Zgodność dla małych firm: szczegółowy przewodnik

Jedno z najczęstszych kłamstw w czasach nowożytnych? „Przeczytałem i zgadzam się z regulaminem”. Dodatkowo, gdyby ktoś rzeczywiście miał tyle plików cookie, ile zgodziliśmy się w ciągu przeciętnej godziny przeglądania sieci, pojawiłby się zupełnie nowy problem zdrowotny.

To wszystko może wydawać się daremne z punktu widzenia użytkownika. Nikt nie czyta wszystkich tych warunków lub umów dotyczących plików cookie, ponieważ „niko to nie obchodzi” — dopóki nie nastąpi naruszenie danych.

Wtedy przedsiębiorstwa są atakowane ze wszystkich stron. Zła prasa, klienci odwracają się plecami, a rządy są gotowe ukarać ich grzywnami.

Wydaje się to trudne, ale z wartością, jaką kryją się w danych, to wszystko ma sens. Dane to nowe złoto i ropa i muszą być chronione.

Zwłaszcza dla małych firm może to wydawać się kłopotliwe. Szybko rozwijający się świat małych firm jest wystarczająco trudny do poruszania się bez martwienia się o zgodność z przepisami, dane i prywatność.

Jako właściciel małej firmy masz za zadanie dbać o to, aby Twoja firma działała i działała. Do tego dochodzi zgodność z ciągle rozszerzającą się listą przepisów, takich jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych Unii Europejskiej (RODO) i ustawa o zgodach klienta w Kalifornii (CCPA). Westchnienie.

Przepisy te ostatnio wprowadziły również nowe zawiłości i wymagania dla właścicieli małych firm działających w ich jurysdykcjach, jakby nie były jeszcze wystarczająco skomplikowane.

Oprócz tych nowych przepisów, właściciele małych firm są również zobowiązani do przestrzegania federalnych przepisów i regulacji, takich jak ustawa o uczciwej sprawozdawczości kredytowej (FCRA) i ustawa o uczciwych i dokładnych transakcjach kredytowych (FACTA), które obowiązują od lat .

Wszystkie te przepisy i regulacje mogą wydawać się przytłaczające, szczególnie dla właścicieli małych firm, którzy mają ograniczony budżet.

W tym artykule przyjrzymy się RODO i CCPA. Najpierw pomożemy Ci zrozumieć, o co w nich chodzi, zanim udzielimy praktycznych wskazówek, jak postępować zgodnie z przepisami. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj o tym, jak chronić dane małej firmy w następnej kolejności!

Dlaczego istnieją RODO i CCPA?

Przepisy te mają na celu ochronę konsumentów przy jednoczesnym zapewnieniu, że są oni uczciwie reprezentowani w procesie gromadzenia i wykorzystywania danych.

Jednak właściciele małych firm są często przytłoczeni samą liczbą przepisów, których muszą przestrzegać. Przyjrzyjmy się, co naprawdę pociągają za sobą główni gracze, RODO i CCPA.

Co to jest CCPA?

Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA), potocznie znana jako „Ustawa o ochronie danych osobowych”, to nowe prawo, które wymaga od firm przejrzystości w zakresie wykorzystywania danych osobowych swoich klientów.

Nazwa „Ustawa o ochronie danych” jest trochę myląca; chociaż prawo wymaga od przedsiębiorstw ujawniania praktyk związanych z gromadzeniem danych, zawiera również kilka innych przepisów, które mają wpływ na małe przedsiębiorstwa.

Przepisy te wymagają od firm uzyskania zgody konsumentów przed wykorzystaniem lub sprzedażą ich danych osobowych, a także zabraniają firmom gromadzenia określonych rodzajów danych osobowych bez zgody klienta

Celem CCPA jest ochrona praw konsumentów do prywatności danych, przy jednoczesnym wymaganiu od niektórych firm zapewnienia swoim klientom przejrzystości i kontroli nad ich danymi.

CCPA jest najbardziej kompleksową ustawą o ochronie danych w Stanach Zjednoczonych i może zasadniczo zmienić sposób, w jaki firmy wchodzą w interakcje z klientami.

CCPA ma zastosowanie do firm, które mają co najmniej jednego mieszkańca Kalifornii i które gromadzą, wykorzystują i ujawniają informacje o klientach w dowolnym celu.

Jeśli szukasz bardziej szczegółowych informacji, Osano udostępnił kilka pomocnych informacji na temat zachowania zgodności z CCPA. W jasnym i zwięzłym języku dowiesz się wszystkiego o praktycznych aspektach CCPA. Na razie oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć przestrzegać przepisów.

Co to jest RODO?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), czasami nazywane ogólnym prawem o ochronie danych (RODO), jest najnowszym ważnym instrumentem prawnym UE regulującym wykorzystanie i gromadzenie danych osobowych w celu ochrony prywatności mieszkańców UE.

Wymaga od firm działających w UE przestrzegania określonych standardów dotyczących ochrony danych osobowych. Czyni to poprzez kodyfikację podstawowych zasad uczciwych praktyk informacyjnych, w tym prawa osób, których dane dotyczą, do dostępu do swoich danych osobowych przechowywanych przez administratorów danych.

Kiedy większość ludzi myśli o RODO, myśli o tym w kategoriach tego, jak wpłynie ono na firmy. W rzeczywistości RODO chroni również konsumentów.

Czy RODO ma wpływ tylko na przedsiębiorstwa UE?

Nie, RODO to rozporządzenie, które chroni prawa UE dotyczące danych, ale ma również poważne konsekwencje dla firm działających ponad granicami. Dotyczy każdej firmy, która zajmuje się danymi obywateli UE, niezależnie od tego, gdzie znajduje się firma.

Jak RODO wpływa na małe firmy?

Tak, RODO to skomplikowany zestaw przepisów, ale nie panikuj: rozumiejąc, o co w tym wszystkim chodzi, i korzystając z poniższych wskazówek, Ty również możesz zachować zgodność.

Może to być trudne dla niektórych firm, zwłaszcza jeśli ich głównym celem nie jest zarządzanie danymi. Bez względu na swoją wielkość lub główny cel, wszystkie firmy muszą przestrzegać RODO, aby uniknąć wysokich kar.

Co naprawdę musisz wiedzieć o RODO (w prostym języku)

Pełny tekst RODO zawiera 99 pojedynczych artykułów. Rozumiemy, że nie przeczytasz tego wszystkiego słowo w słowo. Nawet jeśli to zrobisz, możesz nie pamiętać lub nawet wszystkiego nie zrozumieć.

Na szczęście istnieje prostsze podsumowanie. RODO obraca się wokół siedmiu głównych zasad: legalności, uczciwości i przejrzystości; ograniczenie celu; minimalizacja danych; dokładność; ograniczenie przechowywania; integralność i poufność (bezpieczeństwo); i odpowiedzialność.

Oto, co one pociągają za sobą.

Zgodność z prawem, uczciwość i przejrzystość

Możesz przetwarzać dane osobowe tylko wtedy, gdy masz ku temu solidny powód, który podsumowuje zgodność z prawem. Niektóre z przyczyn mogą być:

• Użytkownik wyraził na to zgodę.
• Musisz to zrobić, aby zarobić na kontrakcie.
• Jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego.
• W celu ochrony żywotnych interesów osoby fizycznej.
• To zadanie publiczne wykonywane w interesie publicznym.

Musisz też być uczciwy, dlaczego to robisz i być przejrzystym.

Ograniczenie celu

Powód, dla którego zbierasz i przechowujesz dane, obejmuje zasadę ograniczenia celu, co oznacza, że ​​dane są „gromadzone wyłącznie w określonych, wyraźnych i zgodnych z prawem celach”.

Cel musi być jasny nie tylko dla Ciebie, ale także dla konsumentów – musisz więc poinformować, co się dzieje w informacji o ochronie prywatności. Wreszcie nie można też odejść od tego celu.

Minimalizacja danych

Nie musisz pytać subskrybentów o numer telefonu. Zbieraj tylko te dane, których potrzebujesz.

Dokładność

Dane, które zbierasz i przechowujesz, muszą być dokładne i za to odpowiadasz. Musisz to sprawdzić i pozbyć się błędnych lub niekompletnych danych. To przynosi korzyści wszystkim!

Ograniczenie przechowywania

Nie możesz przechowywać danych w nieskończoność. Musisz ograniczyć czas przechowywania danych i uzasadnić, dlaczego wybrałeś taki czas

Uczciwość i poufność

Od Ciebie zależy, czy gromadzone dane będą chronione przed zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Odpowiedzialność

Ostatnie, ale nie mniej ważne: musisz wziąć odpowiedzialność i być w stanie udowodnić, jak pracujesz nad zgodnością. Władze mogą zażądać tych dowodów w dowolnym momencie, więc upewnij się, że odpowiednio udokumentowałeś to, co robisz.

Wskazówki, jak zachować zgodność i zachować zgodność — nawet jako mała firma

Więc teraz rozumiesz, o co to całe zamieszanie, czas na samozadowolenie. Oto kilka kroków i wskazówek, których nie możesz przegapić.

1. Stwórz i utrzymuj listę wszystkich czynności związanych z przetwarzaniem danych i udokumentuj je: zacznij od długiego i intensywnego myślenia o tym, jakie dane faktycznie posiadasz i co będziesz zbierać w przyszłości.
2. Zrozum swoje obowiązki jako organizacji: jakie zasady dotyczą Ciebie? Istnieje niezliczona ilość przepisów i może być trudno dowiedzieć się, które z nich podlega Twojej firmie. Nie wahaj się skontaktować się z ekspertem, aby upewnić się, że nie przestrzegasz niewłaściwych przepisów.
3. Upewnij się, że Twoi pracownicy są świadomi swoich obowiązków: ochrona danych i zgodność to wysiłek zespołowy. Każda osoba ponosi odpowiedzialność. Możesz również rozważyć, czy musisz wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD).
4. Upewnij się, że masz umowę z zewnętrznymi dostawcami dotyczącą tego, w jaki sposób wykorzystują dane klientów, lub korzystaj z oprogramowania, które pomaga Ci to śledzić.
5. Użyj narzędzia do dźwigania ciężarów: Oprogramowanie platformy prywatności może pomóc w śledzeniu wszystkich danych i wszelkich aktualizacji w umowach z dostawcami. Wykonanie tego ręcznie stało się prawie niemożliwe bez ilości przetwarzanych danych.

Jak pewny jesteś swojej zgodności?

Jeśli chodzi o przestrzeganie wszystkich tych przepisów, najlepszą radą jest: lepiej bądź bezpieczny niż żałuj.

Dowiedz się, co należy zrobić, a jeśli wydaje Ci się, że „obok” prowadzenia firmy jest zbyt wiele do zrobienia, rozważ zlecenie tego ekspertowi – co zawsze będzie tańsze niż zapłacenie grzywny!