Krótki przewodnik po zdalnym przeprowadzaniu produktywnych retrospektyw

Spotkania retrospektywne są nawet ważniejsze dla zespołów zdalnych niż dla tych, które znajdują się w jednej lokalizacji.

Ponieważ zespoły zdalne nie pracują codziennie obok siebie, często tracą okazję do wykrycia komplikacji w ich przepływie pracy, które mogą wcześnie wpłynąć na ich wydajność i ducha, co może ostatecznie opóźnić terminowe ukończenie ich elementy dostarczane projektu.

Regularne retrospektywy mogą pomóc zdalnym zespołom uniknąć tego, zapewniając platformę, na której każdy członek zespołu może wyrazić swoje zdanie, otwarcie rozmawiać o wyzwaniach lub blokerach utrudniających ich pracę, a tym samym skutecznie wykonywać wszystko.

Ten post przeprowadzi Cię przez wszystkie elementy spotkania retrospektywnego, ze szczególnym naciskiem na ich efektywne, zdalne prowadzenie. Wszystkie dostarczone szablony można edytować online i możesz ich użyć, aby od razu rozpocząć spotkanie retrospektywne.

Co to jest spotkanie retrospektywne

Znane pod wieloma nazwami – retrospektywa Scrum, retrospektywa sprinterska, retrospektywa zwinna, przegląd po akcji, a czasem nawet sekcja zwłok lub podsumowanie – ten rodzaj spotkania jest wydarzeniem ograniczonym czasowo, podczas którego zespoły spotykają się, aby omówić i zastanowić się nad tym, co poszło dobrze i co poszło nie tak podczas ostatniego sprintu lub iteracji. Dzięki temu mogą ulepszyć swój kolejny sprint, ucząc się na błędach i triumfach z przeszłości.

Chociaż pierwotnie był powszechnie używany w zwinnym tworzeniu oprogramowania, spotkania retrospektywne zostały z czasem przyjęte przez wiele innych zespołów marketingu do zarządzania zasobami ludzkimi.

Podstawowe kroki

• Omów pracę, która została zaplanowana, ukończona lub niedokończona oraz inne znaczące wydarzenia, które mogły mieć miejsce podczas Sprintu/projektu. Możesz użyć szablonu retrospektywnego takiego jak ten poniżej i zachęcić uczestników do jego wypełnienia. Pomoże Ci to łatwo śledzić rozmowę i ważne pomysły, którymi się dzielisz.

• Przejrzyj każdy z elementów umieszczonych na tablicy przez uczestników i omów je szczegółowo.
• Zdecyduj, jak ulepszyć przyszłe projekty, w oparciu o to, czego nauczyłeś się podczas retro i stwórz elementy akcji do wdrożenia tych ulepszeń podczas następnej iteracji. Przypisz właściciela do każdej z tych akcji. Podczas następnego retro możesz sprawdzić z właścicielem, czy zostało to wdrożone; jeśli nie, przejdzie do następnej iteracji.

Kto powinien wziąć udział?

Zaproś tylko najbliższych członków zespołu, którzy ze sobą współpracują. Retros to bezpieczna przestrzeń, w której uczestnicy mogą porozmawiać na otwartej przestrzeni o wszystkim, w tym o wyzwaniach, z jakimi się borykają, o tym, co im się nie udaje, oraz o pomocy, której potrzebują. Dlatego możesz unikać zapraszania kogoś (powiedzmy kierownika lub interesariusza, który nie jest bezpośrednio zaangażowany w pracę zespołu), kto mógłby sprawić, że poczuliby się bezbronni lub nieswojo, aby otwarcie mówić.

Czego potrzebujesz

Aby wszystko było zorganizowane i skoncentrowane, musisz zapisywać rzeczy, zwłaszcza to, co jest komunikowane przez zespół podczas spotkania. Aby to zrobić, potrzebujesz tablicy.

Podczas zdalnej sesji retrospektywnej musisz jednak przełączyć się na tablicę online, na której Ty i Twój zespół możecie współpracować (być może nawet lepiej niż w przypadku fizycznej tablicy) w zakresie dzielenia się swoimi pomysłami, pytaniami i opiniami.

• Creately to internetowe narzędzie do tablicy/płótna online przeznaczone do współpracy zespołowej. Zawiera nieskończone płótno, standardowe biblioteki kształtów dla ponad 50 typów diagramów, wideokonferencje w aplikacji, podgląd zmian w czasie rzeczywistym i śledzenie myszy oraz komentarze w wierszu. Wszystko to razem sprawia, że ​​jest to świetne narzędzie do prowadzenia spotkań retrospektywnych, sesji burzy mózgów, planowania spotkań itp. online.

Ponadto możesz potrzebować narzędzia do wideokonferencji (tylko wtedy, gdy używane oprogramowanie tablicy internetowej nie obsługuje wideokonferencji w aplikacji), aby ułatwić spotkanie online. Niektóre opcje, które możesz rozważyć, to:

• Powiększenie
• Luźny
• Spotkanie Google

Alternatywnie możesz również skorzystać z narzędzia do współpracy nad dokumentami, takiego jak Dokumenty Google lub Arkusze Google, wraz z jednym z powyższych narzędzi do wideokonferencji, aby przeprowadzić spotkanie retrospektywne.

Wskazówki dotyczące zdalnego prowadzenia spotkań retrospektywnych

Prowadzenie osobistego spotkania retro różni się od prowadzenia spotkania online, głównie dlatego, że zespół jest rozproszony na całym kontynencie, jeśli nie na całym świecie, i jest ograniczony przez swoje urządzenia pod względem sposobu, w jaki zachowuje się podczas sesji.

Nie oznacza to jednak, że zdalne wykonanie produktywnego retro jest niemożliwe. Oto kilka wskazówek, jak sprawić, by rzeczy w Internecie były skuteczne i wciągające.

Upewnij się, że wszyscy biorą udział

Jeśli Twój zespół znajduje się w różnych strefach czasowych, upewnij się, że wybierasz przedział czasowy dogodny dla wszystkich. Zazwyczaj retrospekcje odbywają się na koniec sprintu (mogą być również przeprowadzane podczas sprintu/projektu, jeśli obejmuje on dłuższy okres). Planując sprint, pamiętaj, aby wcześniej zaplanować retrospekcje w kalendarzach zespołu. Zaplanuj swoją sesję i postaraj się zakończyć ją w wyznaczonym czasie, aby uniknąć niedogodności dla uczestników, którzy mogą pomijać lunch, aby dołączyć do spotkania.

Upewnij się, że wszyscy biorą udział. Jeśli nie są w stanie, upewnij się, że przynajmniej wniosą swój wkład przed spotkaniem, aby nadal mogli się do nich odnieść i omówić podczas spotkania ze wszystkimi innymi. Możesz użyć gotowego szablonu retrospektywnego, aby zebrać ich opinie.

Postępuj zgodnie z etykietą ogólnego spotkania online

Czasami podczas spotkania online sprawy wymykają się spod kontroli, a ustalenie wytycznych pomaga lepiej nimi zarządzać. Aby uzyskać bardziej produktywne wyniki, przed spotkaniem wyjaśnij, czego oczekujesz od uczestników spotkania i jak mają się zachowywać.

Niektóre z etykiet walnego zgromadzenia, których należy przestrzegać jako uczestników,

• Ubierz się odpowiednio
• Upewnij się, że znajdujesz się w tle, które jest odpowiednie do pracy (tj. brak łóżek, bałagan w pokojach itp.)
• Wycisz mikrofon, gdy nie mówisz
• Nie rozpraszaj się. Nie patrz na telefon, nie pisz na klawiaturze ani nie pracuj nad innymi zadaniami, gdy ktoś inny prowadzi prezentację
• Wyłącz telefon i wyłącz inne powiadomienia
• Nie przerywaj, gdy inni mówią lub rozmawiają nad nimi
• Jeśli masz komentarz lub pytanie, zwróć na siebie uwagę, zanim zaczniesz mówić. Wykonaj gest ręką lub powiedz „pytanie” lub „komentarz”
• Bądź gotów. Upewnij się, że połączenie, kamera i mikrofon działają przed spotkaniem

Jak przeprowadzić produktywne spotkanie zdalne | Najlepsze praktyki i szablony

Zbierz opinie przed spotkaniem

Aby poświęcić więcej czasu na retrospektywne spotkanie, analizując przedstawione pomysły i omawiając elementy działań na przyszłość, zbierz informacje zwrotne od zespołu przed właściwą sesją.

Udostępnij z wyprzedzeniem jeden z poniższych szablonów retrospektywnych zespołowi, aby każdy mógł spisać swoje porażki i triumfy, a także obawy i sugestie. Takie podejście może również pomóc introwertykom poczuć się bardziej komfortowo w dzieleniu się swoimi pomysłami i zachęcić członków, którzy mogą uważać, że ich opinie są bardziej krytyczne, do dzielenia się nimi bez poczucia obaw.

Stwórz plan działania

Rozproszone zespoły łatwo tracą rachubę, kto jest odpowiedzialny za co i kiedy jest to konieczne. Aby uniknąć nieporozumień i pociągnąć wszystkich do odpowiedzialności, stwórz prosty plan działania, który zostanie udostępniony wszystkim.

Możesz też użyć narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Favro, do tworzenia zadań, przypisywania właścicieli i śledzenia postępów.

Użyj prawidłowej techniki retrospektywnej

W standardowej retrospektywie zespół odpowiada na pytania, co poszło dobrze? co nie poszło dobrze? a co możemy poprawić? Chociaż jest to dość proste, może sprawić, że wszystko stanie się nieaktualne, gdy będziesz to robić wielokrotnie. Oto kilka retrospektywnych pomysłów na spotkania, które sprawią, że wszystko będzie bardziej zabawne i wciągające.

Start, Stop, Kontynuuj

Podejście to zbiera informacje zwrotne od uczestników w 3 kategoriach;

• Nad czym zespół powinien zacząć pracować?
• Nad czym zespół powinien przestać pracować?
• Nad czym zespół powinien nadal pracować?

Lubiany, wyuczony, brakujący, wyczekiwany (4 Ls)

Podziel płótno na 4 obszary i poproś uczestników, aby indywidualnie przedstawili swoje pomysły na każdą z L.

• Polubione – rzeczy, które podobały im się w projekcie
• Dowiedzieli się – rzeczy, których się nauczyli
• Brakowało – rzeczy, które zespół zrobił, ale można było zrobić lepiej
• Longed for – rzeczy, których życzyli sobie podczas projektu

Szalony, smutny, rad

Takie podejście pozwala zespołowi na dzielenie się i grupowanie opinii w oparciu o emocje związane z poprzednim sprintem

• O co byli wściekli?
• O czym byli smutni
• Z czego byli zadowoleni

Po zgrupowaniu pomysłów zespół może na nie głosować. Te z największą liczbą głosów zostaną potraktowane priorytetowo i zostaną podjęte działania podczas następnego sprintu.

Żaglówka

Ta metoda technicznie porównuje sprint do żaglówki, zmuszając zespół do porównania rzeczy, które wpłynęły na sprint, z tym, co napędza żaglówkę do przodu lub do tyłu.

• Sunshine – rzeczy, które uszczęśliwiły zespół
• Kotwice – rzeczy, które powstrzymywały zespół przed postępami
• Wiatr i chmury – rzeczy, które pomogły zespołowi ruszyć do przodu
• Skały i piraci – zagrożenia i przeszkody, które mogą przeszkodzić drużynie w dotarciu do celu

KALM

KALM oznacza,

• Zachowaj (rzeczy, które musisz zachować)
• Dodaj (rzeczy, które musisz dodać)
• Więcej (rzeczy, których potrzebujesz więcej)
• Mniej (rzeczy, których potrzebujesz mniej)

Więcej technik retrospektywnych znajdziesz tutaj.

Masz więcej wskazówek dotyczących prowadzenia produktywnych zdalnych spotkań retrospektywnych?

Pod koniec spotkania retrospektywnego możesz poświęcić trochę czasu na zastanowienie się, jak poszło (krótka retrospektywa na retrospektywie!). Zachęć zespół do podzielenia się opiniami na temat tego, jak ulepszyć retrospektywę, aby następnym razem była bardziej produktywna.

Spotkania retrospektywne dają możliwość zastanowienia się nad błędami, które popełniłeś i gdzie się rozwijałeś, aby zaplanować lepszą przyszłość. Chociaż prowadzenie zdalnej retrospektywy mogło postawić Cię w przeszłości w trudnej sytuacji, mamy nadzieję, że ten post i udostępnione przez nas szablony pomogą Ci to robić od teraz.

Jeśli masz coś, co szczególnie Ci się sprawdziło podczas prowadzenia zdalnych spotkań retrospektywnych, podziel się tym z nami w komentarzach poniżej.