Prosty przewodnik po zarządzaniu interesariuszami

Większość projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ interesom i wymaganiom interesariuszy poświęca się zerową uwagę.

Podczas gdy kluczowi interesariusze mogą sprawić, że Twój projekt się nie powiedzie, musisz mieć odpowiedni plan, aby zidentyfikować ich potrzeby oraz komunikować się z nimi i angażować.

Twój plan zarządzania interesariuszami powinien być kluczowym elementem wysiłków związanych z planowaniem projektu.

W tym poście przyjrzymy się, czym jest zarządzanie interesariuszami i różnymi etapami procesu zarządzania interesariuszami.

Wprowadziliśmy również kilka narzędzi wizualnych, których można używać na każdym etapie, wraz z edytowalnymi szablonami.

Co to jest zarządzanie interesariuszami?

Interesariusz to osoba, która jest zainteresowana projektem i jego rezultatem lub na którą ma wpływ.

Może to obejmować zarówno podmioty wewnętrzne, jak i zewnętrzne, takie jak członkowie zespołu projektowego, sponsorzy projektu, kadra kierownicza, klienci, dostawcy, partnerzy i rząd.

Zarządzanie interesariuszami to proces zarządzania oczekiwaniami i wymaganiami tych interesariuszy.

Obejmuje identyfikację i analizę interesariuszy oraz systematyczne planowanie komunikacji i angażowania się z nimi.

Proces zarządzania interesariuszami

Poniżej przedstawiono kluczowe kroki w zarządzaniu interesariuszami. Wykonanie tych kroków pomoże Ci skutecznie sprostać wymaganiom interesariuszy i zapewnić ich satysfakcję.

Identyfikacja interesariuszy

Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie interesariuszy Twojego projektu. Możesz zacząć od spisania wszystkich osób, na które projekt ma wpływ.

Nie musisz się jeszcze martwić o przypisanie im kategorii; po prostu zanotuj ich nazwę lub firmę, aby określić. Interesariusze, których powinieneś wziąć pod uwagę, to właśnie ci

• Na kogo (pozytywnie i negatywnie) wpłynie Twój projekt
• Kto jest zainteresowany Twoim projektem?
• Kto ma władzę nad Twoim projektem?
• Kto chce, żeby Twój projekt się nie powiódł?
• Kto chce, aby Twój projekt odniósł sukces?

Taki szablon mapy myśli może ci pomóc w ich wypisaniu.

Gdy masz pełną listę interesariuszy, łatwiej jest je kategoryzować. Na przykład możesz je pogrupować jako Zewnętrzne i Wewnętrzne. W tym celu możesz użyć podobnej mapy interesariuszy, takiej jak ta powyżej.

Analiza interesariuszy

Na tym etapie będziesz oceniać interesariuszy pod kątem władzy i zainteresowania, jakie mają nad Twoim projektem. Kategoryzując je w ten sposób, możesz zdecydować, którym interesariuszom powinieneś poświęcić najwięcej i najmniej wysiłku.

Siatka zainteresowania mocą

Siatka Power Interest jest najczęściej stosowaną techniką w analizie interesariuszy. To narzędzie pomoże Ci określić, co będziesz komunikowaćdo Twoich interesariuszy i jak często będziesz to robić.

Wysoka moc/wysokie zainteresowanie (pełne zaangażowanie)

Interesariusze, których umieszczasz w tym kwadrancie, są kluczowymi graczami. Chociaż będziesz musiał poświęcić najwięcej wysiłku na zaangażowanie się z nimi, powinieneś przez cały czas ich informować.

Wysoka moc/niskie oprocentowanie (zadowolenie)

Podejmij wystarczający wysiłek, aby zadowolić tych interesariuszy. Ale powstrzymaj się od przesadzania ze swoimi wysiłkami komunikacyjnymi, aby ich nie znudzić.

Niska moc/wysokie zainteresowanie (przechowywać na bieżąco)

Przekaż tym osobom odpowiednie informacje o projekcie i upewnij się, że nie mają z nim żadnych problemów.

Niski pobór mocy/niskie oprocentowanie (minimalny wysiłek)

Monitoruj tych interesariuszy i ich zainteresowanie projektem oraz dostarczaj im odpowiednich informacji bez ich przeciążania.

Diagram cebulowy – Priorytetyzacja interesariuszy

Teraz, gdy wiesz, gdzie każdy z twoichinteresariusz stoiska, możesz użyć schematu organizacyjnego lub diagramu cebulowego, takiego jak ten poniżej, aby nadać im priorytety w oparciu o ich znaczenie dla projektu i ich hierarchię.

Analiza SWOT interesariuszy

Kolejnym świetnym narzędziem do analizy znaczenia Twoich interesariuszy i ustalania ich priorytetów jest analiza SWOT.

Dzięki niemu możesz ocenić swoich interesariuszy w oparciu o ich mocne i słabe strony, zagrożenia, jakie stwarzają dla twojego projektu oraz szanse, jakie mogą przynieść, aby pomyślnie zakończyć projekt.

Planowanie interesariuszy

Teraz, gdy masz już pomysł na to, jak i jak często powinieneś komunikować się i angażować swoich interesariuszy, nadszedł czas, aby stworzyć plan dostarczenia właściwej wiadomości do właściwego interesariusza w odpowiednim czasie.

Zanim zaczniesz tworzyć swój plan komunikacji, powinieneś mieć pod ręką profil interesariusza.

Profile te (powinieneś mieć po jednym dla każdej kategorii interesariuszy) powinny wymieniać ich potrzeby, zainteresowania, cele, obowiązki, poziom władzy i zainteresowania, kanały komunikacji itp.

Następnie możesz opracować plan komunikacji dla każdego profilu interesariuszy. Plan powinien określać informacje takie jak:

• Rodzaj informacji, które należy przekazać (kluczowe przesłanie)
• Podejście do zaangażowania
• Kanały komunikacji (np. e-maile, newslettery, rozmowy wideo itp.)
• Częstotliwość zaangażowania i faza projektu

Zaangażowanie interesariuszy

W tym miejscu realizujesz swój plan komunikacji, który utworzyłeś.

Aktywnie angażując się w interesariuszy, musisz stale ich monitorować, aby określić, czy mogą mieć problemy z rozwojem projektu.

Podejmij niezbędne działania, aby je rozwiązać, aby uzyskać ich ciągłe wsparcie.

Należy również uważać, aby wybrać odpowiednie podejście do zaangażowania w oparciu o rodzaj interesariusza. Na przykład możesz zastosować kosztowne podejście, takie jak spotkania twarzą w twarz, szeroko zakrojone konsultacje itp. z interesariuszami, którzy mają dużą władzę i duże zainteresowanie (kluczowymi graczami) w Twoim projekcie.

Zarezerwuj tańsze metody, takie jak newsletter i e-maile, dla tych, na których powinieneś włożyć minimalny wysiłek.

Następnie zmierz skuteczność swojej strategii zaangażowania i zastosuj niezbędne korekty, aby ją ulepszyć w razie potrzeby.

Masz więcej wskazówek na temat zarządzania interesariuszami?

Na szczycie listy lub nie, każdy interesariusz w Twoim projekcie musi być zarządzany i zaangażowany. Zadowolenie ich jest kluczem do udanego projektu.

W tym poście omówiliśmy, w jaki sposób należy dokładnie identyfikować i analizować interesariuszy oraz tworzyć skuteczny plan angażowania się z nimi.

Zapoznaj się również z naszym postem dotyczącym mapowania planu komunikacji z klientem, aby dowiedzieć się szczegółowo, jak stworzyć skuteczny plan komunikacji dla swoich interesariuszy.