Szpiegowanie pracowników – czy to etyczne dla działów HR?

Czy szpiegowanie pracowników jest etyczne dla działów HR? Działy HR w nowoczesnych organizacjach są na stałe przypisane do struktury organizacyjnej. Zasoby ludzkie – zarządzanie zasobami ludzkimi ma na celu wypracowanie właściwej równowagi między oczekiwaniami kierownictwa i pracowników. Praca działu HR opiera się głównie na tworzeniu odpowiedniej polityki kadrowej w zakresie rekrutacji, motywacji i rozwoju zawodowego.

Nie mniej ważna jest kontrola spraw pracowniczych i kontaktów interpersonalnych. Z jednej strony specjalista HR musi odpowiednio zachęcać pracowników do pracy i efektywniej się rozwijać, a z drugiej realizować cele postawione przez pracodawcę. Utrzymanie odpowiedniej równowagi jest trudnym wyzwaniem, dlatego działy HR coraz częściej sięgają po dość kontrowersyjne środki kontroli, takie jak śledzenie komputerów za pomocą oprogramowania szpiegującego czy instalowanie kamer.

Szpiegowanie pracowników – spis treści:

1. Etyka w HR
2. Szpiegowanie pracowników, czy to legalne?
3. Metody śledzenia pracowników
4. Szpiegowanie pracowników – podsumowanie

Etyka w HR

Często słyszymy o etyce biznesu. Ale czy etyka HR to to samo? Prawdopodobnie nie jest to konieczne, etyka biznesu jest pojęciem znacznie szerszym i obejmuje aspekty techniczne, środowiskowe i prospołeczne. Z kolei etyka HR skupia się wyłącznie na relacjach międzyludzkich wewnątrz organizacji i oscyluje wokół kodeksu etycznego postępowania. Najważniejsze zalecenia dotyczące etyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi dotyczą tego, jak zwracać się i odpowiednio przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami i pracownikami, jak traktować wszystkich pracowników równo, jak zachować poufne informacje (często sprawy osobiste pracowników) oraz jak obsługiwać system oceny i motywowania pracowników narzędzia uczciwie i przejrzyście.

Etyka HR to coś więcej niż zbiór norm i zasad. To odpowiedzialność za prawidłowe relacje międzyludzkie i komunikację w całej organizacji. Dział HR powinien dbać o etykę, a w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w tym zakresie niezwłocznie podejmować odpowiednie działania korygujące i naprawcze. Czy propaganda proetyczna jest korzystna dla organizacji i czy jest warta podjęcia wyzwania? Etyczne środowisko pracy długofalowo podnosi wartość firmy i podnosi jej poziom konkurencyjności na rynku, obniża koszty i maksymalizuje zyski. Pozytywnie wpływa na wizerunek firmy, wzmacnia lojalność pracowników, zmniejszając tym samym poziom rotacji pracowników.

Szpiegowanie pracowników, czy to legalne?

Każda organizacja posiada systemy kontroli do monitorowania pracy swoich pracowników. Sposób realizacji działań kontrolnych zależy głównie od kultury organizacyjnej i modelu polityki personalnej. Rozwój nowoczesnych technologii i elektronicznych środków komunikacji to duża zachęta dla pracodawców do skrupulatnego monitorowania pracy swoich pracowników.

Zainstalowane na firmowych komputerach programy szpiegujące pozwalają zobaczyć, do jakich stron pracownik wchodził i ile czasu na to spędzał, z jakich komunikatorów społecznościowych korzystał oraz gdzie i jakie wiadomości wysyłał. Programy te umożliwiają również przeglądanie skrzynek pocztowych i odczytywanie w nich korespondencji. Zainstalowane są również kamery do monitoringu i nadzoru, rejestrujące pracę na danych stanowiskach pracy. A w przypadku samochodów służbowych montowane są w nich moduły GPS, które wskazują trasę i czas poruszania się pojazdów.

Powstaje pytanie, czy ten rodzaj nadzoru w środowisku pracy jest legalny? Oczywiście legalność tej kwestii różni się w zależności od kraju. Na przykład w Wielkiej Brytanii pracodawcy mogą korzystać z technologii rejestrujących pracę personelu. Warunkiem jest ostrzeganie pracowników o tych czynnościach oraz rozdzielenie czasu pracy i czasu wolnego. Pracodawca nie może naruszać prywatności pracowników.

W niektórych krajach Europy Wschodniej granica między dozwolonym a niezgodnym z prawem monitorowaniem pracowników nie jest bezpośrednio regulowana przez prawo. Pracodawca chcący podjąć kroki w celu ewidencjonowania pracowników i ich działań powinien uzyskać od nich zgodę na stosowanie takich środków kontrolnych oraz dodatkowo określić cel takiego działania. Podobnie jest w Niemczech, z tym wyjątkiem, że montaż kamer odbywa się w sposób bardziej restrykcyjny, poparty niepodważalnymi argumentami. Ponadto nagrywanie dźwięku jest zabronione. Za naruszenie tajemnicy rozmów grozi kara pozbawienia wolności do trzech lat.

Metody śledzenia pracowników

Działy HR często wykorzystują urządzenia techniczne w ramach kontroli pracy, aby sprawdzić efektywność wykonywanych zadań, jakość i wyniki. Czynności kontrolne mogą być prowadzone na różne sposoby przy użyciu różnych narzędzi, takich jak:

• Instalowanie kamer w miejscu pracy. Aby odtwarzać obraz w czasie rzeczywistym lub nagrywać i przechowywać go.
• Nagrywanie rozmów i analizowanie nagrań telefonicznych. Pracodawca jest właścicielem telefonu, który powinien być używany tylko do celów służbowych. Dzięki temu może monitorować jego wykorzystanie poprzez analizę rozliczeniową.
• Monitoring poczty elektronicznej, kontrola aktywności w Internecie. W tym przypadku sytuacja jest analogiczna. Pracodawca, jako właściciel komputera, może zainstalować na nim oprogramowanie szpiegujące, aby uniemożliwić udostępnianie poufnych informacji osobom niepowołanym.
• Instalacja urządzeń GPS w samochodach służbowych, w celu kontroli trasy i czasu przejazdu. Najczęściej dotyczy to przedstawicieli handlowych i kierowców zawodowych.
• Skanowanie odcisków palców lub tęczówki. Są to dane biometryczne sklasyfikowane jako wrażliwe. Wykorzystanie przez pracodawcę tego typu danych do monitoringu musi być szczególnie uzasadnione.

Działania monitorujące mogą mieć charakter ciągły (prewencyjny) lub interwencyjny i doraźny. Menedżerowie HR powinni jednak zdawać sobie sprawę, że przekroczenie ich uprawnień w tym zakresie wiąże się z odpowiedzialnością cywilną. Aby uniknąć tych konsekwencji, rodzaje stosowanego monitoringu, zasady realizacji oraz osoby odpowiedzialne za te działania powinny być szczegółowo określone w regulacjach wewnętrznych.

Szpiegowanie pracowników – podsumowanie

Przedstawiono już kontekst prawny szpiegowania pracowników. Czy jednak takie działania są zgodne z etyką środowiska pracy? Odpowiedź na to pytanie jest oczywista. Jeżeli w sposób przejrzysty i zasadny przedstawiane są powody prowadzenia monitoringu, zapoznaje się z nimi pracowników i wyjaśnia intencje takiego zakresu kontroli, to działania takie są zgodne z ogólnie etyką zawodową. Z drugiej strony, jeśli firma prowadzi monitoring potajemnie, bez informowania pracowników, to takie postępowanie jest nie tylko sprzeczne z etyką, ale przede wszystkim niezgodne z prawem.

Przeczytaj też: 7 korzyści płynących z audytu personalnego i jak go wykonać

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty