Wskazówki dotyczące zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży dla lidera sprzedaży

Zabezpieczenie sprzedaży to potężna rzecz. Pomaga zespołom sprzedaży prowadzić znaczące rozmowy z potencjalnymi i klientami, zapewniając jednocześnie ogromną wartość w ścieżce zakupowej.

Pomyśl o tym jak o arsenale broni, którego potrzebują Twoje zespoły sprzedażowe, aby pozyskać nowych potencjalnych klientów. Po co broń na polu bitwy, jeśli nie jest zablokowana i załadowana?

To uniwersalny problem, który nęka zespoły marketingowe i sprzedażowe. Zabezpieczenia sprzedaży działają, ale prawie 70 procent całej treści B2B nie jest wykorzystywane przez sprzedaż. Czemu? Ponieważ istnieje bardzo mało strategii dotyczących tego, co jest tworzone i gdzie jest przechowywane. A kiedy zabezpieczenie sprzedaży jest niemożliwe do zlokalizowania, zespoły sprzedaży pozostają nietknięte.

Strategicznie przemyślany proces zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży może pomóc w uporządkowaniu i dostępie do wszystkich tych cennych aktywów, dzięki czemu przedstawiciele handlowi będą uzbrojeni i gotowi do pozyskania potencjalnych klientów i zawarcia większej liczby transakcji.

Co to jest zarządzanie zabezpieczeniami sprzedaży?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, najpierw upewnijmy się, że rozumiemy, czym jest zabezpieczenie sprzedaży.

Zabezpieczenia sprzedaży odnoszą się do wszelkiego rodzaju treści, zarówno drukowanych, jak i cyfrowych, które pomagają zespołowi sprzedaży przesuwać potencjalnych klientów, potencjalnych klientów lub klientów w dół ścieżki sprzedaży. Zasadniczo jest to materiał edukacyjny, który informuje kupującego o tym, gdzie znajduje się na drodze do zakupu. Niektóre przykłady mogą obejmować broszury produktowe, studia przypadków, prezentacje handlowe, ebooki, a nawet posty na blogach.

Mając na uwadze tę definicję, zarządzanie zabezpieczeniami sprzedaży to sposób, w jaki wszystkie te materiały są zorganizowane, przechowywane i dostępne. Skuteczny system zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży zapewnia, że ​​wszystkie materiały są przechowywane w centralnej, bezpiecznej lokalizacji online dostępnej dla wszystkich w organizacji. Skuteczny system zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży powinien być:

• Łatwy w użyciu
• Łatwy do zlokalizowania
• Łatwa integracja z bieżącymi przepływami pracy
• Łatwa aktualizacja

Dlaczego zarządzanie zabezpieczeniami sprzedaży jest ważne?

Kiedy zabezpieczenie sprzedaży nie jest skutecznie zarządzane, traci swoją moc. Ludzie zaczynają nazywać i zapisywać rzeczy losowo. Dokumenty są rozproszone w całym ekosystemie cyfrowym. To, co kiedyś było użytecznym narzędziem, staje się uciążliwą przeszkodą, którą przedstawiciel handlowy znacznie częściej ignoruje. Następnie przedstawiciele zaczynają tworzyć własne zabezpieczenia sprzedaży, powodując zatopienie marki firmy. Przekazy nie są już spójne, a co najważniejsze, zabezpieczenia sprzedaży pozostają niewymierne.

Gdy brakuje systemu zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży, marnuje się cenny czas. Według raportu McKinsey Global Institute , pracownicy każdego dnia spędzają 1,8 godziny na wyszukiwaniu i gromadzeniu informacji. Prowadzi to do 9,3 godziny tygodniowo, czyli równowartości jednego dnia w tygodniu roboczym, straconego czasu, ponieważ sprzedawca nie może znaleźć potrzebnych informacji.

To jakieś negatywne rzeczy. Ale dzięki procesowi zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży możesz to zmienić. Przechowując wszystkie swoje zasoby sprzedażowe w zorganizowanej i łatwo dostępnej lokalizacji, umożliwisz swoim przedstawicielom skuteczniejszą sprzedaż, oszczędzając jednocześnie cenny czas, który można wykorzystać do nawiązywania większej liczby rozmów z potencjalnymi klientami. Jeśli narzędzia są łatwe do znalezienia, przedstawiciele handlowi będą znacznie bardziej skłonni do korzystania z tych zasobów – zapewniając spójność doświadczenia kupującego przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z marką.

5 wskazówek dotyczących zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży

Jeśli chcesz przyjąć podejście umożliwiające sprzedaż jako firma, potrzebne jest strategiczne zarządzanie zabezpieczeniami sprzedaży, aby wzmocnić pozycję sprzedawców. Ale gdzie Ty zaczynasz? Te pięć wskazówek dotyczących zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży da ci podstawy, których potrzebujesz.

1. Audyt wszystkich zabezpieczeń sprzedaży

Najlepszym sposobem na usprawnienie procesu jest dogłębne zrozumienie aktualnie posiadanych zabezpieczeń sprzedaży i miejsca ich przechowywania. Pierwszą rzeczą, którą możesz zrobić, aby zacząć właściwie zarządzać zabezpieczeniami sprzedaży, jest audyt wszystkich istniejących zasobów. Sporządź listę wszystkich aktualnie posiadanych treści i miejsca ich przechowywania. Niektóre kwestie do rozważenia:

• Czy wszystkie Twoje treści są aktualne?
• Czy mówi i mówi o produktach lub usługach, które oferujesz?
• Czy jest na marce?
• Czy to jest istotne?

Po utworzeniu listy bieżących treści określ, co należy zaktualizować, co można zmienić, a co może wymagać wyrzucenia. Pamiętaj, że każdy element treści powinien być w jakiś sposób powiązany z podróżą kupującego. Jeśli treści nie edukują skutecznie potencjalnych klientów, nie konwertują potencjalnych klientów ani nie zachwycają klientów, to czy zasługują na miejsce w Twoim systemie zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży?

Będziesz także chciał mieć oko na zduplikowane treści. Kiedy firmy przechodzą rebranding, stare dokumenty mogą zostać pozostawione. Powoduje to niespójny branding, który może prowadzić do zamieszania i zmniejszenia ogólnej wartości marki.

2. Wybierz platformę do zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży

Po ustaleniu zawartości, którą masz w zestawie narzędzi, nadszedł czas, aby określić, gdzie umieścić te cenne zasoby. Platforma zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży jest kluczem do uporządkowania, scentralizowania i dostępności plików. Istnieje wiele różnych narzędzi. Najważniejszą rzeczą, którą chcesz zapewnić, jest to, że niezależnie od wybranej platformy integruje się z Twoim CRM.

Użytkownicy HubSpot mają przewagę dzięki oprogramowaniu HubSpot do zarządzania i śledzenia dokumentów sprzedaży . Użytkownicy mogą łatwo stworzyć system zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży bezpośrednio w swoim HubSpot CRM. Uniemożliwia to członkom zespołu przeskakiwanie między różnymi programami i umożliwia łatwe udostępnianie dokumentów wewnątrz i na zewnątrz potencjalnym klientom.

To też jest całkiem proste. Aby stworzyć swoją bibliotekę zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży, wystarczy rozpocząć przesyłanie dokumentów. Przejdź do Sprzedaż -> Dokumenty i wybierz „Prześlij nowy dokument”. HubSpot umożliwia przesyłanie różnych formatów plików, w tym dokumentów Word, PowerPoint i PDF. Ponadto będziesz mógł śledzić skuteczność każdego zabezpieczenia sprzedaży dzięki zbiorczym danym gromadzonym na platformie HubSpot. Zapewni to wgląd w najlepiej działające dokumenty, napędzając przyszłą strategię zabezpieczeń sprzedaży.

HubSpot umożliwia również użytkownikom integrację ich CRM z innymi platformami do zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży. W ramach ekosystemu HubSpot istnieje wiele rozwiązań oprogramowania partnerskiego do wyboru. Oto tylko kilka:

• PobierzZaakceptuj
• SnapSign
• zaproponować
• PandaDoc

Kluczem jest wybór platformy, która integruje się z Twoim CRM. Niezależnie od tego, czy korzystasz z HubSpot, czy nie, trudno jest mieć scentralizowaną lokalizację dla zabezpieczenia sprzedaży, jeśli narzędzie, którego używasz, nie ma niezbędnej integracji. Inne kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy ocenie platform zarządzania:

• Czy platforma ma solidną funkcję wyszukiwania, która ułatwia znajdowanie odpowiednich treści?
• Czy ma łatwy sposób na zorganizowanie zabezpieczenia sprzedaży według konwencji nazewnictwa Twojej organizacji?
• Czy przedstawiciele mogą łatwo udostępniać, komentować lub dodawać własne notatki do różnych zabezpieczeń, aby ułatwić sobie organizację?
• Czy możesz śledzić dane kryjące się za każdym zabezpieczeniem i ocenić, na ile jest ono przydatne w terenie?

3. Stwórz system organizacyjny w ramach platformy zarządzania

Przesyłanie dokumentów do platformy zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży to tylko pierwsza część równania. Bez względu na to, jak solidne jest oprogramowanie, którego używasz, nie przyniesie ono żadnego pożytku, jeśli masz w nim zagmatwany bałagan dokumentów. Strategiczny system nazewnictwa i organizacji jest niezbędny, aby ułatwić znalezienie tych aktywów.

Biorąc pod uwagę, że każda platforma jest inna, struktura organizacyjna, z której korzystasz, będzie zależała od posiadanych możliwości. Jeśli korzystasz z platformy HubSpot, najprostszym sposobem na zachowanie porządku jest utworzenie folderów. Rozważ utworzenie folderu dla każdej posiadanej kategorii dokumentów. Na przykład możesz mieć foldery dla następujących elementów:

• Studium przypadku
• Ebooki
• Arkusze danych
• Broszury produktów
• Prezentacje sprzedażowe
• Instrukcje Instalacji
• Specyfikacje
• Przewodniki

Pomyśl o dokumentach, które zazwyczaj są udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej. Posiadanie zorganizowanego folderu przeznaczonego na te pliki ułatwi Twoim przedstawicielom importowanie ich w każdej wiadomości e-mail skierowanej do potencjalnych lub klientów.

Będziesz także chciał się upewnić, że rzeczywista nazwa pliku ma sens. Przedstawiciel handlowy powinien mieć możliwość łatwego wyszukania dowolnego dokumentu, którego szuka. Treści wykorzystywane zewnętrznie można podzielić na kategorie według osobowości kupującego, etapu zakupu, branży itp. Ważną rzeczą jest tutaj spójność i zrozumienie dla przedstawicieli handlowych.

Oto jeden przykład możliwej struktury konwencji nazewnictwa:

• Typ zasobu — Tytuł — Etap lejka
• EB-BuildingAMZespół Marketingowy-TOFU

Ułatw przedstawicielowi wyszukiwanie i znajdowanie tych narzędzi w kilka sekund. Niezależnie od tego, czy wysyłają e-maile do potencjalnego klienta, czy rozmawiają przez telefon, nigdy nie powinni kopać w poszukiwaniu tych aktywów.

4. Ułatw dzielenie się zabezpieczeniami sprzedaży

Zabezpieczenie sprzedaży ma być udostępniane. Każdy system zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży powinien ułatwiać ten podstawowy cel. Na szczęście jest to całkiem proste, jeśli jesteś użytkownikiem HubSpot. Narzędzie do śledzenia dokumentów sprzedaży i zarządzania oferuje przedstawicielom kilka różnych sposobów łatwego udostępniania zabezpieczeń sprzedaży potencjalnym i klientom.

Twórz szablony wiadomości e-mail

Tworzenie ustandaryzowanych szablonów wiadomości e-mail to jeden ze sposobów na skonfigurowanie przedstawicieli, aby odnieść sukces. Możesz łatwo dodać niektóre z najczęściej używanych zabezpieczeń sprzedaży do szablonu wiadomości e-mail, a dokument zostanie automatycznie pobrany. Pamiętaj, aby przypomnieć swoim przedstawicielom, aby zawsze personalizowali te e-maile. Szablony są pomocnymi elementami zasięgu poczty e-mail, ale nigdy nie należy ich używać bez ukierunkowania na potencjalnego klienta.

Oto jak dodać zabezpieczenie sprzedaży do szablonów wiadomości e-mail:

• Przejdź do Rozmowy-> Szablony.
• Wybierz „Nowy szablon” lub kliknij nazwę istniejącego szablonu do edycji.
• W edytorze szablonów kliknij „wstaw” w dolnym menu i wybierz zabezpieczenie sprzedaży.
• Edytuj tekst tego, co chcesz wyświetlić dla linku do dokumentu. Oto, co zobaczy Twój odbiorca.
• Wybierz „wymagaj e-maila do wyświetlenia dokumentu”, aby śledzić, kto wyświetla dokument. Możesz także dodać podgląd linku dla odbiorcy.
  

Skonfigurowanie szablonów zawierających te często używane zabezpieczenia sprzedaży zapewni, że Twoi przedstawiciele będą korzystać z narzędzi, które masz w swoim zestawie narzędzi. Jest to automatyczne, a Twoi przedstawiciele nie będą musieli niczego szukać.

Twórz łącza do udostępniania

Dokumenty w platformie zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży HubSpot można również łatwo udostępniać za pomocą linków. To świetny sposób dla przedstawicieli handlowych na udostępnianie informacji bez zatykania skrzynek odbiorczych odbiorców dużymi załącznikami. Zabezpieczenia sprzedaży można udostępniać wewnętrznie lub zewnętrznie za pomocą tych udostępnianych linków.

Utworzenie takiego jest dość proste:

• Najpierw przejdź do Sprzedaż -> Dokumenty.
• Wybierz dokument, który chcesz wysłać, zaznaczając pole obok jego nazwy.
• Najedź kursorem na tytuł i wybierz Akcje -> Utwórz łącze do udostępniania.
• Wprowadź adres e-mail odbiorcy. Dostosuj opcje udostępniania, aby zwiększyć bezpieczeństwo.
• Kliknij „utwórz łącze do udostępniania”.
• Skopiuj i wklej ten link, aby udostępnić go bezpośrednio swojemu kontaktowi, lub kliknij przycisk „E-mail z CRM”, aby wysłać e-mail z linkiem do dokumentu.

Jeśli nie jesteś użytkownikiem HubSpot, chcesz mieć pewność, że jakakolwiek platforma, z której zdecydujesz się korzystać do zarządzania zabezpieczeniami sprzedaży, oferuje łatwy i powtarzalny sposób udostępniania tych treści.

5. Regularnie aktualizuj zabezpieczenia sprzedaży

Gdy już wszystkie zabezpieczenia znajdują się w scentralizowanej lokalizacji, którą przedstawiciele mogą łatwo znaleźć i udostępnić potencjalnym klientom, utrzymanie tego zorganizowanego systemu jest teraz niezbędne. Regularnie aktualizuj zabezpieczenia sprzedaży co najmniej raz w roku lub tyle razy, ile ma to sens dla Twojej firmy.

Będziesz chciał regularnie oceniać następujące elementy:

• Branding — Firmy często zmieniają lub aktualizują swoje logo co kilka lat. Nie zapomnij o zabezpieczeniach sprzedaży. Regularnie sprawdzaj, czy wszystkie Twoje dokumenty są zgodne z marką.
• Informacje o produkcie — zmiany w produktach i usługach. Upewnij się, że Twoje zabezpieczenie sprzedaży odzwierciedla wszelkie zmiany.
• Stare daty — czasami zabezpieczenia sprzedaży są przestarzałe, niezależnie od tego, czy jest to transakcja zależna od czasu, czy informacja oparta na wydarzeniu. Regularnie przeglądaj dokumenty i usuwaj stare zabezpieczenia, które od tego czasu wygasły.

Aktualizacja zabezpieczeń sprzedaży obejmuje tworzenie nowych zasobów, które pomogą zespołowi sprzedaży. Będziesz chciał ściśle współpracować ze swoim zespołem marketingowym, aby upewnić się, że wiedzą, jakie rodzaje treści byłyby pomocne dla Twoich przedstawicieli. Poproś swój zespół o sporządzenie listy często zadawanych pytań, które otrzymują od potencjalnych klientów. Będziesz także chciał regularnie przeglądać nagrania sprzedaży lub rozmowy. Przekaż tę wiedzę zespołowi marketingowemu co kwartał. Pomoże to zarówno Twojemu zespołowi sprzedaży, jak i zespołowi ds. marketingu tworzyć lepsze treści, które konwertują.

Ujednolic swoją markę dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zabezpieczeniami sprzedaży

Tworzenie treści pochłania dużo czasu i wysiłku — nie wspominając o pieniądzach. Więc to dość smutne, gdy nie jest używany przez zespół sprzedaży. Trudno jednak obwiniać przedstawicieli, gdy zabezpieczenia sprzedaży są chaotyczne, niezorganizowane i niemożliwe do znalezienia. Ich zadaniem jest sprzedaż. Nie grzebać na Dysku Google w poszukiwaniu treści, która i tak może być nieaktualna.

Właściwe zarządzanie zabezpieczeniami sprzedaży jest kluczem do wzmocnienia pozycji zespołu sprzedaży i wykorzystania treści do napędzania podróży kupującego. Stworzenie scentralizowanej lokalizacji dla wszystkich zabezpieczeń sprzedaży zapewni spójność marki w różnych działach i spójność w zespołach sprzedaży, które pozycjonują Twoją markę przed potencjalnymi klientami. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zabezpieczeniami sprzedaży zapewnisz, że Twoje zespoły sprzedażowe skutecznie lokalizują utworzone wartościowe treści i skutecznie przedstawiają je potencjalnym klientom. To może być różnica między wygraną a przegraną transakcją.