Jak sprawić, by praca w zespołach domowych lepiej współpracowała?

Czasy się zmieniły od czasu, gdy biura miały kabiny, stałe godziny pracy, dedykowane biurka i pracowników ubranych w formalne stroje.

Rzeczy są teraz bardziej elastyczne.

Pracownicy mogą wybrać, gdzie chcą pracować i jak długo, i mogą pracować z domu, ubrani w co chcą.

Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje w domu, czy w biurze, te wskazówki dotyczące zdalnej współpracy zespołowej pomogą mu doskonalić pracę zespołową.

Najlepsze praktyki dotyczące zdalnej współpracy zespołowej

Oto kilka najlepszych praktyk, które zespoły pracujące w domu mogą wykorzystać, aby zwiększyć współpracę między nimi.

W naszych poprzednich postach omówiliśmy również kilka ważniejszych tematów, do których może odnieść się zespół pracujący w domu;

Praca w domu we właściwy sposób

Jak przeprowadzić burzę mózgów online

Jak przeprowadzić produktywne spotkanie zdalne

Planowanie sprintu z pracą zespołów domowych

Jak skutecznie zarządzać pracą zespołów domowych

Ustaw jasne wytyczne

Wytyczne są niezbędne, aby Twoja praca z domu była dobrze zorganizowana.

Wyjaśnij i udokumentuj zasady postępowania, komunikacji i współpracy.

Na przykład określ, w jaki sposób Twój zespół będzie wykorzystywał narzędzia komunikacji;

• Czy chcesz, aby codziennie aktualizowali status swoich zadań na platformie czatu?
• Czy chcesz, aby omawiali problemy na kanale publicznym, zamiast omawiać je prywatnie ze sobą?
• Czy wolisz bezpośrednią wiadomość od rozmowy wideo lub e-maila, gdy pojawi się coś pilnego?

Dokument powinien być dostępny dla wszystkich, aby nowi pracownicy, a także obecni członkowie zespołu, mogli się do niego odwoływać, gdy nie są pewni, jak postępować. Pamiętaj też o regularnym aktualizowaniu go, dostosowując się do zmieniających się okoliczności pracy zdalnej.

Daj swojemu zespołowi odpowiednie narzędzia

Efektywną współpracę ułatwia dobry zestaw narzędzi. Nie musisz tutaj używać wielu narzędzi; wystarczy kilka, które pomogą Ci wykonać zadanie.

Istnieje niezliczona ilość narzędzi, a oto kilka, które okażą się przydatne

Czat i wideokonferencje : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

Współpraca przy dokumentach : Dokumenty Google, Jeden Dysk, Dysk Google

Współpraca wizualna (tablica internetowa) : Creately, Figma

Zarządzanie projektami : Asana, Favro, Trello

Równie ważne jest ustalenie podstawowych zasad dotyczących tego, jak i kiedy korzystać z tych narzędzi. I upewnij się, że Twój zespół również wie, jak z nich właściwie korzystać.

Więcej narzędzi dla zespołów zdalnych.

Używaj wideo, kiedy tylko możesz

Nie można wystarczająco podkreślić znaczenia wideo podczas pracy w domu.

Rozmowy wideo

• zapewnić rozwiązanie przezwyciężania barier geograficznych
• są bardziej wciągające
• pomóc zwiększyć koncentrację uczestników
• pomóc uzyskać lepszy wgląd w wyrazy twarzy uczestników
• i zmniejszyć ryzyko nieporozumień

A co najważniejsze, rozmowy wideo są najbardziej zbliżone do komunikacji osobistej, jaką można mieć podczas pracy zdalnej, dlatego należy jak najlepiej z nich korzystać, aby wzmocnić współpracę między członkami zespołu.

Zorganizuj codzienne, krótkie spotkanie na stojąco w trybie online

Miej ustaloną godzinę każdego dnia, aby omówić, co zespół zakończył, aktualnie robi i czy istnieją jakieś blokady wpływające na jego zadania. Można to zrobić na początku każdego dnia i użyć platformy czatu, aby po prostu udostępnić aktualizację zadania reszcie zespołu.

Możesz też włączyć wideo i przeprowadzić krótkie spotkanie, które da ci szansę dogłębnego zbadania spraw.

Dzięki filmowi wszyscy będą mogli się nawzajem zobaczyć, a na początku spotkania możesz przeznaczyć kilka minut na swobodną rozmowę, aby zwiększyć zaangażowanie.

Miej jasne procesy

Przejrzyste standardowe procesy pomagają wszystkim na bieżąco.

Posiadanie dobrze zdefiniowanych procesów ułatwi również wdrożenie i szkolenie nowych pracowników oraz pomoże utrzymać wszystkich na tej samej stronie poprzez wyjaśnienie ról, które mają do odegrania i sposobu, w jaki mają pomagać innym.

Schematy blokowe i mapy procesów pomagają w efektywnym dokumentowaniu procesów. Samo rysowanie mapy procesu może być doświadczeniem edukacyjnym dla zespołu.

Możesz współpracować przy nakreślaniu swoich procesów za pomocą poniższego szablonu Creately. Otwórz go i daj wszystkim dostęp do edycji za pomocą linku do udostępniania.

Po zakończeniu przechowuj je we wspólnym miejscu, do którego każdy ma dostęp (np. w folderze Dysku Google lub na wewnętrznej wiki).

Wyjaśnij role i obowiązki

Dobrze zorganizowany zespół wie, jak ze sobą współpracować.

Wiedząc, gdzie należysz do zespołu i mając świadomość tego, co musisz zrobić, aby coś osiągnąć, członkowie zespołu są bardziej skłonni do współpracy.

Prosty schemat organizacyjny wyjaśniający role i obowiązki członków zespołu może bardzo pomóc wszystkim to zrozumieć. Pomoże to również podkreślić wzajemne relacje sprawozdawcze.

Nadmierna komunikacja

Kiedy się nie widzicie, cały czas zdarzają się nieporozumienia lub nieporozumienia.

Najbezpieczniejszym sposobem na uniknięcie tego jest osobiste spotkanie ze współpracownikiem i wyjaśnianie rzeczy lub nadmierne komunikowanie się z posiadanymi platformami.

Jeśli nie możesz nawiązać połączenia wideo, uciekaj się do nadmiernego wyjaśniania, podając szczegółowe informacje w pisanej wiadomości lub omawiając sprawę w rozmowie audio. W ten sposób możesz jasno przekazać innym to, o czym myślisz, bez ich nieporozumienia lub kwestionowania.

Pracuj w kierunku wspólnego celu

Wspólny cel łączy wszystkich i daje im jasny kierunek, w którym powinni podążać. Nawet ustalając indywidualne cele dla pracowników na dzień, tydzień lub miesiąc, powiąż ich z szerszym obrazem.

Pomaganie im w zrozumieniu, w jaki sposób wykonywana praca przyczynia się do realizacji ogólnego celu organizacji, zmotywuje ich do lepszych wyników i pozostania produktywnym jako zespół.

• Zaangażuj cały zespół w wyznaczanie celów
• Regularnie przekazuj pozytywne i konstruktywne informacje zwrotne na temat wyników podczas indywidualnych spotkań

I baw się dobrze

Stwórz przestrzeń do świętowania urodzin, dziel się zdjęciami zwierzaków lub aktualnościami na temat popularnych tematów w zespole. Może to być grupa na Facebooku, grupa WhatsApp lub osobny kanał Slack.

W ten sposób zachęcanie zespołu do nawiązywania kontaktów społecznych wzmocni relacje między nimi i poprawi sposób, w jaki współpracują.

Masz więcej wskazówek?

Wykorzystaj każdą okazję, aby upewnić się, że Twój zespół pracuje razem, nawet jeśli są fizycznie rozdzieleni. Korzystając z powyższych praktyk, możesz promować efektywną współpracę zespołu na odległość.

Jakie inne praktyki próbowałeś zwiększyć zdalną współpracę zespołową między pracownikami? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.

Czy przeczytałeś już nasz praktyczny poradnik dotyczący pracy w domu? Dowiedz się wszystkiego, od narzędzi, których możesz potrzebować, po burzę mózgów i efektywne planowanie projektów online.