Przewodnik menedżera dotyczący zdalnego zarządzania zespołem

Biorąc pod uwagę, że liczba osób, które pracują zdalnie przynajmniej raz w tygodniu, wzrosła o 400% od 2010 r., istnieje prawdopodobieństwo, że zarządzasz przynajmniej jednym pracownikiem, który pracuje poza biurem lub pracuje w domu.

A ze względu na globalną pandemię COVID-19 możesz skończyć z zarządzaniem całkowicie zdalnym zespołem. Być może nawet zastanawiasz się nad zdalnym zarządzaniem nimi przez resztę roku.

Chociaż zarządzanie zdalnym zespołem różni się od zarządzania zespołem, który znajduje się w jednej lokalizacji, nie jest to oddzielone od siebie światami. Zasadniczo stosujesz te same praktyki, ale nieco inaczej. W tym poście podzielimy się najlepszymi wskazówkami dotyczącymi zdalnego zarządzania zespołem, z których zespół zarządzający Creately korzysta i zaleca.

Zagłębmy się.

Regularnie komunikuj się i współpracuj z zespołem

Jedną z rzeczy, które różnią się między zarządzaniem zespołem zdalnym a zespołem znajdującym się w jednej lokalizacji, jest sposób, w jaki angażujesz się i komunikujesz z nimi. W biurze często rozmawiasz ze swoim zespołem; podczas spotkań, od niechcenia, gdy je mijasz, w rozmowach osobistych itp.

Jedynym sposobem na utrzymanie tego poziomu komunikacji i zaangażowania w zdalnym zespole jest użycie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych. Slack, Zoom, Skype, Google Meet, Basecamp itp. to tylko niektóre z popularnych narzędzi używanych przez zespoły zdalne do komunikacji. Do prowadzenia skutecznej komunikacji możesz używać wielu platform.

Równie ważne, jak używanie odpowiedniego narzędzia, jest posiadanie wytycznych, których należy przestrzegać podczas ich używania.

• Jeśli to możliwe, przełącz się na wideokonferencje. Jest to najbardziej zbliżona do komunikacji twarzą w twarz podczas pracy zdalnej. Plus wideo pomaga budować silniejszą więź z pracownikiem.
• Używaj wiadomości błyskawicznych do pilnych wiadomości.
• Zawsze planuj swoje spotkania z wyprzedzeniem, pozwalając pracownikowi/pracownikom na przygotowanie się i przydzielenie czasu według własnego harmonogramu.
• Regularnie melduj się z poszczególnymi członkami zespołu oprócz spotkań zespołu.

Zaufaj swojemu zespołowi

Zawsze ufaj swoim pracownikom, że wykonają pracę, niezależnie od tego, czy pracujesz w tym samym budynku, czy zdalnie. W razie potrzeby oferuj wsparcie, ale daj swoim pracownikom swobodę wykonywania pracy we własnym tempie bez ulegania mikrozarządzaniu.

Aby budować zaufanie między Tobą a Twoimi pracownikami, możesz zachęcić do praktykowania kilku rzeczy,

• Zawsze nasłuchuj, niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy szukają rozwiązań problemów osobistych, czy zawodowych.
• Skonfiguruj wytyczne dotyczące pracy zdalnej/pracy w domu, których wszyscy powinni przestrzegać. Na przykład wszyscy powinni być dostępni online od 10:00 do 16:00
• Upewnij się, że wszyscy, łącznie z Tobą, zawsze aktualizują stan dostępności na platformie czatu, z której korzystasz. Wychodzisz, aby załatwić sprawę? Powiadom innych członków zespołu za pomocą krótkiej wiadomości.
• Udostępniaj aktualizacje zadań również na platformie czatu. Możesz rozpocząć dzień, dzieląc się tym, nad czym będziesz pracować. Pod koniec dnia wspomnij, co udało Ci się zrobić.
• Zachęcaj wszystkich do zgłaszania problemów związanych z pracą w kanale zespołu. Umożliwi to odpowiednim osobom dzielenie się swoją opinią, aby również znaleźć rozwiązanie.
• Nadmierna komunikacja. Zrekompensuj nieobecność osobiście, dzieląc się wszystkim, od aktualizacji zadań po urlopy, o które aplikowałeś w przyszłym miesiącu. Zawsze, gdy coś Cię martwi, wyjaśnij, co dokładnie chcesz wiedzieć, używając każdego słowa, które musisz wpisać. Jeśli to ułatwia, przełącz się na wideo, abyś mógł również obserwować, jak reagują.

Ustaw jasne oczekiwania

Wiąże się to również bezpośrednio z budowaniem zaufania w zespole. Podczas pracy zdalnej łatwo jest poczuć się zakłopotany tym, na czym się skupić. Dlatego ważne jest, aby ustalić oczekiwania, aby zapewnić przejrzystość i zwiększyć zaangażowanie.

Każdy pracownik ma swoją rolę do odegrania; odpowiednio wyznaczone cele, które każdy powinien osiągnąć wraz z terminami, które należy dotrzymać. Aby uprościć rzeczy, użyj narzędzi do zarządzania zadaniami, takich jak Favro, Asana lub Trello, w których możesz dzielić projekty na mniejsze zadania i uważnie monitorować postępy.

Skoncentruj się na wyzwaniach i obawach pracowników

Zapewnij wszystkim, że wspierasz i troszczysz się o nich. Uważnie przyglądaj się wszystkim problemom, które mają wpływ na wydajność lub życie osobiste pracowników, gdy angażujesz się z nimi poprzez bezpośrednie rozmowy lub pośrednie obserwacje. Zachowaj ostrożność podczas omawiania drażliwych spraw i oferuj swoją pomoc i wskazówki.

Zainwestuj w niezawodne narzędzia do współpracy

Niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie spotkań, tablicę online do sesji burzy mózgów online, udostępnianie dokumentów itp., masz odpowiednie narzędzie, które ułatwi wykonywanie zadań podczas pracy zdalnej. Ułatwią bezproblemową współpracę między zdalnymi pracownikami.

Niektóre z narzędzi do współpracy, których możesz użyć, to;

Dysk Google – ułatwia organizowanie i zarządzanie dostępem do plików i dokumentów tworzonych przez zespół

Twórz — służy jako narzędzie do tablicy/płótna online, w którym zespoły mogą współpracować nad pomysłami za pomocą diagramów, wizualizacji i tekstu. Umożliwia także łączenie się z innymi członkami zespołu za pośrednictwem wideokonferencji w aplikacji.

Slack – szeroko stosowana platforma komunikacyjna, która pozwala pozostać w kontakcie z zespołem za pośrednictwem wideokonferencji, połączeń audio i wiadomości błyskawicznych.

Favro – umożliwia zespołowi wspólne planowanie i śledzenie działań projektowych.

Więcej narzędzi;

5 potężnych narzędzi do współpracy do pracy w zespołach domowych

Narzędzia do pracy z zespołów domowych

Rozpoznaj dobre wyniki pracowników

Bycie docenianym za ich wyniki jest kluczowym czynnikiem zwiększającym produktywność i motywację pracowników.

Chociaż ważne jest, aby śledzić ich postępy jako zdalny menedżer zespołu, rozpoznaj to, gdy dobrze sobie radzili. Nie musi obejmować rekompensaty pieniężnej, po prostu uznanie ich publicznie lub wyrazem uznania w postaci osobistego e-maila lub bezpośredniej wiadomości przyniesie ten sam wynik.

Prowadź z empatią

Kiedy nie spotykasz się twarzą w twarz, często popadasz w założenia. Może nie podobał ci się sposób, w jaki ktoś przekazał ci wiadomość, ale bez wchodzenia w negatywne wnioski, sprawdź ponownie. Podziel się z nimi uprzejmie swoją opinią i daj im znać, jak się czujesz i jak należy postępować w przyszłości.

I daj przykład. Rób to, czego oczekujesz od innych i prowadź ich po drodze.

Masz więcej wskazówek dotyczących zdalnego zarządzania zespołem?

Jeśli cały Twój zespół nagle oddalił się od siebie z powodu pandemii COVID-19, możesz napotkać wiele wyzwań. Mamy nadzieję, że te wskazówki dotyczące zdalnego zarządzania zespołem pomogą Ci znaleźć proste rozwiązania.

Mamy również bezpłatny praktyczny przewodnik dotyczący pracy z zespołami domowymi, który obejmuje wszystko, od tego, jak zorganizować się jako zespół zdalny, po przeprowadzanie zdalnych rozmów kwalifikacyjnych. Sprawdź to, aby uzyskać więcej przydatnych wskazówek dotyczących zarządzania zdalnym zespołem.