Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające | #38 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Analiza ryzyka pomaga zwiększyć szanse na pomyślne zakończenie projektu. Ale jakie rodzaje ryzyka mogą zagrozić projektowi? Jakich narzędzi użyć, aby zidentyfikować je w czasie?

Analiza ryzyka – spis treści:

1. Wstęp
2. Rodzaje ryzyka w projektach
3. Ryzyka techniczne
4. Ryzyko zasobów
5. Ryzyka otoczenia biznesowego
6. Narzędzia analizy ryzyka
7. Diagram Ishikawy
8. Macierz ryzyka
9. Streszczenie

Wstęp

Analiza ryzyka jest kluczowym elementem zarządzania projektami, ponieważ pozwala na:

• identyfikacja,
• ocena i
• reagowanie na potencjalne zagrożenia, których przeoczenie może zawalić cały projekt.

Według raportu Project Management Institute (PMI) 2021, prawie połowa projektów nie osiąga swoich celów, a ponad połowa jest opóźniona lub przekracza budżet.

Rodzaje ryzyka w projektach

Trzy najczęstsze ryzyka mające wpływ na większość projektów firmowych to:

• Ryzyko techniczne – odnosi się do problemów związanych z oprogramowaniem, sprzętem lub procesami, które mogą uniemożliwić realizację projektu
• Ryzyko zasobów – obejmuje problemy związane z dostępnością zasobów, takich jak pracownicy, budżet czy czas
• Ryzyko otoczenia biznesowego – dotyczy problemów takich jak zmiany przepisów czy konkurencja.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich, aby zobaczyć, jak identyfikować, analizować i reagować na każdy rodzaj ryzyka.

Ryzyka techniczne

Aby skutecznie identyfikować i analizować ryzyka techniczne, należy przeprowadzić szczegółową analizę specyfikacji technicznej projektu, odpowiadając na następujące pytania:

• Jakie zadania będą wymagały zastosowania innowacyjnej technologii?
• Czy organizacja posiada zespół do opracowania, wdrożenia i obsługi technologicznej strony projektu? Jeśli nie,
• Jakiego dostawcę rozwiązań wybrać i jak sformułować umowę z kontrahentami?

Powinieneś również przeprowadzić analizę ryzyka opartą na scenariuszu, aby wykryć potencjalne problemy i ich konsekwencje. Aby zminimalizować ryzyko techniczne, zwróć szczególną uwagę na kontrolę jakości w projekcie i zapewnij regularne testy i konserwację. Można również rozważyć plan awaryjny. Kierownik Projektu powinien również być na bieżąco z nowinkami technologicznymi i konsultować się z ekspertami w dziedzinie, w której projekt jest realizowany.

Ryzyko związane z zasobami

Minimalizacja ryzyka zasobów wymaga analizy dostępności specjalistów i wykwalifikowanych pracowników, realnej dostępności budżetu oraz czasu na nieprzerwaną realizację zadań.

Analizując ten rodzaj ryzyka, Kierownik Projektu powinien zadać następujące pytania:

1. Czy organizacja ma wystarczającą liczbę specjalistów w kluczowych obszarach projektu , takich jak np. programowanie, projektowanie czy finansowanie?
2. Czy istnieją odpowiednie procedury i narzędzia do zarządzania zasobami , takie jak planowanie zasobów lub raportowanie?
3. Czy budżet projektu obejmuje wystarczające fundusze na rekrutację lub outsourcing zasobów w razie potrzeby?

Ryzyka związane z otoczeniem biznesowym

Ryzyka biznesowe związane są głównie z pojawieniem się dynamicznego rozwoju konkurencji. Mogą również odnosić się do nowych przepisów wpływających na budżet lub harmonogram projektu. Dobrym przykładem jest konieczność certyfikacji rozwiązań lub urzędowych procedur poprzedzających wprowadzenie wyniku na rynek czy konieczność kontynuacji projektu.

Przykładowe pytania, które mogą pomóc Kierownikowi Projektu w analizie ryzyka biznesowego, to:

1. Czy jesteśmy świadomi potencjalnych zmian regulacyjnych w branży, w której działa nasz projekt?
2. Czy przeanalizowaliśmy potencjalne zagrożenia ze strony konkurencji , takie jak nowe produkty lub usługi?
3. Czy mamy plan awaryjny na wypadek niekorzystnych zmian w otoczeniu biznesowym , takich jak spadek popytu na nasz produkt lub usługę?

Narzędzia analizy ryzyka

Do wstępnej analizy ryzyka dobrze sprawdzi się szeroko stosowany SWOT. Jednak przeprowadzając dogłębną diagnozę ryzyka technologicznego, zasobowego i biznesowego, lepiej zdecydować się na dedykowane narzędzia specjalistyczne. Ze swojej skuteczności słyną:

• Diagram Ishikawy zwany także diagramem ryb ze względu na swój charakterystyczny kształt i
• Macierz ryzyka.

Diagram Ishikawy

Diagram Ishikawy jest narzędziem do identyfikowania i analizowania przyczyn problemów i potencjalnych zagrożeń. Został opracowany przez dr Kaoru Ishikawę, japońskiego inżyniera i konsultanta ds. jakości. Ishikawa był znanym wykładowcą i ekspertem zarządzania jakością oraz twórcą wielu innych narzędzi i metod związanych z jakością, takich jak diagram Pareto i diagram histogramu. Ishikawa pracował przede wszystkim w przemyśle, ale jego narzędzia i metody znalazły również zastosowanie w innych dziedzinach, w tym w zarządzaniu projektami.

Diagram Ishikawy przedstawia problem w postaci wykresu przyczynowo-skutkowego, z którego można wyodrębnić kluczowe przyczyny problemu. Między innymi może zapewnić ocenę mającą na celu wykrycie zagrożeń technicznych. Dzieje się tak dlatego, że może zidentyfikować potencjalne braki lub problemy związane z technologią i określić ich przyczyny.

Macierz ryzyka

Matryca ryzyka pojawiła się po raz pierwszy w latach pięćdziesiątych XX wieku w przemyśle lotniczym, gdzie była stosowana do oceny zagrożeń bezpieczeństwa lotu. Narzędzie jest popularne nie tylko w zarządzaniu projektami, ale także w biznesie, nauce czy analizie bezpieczeństwa.

Macierz ryzyka umożliwia określenie poziomu ryzyka dla każdego zagrożenia poprzez przypisanie mu wagi na podstawie prawdopodobieństwa wystąpienia i skutków. Jest to prosta tabela, w której wiersze przedstawiają różne zagrożenia, a kolumny prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ.

Diagram macierzy ryzyka składa się z kwadratów reprezentujących poszczególne ryzyka. Każde zagrożenie jest przypisane do jednego z czterech kwadratów, które odpowiadają poziomowi ryzyka:

• Niski,
• średni,
• wysoki lub
• bardzo wysoko.

Kwadraty informują o prawdopodobieństwie wystąpienia i konsekwencjach ryzyka. Wykorzystując macierz ryzyka, Kierownik Projektu może określić, jakie ryzyka są związane z projektem i rozważyć, jakie działania należy podjąć, aby je zminimalizować.

Streszczenie

Analiza ryzyka identyfikuje, ocenia i reaguje na potencjalne zagrożenia, które mogą wpłynąć na powodzenie projektu. Jednak zmienność dzisiejszego otoczenia biznesowego sprawia, że ​​coraz trudniej jest analizować i trafnie wyciągać wnioski. Pojawiają się nowe rodzaje zagrożeń związane np. z cyberbezpieczeństwem, inflacją czy dostępnością surowców. Dlatego warto pamiętać, że analiza ryzyka jest procesem ciągłym, powtarzalnym i aktualizowanym w trakcie całego projektu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami