Przewodnik dla początkujących po zarządzaniu zapasami w e-commerce

Dobra obsługa zapasów jest niezbędna dla małej firmy. Dobre zarządzanie zapasami w e-commerce może pomóc Twojemu startupowi zaoszczędzić na kosztach i czasie zamawiania. Dzięki ścisłemu zarządzaniu zapasami zawsze będziesz znać optymalny czas na ponowne zamówienie. Będziesz także w stanie uniknąć kosztownych braków, które mogą rozczarować potencjalnych klientów.

W e-commerce nie masz fizycznego sklepu, w którym przechowujesz swoje towary. Zamiast tego możesz mieć magazyn, jednostkę magazynową lub wyznaczoną powierzchnię biurową. Zarządzanie zapasami niekoniecznie jest więc proste i intuicyjne.

Jako startup w niszy e-commerce będziesz musiał podejmować mądre decyzje podczas zamawiania zapasów i wysyłania zamówień. To może być zniechęcające. Na szczęście istnieje możliwość posiadania skutecznego systemu inwentaryzacji, który pozwala śledzić zapasy w momencie ich przybycia i wyjścia z firmy.

Z tego przewodnika dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o budowaniu i zarządzaniu zasobami e-commerce..

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami to sposób, w jaki firmy śledzą swoje zapasy. Oznacza to, że wiesz, ile zapasów zostało zamówionych, ile masz zapasów, ile sprzedaży dokonałeś i jakie zamówienia musisz zrealizować. Może to również obejmować śledzenie trendów, aby sprawdzić, czy wkrótce nastąpi wzrost sprzedaży.

Zarządzanie zapasami jest ważne z dwóch ważnych powodów.

Po pierwsze, firma, której główny produkt jest zawsze niedostępny, nie zbuduje zaufania klientów. Nawet niesamowita strategia marketingowa e-commerce nie może uniknąć tego problemu, jeśli konsumenci nie mogą kupić Twojego produktu.

Po drugie, słaba kontrola nad ekwipunkiem może być kosztowna. Możesz skończyć zamawiając zbyt dużo towaru, którego nie sprzedajesz. Jest to oczywiście kosztowne dla startupu, zwłaszcza jeśli produkt ma wąską marżę zysku.

Dlatego bardzo ważne jest prawidłowe zarządzanie zapasami. Ale jak ty to robisz? Cieszymy się, że zapytałeś.

Twój przewodnik po zarządzaniu zapasami

Istnieje wiele sposobów podejścia do zarządzania zapasami w e-commerce i wiele innych technik.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez dwa główne rodzaje zarządzania zasobami e-commerce. Następnie wyjaśni kilka konkretnych technik, które możesz wybrać lub połączyć, aby zarządzać zapasami i usprawnić proces sprzedaży w startupie.

Rodzaje zarządzania zapasami

Zarządzanie wieczystymi zapasami

Co to jest inwentaryzacja wieczysta?

Inwentaryzacja wieczysta to ciągłe liczenie zapasów. W najprostszym przypadku może to być ręczne liczenie zapasów po ich przybyciu i zaznaczanie każdej jednostki w momencie jej sprzedaży lub wysyłki.
Ręczne śledzenie zapasów jest dobre dla bardzo małych startupów. Jeśli potrzebujesz tylko niewielkiej ilości zapasów, aby zaspokoić popyt, ta metoda jest prosta i łatwa do wykonania.

Musisz upewnić się, że ktokolwiek to robi, zwraca uwagę na szczegóły i dokładnie rejestruje liczby. Alternatywnie możesz skorzystać z programu do zarządzania zapasami opartego na oprogramowaniu, który może aktualizować stany magazynowe w czasie rzeczywistym, a nawet używać do tego procesu automatyzacji pulpitu. Automatyzacja pulpitu jest generalnie dokładniejsza i mniej kosztowna pod względem siły roboczej. Jednak konfiguracja i konserwacja mogą być kosztowne.

Okresowe zarządzanie zapasami

Jest to główna alternatywa dla ciągłego zarządzania zapasami. Zamiast stale aktualizować stany magazynowe w miarę przybycia dostaw i sprzedaży, liczysz zapasy w określonych odstępach czasu.

Słyszałeś o miesięcznym lub rocznym „podsumowaniu stanu”, prawda? Cóż, to element okresowego zarządzania zapasami. Najmniejsze startupy lub te, które mają bardzo wolno rotujące zapasy, mogą zdecydować się na tę formę zarządzania zapasami, ponieważ nieznajomość ich dokładnych stanów magazynowych w danym momencie prawdopodobnie nie będzie miała zbyt dużego wpływu na codzienną działalność .

Jednak w szybko zmieniającym się świecie e-commerce ta opcja raczej nie będzie odpowiednia. Brak dokładnej ewidencji zapasów może spowodować, że klienci będą próbować zamówić przez Internet coś, czego w rzeczywistości nie można dostarczyć. To zaszkodziłoby twojej reputacji.

Sprzedawcy internetowi często wybierają wieczyste zarządzanie zapasami. Ale to nie wszystko, o czym musisz myśleć. Istnieje również szereg taktyk i technik zarządzania zapasami, które warto rozważyć.

Taktyki i techniki zarządzania zapasami

Just In Time (JIT)

Technika ta pozwala firmom zamawiać materiały i produkty w zależności od potrzeb.

Firmy zamawiają tyle zapasów, ile potrzebują i nie więcej, w miarę napływania zamówień. Oznacza to, że niewiele lub wcale nie marnuje się zapasów, a firmy nie ponoszą kosztów zamawiania niesprzedanych zapasów.

Jeśli nie zostanie prawidłowo obsłużony, zarządzanie zapasami JIT może prowadzić do opóźnień w wysyłce i problemów z realizacją zamówienia. Jeśli na przykład Twój dostawca ma problemy z zapasami, a Ty nie masz zapasów, klienci mogą długo czekać na swoje zamówienia, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami zwrotu pieniędzy.

Jednak metoda JIT jest świetna dla małego start-upu, jeśli potrafisz ją skutecznie przeprowadzić. W końcu nie wymaga dużo miejsca na magazynowanie i zmniejsza ryzyko utknięcia z dużą ilością niesprzedanych lub „martwych” towarów.

Musisz jednak mieć świadomość, że może zaistnieć potrzeba zmiany podejścia do zarządzania zapasami w krótkim czasie. Załóżmy na przykład, że decydujesz się na prowadzenie influencer marketingu dla swojego startupu. Jeśli ta kampania się powiedzie, możesz otrzymać więcej zamówień, niż możesz szybko zrealizować metodą JIT.

Może to prowadzić do niezadowolenia klienta. Aby tego uniknąć, być może będziesz musiał przejść do innej techniki.

Dropshipping

W dropshippingu firma zamawia zapasy bezpośrednio od swojego dostawcy i organizuje wysyłkę do klienta.

Zrobione dobrze, może to być bardzo skuteczny sposób zarządzania zapasami. Zmniejsza koszty magazynowania i odpadów, a także pewne koszty pracy.

Jest to popularny sposób zarządzania stanami magazynowymi, zwłaszcza dla startupów, gdzie oszczędność na kosztach jest niezbędna.

Jeśli zamierzasz kontynuować tę technikę, musisz wziąć pod uwagę kilka rzeczy:

• Posiadanie planu tworzenia kopii zapasowych — dowiedz się, co zrobić, jeśli Twój dostawca Cię zawiedzie (posiadaj zapasowe źródła towarów i informuj swoich klientów)
• Komunikacja — jasno określ, czego oczekujesz od dostawcy i jakie są terminy
• Badania — zbadaj potencjalnych dostawców i określ, kto będzie najlepiej pasował do Twojego modelu biznesowego

Ogólnie rzecz biorąc, usprawniony proces zarządzania zapasami, obsługiwany we własnym zakresie, zapewnia klientom płynniejszą obsługę niż dropshipping. Jednak opcja dropshipping może być cennym narzędziem do utrzymania niskich kosztów dla nowych start-upów i realizacji zamówień na produkty o wysokiej wartości, które są rzadko zamawiane.

Dlatego dropshipping najlepiej traktować jako jeden kanał w ramach wielokanałowej strategii realizacji. Na szczęście nasza następna technika pomaga biznesowi e-commerce utrzymać się na szczycie takiej strategii.

ABC Analiza Inwentaryzacji

Sprzedaż wielu towarów za pośrednictwem wielu kanałów to wyjątkowe wyzwanie dotyczące zapasów. Korzystanie z wielokanałowej techniki lub systemu zarządzania zapasami może pomóc w rozwiązaniu tego wyzwania, ponieważ możesz określić, którym z produktów należy nadać priorytet, korzystając z techniki analizy zapasów ABC.

Ta technika polega na kategoryzowaniu zapasów na podstawie tego, w jaki sposób każdy produkt przyczynia się do zysków.

Możesz podzielić zasoby reklamowe na kategorie A, B i C.

• Kategoria A : te produkty generują największy zysk dla Twojej firmy. Zazwyczaj są to przedmioty o wysokiej wartości lub przedmioty o najwyższych marżach zysku.
• Kategoria B : produkty te mają średnie marże zysku i są sprzedawane częściej niż produkty z kategorii A, ale rzadziej niż produkty z kategorii C.
• Kategoria C : Te produkty nie są tak opłacalne jak produkty z innych kategorii, ale mimo to są ważne dla firmy. Zwykle są to przedmioty, które są sprzedawane w dużych ilościach, ale przynoszą tylko niewielki zysk.

Ten podział jest przydatny, gdy masz trudności z utrzymaniem wszystkich stanów magazynowych na wymaganym poziomie.

Priorytetyzacja pozycji kategorii A zapewni, że główne źródło zysku Twojej firmy będzie nadal istnieć.

Nadal powinieneś starać się zwracać uwagę na pozycje z kategorii B i kategorii C. Produkty kategorii C generują mniejszy zysk niż produkty kategorii B, które generują mniejszy zysk niż produkty kategorii A, ale nadal są ważne dla Twojej firmy i zwiększają Twoje zyski.

Przesyłka

Konsygnacja to praktyka sprzedaży zapasów od innej firmy (nadawcy) bez płacenia za zapasy z góry — płacisz za zapasy, gdy je sprzedajesz.

Na przykład zrównoważony start-up, którego celem jest sprzedaż nadwyżek zapasów dla firm odzieżowych, może wykorzystywać zapasy konsygnacyjne, aby uniknąć marnotrawstwa i szkód dla środowiska. Ta firma mogłaby otrzymywać nadwyżki odzieży od trzech firm i sprzedawać je na lokalnych zrównoważonych targach i rynkach. Oczywiście ważne jest, aby obniżyć koszty tego startupu, więc opłaca się im płacić za to, co sprzedają, gdy to sprzedają.

Korzystanie z inwentarza konsygnacyjnego wymaga dobrych stosunków roboczych między nadawcą a odbiorcą. Nadawca musi zaufać odbiorcy w zakresie swoich zapasów, nie otrzymując za to płatności z góry. W międzyczasie odbiorca musi ufać, że towar – nad którym nie ma kontroli pod względem jakości, stylu itp. – zostanie sprzedany.

Źródło obrazu

Powinieneś również mieć plany awaryjne na wypadek awarii linii zaopatrzenia twojego nadawcy lub innych problemów. Na przykład zrównoważony start-up bez centralnego biura może chcieć użyć rozwiązania zdalnego dostępu do utrzymania bazy danych i ograniczenia ryzyka wystąpienia problemów.

Możliwość zdalnego dostępu do inwentarza wspiera zdalne zespoły i elastyczną pracę. Oznacza to również, że problemy z zapasami poza godzinami pracy można rozwiązywać lub badać wirtualnie.

Bezpieczny zapas

Oznacza to, że będziesz zamawiać pewną ilość towaru ponad to, co dyktują Twoje zamówienia.

Główną korzyścią z tego jest to, że masz zapasy, z których możesz skorzystać w przypadku gwałtownego wzrostu sprzedaży. Posiadanie dodatkowych zapasów może oznaczać szybszą dostawę dla klientów i wyższy wskaźnik utrzymania klientów.

Musisz ustalić, jaki poziom dodatkowych zapasów jest odpowiedni dla Twojej firmy. Na przykład, jeśli sprzedajesz 100 jednostek miesięcznie i zauważasz niewielkie wahania, odpowiednie może być zamówienie 120-150 jednostek.

Głównym problemem związanym z tą techniką jest to, że możesz skończyć z nadmiernymi zapasami. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli zauważysz duże wahania w jednostkach sprzedawanych z miesiąca na miesiąc. Istnieją jednak również bezpieczne zapasy magazynowe, aby chronić firmy przed tymi wahaniami i pomóc im uniknąć wyczerpania zapasów.

Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest nauczenie się sprzedawania nadwyżek zapasów.

Co następne?

Miej jasne wyobrażenie o skali swojego biznesu. Niektóre z tych metod są bardziej odpowiednie dla małych firm szukających możliwości zwiększenia skali niż inne.

Jeśli zamierzasz zwiększyć skalę, wybierz system zarządzania zapasami, który będzie nadal dla Ciebie działał. Przejście na inny system jest zawsze możliwe, ale najlepiej wybrać styl zarządzania zapasami i wybór technik, które można skalować razem z Tobą. Mam nadzieję, że zakres omówionych tutaj alternatyw dał ci wiele pomysłów.