Przewodnik SMART po usprawnieniu procesu planowania projektu

Twoje systematyczne podejście do zarządzania projektami jest substancją, która spaja całą Twoją działalność biznesową. Złe planowanie może oznaczać śmierć dla projektu, zanim jeszcze się rozpocznie.

Według Project Management Institute (PMI) zarządzanie projektami polega na „stosowaniu wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do szerokiego zakresu działań w celu spełnienia wymagań konkretnego zadania”.

Ze względu na ogromną liczbę złożonych i technicznie wymagających projektów w dzisiejszym świecie biznesu, opracowanie silnego szablonu zarządzania staje się coraz bardziej krytyczną umiejętnością.

Surowa prawda jest taka, że ​​wiele firm nie znalazło jeszcze efektywnego rytmu, który byłby zgodny z ich celami biznesowymi. Aby spojrzeć na to z innej perspektywy, na każdy 1 miliard USD zainwestowany w samych Stanach Zjednoczonych, 122 miliony USD są marnowane z powodu braku wydajności projektu.

Mając to na uwadze, aby zapewnić sukces projektu, kluczowe znaczenie ma wykorzystanie SMART w planowaniu projektu.

Ostatecznie uwzględnienie tej strategii w twoim podejściu powinno zadziałać, aby odpowiedzieć na 4 W.

1. Co należy osiągnąć?
2. Dlaczego to robimy?
3. Kto będzie zaangażowany w ten proces?
4. Skąd będą pochodzić niezbędne zasoby?

Jak więc dokładnie wykorzystać cele SMART w zarządzaniu projektami? Zanurzmy się.

KONKRETNY

Cele w zarysie

Przede wszystkim musisz znać główne cele prowadzące do szerszego obrazu i mniejsze, niezbędne do osiągnięcia tego celu. Przyjrzyj się dokładnie zakresowi zadań i określ dokładnie, co chcesz osiągnąć i jak wpływa to na ogólną misję.

Załóżmy na przykład, że inicjujesz nową funkcję czatu na żywo w swojej witrynie. Chociaż będzie wiele mniejszych celów, aby zapewnić prawidłowe wdrożenie nowego systemu, ogólnymi celami prawdopodobnie będzie poprawa obsługi użytkowników i wyjaśnienie, że jesteś marką, która stawia na sukces klienta.

Niektóre inne nadrzędne cele, które możesz wziąć pod uwagę w każdym projekcie, mogą być następujące:

• Terminowe zakończenie prac
• Pobyt w wyznaczonym budżecie
• Poprawa dostarczania produktów

W tej części procesu zacznij od wielkiego myślenia. Wyznaczanie kolosalnych celów kładzie podwaliny pod cały projekt i ułatwia śledzenie. Od tego momentu otrzymasz szczegółowe informacje na temat tego, co dokładnie należy zrobić, aby osiągnąć główne cele.

Dla pewnej pomocy organizacyjnej Wunderlist jest prostym, ale skutecznym narzędziem do nakreślania większych celów i wybijania zadań w sposób systematyczny. Możesz szybko przypisywać ludziom ich zadania do wykonania, a wszystkie aktualizacje są zarządzane i synchronizowane na wielu urządzeniach mobilnych.

WYMIERNY

Utwórz listę elementów dostawy

Ustalenie wymagań dotyczących produktów to życie i krew projektu. Przyjrzyj się dokładniej, a zobaczysz, że rezultaty wykraczają daleko poza same wyniki. Służą one jako punkty odniesienia dla tego, jak zadania są planowane, zarządzane i wykonywane od A do Z. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa rodzaje wyników, które należy wziąć pod uwagę podczas zarządzania projektem: Projekt i Proces.

Ogólnie rzecz biorąc, podczas zarządzania projektem należy wziąć pod uwagę dwa rodzaje wyników: Projekt i Proces.

Wyniki projektu odnoszą się do wyników opartych na konkretnych potrzebach. Są to zazwyczaj przedmioty materialne. Na przykład, jeśli projekt ma na celu zaprojektowanie nowej strony internetowej, rezultaty będą obejmować takie rzeczy, jak strony docelowe lub pewne ukończone elementy.

Wyniki procesu polegają na poznaniu szczegółów wyniku. Ma to związek ze sposobem, w jaki realizowane są projekty. Przykładem może być to, jak dobrze projekt trzyma się wyznaczonych ram czasowych lub ogólnej jakości wykonanej pracy.

Pierwszym krokiem byłoby zidentyfikowanie rezultatów projektu. Jak będą produkowane? Jakie przedmioty mają pierwszeństwo?

Następnie przychodzą rezultaty procesu. Od czego zależy, czy projekt zostanie zrealizowany sprawnie? Jakie są KPI?

Te wyniki stanowią plan całego procesu. Upewnij się, że każdy z nich jest dobrze zdefiniowany z minimalną ilością szarego obszaru.

OSIĄGALNY

Określ wypłatę składki

Jasne i proste, bez wykwalifikowanego zespołu Twoje projekty nie mają szans. Jednak najwyższej klasy załoga jest poważnie złożona bez odpowiedniego systemu wypłacania zadań. W końcu zarządzanie projektami to zazwyczaj wysiłek grupowy.

W zależności od twoich celów i wielkości operacji, najprawdopodobniej będzie potrzeba współpracy między działami w całym projekcie. Po ustaleniu priorytetów zadań kierownik będzie odpowiedzialny za ich delegowanie przez cały czas trwania projektu.

Załóżmy na przykład, że nadrzędnym celem jest poprawa współczynników konwersji w witrynie. Proces prawdopodobnie wymagałby przekazania informacji o zapytaniach obsługi klienta do działu projektowego w celu wyeliminowania wąskich gardeł.

Na szczęście żyjemy w erze, w której dostępne są fenomenalne zasoby, które pomagają usprawnić tego typu zadania i promować otwartą komunikację.

Aby zapewnić efektywną współpracę między działami i śledzenie zależności, Workzone to oparte na funkcjach narzędzie do zarządzania projektami, mieszczące się pomiędzy uproszczonym Basecamp a złożonym JIRA, które daje pełny wgląd we wszystkie trwające projekty, z ETA, przypisanymi rolami i statusami podzadań w jednym miejscu.

REALISTYCZNY

Zidentyfikuj czynniki ryzyka

Nie ma znaczenia, ile wcześniejszego planowania włożysz w projekt, prawie zawsze pojawi się coś nieoczekiwanego, co wyskoczy z kursu i wszystko zepchnie. Co zatem robi dobry kierownik projektu w takich sytuacjach? Zachowują spokój i poruszają się. Czemu? Ponieważ planowali na nieoczekiwane!

Na przykład, jeśli pracujesz z nowym zespołem, częstym ryzykiem jest to, że ludzie nie są w pełni zorientowani w procedurach i niektóre czynniki mogą prześlizgnąć się przez szczeliny. Kolejny duży może dotyczyć klienta. Być może nigdy wcześniej z nimi nie pracowałeś i nie znasz ich dynamiki lub oczekiwań.

Zacznij od zidentyfikowania wszystkich swoich niewiadomych. Następnie przeprowadź burzę mózgów jak najwięcej potencjalnych zagrożeń. Rozegraj najgorszy scenariusz. Następnie opracuj protokół dotyczący tego, co zrobić, jeśli te problemy pojawią się ponownie.

Teraz niemożliwe byłoby zaplanowanie każdego potencjalnego zagrożenia, które mogłoby siać spustoszenie w Twojej operacji. Opracowanie solidnego planu przeciwdziałania czkawkom jest równoznaczne z użyciem siatki bezpieczeństwa, aby upewnić się, że problemy nie przekształcą się w pełnowymiarowe katastrofy.

CZASOWE

Ustaw osie czasu

Tworzenie terminów nieuchronnie wywołuje wśród pracowników poczucie pilności. Najważniejszą rzeczą do zrobienia tutaj jest bycie realistą. Stres związany z dotrzymywaniem absurdalnych terminów może spowodować niezadowolenie pracowników lub poświęcenie jakości na rzecz szybkości.

Przeprowadź dokładną analizę projektu i wszystkiego, co się z nim wiąże. Im bardziej szczegółowy jest ten proces, tym dokładniejsze będą harmonogramy.

Rozważ wdrożenie wykresów Gantta na wczesnych etapach swojej działalności. Diagramy te są jednym z najpopularniejszych i najskuteczniejszych szablonów do przekazywania postępów projektu i osiągniętych kamieni milowych. Każde zadanie jest reprezentowane przez pasek odpowiadający zakresowi dat, dzięki czemu czas trwania zadania jest jasno przedstawiony.

Zrozumienie systemów i procesów zarządzania projektami, a także związanych z nimi zmiennych i ryzyka, ma kluczowe znaczenie dla przygotowania dokładnych wykresów Gantta. Creately oferuje wykresy Gantta wyposażone w tę funkcję, dzięki czemu możesz łatwo ustawić ramy czasowe ukończenia i powiązać je z kamieniami milowymi i zależnościami.

Nie zaszkodzi również pozwolić pracownikom decydować o terminach, o ile wskaźniki są w granicach rozsądku. Na przykład, jeśli dodajesz pełną funkcjonalność eCommerce do witryny swojej firmy, najprawdopodobniej będzie wiele działań, integracji i danych wejściowych wymaganych od wielu działów – wystarczy spojrzeć na wszystkie elementy, które składają się na eCommerce. Zacznij od umożliwienia zespołom projektowym i programistycznym wybrania wstępnych dat zebrania wymaganych informacji.

Po ustaleniu terminów postaraj się ich trzymać. Upewnij się, że są dobrze znane i zaznaczone w kalendarzu wszystkich. Przygotuj się też na bycie egzekutorem. Bycie zbyt pobłażliwym będzie tylko zachęcać do zwlekania i gorszych wyników.

Co myślisz o SMART w planowaniu projektu?

Wykorzystanie SMART w zarządzaniu projektami to jeden z najlepszych sposobów na sukces. Jednak niezależnie od tego, jak dobrze każde zadanie zostało zaplanowane, prawdopodobnie Twój zespół będzie potrzebował kilku prób, aby w pełni wykonać zadanie. Zadbaj o to, aby przekazać krytyczne informacje zwrotne. Po zakończeniu nigdy nie zaszkodzi usiąść i ocenić, co poszło dobrze, a co można poprawić w przyszłości.

Czy masz doświadczenie w wykorzystywaniu celów SMART w planowaniu projektów? Jakieś inne narzędzie, którego używasz do usprawnienia swojego projektu? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.

Biografia autora

Raymond Crain jest marketerem cyfrowym w E2M, agencji content marketingowej z siedzibą w San Diego w Kalifornii. Specjalizuje się w usługach Content Marketingu i Social Media Marketingu.