Ostateczna lista technik zarządzania ryzykiem wizualnym

Niezależnie od tego, czy jest to międzynarodowa korporacja, czy startup, ryzyka nie da się uniknąć. To część każdego nowego lub rutynowego przedsięwzięcia.

Najlepszym sposobem na ograniczenie negatywnego wpływu, jaki ryzyko może mieć na Twoją firmę, jest włączenie technik zarządzania ryzykiem do struktury biznesowej.

W tym poście omówimy wizualne techniki zarządzania ryzykiem, z których możesz korzystać na każdym etapie swojej strategii zarządzania ryzykiem.

Co to jest zarządzanie ryzykiem?

Zarządzanie ryzykiem to proces, w którym ryzyka są identyfikowane i kontrolowane proaktywnie. Pozwala firmom zwiększyć swoje szanse na sukces, minimalizując zagrożenia i maksymalizując szanse.

Zarządzanie ryzykiem ma kluczowe znaczenie dla firmy, ponieważ pomaga zapobiegać stratom finansowym i zwiększać przychody. Inne korzyści płynące z zarządzania ryzykiem obejmują:

• Pomóż zidentyfikować projekty, które mogą prowadzić do problemów i zastosować rozwiązania
• Pomóż wcześniej przygotować się na nieoczekiwane zagrożenia
• Pomóż dostarczyć wystarczającą ilość danych, aby podejmować lepsze decyzje dotyczące projektów/wydarzeń
• Pomóż usprawnić komunikację między interesariuszami a zespołami projektowymi
• Pomóż zespołom bardziej skoncentrować się na kluczowych wynikach

Kluczowe etapy procesu zarządzania ryzykiem to identyfikacja ryzyk, analiza ryzyk i planowanie w celu ich ograniczenia. Są one szczegółowo opisane poniżej wraz z technikami zarządzania ryzykiem, których możesz użyć.

Zidentyfikuj zagrożenia

Proces zarządzania ryzykiem rozpoczyna się od wcześniejszej identyfikacji ryzyka po ustaleniu celu. Identyfikację ryzyka należy przeprowadzać na wczesnym etapie projektu, a nie w trakcie lub w trakcie projektu, ponieważ może być już za późno.

Identyfikację ryzyka można przeprowadzić na 2 sposoby

• Identyfikując pierwotne przyczyny i skutki, jakie mogą mieć
• Identyfikując podstawowe funkcje, które firma musi wykonać, aby osiągnąć cel i identyfikując, w jaki sposób mogą one zawieść

Poniższe wizualne metody zarządzania ryzykiem można wykorzystać do wcześniejszej identyfikacji ryzyka.

1. Diagram drzewa decyzyjnego

Drzewa decyzyjne służą do podejmowania decyzji, gdy masz do czynienia z wieloma opcjami. Pozwala ocenić wartości wyników i możliwości ich osiągnięcia. To z kolei pomaga podjąć lepszą decyzję.

Jak tego użyć

Krok 1: Zidentyfikuj decyzje i przygotuj diagram drzewa decyzyjnego oparty na decyzjach, kosztach i korzyściach z niepewnych dostępnych opcji.

Krok 2: Ustal prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i przypisz je

Krok 3: Na tym etapie musisz określić pieniężną wartość ryzyka, czyli innymi słowy, ile by Cię to kosztowało, gdyby ryzyko wystąpiło

Krok 4: Oblicz oczekiwaną wartość pieniężną (EMV) każdej ścieżki decyzyjnej, mnożąc prawdopodobieństwo i wpływ

Szablon analizy drzewa decyzyjnego (kliknij szablon, aby edytować go online)

2. Diagram wpływów

Diagram wpływu jest używany do reprezentowania podsumowania informacji drzewa decyzyjnego. Pokazuje zmienne, które są znane i nieznane przy podejmowaniu decyzji oraz relacje, które między nimi istnieją.

Prostokąty oznaczają decyzje, owale reprezentują niepewności i wartości lub wymagane dane wyjściowe są oznaczone diamentami. Wpływ każdej zmiennej na drugą jest reprezentowany przez strzałki.

Jak tego użyć

Krok 1: Określ decyzje, które należy podjąć, aby osiągnąć swój cel

Krok 2: Rozważ ryzyko i czynniki wydajności, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie celu.

Krok 3: Rozpoznaj drugorzędne czynniki, które wpływają na niepewność związaną z czynnikami wydajności.

Krok 4: Zidentyfikuj czynniki ryzyka drugiego rzędu, które mogą wpływać na czynniki drugorzędne.

Krok 5: Kontynuuj ustalanie, jakie czynniki wpływają na niepewność, dopóki nie zostaną zidentyfikowane wszystkie kluczowe zagrożenia.

Kliknij szablon, aby edytować go online

3. Analiza SWOT

Niezależnie od tego, czy planujesz nowy projekt, czy rozwijasz nowy proces, analiza SWOT może pomóc Ci uzyskać wgląd w wszelkie zagrożenia, które mogą wystąpić. Pomaga zidentyfikować mocne i słabe strony, zagrożenia i szanse związane z wydarzeniem.

Jak tego użyć

Aby dowiedzieć się, jak korzystać z analizy SWOT, zapoznaj się z naszym artykułem Analiza SWOT: co, dlaczego i jak skutecznie z nich korzystać.

Kliknij szablon, aby edytować go online

4. Schemat rybiej kości

Znany również jako diagram Ishikawy i diagram przyczynowo-skutkowy, diagram rybich kości służy do rozbicia problemu i zidentyfikowania jego przyczyn. Działa wstecz, ponieważ pomaga zidentyfikować przyczyny określonego efektu.

Jak tego użyć

Nasz Ultimate Guide to Fishbone Diagrams opisuje szczegółowo, jak korzystać z rybiego diagramu.

Szablon diagramu Fishbone (Kliknij szablon, aby edytować go online)

5. Mapy procesów

Mapy procesów pomagają zwizualizować główne etapy i relacje między nimi w procesie. Dzięki temu, że ludzie, którzy faktycznie to wykonują, opisują proces za pomocą mapy procesu, możesz sprawdzić jego dokładność. Pomaga to również z wyprzedzeniem identyfikować wąskie gardła i blokery.

Jak tego użyć

Krok 1: Zidentyfikuj zespół, który chcesz zmapować – niezależnie od tego, czy jest to nowy proces, czy proces przeprojektowywany

Krok 2: Zbierz wszystkich, którzy są zaangażowani w wykonanie/rozwijanie procesu i przeprowadź burzę mózgów wszystkich informacji związanych z procesem, takich jak dane wejściowe, wyjściowe itp.

Krok 3: Podejmij kroki, które zidentyfikowałeś i ułóż je w kolejności

Krok 4: Narysuj mapę przedstawiającą aktualny stan procesu

Krok 5: Zidentyfikuj wąskie gardła i wady w swoim procesie

Sprawdź The Easy Guide to Process Mapping, aby dowiedzieć się, czym są mapy procesów, symbole map procesów, rodzaje map procesów itp.

Mapa procesów zarządzania ryzykiem (kliknij szablon, aby edytować online)

Przeanalizuj zidentyfikowane ryzyko

Po zidentyfikowaniu zagrożeń następnym krokiem jest ocena zagrożeń, aby zobaczyć, jaki wpływ mają one na Twoją firmę i bieżące projekty. Dzięki prawidłowej analizie ryzyka będziesz w stanie określić, które ryzyko ma największy wpływ na Twój biznes.

Analizę ryzyka można przeprowadzić na dwa sposoby

• Jakościowa analiza ryzyka – tutaj ryzyka są analizowane na podstawie prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz wpływu, jaki mogą mieć na projekty, biznes itp.
• Ilościowa analiza ryzyka – kwantyfikuje możliwe wyniki i ocenia prawdopodobieństwo osiągnięcia obiektów

Poniżej przedstawiono kilka metod zarządzania ryzykiem, których możesz użyć, aby pomóc w fazie analizy procesu zarządzania ryzykiem.

1. Macierz prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka

Jest to narzędzie, które można wykorzystać do jakościowej oceny ryzyka. Pomaga ocenić względny wpływ (wysoki lub niski) ryzyka oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia (wysokie lub niskie).

Jak tego użyć

Zgodnie z macierzą prawdopodobieństwa ryzyka i wpływu, istnieją dwa wymiary ryzyka

1. Prawdopodobieństwo – prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka może wynosić od 0% do poniżej 100%, dlatego jest to zdarzenie, które może wystąpić.
2. Wpływ – ryzyko zawsze ma negatywny wpływ

W macierzy prawdopodobieństwa ryzyka i wpływu można ocenić potencjalne ryzyko na podstawie tych dwóch wymiarów. W oparciu o umiejscowienie ryzyka w macierzy, możesz nadać mu priorytet jako

• Niski wpływ – małe prawdopodobieństwo
• Niski wpływ – duże prawdopodobieństwo
• Duży wpływ – małe prawdopodobieństwo
• Duży wpływ – duże prawdopodobieństwo

Podczas gdy ryzyko w lewym dolnym rogu często można zignorować, ryzyko umieszczone w prawym górnym rogu powinno mieć najwyższy priorytet.

Macierz prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka (Kliknij szablon, aby edytować go online)

2. Wykres Pareto

Diagramy Pareto to świetny sposób na określenie, którym problemom należy nadać priorytet na podstawie skumulowanego wpływu, jaki ma to na system. Podczas gdy długość słupków reprezentuje częstotliwość lub koszt (czas lub pieniądze), słupki są ułożone z najdłuższymi słupkami po prawej stronie i najkrótszymi słupkami po prawej stronie. W ten sposób pokazuje, która sytuacja jest najważniejsza.

Jak tego użyć

Krok 1: Zidentyfikuj kategorie, których chcesz użyć do pogrupowania pozycji, oraz pomiary (tj. częstotliwość, koszt, czas itp.)

Krok 2: Zdecyduj, jaki okres czasu (godzina, tydzień lub dzień itp.) ma obejmować wykres Pareto

Krok 3: Zbierz dane wraz z kategorią i podsumuj pomiary dla każdej kategorii

Krok 4: Określ odpowiednią skalę pomiarów i zaznacz skalę po lewej stronie wykresu

Krok 5: Oznacz paski dla każdej kategorii, umieszczając najwyższy po lewej stronie

Krok 6: Oblicz procent dla każdej kategorii

Krok 7 : Oblicz i narysuj skumulowane sumy

Wykres Pareto do zarządzania ryzykiem (kliknij szablon, aby edytować online)

3. Analiza drzewa błędów

Analiza drzewa błędów pomaga zidentyfikować prawdopodobieństwa różnych wyników z danych błędów i awarii. Analiza drzewa błędów pomaga określić prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia poprzez wizualizację określonego zdarzenia na górze oraz warunków powodujących to zdarzenie.

Jak tego użyć

Krok 1: Zidentyfikuj usterkę / usterkę, którą należy przeanalizować

Krok 2: Wypisz bezpośrednie lub bezpośrednie przyczyny usterki. Dokładnie zbadaj każdy krok, aż do przeanalizowania przyczyn źródłowych

Krok 3: Po zastosowaniu danych w drzewie błędów użyj ich do przeprowadzenia oceny

Diagram analizy drzewa błędów (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Planowanie, aby uniknąć przyszłego ryzyka

W fazie planowania cyklu zarządzania ryzykiem należy zwrócić uwagę na ograniczanie ryzyka poprzez znajdowanie rozwiązań i kontrolowanie ich. Zaczynając od zagrożeń, które najbardziej wpływają na Twoje projekty lub organizację, dowiedz się, jak zminimalizować ich skutki.

1. Schemat koła futures

Koło Futures to narzędzie, które można wykorzystać do identyfikacji bezpośrednich i pośrednich skutków określonego trendu, wydarzenia lub decyzji.

Jak tego użyć

Krok 1: Zidentyfikuj zmianę. Może to stanowić problem lub potencjalne ryzyko.

Krok 2: Przeprowadź burzę mózgów na temat możliwych konsekwencji tego trendu.

Krok 3: Przeprowadź burzę mózgów na temat drugorzędnych lub „drugiego rzędu” konsekwencji związanych z konsekwencjami „pierwszego rzędu”, które zidentyfikowałeś wcześniej. Diagram można dalej rozbudowywać, dodając kilka warstw.

Krok 4: Gdy koło przyszłości będzie gotowe, możesz uzyskać przegląd bezpośrednich i pośrednich konsekwencji zmiany, którą chcesz wprowadzić.

Krok 5: Podejmij negatywne konsekwencje i określ możliwe działania, które możesz podjąć, aby je kontrolować.

Szablon Koła Futures (Kliknij szablon, aby edytować go online)

2. Schemat programu decyzyjnego procesu

Wykres programu decyzji procesowych (PDPC) pomaga przyjrzeć się, co może się nie udać w opracowywanym planie. Możesz użyć wykresu, aby zmienić swój plan, aby zapobiec wystąpieniu problemu i przygotować plan awaryjny, aby złagodzić ryzyko.

Jak tego użyć

Krok 1: Utwórz schemat drzewa planu, wymieniając cele, główne działania i zadania, które należy wykonać w ramach każdego działania.

Krok 2: Weź zadania z trzeciego poziomu i przeprowadź burzę mózgów, co może pójść nie tak

Krok 3: Jeśli konsekwencje problemów zidentyfikowanych wcześniej są nieistotne, pomiń je. Dodaj istotne problemy związane z każdym zadaniem na diagramie drzewa jako czwarty poziom.

Krok 4: Wymyśl środki zaradcze dla każdego problemu i dodaj je jako piąty poziom do diagramu

Krok 5: Zastanów się, jak praktyczny jest każdy środek zaradczy pod względem czasu, zasobów, kosztów itp. Możesz użyć X, aby oznaczyć niepraktyczne rozwiązanie, a O, aby oznaczyć te, które są praktyczne.

Zapoznaj się z tym artykułem na temat PDPC, aby dowiedzieć się więcej o narzędziu.

Schemat programu decyzyjnego procesu – PDPC (Kliknij szablon, aby edytować go online)

3. Analiza ryzyka i nagrody

Analiza ryzyka i nagrody to narzędzie, którego można użyć do oceny profilu ryzyka i zysku różnych opcji.

Jak tego użyć

Krok 1: Wypisz opcje i możliwe zagrożenia z nimi związane

Krok 2: Wykreśl ryzyko i korzyści na wykresie analizy ryzyka i nagrody

Krok 3: Chociaż niektóre opcje mogą mieć pozytywny profil ryzyka i nagrody, poświęć trochę czasu, aby zastanowić się, czy powinieneś poświęcić czas na łagodzenie ryzyka związanego z innymi opcjami.

Krok 4: Porównaj każdą opcję ze sobą, aby znaleźć najlepszą opcję dla siebie

Risk – Reward Analysis Template (Kliknij szablon, aby edytować online)

Dodaj do listy wizualnych technik zarządzania ryzykiem

Techniki zarządzania ryzykiem, które omówiliśmy powyżej, pomogą Ci zidentyfikować, przeanalizować i kontrolować ryzyka, które mogą wystąpić podczas Twoich projektów lub rozwoju nowych procesów biznesowych.

Czy znasz inne techniki wizualne, które można wykorzystać do zarządzania ryzykiem? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.