9 sprytnych sposobów na utrzymanie zaangażowania wirtualnych uczestników

Do tej pory wszyscy prawdopodobnie przesiedzieliśmy naszą uczciwą część wirtualnych wydarzeń. Większość z nas mogłaby prawdopodobnie wymienić wirtualną konferencję, która była inspirująca i odkrywcza. Podczas gdy inni szybko wskazują na wydarzenie, które sprawiło, że poczuli się znudzeni, niezaangażowani i sfrustrowani z powodu marnowania ich cennego czasu.

Nie ma wątpliwości, że wirtualne wydarzenia oferują nowy rodzaj możliwości. Ale, podobnie jak wydarzenia osobiste, nadal wymagają dużo planowania strategicznego, aby były skuteczne. Rozłączenie często powstaje, gdy organizatorom wydarzeń nie udaje się uchwycić tego samego poziomu networkingu, interakcji i zaangażowania, który automatycznie towarzyszy większości wydarzeń osobistych.

Tak, potrzeba trochę więcej kreatywności, aby odtworzyć to doświadczenie. Ale to możliwe. A jeśli skorzystasz z okazji, przekonasz się, że Twoje wirtualne wydarzenia mają znacznie większy wpływ na uczestników.

Tworząc strategię wirtualnego wydarzenia, uwzględnij te 9 inteligentnych sposobów, aby pomóc utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników przed, w trakcie i po wirtualnym wydarzeniu.

Przed Twoim wirtualnym wydarzeniem

W pełni uzasadniona strategia zaangażowania zaczyna się na długo przed faktycznym rozpoczęciem wirtualnego wydarzenia. Dzięki strategicznemu podejściu do planowania nie tylko stworzysz lepsze ogólne wrażenia dla swoich uczestników, ale przede wszystkim sprawisz, że ludzie będą podekscytowani uczestnictwem. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby opracować strategię zaangażowania przed rozpoczęciem wydarzenia.

1. Wybierz platformę i format

Oczywiście jedną z pierwszych rzeczy na liście rzeczy do zrobienia podczas planowania wirtualnego wydarzenia jest wybór platformy hostingowej. Musisz także zdecydować o formacie wydarzenia. Oto kilka pytań do rozważenia:

• Czy prelegenci będą transmitowani na żywo, czy wcześniej nagrani?
• Czy uczestnicy będą mogli rozmawiać i zadawać pytania?
• Jak będą zadawane te pytania?
• Czy będzie czat na żywo?
• Kto będzie monitorował te pytania?

Naprawdę nie ma złych ani dobrych odpowiedzi, jeśli chodzi o format i platformę, ale na podstawie niektórych wirtualnych wydarzeń i konferencji, w których uczestniczyliśmy, mamy kilka sugestii, co najlepiej sprawdza się w zwiększaniu zaangażowania.

Po pierwsze, jeśli chodzi o wybór platformy, stwierdziliśmy, że najbardziej angażujące wydarzenia obejmują pewien rodzaj społeczności internetowej. Pomyśl o głównych powodach, dla których większość ludzi uczestniczy w wydarzeniach osobistych, i spróbuj odtworzyć to ze swoją społecznością internetową. Pamiętaj, że możesz mieć świetne treści, niesamowitych mówców i cenne spostrzeżenia, ale nadal nie zapewniać wciągających wrażeń, których szukają uczestnicy wydarzenia.

Popularne powody, dla których ludzie uczęszczają na konferencje to:

• Możliwości sieciowe
• Posłuchaj ekspertów branżowych
• Spostrzeżenia edukacyjne
• Zadawaj pytania rówieśnikom i ekspertom branżowym
• Gromadzenie zasobów w celu wspierania własnych potrzeb biznesowych

Jak więc wirtualnie odtworzyć te doświadczenia? Na szczęście technologia działa na Twoją korzyść. Istnieje wiele różnych wirtualnych platform do organizacji wydarzeń, które oferują unikalne sposoby na osiągnięcie wszystkich powyższych celów. Oto tylko kilka, którym warto się przyjrzeć:

Hubb Virtual Event Platform - Ta platforma jest najlepsza dla osób planujących większe wydarzenie, takie jak coroczna konferencja. Jest rozległy i zapewnia ponadprzeciętne zaangażowanie, które nie jest konieczne w przypadku comiesięcznych seminariów internetowych lub cyklicznych spotkań. Platforma Hubb umożliwi uczestnikom budowanie własnych harmonogramów wydarzeń, odwiedzanie wirtualnych stoisk wystawienniczych i wirtualnych lobby. Zawiera również narzędzia biblioteki treści, w których możesz organizować wszystkie swoje sesje w zasób na żądanie dla uczestników.

Platforma wirtualnych wydarzeń Hopin — idealna dla mniejszych firm lub wydarzeń, Hopin oferuje wersję startową za jedyne 99 USD miesięcznie. Oferują również bardziej rozbudowane wersje biznesowe lub korporacyjne. Prowincje Hopin, transmisje na żywo ze sceny, sieci wideo 1: 1, pokoje grupowe, a także narzędzia marketingowe dla Twojego wydarzenia.

Whova – kolejne narzędzie idealne na mniejsze wydarzenia, ponieważ cena będzie się różnić w zależności od wielkości wydarzenia. Whova to proste i wszechstronne narzędzie, które można zintegrować z innymi narzędziami, takimi jak Zoom, Google Hangout, Youtube i Vimeo. Jego siła tkwi w postanowieniach dotyczących sieci. Oferując takie funkcje, jak pytania i odpowiedzi na żywo, fora dyskusyjne, mecze spotkań i wirtualne spotkania, uczestnicy będą mogli łatwo spotykać się i łączyć ze swoimi współpracownikami. Ponadto organizatorzy wydarzeń mogą zapewnić uczestnikom dostęp do aplikacji Whova przed wydarzeniem, co pozwoli im wirtualnie spotykać się z innymi uczestnikami spotkania z wyprzedzeniem.

Gdy już zdecydujesz się na platformę, będziesz chciał rozważyć format swojego wirtualnego wydarzenia. Aby zmaksymalizować zaangażowanie, zalecamy wcześniejsze nagranie większości segmentów i umożliwienie mówcy aktywnego kontaktu z publicznością podczas prezentacji. Aby to osiągnąć, możesz skorzystać z funkcji czatu na żywo na swojej platformie.

Ta metoda pomaga utrzymać zaangażowanie uczestników, zamiast po prostu siedzieć bezczynnie podczas prezentacji.

Inną opcją jest wcześniej nagrana sesja, a następnie zorganizowanie sesji pytań i odpowiedzi na żywo. Ten hybrydowy model pozwoli widzom skupić się na prezentacji, ale także da im szansę na aktywną współpracę z prezenterem, gdy nadejdzie czas.

2. Ustaw oczekiwania

Gdy już zdecydujesz się na platformę i format, ważne jest, aby zarówno Twoi mówcy, jak i słuchacze znali i czuli się komfortowo z obydwoma. Podobnie jak w przypadku koncepcji tworzenia atrakcyjnej wirtualnej prezentacji ważne jest, aby wszyscy rozumieli, czego mogą się spodziewać i jaka będzie ich rola. Stworzy to spójność i komfort, tworząc w ten sposób przestrzeń, w której zarówno mówcy, jak i uczestnicy nie boją się angażować, gdy nadejdzie czas.

Przygotuj głośniki

Najpierw upewnij się, że Twoi mówcy rozumieją, czego się od nich oczekuje. Czy kiedykolwiek wcześniej przemawiali na wirtualnym wydarzeniu? Jeśli to ich pierwszy raz, będziesz chciał spędzić z nimi trochę czasu, ćwicząc i przygotowując się lub dając im kilka wskazówek, które pomogą im przygotować się samodzielnie.

Pamiętaj, że wielu potężnych mówców czerpie energię z publiczności. Ponieważ wydarzenia wirtualne nie zapewniają tej samej pętli informacji zwrotnej od publiczności, mówcy często mogą zostać zaskoczeni i odłączyć się od publiczności, co może wpłynąć na ich występ. Należy o tym pamiętać i odpowiednio przygotować głośniki. Oto kilka świetnych wskazówek, które mogą pomóc w przygotowaniu wirtualnych prezentacji.

Inne ważne tematy, które należy omówić z prelegentami, to tło ich aparatów, oświetlenie, zasady ubioru i technologia. Prowadząc te rozmowy z wyprzedzeniem, zapewnisz swoim odbiorcom bezproblemową obsługę, a tym samym ogólnie bardziej wciągającą.

Przygotuj uczestników

Następnie będziesz chciał przygotować odbiorców. Jak można oczekiwać od nich zaangażowania podczas wydarzenia, jeśli nie wiedzą, jak to zrobić?

Daj im znać, że cenisz ich opinie podczas sesji i wyjaśnij, w jaki sposób mogą je przekazać. Jeśli wszyscy uczestnicy są wyciszeni do czasu pytań i odpowiedzi na żywo — daj im znać! Kiedy będą mogli zadać swoje pytania, wyjaśnij, gdzie powinni je zadać lub podać je do wiadomości.

Określając jasne oczekiwania, zobaczysz lepszy ogólny wskaźnik zaangażowania, ponieważ uczestnicy będą wiedzieć, jak się zaangażować. Brzmi prosto, ale tak łatwo o tym zapomnieć.

3. Stwórz ekscytację

Podniecenie jest drogą do zaangażowania. Aby skłonić ludzi do interakcji, musisz sprawić, by brzęczeli. To podstawowa zasada fizjologiczna . Podekscytowanie tworzy silniejsze emocje, które w zamian skłaniają ludzi do mówienia. Im większy szum wokół Twojego wydarzenia, tym więcej osób będzie chciało się przyłączyć. Nie tylko zauważysz wzrost frekwencji, ale także Twoi uczestnicy będą z niecierpliwością czekać na Twoje wydarzenie, co może zapewnić dodatkowy marketing wydarzeń.

Oto kilka sugestii, jak zwiększyć emocje przed wydarzeniem:

Wyślij niestandardowe pudełko z gadżetami wirtualnego wydarzenia

Kto nie lubi otrzymywać niestandardowego pudełka z darmowymi upominkami pocztą? Wysłanie paczki strategicznie zaplanowanych gadżetów przed wydarzeniem to jeden z łatwych sposobów na zachęcenie ludzi do rozmowy przed rozpoczęciem wydarzenia. Widzieliśmy z pierwszej ręki, jak podekscytowany może być łup. Przeczytaj o sukcesie, jaki odniósł jeden z naszych klientów, wysyłając gadżety z wirtualnego wydarzenia.

Zawsze zalecamy utworzenie hashtagu dla swojego wydarzenia i włączenie go w jakiś sposób do wirtualnego pola wydarzenia. Dzięki temu uczestnicy będą mogli podzielić się swoimi emocjami, zamieścić zdjęcia swoich gadżetów i dać im możliwość nawiązania kontaktu. Zwiększy to również zaangażowanie w wydarzenie i pomoże, gdy będziesz starał się przekazać informacje.

Wejdź w FOMO

Innym prostym sposobem na zwiększenie emocji związanych z wydarzeniem jest wykorzystanie marketingu FOMO lub strachu przed przegapieniem. Korzystaj z mediów społecznościowych, poczty e-mail, stron internetowych i postów na blogach, aby powoli tworzyć napięcie podczas wydarzenia. Kampanie kroplowe, takie jak ogłoszenie nowego mówcy lub nowy segment dodany ze względu na duże zainteresowanie, są doskonałymi przykładami.

Filmy promocyjne i grafika

Zastanów się nad inwestycją w dobrze wykonany film promocyjny na swoje wydarzenie. Podobnie jak zwiastun nowego filmu, filmy wywołują niezrównany rodzaj emocji. Będziesz chciał zainwestować w coś profesjonalnego, co może być kosztowne. Ale rozważ wykorzystanie krótkich fragmentów tego filmu promocyjnego, aby zwiększyć inwestycję. Możesz udostępniać je w mediach społecznościowych, na stronach wydarzeń i za pośrednictwem kampanii e-mailowych. Można ich nawet użyć podczas planowania następnego wydarzenia, co jest szczególnie przydatne, jeśli jest to doroczna konferencja, która jest powtarzana co roku.

Podczas Twojego wirtualnego wydarzenia

Strategiczne planowanie programu w celu zwiększenia zaangażowania jest kluczowym kluczem do sukcesu. Oto kilka rzeczy, które chcesz uwzględnić podczas wydarzenia.

4. Bądź kreatywny dzięki zajęciom

Wykorzystaj w pełni swoją platformę. Jest powód, dla którego wiele z wymienionych powyżej narzędzi ma wbudowane pytania i odpowiedzi, czaty na żywo i specjalne sale konferencyjne. Wszystko po to, aby pomóc planistom wydarzeń, takim jak Ty, utrzymać zaangażowanie uczestników. Oto kilka interaktywnych działań, które możesz uwzględnić w swoim programie:

• Czat na żywo - pytania i odpowiedzi podczas prezentacji

• Ankiety - świetny sposób na poznanie uczestników

• Ankiety – niezależnie od tego, czy próbujesz udowodnić swoją rację w prezentacji, czy po prostu zaangażować uczestników, ankiety to świetny sposób, aby ludzie byli na bieżąco

• Quizy — organizuj sesje quizów na koniec każdego wydarzenia, aby sprawdzić, czy uczestnicy zwracają na nie uwagę

• Konkursy — pójdź o krok dalej w swoich quizach, przekształcając je w konkursy i rozważ przyznanie nagród zwycięzcom

• Debaty – poproś dwóch prelegentów o „debatę” na żywo, a następnie poproś publiczność o opinie na temat zwycięzcy

• Panele prelegentów — zamiast jednego mówcy, pomyśl o wielu mówcach, którzy mogą się wzajemnie uzupełniać, i stwórz bardziej konwersację zamiast oficjalnej prezentacji

Ponadto rozważ włączenie działań promujących tworzenie sieci i połączenie między uczestnikami. Oto kilka przykładów:

Sesje „zapytaj mnie o cokolwiek” – taktyką, która zyskuje na popularności wśród wirtualnych wydarzeń, są sesje „zapytaj mnie o cokolwiek”. Te małe sesje grupowe wykorzystują eksperta merytorycznego (MŚP), z którym podczas osobistego wydarzenia ludzie ustawialiby się w kolejce, aby nawiązać kontakty i zadawać pytania. Następnie mówca organizuje sesję typu „okrągły stół”, podczas której nie ma programu, ale uczestnicy kierują rozmową, zadając konkretne pytania. Pamiętaj, aby upewnić się, że Twoje MŚP ma listę pytań zapasowych, na wypadek gdyby rozmowa zaczęła się powoli.

Osobiste sesje spotkań — kolejnym motywatorem tworzenia sieci są małe grupy „spotkań”. Utwórz sesję z ograniczoną liczbą wpisów, aby umożliwić ludziom lepsze wirtualne połączenie. Będziesz chciał zachęcić osoby o podobnych zainteresowaniach lub stanowiskach do gromadzenia się, aby uatrakcyjnić spotkania. Rozważ posiadanie lidera w każdej grupie, z pytaniami początkowymi lub działaniami w celu przełamania lodów. Innym sposobem na uczynienie tych sesji mniej zastraszającymi jest nadanie im nazwy „czas na kawę” lub „godziny koktajlowe”. Możesz nawet umieścić markowe naczynie do napojów w swoim pudełku z upominkami i zachęcić uczestników programu do wzięcia kubka i wirtualnego podzielenia się drinkiem.

Wirtualne stoiska targowe — dużą częścią osobistej konferencji są targi. Na szczęście wiele wirtualnych platform hostingowych znalazło kreatywne sposoby na odtworzenie tego online. Rozważ włączenie dostawców, którzy byliby obecni na Twoim wydarzeniu na żywo, dając im specjalną stronę, na której będą wyświetlać ich własne profile, obrazy, logo, plakaty lub cokolwiek innego, co chcieliby zamieścić. Zachęć także dostawców do wirtualnej obecności członka personelu na stronie, aby mogli wchodzić w interakcje z każdym uczestnikiem, który odwiedza ich stoisko. Może być trochę trudno ogarnąć ideę wirtualnych targów, ale poniżej znajduje się przykład tego, jak wygląda stoisko online na platformie Whova.

5. Pamiętaj, aby dać uczestnikom przerwę

Przerwy wydają się przychodzić naturalnie podczas wydarzeń osobistych. Zazwyczaj ludzie muszą chodzić do nowego miejsca pomiędzy sesjami. Poza tym zwykle jest wbudowany czas na lunch lub przekąskę na dodatkowe spotkania towarzyskie.

Ale kiedy wszyscy jesteśmy wirtualni, łatwo jest zaplanować cały dzień sesji i nawet nie myśleć o budowaniu przerwy. Jak na ironię, najlepszą praktyką w przypadku wydarzeń wirtualnych jest budowanie większej liczby przerw. Ponieważ podczas wydarzeń wirtualnych nie znikają elementy rozpraszające uwagę od „rzeczywistego świata”, uczestnicy mają znacznie krótsze okresy skupienia uwagi.

Dobrym punktem odniesienia jest każda godzina prezentacji na żywo, mniej więcej połowa tego czasu będzie działać w środowisku wirtualnym. Tak więc typowy 60-minutowy główny mówca powinien zostać podzielony na wirtualną 30-minutową sesję.

Pomyśl też o kreatywności podczas przerw. Daj uczestnikom trochę czasu na zaspokojenie ich osobistych potrzeb, ale także kilka dodatkowych interaktywnych przerw.

Pomyśl o tym, jak zabawiałbyś gości lub uczestników wydarzenia osobistego. Dlaczego nie odtworzyć tego doświadczenia wirtualnie. Oto kilka pomysłów:

• Przerwa odnowy biologicznej — rozważ zorganizowanie sesji mediacji, rozciągania lub jogi ze swoimi uczestnikami.

• Rozrywka — rozważ włączenie koncertu, muzyki na żywo lub innej formy rozrywki, która może być odpowiednia dla Twojej branży.

• Sesja sztuczek magicznych — wykorzystaj talent w swojej firmie lub zatrudnij magika z zewnątrz.

• Sesja gotowania — skorzystaj z krótkiej przerwy „umysłowej”, aby udzielić lekcji gotowania lub zabawnego przepisu.

• Pokaz talentów — pozwól uczestnikom przesyłać filmy przed wydarzeniem i zaprezentuj je w pokazie talentów podczas jednej z przerw. Jest to również świetna okazja do nawiązania kontaktów i daje ludziom szansę na śmiech i interakcję ze sobą.

6. Kontynuuj rozmowy z wirtualnym emcee

Przerwy są niezwykle skuteczne w promowaniu zaangażowania, nawet jeśli zdecydujesz się na tradycyjny styl przerw. Ale ważne jest, aby nie pozwolić uczestnikom odejść na własną rękę, bez jakiejkolwiek zachęty do powrotu. Ponownie, rozproszenie uwagi jest duże podczas wydarzeń wirtualnych. Nie chcesz ryzykować, że uczestnicy zostaną wciągnięci w niepowiązane zadanie i całkowicie zapomnij o ponownym dołączeniu do konferencji.

Powiadomienia push mogą być świetnym sposobem na utrzymanie wszystkich w zadaniu. Wysyłaj przypomnienia, jak długa jest każda przerwa i kiedy wracasz. Możesz także używać powiadomień, aby podtrzymywać rozmowy podczas samego wydarzenia.

Rozważ przesłanie interesujących faktów w ciągu dnia lub wykrzyczenie zwycięzców konkursu. Pomyśl o powiadomieniach push, wiadomościach e-mail lub postach w mediach społecznościowych jako o osobie prowadzącej wydarzenie. Chociaż nie jest to rzeczywista osoba, tego rodzaju korespondencja podczas wydarzenia jest sposobem na oddanie głosu podczas konferencji, przy jednoczesnym utrzymaniu wszystkich razem i zaangażowaniu.

Po Twoim wirtualnym wydarzeniu

Twoja strategia zaangażowania nigdy nie powinna kończyć się wraz z wydarzeniem. Po wydarzeniu jest wiele okazji do kontynuowania rozmowy i podtrzymania zainteresowania uczestników swoim doświadczeniem i Twoją firmą. Podtrzymuj więc ogień dzięki poniższym wskazówkom dotyczącym zaangażowania.

7. Korzystaj z marketingu treści generowanego przez użytkowników

Treści generowane przez użytkowników to jeden z najpotężniejszych sposobów łączenia ludzi z Twoją marką, a tym samym z Twoim wydarzeniem. Pamiętasz ten hashtag wydarzenia, o którym mówiliśmy wcześniej? Teraz nadszedł czas, aby się w to wczuć.

Jeśli promowałeś swój hashtag podczas wydarzenia, prawdopodobnie masz zapas treści przesłanych przez uczestników, które możesz udostępniać i promować. Wykorzystaj te treści na swoich stronach społecznościowych, w wiadomościach e-mail i na stronach swojej witryny. Skontaktuj się z niektórymi z tych osób, które przekazały pozytywne opinie i zapytaj, czy możesz wykorzystać je w opinii. Mogą one być cenne, gdy idziesz do tworzenia kampanii marketingowej na następne wydarzenie.

8. Udostępniaj zasoby

Celem wirtualnego wydarzenia prawdopodobnie było edukowanie i inspirowanie uczestników. Dlatego podtrzymuj tę inspirację po wydarzeniu, dzieląc się zasobami, które mogą zabrać ze sobą i używać przez całe życie.

Jedną z największych zalet wydarzeń wirtualnych jest łatwy sposób, w jaki ludzie mogą wrócić i obejrzeć sesje, które albo przegapili, albo uznali za szczególnie cenne. Zapewnij im taką możliwość, udostępniając swoją bibliotekę treści wszystkim uczestnikom.

Możesz także użyć klipów z tych sesji lub pokazów slajdów z konkretnych prelegentów, aby pomóc słuchaczom kontynuować naukę przez cały rok, zachowując świeżość. Zmień przeznaczenie sesji na krótkie klipy, które możesz udostępniać za pośrednictwem poczty e-mail lub mediów społecznościowych. Może to być również inny sposób na wzbudzenie zainteresowania kolejnym wydarzeniem w kalendarzu.

9. Poproś o opinię

Wreszcie, najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby poprawić zaangażowanie w wirtualne wydarzenie, jest poproszenie o informację zwrotną. Twoi odbiorcy to ci, którzy doświadczają Twojego wydarzenia i będą mieli najlepszy wgląd w obszary, które możesz poprawić.

Rozważ wysłanie ankiety po wydarzeniu, aby zebrać opinie na temat najlepszych sesji i zajęć. Oto kilka sugerowanych pytań, które warto uwzględnić:

• Dlaczego wziąłeś udział w naszym wydarzeniu i co chciałeś z niego wynieść?
• Czy zabrałeś to, co miałeś nadzieję zabrać?
• Co zrobiliśmy najlepiej?
• Jak myślisz, które obszary wydarzenia możemy poprawić?
• Która sesja była Waszą ulubioną i dlaczego?
• Jakiego rodzaju sesji chcielibyście, żebyśmy mieli więcej?

Uzyskaj dostęp do otrzymanych odpowiedzi. Czy określony temat lub format bardziej odpowiadał uczestnikom? Da ci to cenny wgląd w to, co lubi twoja publiczność i jak możesz poprawić swój format, działania i ogólną taktykę zaangażowania na następną konferencję.

Dalej — zwiększ poziom swoich wirtualnych wydarzeń

Planując kolejne wirtualne wydarzenie, pamiętaj, że konkurencja jest duża. Firmy na całym świecie zmieniają swoje strategie wydarzeń, aby wykorzystać ruch wirtualny. Wykorzystaj tę wiedzę, aby wzmocnić swoją konkurencyjność, podczas burzy mózgów, jak zapewnić lepsze wrażenia uczestnikom wydarzenia.

Może to zająć trochę czasu, ale zaangażowanie publiczności jest z pewnością nadal możliwe w świecie wirtualnym. W rzeczywistości przy odrobinie kreatywności możesz zainspirować swoich uczestników w sposób, który widzieli już wcześniej. I nie zapominaj, że jeśli zostanie to przeprowadzone prawidłowo, Twoje wirtualne wydarzenie może dotrzeć do osób, których nigdy nie udałoby Ci się sfotografować podczas wydarzenia fizycznego.

Możliwości są nieograniczone, więc wykorzystaj powyższe pomysły, aby zbudować strategię zaangażowania i poszerzyć grono odbiorców, robiąc to.