Analiza przyczyn źródłowych – korzyści i cele

W każdym przedsiębiorstwie – niezależnie od stażu działalności, pozycji rynkowej czy branży, w której na co dzień działa – zdarzają się błędy, problemy, wypadki czy awarie. W takich sytuacjach osoby odpowiedzialne często starają się jak najszybciej podjąć środki zaradcze, co pomaga na krótką metę, ale nie gwarantuje, że sytuacja się powtórzy (generując dalsze koszty i zużywając posiadane zasoby)

Lepszym rozwiązaniem jest wówczas przeprowadzenie badania typu Root Cause Analysis (RCA) . Poniżej wyjaśniamy, czym jest to narzędzie, jakie jest jego przeznaczenie i jakie pozytywne rezultaty może przynieść organizacji jego zastosowanie.

Co to jest analiza przyczyn źródłowych?

Analiza przyczyn źródłowych jest szeroko stosowanym narzędziem, które sprawdza się nie tylko w różnych dziedzinach (od inżynierii po opiekę zdrowotną, medycynę i biznes po produkcję lub zarządzanie jakością), ale czasami może się również przydać w naszym codziennym życiu. Analiza przyczyn źródłowych to podejście, które poprzez systematyczny proces prowadzi do zidentyfikowania podstaw problemów, incydentów i awarii, które zarówno już wystąpiły, jak i są potencjalne.

Wykorzystywanie go wynika z myślenia, że ​​działania skupiające się na tym aspekcie – czyli na prawdziwej istocie trudności – zwykle wynikają z tego, że jest to skuteczniejsze niż zwykła reakcja na objawy, które mogą po pewnym czasie powrócić.

Korzyści z analizy przyczyn źródłowych

Główną korzyścią związaną z analizą przyczyn źródłowych jest zapobieganie ich nawrotom, co staje się możliwe właśnie poprzez usuwanie przyczyn problemów i awarii. Poprawia to jakość oferowanych produktów, usług czy procesów, zmniejsza ponoszone koszty i zapewnia bardziej optymalne wykorzystanie zasobów. Jednak to nie jedyny pozytywny skutek zastosowania tej techniki – wśród dodatkowych korzyści możemy wymienić:

• Lepsze zarządzanie ryzykiem – analiza przyczyn źródłowych pomaga zrozumieć, jakie czynniki mogą prowadzić do problemów, umożliwiając skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem zarówno w przypadku jednorazowych projektów, jak i codziennych operacji,
• Zwiększone bezpieczeństwo – W branżach takich jak przemysł, medycyna czy transport RCA pomaga identyfikować zagrożenia (podłoże wypadków), co zwiększa poziom bezpieczeństwa,
• Popraw satysfakcję klientów – Eliminując przyczyny reklamacji lub skarg, poprawia się relacja klienta z naszą marką.

Cele analizy przyczyn źródłowych

Mogłoby się wydawać, że nadrzędnym celem analizy przyczyn źródłowych jest zrozumienie rzeczywistej przyczyny zaistniałego problemu lub awarii, co stoi w sprzeczności z skupianiem się wyłącznie na bezpośrednich objawach i podejmowaniu działań naprawczych. Należy jednak podkreślić, że takie działanie jest jedynie przejawem wykorzystania opisywanego narzędzia. Dzieje się tak dlatego, że RCA ma na celu – poprzez konkretne kroki – identyfikację obszarów wymagających usprawnień, prowadzących do wzrostu efektywności, jakości podejmowanych kroków i szybkości zachodzących procesów.

Zatem przyjęcie analizy przyczyn źródłowych wspiera ciągłe doskonalenie produktów, usług lub procesów, co ma przynieść pozytywny wynik dla wszystkich interesariuszy (pracowników, klientów, partnerów biznesowych itp.).

Jak przeprowadzić RCA?

Jak przeprowadzić proces RCA, aby mieć pewność, że przyniesie oczekiwane rezultaty? Najlepszym sposobem jest wykonanie następujących kroków:

1. Zidentyfikuj problem – wybierz konkretny problem, incydent czy awarię, którą chcesz zbadać, a następnie opisz dokładnie, co się wydarzyło i jakie były skutki.
2. Zbieraj dane – korzystaj z raportów, dokumentacji, zapisów, zeznań świadków i innych dostępnych źródeł, aby uzyskać pełny obraz sytuacji.
3. Zidentyfikuj potencjalne przyczyny – skup się na identyfikacji wszystkich czynników, które mogły spowodować problem (np. za pomocą diagramu Ishikawy). Pamiętaj, że niektóre z nich mogą być ukryte lub nieoczywiste.
4. Przetestuj potencjalne przyczyny – po zidentyfikowaniu potencjalnych przyczyn należy je poddać testom, aby potwierdzić lub wykluczyć ich udział w tej sprawie
5. Zidentyfikuj przyczynę – znajdź przyczynę niepowodzenia, która ma największe znaczenie (tj. ma najgorsze skutki).
6. Wdrażaj działania naprawcze – na podstawie zidentyfikowanych przyczyn opracuj konkretne działania naprawcze, które zmniejszą lub wyeliminują ryzyko ponownego wystąpienia problemu. Po ich wdrożeniu pamiętaj o ocenie ich skuteczności i zachowaj elastyczność (ponieważ działania naprawcze mogą wymagać dostosowania w miarę pojawiania się nowych informacji).

Jeśli nie masz pewności, co tak naprawdę jest źródłem trudności, możesz poprosić swoich pracowników o opinię. W utrzymaniu otwartej komunikacji pomoże Ci system do zarządzania projektami i zespołami Firmbee. Dzięki funkcji meldowania się możesz wysłać automatyczną wiadomość do wszystkich (lub wybranych) członków Twojego zespołu z prośbą o udzielenie odpowiedzi na dany temat. Możesz także ustawić je jako regularne powiadomienia (np. w określone dni i godziny). W ten sposób zyskasz szerszą perspektywę na dany problem i poznasz potencjalne przyczyny jego powstania z perspektywy innych osób.

Analiza przyczyn źródłowych – podsumowanie

Jeśli szukasz sposobu na poprawę jakości, wydajności, bezpieczeństwa lub zadowolenia klientów w ramach oferowanych produktów lub usług, analiza przyczyn źródłowych powinna być dla Ciebie odpowiednia. Trzeba jednak z pokorą przyjąć, że RCA nie jest magicznym lekarstwem, które sprawi, że znikną wszelkie problemy. Niemniej jednak zastosowanie zasad analizy przyczyn źródłowych w celu znalezienia podstaw danego problemu znacznie zwiększa szanse na sukces i osiągnięcie celów biznesowych. Co więcej, nie zapominaj, że RCA dba o to, aby niepokojące sprawy pojawiały się rzadziej (lub były eliminowane), co zawsze jest dobrą wiadomością dla wszystkich zaangażowanych stron.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autorka: Klaudia Kowalczyk

Grafik i UX Designer, który przenosi w projekt to, czego nie da się wyrazić słowami. Dla niego każdy użyty kolor, linia czy czcionka ma znaczenie. Pasjonat grafiki i projektowania stron internetowych.

Zobacz wszystkie posty