Zarządzanie ryzykiem w relacjach biznesowych: cztery podstawowe wskazówki dla agencji i firm

Zarządzanie ryzykiem ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy. Budowa każdej dużej firmy zajmuje lata i przez cały ten czas po prostu nie możesz się poruszać bez relacji biznesowych!. Nie toleruje się tu żadnych klapek ani renegatów. Partnerzy wysokiej jakości są wybierani na dłuższy okres, strategicznie budowane są sojusze. Klienci zawsze polegali na profesjonalistach, którzy znają się na swojej branży, są skłonni do studiowania biznesu, są rzetelni w kwestiach finansowych i chętnie wspólnie się rozwijają.

Jednak nie ma sensu wierzyć, że znalezienie odpowiedniego partnera to „praca wykonana w połowie”. Świetny pomysł jest niczym bez realizacji, zawarcie traktatu jest niczym bez silnej współpracy podczas realizacji celu ogólnego.

Istnieje kilka etapów procesu zarządzania ryzykiem podczas integracji firmy i agencji. A te są ściśle związane z etapami rozwoju projektu.

Pierwszy etap – poznanie się

Każda ze stron demonstruje swoje mocne strony, wskazuje swoje osiągnięcia zawodowe i dzieli się swoimi doświadczeniami. Ten etap następuje po wstępnej ocenie potencjału drugiej strony. To pierwsza prawdziwa rozmowa, która może nam pokazać, czy będziemy do siebie pasować, czy nie.

Agencja jest oczywiście zainteresowana decyzją na ich korzyść. Firma ma nadzieję, że ich misja i zasoby trafią do właściwych osób, które nie znikną po prostu lub zamienią się w inny projekt w ciągu tygodnia. Firma będzie chciała polegać na proaktywnej agencji, aby oszacować ryzyko i upewnić się, że wyróżnia się z tłumu, jednocześnie osiągając wyniki potrzebne do zwiększenia przychodów.

Porada dla agencji: Nie oszukuj firmy, która wpaja fałszywe wyobrażenia o Twojej pracy. Zbadaj biznes: jego stronę internetową, pozycję rynkową, słabe i mocne strony, a także głównych konkurentów. Upewnij się, że klient ma odrębne zadanie i rozumie cele. Pomyśl o ryzyku finansowym w biznesie. Miej pozytywne nastawienie, że wszystkie te punkty pasują do Twojego profilu i masz doświadczenie w rozwiązywaniu podobnych problemów. Przygotuj prognozę z własną wizją sytuacji. Porozmawiaj o swoich prawdziwych możliwościach. Nie kłam. I nie sprawiaj wrażenia, że ​​chcesz konkurować z wewnętrznym zespołem marketingowym klienta – skup się na interakcji. Omów ryzyko. Przygotuj listę KPI i wskaźników, które pomogą Wam iść we właściwym kierunku.

Rada dla biznesu: nie daj się ponieść emocjom i staraj się unikać nadmiernych oczekiwań. Zbadaj doświadczenie agencji w rozwiązywaniu podobnych zadań, przeczytaj opinie innych klientów na temat ich usług. Sformułuj konkretne, nieabstrakcyjne zadania na podstawie analizy Twojej sytuacji rzeczywistej. Staraj się unikać zawyżonych oczekiwań, ponieważ w początkowym okresie zespołowi agencji nie będzie tak łatwo poradzić sobie nawet z tymi zadaniami, które sobie postawili. Nie mówiąc już o przekraczaniu ich wyników. Byłoby wspaniale samemu sobie z tym poradzić, w przeciwnym razie nie wstydź się zatrudnić działu zarządzania ryzykiem.

Etap II – Rozpoczęcie Projektu

W drugiej fazie relacji firma często ma wygórowane oczekiwania. A agencja często napotyka na pierwsze poważne problemy. Racjonalne zarządzanie ryzykiem tutaj może sprawić, że obie strony będą zwycięzcami. Mogą to być jedno lub dwa dodatkowe zadania o wyższym priorytecie, błędy w szacowanym czasie na zadaniach, czy konieczność wsparcia wcześniejszych rozwiązań, które zostały wcześniej wdrożone. Może to prowadzić do pierwszego opóźnienia terminu, rozbieżności między oczekiwanymi a rzeczywistymi wynikami i innych drobiazgów, które są tak drobne na dłuższą metę, ale tak namacalne na początku.

Porada dla agencji: jest to kluczowe, aby rozpocząć pracę nad projektem, ustalając harmonogram i podział obowiązków między członkami zespołu projektowego. Każdy powinien zrozumieć, czym się interesuje. Zwróć uwagę na szczegóły i staraj się stale monitorować przepływ pracy. Błędy, które mogą zostać niezauważone sześć miesięcy później, mogą już na starcie wywołać efekt kuli śnieżnej. Dlatego będzie to idealna opcja, jeśli członkowie Twojego zespołu przechowują swoje zadania w jednym zbiorczym systemie zarządzania zadaniami, gdzie mogą notować swoje wyniki, problemy, prosić o dodatkowe dane, priorytetyzować zadania lub zostawiać komentarze. Takie rozwiązanie może pokazać ogólny obraz na każdym etapie współpracy, a także znaleźć „wąskie gardło”, jeśli coś pójdzie nie tak. Nie zapomnij umówić się na regularne spotkania.

Rada dla biznesu: nie naciskaj zbyt mocno. Podkreślaj błędy, udzielaj wskazówek, dziel się swoją wizją i udzielaj wysokiej jakości informacji zwrotnych. Ale proszę, postaraj się być tak uprzejmy, jak to tylko możliwe. Powiedz im, że będziesz kontrolować proces, ale unikaj mikrozarządzania. Zespół po przeciwnej stronie naprawdę potrzebuje twojego wsparcia. To prawda, na lojalność jeszcze nie zapracowano, ale Twoje wsparcie może być zaliczką, która doda energii zespołowi. Uwierz w nie, a twoja pewność siebie przyniesie ci doskonałe konsekwencje .

Trzeci etap – pierwszy kamień milowy

Agencja dostarczy raport za określony okres: miesiąc lub kwartał. Omawiasz dokonane osiągnięcia. Czym te wyniki różnią się od pierwotnie planowanych?

Ważne jest, aby wszystkie sprawy omawiać otwarcie. Co zrobiono dobrze i dlaczego w tym okresie? Która część planu nie została wdrożona i dlaczego? Jakie zmiany zaszły w trakcie tego procesu i jaka była na nie nasza reakcja? Jak każdy zespół wykonywał określone zadania? Co należy poprawić w następnym okresie? Wszystko to są przykłady zagrożeń , o których zawsze należy pamiętać.

Rada dla agencji: codziennie monitoruj swoje wyniki. Jeśli zauważyłeś potencjalny problem, powiedz o tym swojemu klientowi, zaproponuj rozwiązania i swoją pomoc. Nie zalecamy czekania, aż problem sam się rozwiąże. Nawet jeśli Twój klient nie udzieli Ci żadnych informacji lub kierownik w jego biurze jest przeciążony i nie może odpowiedzieć na zadane pytania na czas, co najmniej 50% odpowiedzialności spoczywa na Tobie. Czas więc działać na własną rękę, zwłaszcza jeśli wiesz, jak rozwiązać ten problem na czas.
W większości przypadków przyniesie to pozytywny efekt, jeśli przekroczysz oczekiwania właścicieli firm, a tym samym potwierdzisz swoją jakość i umiejętności.

Idź o krok dalej, poświęć trochę więcej czasu na szczegóły. Spójrz na sam sedno zadania. Jeśli zrealizowałeś, a nawet nadmiernie wypełniłeś umowę, jeśli udało ci się wyeliminować ryzyko – dobra robota, teraz czas pomyśleć, co jeszcze można zrobić. Idź naprzód!

Porady dla firmy: oceń sytuację. Czy wyniki są zgodne z oczekiwaniami w zamian? Czy zespół spełnił Twoje oczekiwania? Jakie spostrzeżenia uzyskano dzięki współpracy? W czym agencja jest dobra? Co się dzieje i dlaczego?

Odezwij się, Twoja opinia jest ważna. Jeśli jakaś ciekawostka wydaje ci się oczywista, może to być coś nowego po przeciwnej stronie.

Opowiedz im o swoich planach. Powiedz im, co wydarzyło się po twojej stronie w tym okresie. Co zmieniło się w Twojej firmie, jakie zmiany są planowane na najbliższą przyszłość?
W tej fazie obie strony zwykle uzgadniają cele długoterminowe: sześć miesięcy, rok lub więcej. Tak więc każda ze stron musi być pewna, że ​​strategia zmierza we właściwym kierunku przy wystarczających zasobach i że komunikacja jest jasna. Niezwykle ważne jest uzgodnienie kamieni milowych: miesięcy, kwartałów. Jeśli są jakieś problemy ze współpracą, należy je wydobyć na światło dzienne, przedyskutować i rozstrzygnąć. Większość problemów, które tkwi w typowym projekcie, dotyczy komunikacji. Drobne problemy i nieporozumienia często przeradzają się w długotrwałe konflikty. A to prowadzi do utraty skuteczności.

Czwarty etap – udana współpraca

Projekt ewoluuje, KPI działają zgodnie z planem, zespoły wypracowały model udanej współpracy.

Rada dla agencji: oprócz dobrej pracy tworzonej teraz masz oferować obraz przyszłości. Zainwestuj czas w rozwój swojego klienta. Przeanalizuj swoje wyniki, przedstaw im nowe możliwości, zaoferuj nowe narzędzia. Przygotuj listę rekomendacji i pokaż im „liczby” nowych możliwych zysków. To czas na zaproponowanie innych Twoich usług.
Pamiętaj, że samo wykonywanie swojej pracy we właściwy sposób nie wystarczy. Wszyscy dbają o przyszłość. I masz moc, by brać udział w tworzeniu tej przyszłości, wspólnie przez Ciebie i Twojego partnera.

Porady dla biznesu: idź dalej. Kontynuuj umawianie regularnych spotkań, zadawaj pytania, dziel się spostrzeżeniami i wiadomościami o swojej firmie. Poszukaj korzyści dla swojego wewnętrznego zespołu ze współpracy z agencją. Zaufaj swojemu partnerowi, ale nie zapomnij obserwować z boku i udzielać informacji zwrotnych.

Ostatnie słowa o zarządzaniu ryzykiem

Nie da się ukryć, że każda relacja biznesowa ma swoją specyfikę. Zdecydowanie nie możemy dać Ci idealnego ogólnego scenariusza, który pomoże Ci skutecznie współpracować z Twoim klientem lub agencją outsourcingową i uniknąć wszelkich trudności. Twoje relacje z klientem z małej firmy będą zupełnie inne niż z dużym klientem biznesowym, relacje z firmą europejską będą inne niż z amerykańską czy azjatycką. I jest milion innych czynników, które wpływają na relacje biznesowe nawet wewnątrz Twojej firmy.

Porady dla agencji:
– Dogłębnie przeanalizuj biznes klienta
– Dokładnie przeanalizuj siłę swojego zespołu
– Nie rozpoczynaj pracy, jeśli Twój klient ma zbyt abstrakcyjne zadanie
– Bądź szczery z klientem w każdej sytuacji
– Przydziel obowiązki pomiędzy swój zespół na podstawie ich rzeczywistych umiejętności
– Stale monitoruj proces pracy
– Spotykaj się i omawiaj swoje wyniki i problemy z klientem na bieżąco
– Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby osiągnąć cele klienta
– Staraj się podtrzymywać relację z klientem po zakończeniu projektu, jeśli zdasz sobie sprawę z dużej perspektywy w partnerstwie

Porady dla biznesu:
Przeanalizuj swój biznes i zdefiniuj swoje prawdziwe słabe punkty i obszary do poprawy
Ustal swoje cele i przygotuj listę czytelnych zapytań technicznych
Bądź na bieżąco, skoordynuj ich strategię, jeśli to zupełnie nie pasuje do Twojej wizji
Kontroluj proces, ale unikaj mikrozarządzania
Wypróbuj agencję pod względem wielkości, jeśli jest naprawdę dobra – może pomóc Twojemu zespołowi wewnętrznemu w rozwoju i ulepszyć inne obszary biznesowe