7 kroków planowania zasobów ludzkich

Zasoby ludzkie należą do najważniejszych zasobów każdej organizacji biznesowej. Cóż, żadna firma nie może sobie pozwolić na ryzyko braku umiejętności. Dlatego, aby jak najlepiej wykorzystać dostępne zasoby w organizacji, kluczowe jest posiadanie procesu HRP.

Jest to ciągły, zorientowany na ludzi proces, który pomaga organizacji działać bez nadwyżek i niedoborów siły roboczej. HRP zapewnia również, że masz w swoim zespole odpowiednich ludzi o pożądanych umiejętnościach i poziomie kompetencji, aby rozwijać swoją firmę.

Co to jest planowanie zasobów ludzkich?

Planowanie zasobów ludzkich pomaga firmom ocenić obecne i przyszłe potrzeby w zakresie zasobów ludzkich. Polega na opracowywaniu planów lepszego wykorzystania umiejętności i predyspozycji pracowników oraz zatrudnianiu nowych.

Wdrożona skuteczna strategia HRP zapewnia idealne dopasowanie pracowników do roli zawodowej, a także kultury organizacyjnej przy jednoczesnym radzeniu sobie z niedoborem lub nadwyżką siły roboczej. Dlatego HRP ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy, ponieważ pozwala im ocenić potrzeby pracowników i odpowiednio zaplanować osiągnięcie wyższej wydajności.

W procesie HRP jest 7 ogólnych kroków, które omówimy dalej!

7 kroków w planowaniu zasobów ludzkich

Każdy krok zaangażowany w proces planowania zasobów ludzkich należy wykonać w określonej kolejności, aby osiągnąć cel końcowy. Proces ten polega na opracowaniu strategii umożliwiającej firmie znalezienie i zatrzymanie odpowiednich i wykwalifikowanych pracowników w celu zaspokojenia jej potrzeb organizacyjnych. Pomaga również analizować potrzeby kadrowe na najbliższą przyszłość i odpowiednio planować. Czytaj dalej, aby poznać różne inne kroki związane z procesem planowania zasobów ludzkich!

• Analiza celów

Pierwszym i najważniejszym krokiem w procesie HRP jest przeprowadzenie szczegółowej analizy misji i wizji firmy oraz celów poszczególnych działów w organizacji. Chociaż każdy dział ma inne cele i określony zestaw oczekiwań względem zasobów ludzkich, ważne jest wcześniejsze jasne zrozumienie.

Cele mogą obejmować między innymi podniesienie poziomu umiejętności obecnych pracowników lub rekrutację nowych pracowników do procesu, procedurę selekcji, uwzględnienie programu szkoleniowego i rozwojowego.

• Przygotuj inwentaryzację zasobów ludzkich

Po przeanalizowaniu celów organizacyjnych kolejnym krokiem jest zbadanie aktualnego stanu zasobów dostępnych w organizacji. Z tego samego powodu możesz skorzystać z systemu informacji o zasobach ludzkich (HRIS), jeśli taki posiadasz. Pomoże Ci to przeanalizować aktualną liczbę osób zatrudnionych w organizacji – ich umiejętności, wydajność, możliwości i potencjalne zdolności.

Początkowo menedżerowie muszą zbadać możliwości swojej obecnej siły roboczej i określić, czy obecni pracownicy są w stanie zaspokoić przyszłe zapotrzebowanie. Podczas badania inwentaryzacji siły roboczej możesz wziąć pod uwagę takie czynniki, jak poziom umiejętności pracowników, produktywność lub kreatywność w każdym okresie, kwalifikacja do obecnej i przyszłej roli zawodowej itp.

• Prognozowany popyt

Prognozowanie popytu jest jedną z najbardziej zniechęcających, a jednocześnie kluczowych części procesu planowania zasobów ludzkich. Polega na oszacowaniu odpowiedniej liczby pracowników do zatrudnienia zgodnie z planem strategicznym firmy w danym okresie. Tak więc, w oparciu o cele różnych działów i dostępne zasoby, zespół planowania HR może prognozować zapotrzebowanie pracowników.

Sugerowana lektura: 10 głównych funkcji ZZL (operacyjnych i kierowniczych)

Na tym etapie prognozowania popytu możemy dokonać oszacowania dotyczącego :

• Dodanie nowej roli w pracy
• Zapobiegaj niedoborom zasobów ludzkich
• Rodzaj personelu wymaganego na stanowisku pracy
• Odpowiednia liczba pracowników do realizacji długofalowych celów biznesowych

Po prognozowaniu popytu konieczne jest oszacowanie zdolności organizacji do dostarczenia wymaganej siły roboczej. Źródło zaopatrzenia w zasoby ludzkie obejmuje istniejącą siłę roboczą w organizacji oraz zaopatrzenie wewnętrzne i zewnętrzne. Tak więc, jak wspomniano wcześniej, musimy najpierw przeanalizować wystarczalność siły roboczej aktualnie w organizacji, a następnie poszukać źródeł wewnętrznych i zewnętrznych.

Prognozowanie dostaw pomaga w:

• Przegląd aktualnego personelu
• Ocena obecnych i przyszłych potrzeb na obsadzenie planowanych stanowisk

• Oszacuj luki

Po zakończeniu prognozy zrozumiesz zapotrzebowanie na zasoby ludzkie i potrzeby podaży w przyszłości. Będziesz także w stanie określić, czy musisz wypełnić lukę wewnętrznymi pracownikami, czy szukać zewnętrznych źródeł zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, na pełny etat lub jako podwykonawcy.

Na tym etapie planowania HR należy oszacować zapotrzebowanie na zasoby ludzkie netto oraz lukę w strategii. Różnica między prognozą a rzeczywistym wynikiem nazywana jest luką strategii. A wynikiem tego obliczenia jest zapotrzebowanie na nadwyżkę lub deficyt HR. Podczas gdy nadwyżka odnosi się do liczby personelu, który ma zostać zlikwidowany, liczba deficytu określa całkowitą liczbę personelu, który ma zostać zrekrutowany.

Pro Tip: Jeśli masz odpowiednią liczbę pracowników, którzy nie mają wymaganych umiejętności, możesz skorzystać z programu szkoleń i rozwoju, aby ich podnieść.

• Sformułuj plan działania

Na podstawie analizy luk zespół planowania zasobów ludzkich przygotowuje plan działania, aby rozpocząć rekrutację, transfery, szkolenie, awans lub wcześniejszą emeryturę zgodnie z potrzebami Twojej firmy. Podczas formułowania planu kluczowe jest przypisanie dat rozpoczęcia i zakończenia każdej akcji, a także robienie notatek na temat każdej części planu.

• W przypadku nadwyżki wyniku: skróć godziny pracy i wstrzymaj zatrudnienie
• W przypadku wyniku deficytu: Rekrutuj nowych pracowników i przeszkol istniejących

• Wdróż plan

Jest to z pewnością najtrudniejszy aspekt każdego procesu HRP. Nie trzeba dodawać, że plan powinien być dostosowany do celów i zadań każdego działu organizacji. Na tym etapie procesu planowania specjaliści HR muszą podjąć praktyczne kroki w celu zintegrowania opracowanego planu.

Podczas gdy dział potrzebuje budżetu, możliwość realizacji planu jest wspólnym wysiłkiem każdego działu organizacji.

• Monitoruj, kontroluj i otrzymuj informacje zwrotne

Jest to ostatni krok w procesie planowania siły roboczej. Po wdrożeniu planu HRP należy go stale monitorować, aby zidentyfikować ewentualne luki w planie. Nie tylko to, ale terminowe przeglądy pomagają w podejmowaniu działań naprawczych. Dlatego ciągłe pomiary, raportowanie i ciągłe informacje zwrotne mają kluczowe znaczenie dla powodzenia planu zasobów ludzkich.

Sugerowana lektura: Ostatnie trendy w ZZL w 2022 r., które należy wziąć pod uwagę

W jaki sposób oprogramowanie SumHR pomaga w planowaniu zasobów ludzkich?

Oprogramowanie HRMS, takie jak SumHR, pomaga wykonywać wszystkie funkcje HR dzięki wykorzystaniu technologii informatycznych. Oprogramowanie gromadzi, przechowuje i umożliwia dostęp do wszystkich ważnych danych planowania HR na jednej kompleksowej platformie HRIS. Podstawowy system zarządzania zasobami ludzkimi nie tylko zapisuje ważne informacje o pracownikach, ale także stale monitoruje proces planowania siły roboczej, aby na czas podejmować działania naprawcze. Oprogramowanie SumHR zawiera ponadto funkcjonalności, które pomagają analizować aktualną dostępność pracowników i precyzyjnie prognozować zapotrzebowanie na pracę, jednocześnie wspierając cele organizacyjne.

Zawijanie

Proces planowania HR ma kluczowe znaczenie dla szacowania przyszłych wymagań HR. Dzięki strategicznemu planowaniu zasobów ludzkich organizacje mogą z powodzeniem alokować zasoby ludzkie do różnych procesów.

Powiązane kategorie: Oprogramowanie do zarządzania listą płac | Oprogramowanie do zarządzania obecnością | Oprogramowanie do zarządzania urlopami | Oprogramowanie do zarządzania rekrutacją | Oprogramowanie do zarządzania skargami

FAQ