalnie.

Sposób zarządzania projektem zdalnie lub na miejscu również może się różnić w zależności od firmy. Jednak dzięki najlepszym praktykom przedstawionym poniżej możesz dostosować swój własny proces, aby uczynić rzeczy bardziej efektywnymi.

Zainwestuj w odpowiednie narzędzia do zdalnego zarządzania projektami

Nie można wystarczająco podkreślić znaczenia korzystania z odpowiednich narzędzi online podczas pracy zdalnej. To, jak wydajnie zespół współpracuje, zależy od tego, jakich narzędzi używasz i jak z nich korzystasz.

Chociaż istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami, będziesz również musiał polegać na narzędziach do komunikacji i współpracy. Poniżej wymieniono kilka podstawowych narzędzi.

Narzędzia do zarządzania projektami/zadaniami — pomagają zdalnym zespołom projektowym współpracować przy dzieleniu projektów na mniejsze zadania, wyznaczaniu kamieni milowych, przypisywaniu obowiązków i śledzeniu postępów online.

• Trello
• Asany
• Fawroń

Narzędzia tablicy/płótna online — dzięki tablicy online możesz polegać na wizualizacjach, diagramach i szkicach, aby opisać to, co mówisz podczas spotkań lub sesji planowania.

Creately oferuje zaawansowaną wizualną przestrzeń roboczą dla zdalnych zespołów do współpracy. Konferencje wideo w aplikacji oraz funkcje śledzenia myszy w czasie rzeczywistym i podglądu zmian sprawiają, że współpraca jest jeszcze bardziej płynna.

Narzędzia do zarządzania dokumentami – przechowuj wszystkie dokumenty i zasoby związane z projektami w centralnej lokalizacji online, która jest dostępna z dowolnego urządzenia i z dowolnego miejsca. Narzędzia takie jak Google Drive, One Drive itp. ułatwiają również zarządzanie uprawnieniami i dostępem do wszystkich plików firmowych.

Narzędzia do komunikacji – musisz korzystać z platformy czatu i narzędzia do wideokonferencji, aby utrzymać łączność zespołu podczas projektu. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams i Skype to tylko niektóre z popularnych wyborów zespołów projektowych na całym świecie.

Chociaż korzystanie z tych narzędzi do współpracy online jest konieczne podczas projektu, ustal podstawowe zasady ich używania, aby wyjaśnić wszelkie nieporozumienia i promować wydajność.

Zasoby:

5 potężnych narzędzi do współpracy do pracy w zespołach domowych

29 narzędzi pracy zdalnej dla utrzymania produktywności

Komunikuj się regularnie z zespołem

Komunikacja jest kluczem do skutecznego zdalnego zarządzania projektami.

Jedną z zalet pracy z tego samego miejsca jest to, że komunikacja odbywa się naturalnie. Gdy chcesz coś wyjaśnić, możesz odwrócić się i zapytać swój zespół.

Chociaż to nie to samo, gdy pracujesz zdalnie, możesz polegać na wideokonferencjach, aby naśladować bogatą komunikację osobistą.

• Trzymaj się wiadomości błyskawicznych w przypadku pilnych potrzeb komunikacyjnych, jednocześnie włączając wideo w przypadku dłuższych lub poważnych rozmów, aby skuteczniej nawiązać kontakt z zespołem.
• Utrzymuj osobny wspólny kanał dla zespołu projektowego.
• Udostępniaj problemy, zasoby i dokumenty związane z projektem we wspólnym kanale, zachęcając wszystkich do dzielenia się opiniami.
• Nadmiernie komunikuj się, aby uniknąć zamieszania i nieporozumień. Kiedy nie możesz rozmawiać ze sobą twarzą w twarz, polegaj na pisaniu dłuższych wiadomości wyjaśniających swoje obawy, aby zapobiec wyciąganiu przez drugą osobę błędnych wniosków. Skorzystaj również z emotikonów, aby dodać ludzki charakter.

Udostępniaj aktualizacje zadań codziennie

Możesz polegać na platformie do zarządzania zadaniami, aby codziennie monitorować postęp projektu, ale nie zawsze tak jest. Gdy zespół jest zajęty, często nie aktualizuje swoich zadań za pomocą narzędzia.

Są prostsze sposoby, aby dowiedzieć się, nad czym aktualnie pracuje Twój zespół

• Zaplanowane, krótkie codzienne spotkanie, na którym zespół dzieli się tym, nad czym pracuje, co udało się ukończyć, oraz blokerami, którzy ich powstrzymują
• Wątek wiadomości na platformie czatu, w którym zespół codziennie udostępnia te informacje
• Oś czasu projektu lub wykres Gantta, który jest regularnie aktualizowany przez jedną osobę lub zespół, dzięki czemu zapewnia ogólny przegląd poczynionych postępów

Edytuj tę oś czasu projektu online i udostępnij ją reszcie zespołu projektowego za pośrednictwem Slacka; wszystkie wprowadzone zmiany zostaną odzwierciedlone w podglądzie diagramu Slack w czasie rzeczywistym. Lub otwórz go z odpowiedniej strony Confluence, aby łatwo go zaktualizować i zapewnić zespołowi szybki dostęp.

Zasób: Prosty przewodnik po tworzeniu efektywnej osi czasu projektu

Miej wszystkie zasoby we wspólnej lokalizacji

Jedną z rzeczy, które sprawiają, że zespół projektowy pracuje w udostępnionej lokalizacji, jest znalezienie dostępu do dokumentów i zasobów, które nie są z nimi współdzielone.

Chociaż niezbędne jest posiadanie cyfrowych wersji wszystkich dokumentów, zasobów i zasobów związanych z Twoim projektem, przechowuj je na platformie opartej na chmurze, która umożliwi zespołowi dostęp do wszystkiego z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia.

Tutaj możesz użyć narzędzia do zarządzania dokumentami lub wewnętrznej wiki, takiej jak Confluence.

Wyjaśnij role, obowiązki, oczekiwania i przepływy pracy

Nie pozostawiaj nic przypadkowi podczas zdalnego zarządzania projektem. Ponieważ Ty, jako kierownik projektu, nie możesz osobiście poprowadzić ich, postaraj się wyjaśnić, czego oczekujesz od każdego członka zespołu.

• Utwórz i udostępnij schemat organizacyjny, podkreślający role, obowiązki i relacje między członkami zespołu.

• Ustal jasne oczekiwania. Przypisz każdemu członkowi zespołu cele i kamienie milowe. Wyjaśnij, jak powinni je osiągnąć krok po kroku, za pomocą diagramu przepływu pracy.

Zasób: Prosty przewodnik po przepływach pracy

• Regularnie melduj się osobiście z członkami zespołu. Dzięki temu dowiesz się, jak robią postępy i jakie problemy zmagają się z nimi.

• Ustal jasne priorytety. Aby uniknąć niepowodzenia projektu i zdezorientowania zespołu, ustal priorytety poszczególnych zadań, nad którymi powinni pracować członkowie zespołu. Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami, możesz podzielić i wyszczególnić zadania dla każdej osoby według ich priorytetu.

• Utwórz mapę drogową produktu, aby pomóc zespołowi zobaczyć, w jaki sposób praca, którą wykonują, przyczynia się do większych celów organizacji.

Masz więcej wskazówek dotyczących zdalnego zarządzania projektami?

Zarządzanie projektami to jedno z najczęstszych wyzwań, przed którymi stoją zespoły zdalne. Ale jeśli połączysz odpowiedni zestaw umiejętności, narzędzi i praktyk, można go skutecznie przezwyciężyć bez żadnych problemów. Trzymaj się tych najlepszych praktyk, aby praca jako zdalny kierownik projektu była bardziej efektywna i łatwiejsza.

Chcesz być zdalnym menedżerem zespołu, którego wszyscy cenią? Oto przewodnik menedżera dotyczący zdalnego zarządzania zespołem.

Potrzebujesz więcej przydatnych wskazówek dotyczących zarządzania zdalnym zespołem? Oto nasz praktyczny przewodnik dotyczący pracy z domowymi zespołami.