Czym jest zarządzanie zapasami i 8 sposobów na jego optymalizację

Zarządzanie zapasami jest podstawą przedsiębiorstwa i odgrywa kluczową rolę w równoważeniu podaży z popytem. Konsekwentnie utrzymując optymalny poziom zapasów, sprzedawcy detaliczni mogą uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji nadmiernych zapasów – ograniczeń kapitałowych i kosztownych kosztów utrzymania – lub niedostatecznych zapasów, które prowadzą do utraty sprzedaży, a także utraty reputacji.

Jednak poza korzyściami operacyjnymi dobre zarządzanie zapasami ma także wartość strategiczną i może zadecydować o sukcesie lub porażce firmy.

Innymi słowy, w Twoim ekwipunku mieści się więcej, niż myślisz. Optymalne zarządzanie zapasami zapewnia dostęp do analiz, które wzmacniają pozycję marek w kilku aspektach, od zrozumienia zachowań konsumentów i przewidywania trendów, po wydajność produktów, a nawet identyfikację obszarów wzrostu.

Co więcej, wraz z rozwojem sprzedaży detalicznej w wielu kanałach, w której konsumenci stale przechodzą ze sklepów internetowych do sklepów stacjonarnych, efektywne zarządzanie zapasami staje się jeszcze ważniejsze. Widoczność stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, uzyskana dzięki zaawansowanemu oprogramowaniu do zarządzania zapasami, zapewnia stałą dostępność produktów we wszystkich kanałach, we właściwym czasie i miejscu.

Odkryjmy wszystko, co musisz wiedzieć o tych operacjach i dowiedzmy się, jak usprawnić zarządzanie zapasami w Twojej firmie.

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami, zwane także zarządzaniem zapasami, to proces zapewniający wgląd w przepływ towarów w firmie, nadzorowanie zamawiania, przechowywanie, śledzenie, wysyłkę i uzupełnianie zapasów. Podstawowym celem skutecznego zarządzania zapasami magazynowymi jest znalezienie optymalnej równowagi pomiędzy popytem i podażą klientów, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów związanych z magazynowaniem. Oznacza to, że istotne jest, aby wiedzieć dokładnie, ile zapasów należy zamówić, aby uniknąć nadmiernego zapasu lub konieczności radzenia sobie z nieprzyjemnymi sytuacjami braku zapasów. W miarę rozwoju przedsiębiorstw mnożą się pytania dotyczące ich zapasów:   „Skąd mam wiedzieć, czy mam wystarczającą ilość produktów w magazynie?” lub „Które elementy generują moje zyski?” . Dokładna odpowiedź na te pytania jest ważna, ponieważ pomagają one kształtować trajektorię firmy i eliminują ryzyko utraty pieniędzy w przypadku martwych zapasów.

Różnice pomiędzy kontrolą zapasów, zarządzaniem zapasami i optymalizacją zapasów

W zarządzaniu magazynem pojęcia i koncepcje kontroli zapasów, zarządzania i optymalizacji są często ze sobą powiązane. Przeanalizujmy szczegółowo ich znaczenie.

• Kontrola zapasów:   Polega na posiadaniu wszelkich informacji dotyczących ilości, cech i lokalizacji produktów w magazynie. Ciągłe monitorowanie poziomu zapasów i regularne przeprowadzanie inwentaryzacji jest zatem niezbędne, aby zapewnić dokładne terminy uzupełniania zapasów i mieć pewność, że zarejestrowane liczby odpowiadają stanom fizycznym.
• Zarządzanie zapasami   w magazynie odnosi się do wszystkich procesów związanych z magazynowaniem, śledzeniem zapasów, uzupełnianiem lub systemami przemieszczania towarów, takimi jak FIFO, FEFO lub LIFO.
• Optymalizacja zapasów   odnosi się do strategii mających na celu poprawę produktywności składowanego towaru. Na przykład upewnianie się, że zapasy odpowiadają zapotrzebowaniu klientów lub równoważenie kosztów magazynowania ze sprzedażą.

Różne rodzaje zapasów

Cztery główne kategorie zapasów są następujące:

• Surowy materiał:   podstawowe materiały i komponenty stosowane przy produkcji towarów
• Praca w toku:   przedmiotów, które są nadal w produkcji
• Wyroby gotowe:   elementy gotowe do sprzedaży klientom
• Materiały eksploatacyjne:   zapasy wykorzystywane w codziennym funkcjonowaniu firmy, np. paliwo i artykuły biurowe

Każda kategoria wymaga innego podejścia, aby zachować równowagę zapasów. Możesz także zdecydować się na podzielenie swoich akcji na kategorie w oparciu o wartość, na przykład akcje o niskiej, średniej i wysokiej wartości. Może to być przydatne do identyfikacji pozycji wymagających szczególnej uwagi pod względem warunków bezpieczeństwa przechowywania lub większych inwestycji kapitałowych.

Różnica pomiędzy wieczystym i okresowym zarządzaniem zapasami

Istnieją dwa główne podejścia do zarządzania zapasami:

Okresowe zarządzanie zapasami

Ta metoda jest odpowiednia dla małych firm z ograniczonymi zapasami, które nie potrzebują zaawansowanych systemów śledzenia i kodów kreskowych. Polega na ręcznym spisywaniu zapasów w określonych odstępach czasu. Wadą tego podejścia jest brak wglądu i analiz w czasie rzeczywistym, na których można byłoby oprzeć strategiczne decyzje, dlatego też jego prostota może odbywać się kosztem nieefektywności lub zakłóceń.

Firmy rozwijające się lub zajmujące się obsługą dużych ilości zapasów nie powinny stosować tej metody, ponieważ inwentaryzacja z natury jest czasochłonna i naraża je na błędy, które mogą utrudniać ich działalność.

Stałe zarządzanie zapasami

Metoda ta, oparta na elektronicznym śledzeniu zintegrowanym z systemami POS (Point-of-Sale) i platformami e-commerce, pozwala firmom na ciągłe monitorowanie stanu zapasów. Gdy tylko zamówienie zostanie złożone lub nastąpi ruch związany z określonym artykułem, system jest automatycznie aktualizowany, dzięki czemu sprzedawcy detaliczni wiedzą dokładnie, ile artykułów jest dostępnych. Widoczność w czasie rzeczywistym eliminuje potrzebę regularnego ręcznego liczenia zapasów i wynikające z tego ryzyko błędu ludzkiego. Ciągłe zarządzanie zapasami zapewnia dokładniejszy przegląd zapasów, pomagając uniknąć braków w magazynie i podejmować bardziej świadome decyzje w oparciu o dokładne dane.

Wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania zapasami

Polegaj na oprogramowaniu do zarządzania zapasami

Krajobraz biznesowy e-commerce jest pełen wyzwań, szczególnie ze względu na jego nieprzewidywalność i zaciętą konkurencję. W takim kontekście oprogramowanie do zarządzania zapasami może stać się ogromnym wyróżnikiem. Oprogramowanie to pomaga przekształcać strategie biznesowe, wykorzystując moc technologii automatyzacji zapasów, identyfikując wzorce sprzedaży, trendy rynkowe i wahania sezonowe dzięki dokładnym rozwiązaniom do prowadzenia rejestrów i śledzenia w czasie rzeczywistym. Dzięki analizie predykcyjnej i przypomnieniom o ponownym zamówieniu możesz mieć pewność, że poziom zapasów jest zawsze dokładny, redukując w ten sposób marnotrawstwo finansowe i straty spowodowane niedoborem lub nadmiarem zapasów.

Zawsze dokładnie sprawdzaj zamówiony towar

Ważne jest, aby sprawdzić, czy jakość i ilość towaru otrzymywanego od dostawców odpowiada temu, co zamówiłeś. Nie chcesz ryzykować, że otrzymasz więcej lub mniej niż potrzebujesz, co wpłynie na twoją reputację lub potencjalną sprzedaż z powodu takich błędów.

Unikaj losowości

Umieszczanie zapasów tam, gdzie jest wolne miejsce w magazynie, może być kuszące, ale jest również przepisem na katastrofę. Losowe umieszczanie artykułów może utrudniać śledzenie produktu, powodować nieprawidłowe wybieranie artykułów i opóźnienia, co prowadzi do szeregu nieefektywności operacyjnych, a także kosztownych błędów. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy następuje stały przepływ dużych wolumenów towarów lub gdy produkty mają podobny wygląd, ale różnią się swoimi cechami. Wysyłka niewłaściwego wariantu produktu to ostatnia rzecz, jakiej chcesz. Nieuporządkowany system przechowywania zakłóca cały proces realizacji zamówień, dlatego należy zadbać o odpowiednią strukturę magazynu i korzystanie z efektywnego systemu przechowywania. Możesz na przykład:

Użyj stref

Przypisanie określonych obszarów lub stref w przestrzeni magazynowej dla określonych kategorii produktów jest przydatne w usprawnieniu przepływu operacji. Na przykład szybko zbywalne towary należy przechowywać bliżej miejsca pakowania, natomiast artykuły sprzedawane rzadziej można przechowywać dalej.

Stosuj przejrzysty system etykietowania

Posiadanie przejrzystego systemu etykietowania pojemników z odpowiednim numerem produktu, ilością, datą ważności i opisem pomaga szybciej identyfikować produkty. Rozważ zastosowanie na przykład kodów kreskowych, które przyspieszają proces i umożliwiają aktualizację stanu zapasów w czasie rzeczywistym. Jeżeli znajdują się w nim produkty łatwo psujące się, należy je oznaczyć etykietą zawierającą wszystkie potrzebne informacje, aby mieć pewność, że zostaną sprzedane przed upływem terminu ważności.

Ustaw progowe poziomy zapasów

Każda firma ma swoje własne wzorce sprzedaży. Aby móc z nich korzystać, gdy tylko się pojawią, należy znać czas realizacji zamówień u dostawców i odpowiednio zarządzać zapasami. Na przykład, jeśli Twój dostawca potrzebuje tygodni lub miesięcy na dostawę produktów, nie możesz czekać, aż zapasy będą prawie wyczerpane, zanim złożysz nowe zamówienie. Dostosowanie czasów realizacji dostaw do wzorców sprzedaży pomoże Ci wykorzystać okresy szczytowego zapotrzebowania, lepiej przewidywać i spełniać wymagania klientów.

Dokładnie zarządzaj zwrotami

Kiedy zwroty nie są skutecznie obsługiwane i dokumentowane, wpływa to nie tylko na jakość, ale także powoduje nieefektywność w innych działach, takich jak sprzedaż, obsługa klienta i księgowość. Nie wspominając już o tym, że dokładne dane dotyczące sprzedaży stają się mirażem. Być może odnotowujesz wysoką sprzedaż, ale jeśli znaczna liczba z nich to nieudokumentowane zwroty, firma może działać w oparciu o oszukańcze wskaźniki. Oddzielając zwrócone produkty od pozostałych, możesz zidentyfikować problemy związane ze zwrotem i łatwiej je rozwiązać. Wręcz przeciwnie, niewłaściwe zarządzanie zwrotami może znacząco zaszkodzić reputacji Twojej firmy; wyobraź sobie, że przeoczasz powtarzające się problemy z produktami i sprzedajesz wadliwą partię produktów. To sprawi, że klienci uciekną i nie można ich winić!

Śledź stan zapasów w czasie rzeczywistym

Dzięki systemowi zarządzania zapasami możesz automatycznie być na bieżąco ze wszystkimi procesami związanymi z towarami w Twoim magazynie i uzyskać wgląd w czasie rzeczywistym w każdy ruch. Stałe śledzenie gwarantuje, że wszystkie dane dotyczące Twojego asortymentu są wiarygodne, a prognozy i strategie opierają się na rzetelnych informacjach. Ta przejrzystość zmniejsza rozbieżności, a automatyzacja eliminuje ryzyko ręcznego błędu ludzkiego. Pamiętaj, że widoczność oznacza możliwość określenia ilościowego, a kwantyfikacja jest kluczem do rentowności.

Wiedz, którym produktom nadać priorytet

Zazwyczaj, zgodnie z zasadą Pareto lub zasadą 80/20, firmy stwierdzają, że 20% ich produktów generuje 80% ich przychodów. Oznacza to, że są to pozycje, którym należy regularnie ustalać priorytety i zmieniać ich kolejność, właśnie dlatego, że są strategicznie ważne dla firmy. To jest gdzie   Analiza ABC   przydaje się, ponieważ pomaga określić, na których elementach należy się skupić i zoptymalizować   zarządzanie zapasami   odpowiednio. Jest to bardzo przydatna praktyka pozwalająca na optymalizację poziomu zapasów, maksymalizację rentowności i redukcję kosztów zarządzania.

Dowiedz się, ile czasu potrzeba, aby Twoje produkty zamieniły się w sprzedaż

Obliczenie   Dni w magazynie   jest niezbędne dla optymalnego   zarządzanie zapasami, ponieważ dostarcza cennych danych na temat efektywności zarządzania zapasami i w zależności od wyników może wskazać, czy są obszary wymagające interwencji. Zwykle, gdy DII jest wysoki, oznacza to, że sprzedaż jest wolniejsza, podczas gdy niska liczba sugeruje szybszą rotację zapasów. Posiadanie tych informacji pomaga firmom zrozumieć, jak długo mogą wystarczyć zapasy, i odpowiednio zaplanować aktualizacje zapasów.

Zalety efektywnego zarządzania zapasami

Satysfakcja konsumenta

Zdolność magazynu do dokładnego zlokalizowania jednostki SKU, zapakowania jej, wysłania, dostarczenia na czas i w idealnym stanie bezpośrednio wpływa na zadowolenie i utrzymanie klientów. Rzeczywiście, recenzje klientów mogą zbudować lub zniszczyć markę, a znaczenia bezproblemowego zakupu nie można przecenić. Zobaczmy jak satysfakcja klientów zależy od efektywnego zarządzania zapasami.

Dostępność produktu

Jeśli klienci stwierdzą, że jakiegoś artykułu w Twoim katalogu nie ma w magazynie, bez wahania zwrócą się do konkurencji i prawdopodobnie już nie wrócą do Ciebie, aby zrobić zakupy. Zawsze będąc w stanie zaspokoić potrzeby klientów i udostępniając im pożądane przez nich produkty, definiujesz swój sklep jako niezawodny i godny zaufania.

Terminowa dostawa

Efektywne zarządzanie zapasami zapewnia szybką realizację zamówień i możliwość otrzymania zamówień w obiecanym terminie. Szybkie dostawy są niezbędne do zdobycia przewagi konkurencyjnej w świecie e-commerce, gdzie czas dostawy może mieć wpływ na decyzje zakupowe.

Lepsza komunikacja

Dzięki zaawansowanemu systemowi zarządzania zapasami obsługa klienta może szybko uzyskać dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do rozwiązania problemów i zapewnić klientom przejrzystość, której oczekują, aby pozostać lojalni wobec marki.

Zmniejszone zwroty

Lepsze zarządzanie zapasami prowadzi do mniejszej liczby zwrotów, ponieważ występuje mniej błędów, takich jak wysyłka nieprawidłowych artykułów lub ilości. W dłuższej perspektywie prowadzi to do znacznych oszczędności.

Elastyczność w dostosowaniu się do zapotrzebowania

Zaawansowany system zarządzania zapasami może prognozować popyt, zapewniając, że produkty, na które jest duże zapotrzebowanie, będą zawsze dostępne w godzinach szczytu. Co więcej, przedsiębiorstwa mogą skutecznie zwiększać wolumen swojej działalności, wykorzystując trend, nie tracąc jednocześnie potencjalnych szans sprzedaży.

Obniżone koszty przechowywania

Przechowywanie zapasów w magazynie jest drogie; nie chcesz płacić za niepotrzebne zapasy. Efektywne zarządzanie zapasami obniża koszty przechowywania, ponieważ zawsze zamawiasz taką ilość, jakiej naprawdę potrzebujesz, bez zaciągania kapitału w martwych zapasach.

Przekłada się to na lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi i niższe koszty operacyjne. Te znaczne oszczędności można zainwestować w inne działy lub nawet w oferowanie klientom bardziej konkurencyjnych cen.

Lepsze podejmowanie decyzji

Dokładny wgląd w stan zapasów w czasie rzeczywistym oznacza dostęp do informacji wspierających strategie biznesowe i podejmowanie decyzji. Co więcej, pomaga przedsiębiorstwom wykorzystywać możliwości, gdy tylko się pojawią. Na przykład natychmiastowa wiedza, które artykuły szybko się zużywają, a które nie, oznacza, że ​​możesz priorytetowo ustawić zmianę kolejności niektórych produktów nad innymi, unikając zatykania zasobów i miejsca w magazynie, które nie działa dobrze. Rezultatem jest większa elastyczność w dostarczaniu produktów, których oczekują klienci i mądrzejsze zakupy.

Usprawnione zarządzanie magazynem

Optymalna kontrola zapasów prowadzi do bardziej zorganizowanego magazynu, szczególnie pod względem wykorzystania przestrzeni i mniejszej ilości odpadów. Ponieważ każdy metr kwadratowy magazynu wiąże się z kosztami, ważne jest, aby maksymalnie je wykorzystać. Nikt nie chciałby płacić za przechowywanie rzeczy, których nie potrzebuje, prawda? Korzystając z tego systemu, firmy zmniejszają ilość zbędnych zapasów przechowywanych w magazynie. Wszystkie operacje stają się bardziej opłacalne i marnuje się mniej zasobów.

Obsługuje wielokanałowość

Wraz ze wzrostem sprzedaży wielokanałowej, dobra kontrola zapasów staje się jeszcze ważniejsza. Dzięki widoczności zapasów w czasie rzeczywistym we wszystkich kanałach firmy unikną wyczerpania zapasów, a ich platformy będą odzwierciedlać dokładną stan zapasów.

Podsumowując

Zarządzanie zapasami jest podstawą zdrowego łańcucha dostaw i biznesu e-commerce. Efektywne zarządzanie zapasami jest niezbędne do poruszania się po współczesnym rynku handlu detalicznego, w którym klienci oczekują dostępności, terminowości dostaw i przejrzystości. Nawet najbardziej atrakcyjny e-commerce może upaść bez dobrej strategii zarządzania zapasami. Nie chodzi tylko o dostępność produktów, ale o zbudowanie strategicznego zasobu, który będzie podstawą skutecznych i zrównoważonych praktyk biznesowych, minimalizujących ilość odpadów i efektywnie wykorzystywanych zasobów.