Usprawnij przydzielanie zadań dzięki Zoho Projects

Dobrze zdefiniowane i efektywne zarządzanie projektami jest bardzo ważne podczas pracy nad każdym projektem. Ogólnie rzecz biorąc, istnieje wiele etapów, którymi należy zarządzać w projekcie, niezależnie od jego wielkości.

Jeśli jesteś na rynku i szukasz narzędzia do zarządzania projektami, jest bardzo prawdopodobne, że słyszałeś o korzyściach oferowanych przez Zoho Projects. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, Zoho Projects jest prawdopodobnie najlepszym narzędziem w postaci oprogramowania do zarządzania projektami online, które pomaga firmom śledzić zadania, współpracować i być na bieżąco z aktualizacjami.

Jest to użyteczna platforma, która może być bardzo pomocna w alokacji zasobów i procesach zarządzania projektami. Tym, co odróżnia Zoho Projects od swoich odpowiedników, jest to, że jest to ogromna platforma, która umożliwia integrację między różnymi aplikacjami.

W tym blogu przyjrzymy się szczegółowo wszystkim funkcjom i zaletom Zoho Projects.

Czym są projekty Zoho?

Zoho oferuje potężne oprogramowanie do zarządzania projektami, które składa się z czterech podstawowych modułów dostępnych w każdym pakiecie oraz w wersji darmowej. Moduły zawarte w projektach Zoho to Zadania i Kamienie milowe, Projekt, Dokumenty, Spotkania i Fora oraz Kalendarze. Wszystkie te narzędzia są ważną częścią gotowych możliwości tej doskonałej aplikacji.

Ponieważ wymagania w firmie stale rosną i wymagają intensyfikacji, dodatkowe moduły, takie jak śledzenie czasu, wiki, czat i rozliczenia, można bez żadnych problemów dodawać do aplikacji, dzięki czemu można zapewnić ekonomiczne rozwiązanie dla mniejszych firm.

Po zrozumieniu , czym jest Zoho Projects , zobaczymy teraz różne metody, w których to oprogramowanie ułatwia bezproblemową alokację zadań.

1. Planowanie projektu i współpraca

Planowanie projektów i współpraca z innymi członkami zespołu może być bardzo trudne, ale jest ważne dla firm. Na szczęście Zoho Projects ułatwia wszystkim dostęp do tej samej strony, umożliwiając importowanie dokumentów z różnych aplikacji, takich jak Open Office, Photoshop, pliki PDF, ZIP i Microsoft Office.

Jeśli chcesz pójść o krok dalej, możesz utworzyć strony intranetowe lub strony wiki, na których członkowie zespołu mogą tworzyć, udostępniać i odpowiadać na treści związane z projektem, takie jak dokumenty, prezentacje, klipy wideo, arkusze kalkulacyjne itp. Implementacja Zoho oferuje funkcję przeciągania i upuść narzędzia, które ułatwiają tworzenie i aktualizowanie niestandardowych stron w ciągu kilku minut.

Jeśli priorytetem jest to, czego potrzebujesz, Zoho Projects oferuje również fora dyskusyjne, na których można utworzyć wątek do publikowania tematów, inicjowania rozmów i zachęcania do współpracy. Jeśli chcesz kontynuować rozmowę, istnieje również opcja utworzenia pokoju rozmów, w którym można zaprosić członków zespołu firmy. Dzięki wbudowanej funkcji czatu każdy może spotkać się, aby omówić ważne rzeczy, dzielić się różnymi pomysłami, a także rozwiązywać problemy w czasie rzeczywistym. Nie ma potrzeby instalowania aplikacji, ponieważ Zoho Projects zawiera funkcję czatu, a najbardziej niesamowitą rzeczą jest to, że pełna transkrypcja jest zapisywana, aby członkowie zespołu mogli później wrócić do przeglądu rozmowy w razie potrzeby.

2. Skonfiguruj portal dla pracowników

Za pomocą loginu Zoho Projects możliwe jest dodawanie użytkowników personelu z własnej organizacji, a także dodawanie klientów do portalu projektu. To znacznie ułatwia całemu personelowi i klientom bezproblemową koordynację zadań wykonywanych w jednym miejscu.

Dodatkowo istnieje również możliwość tworzenia wielu projektów. W rzeczywistości możesz przydzielić personel i klientów do niektórych dedykowanych projektów tak, jak chcesz i uważasz, że jest to konieczne. Klienci nie potrzebują konta Zoho do dodania do portalu.

Podczas tworzenia projektu istnieje również dedykowana wiadomość e-mail dla tego konkretnego projektu. Każdy, kto wyśle ​​e-mail na ten adres, może automatycznie zalogować się do zgłoszenia do projektu.

3. Ustalanie zadań i kamieni milowych

Za pomocą zarządzania zadaniami, widoków zależności zadań i kamieni milowych projektu możliwe jest przeprowadzanie alokacji zasobów i raportowanie dowolnej funkcji. Możesz ustawić zadania i przydzielić je personelowi tak, jak uważasz, że jest to konieczne.

Poza tym możliwe jest również ustawienie terminów realizacji zadań, aby mogły być dostarczone na czas. Przy każdym zadaniu znajduje się licznik czasu, który każdy, kto ma przydzielone zadanie, może zalogować się w swoich godzinach podczas podejmowania i wykonywania tego zadania.

Zadanie może mieć załączniki i instrukcje, a także można utworzyć zależność, w której rozpoczęcie jednego zadania będzie uzależnione od ukończenia innego. Zaraz po wykonaniu zadania; zależność można ustawić na zamknięcie. Dodatkowo można również konfigurować niestandardowe statusy zadań. Kamienie milowe należy rejestrować osobno. Mogą być powiązane z zadaniami lub możesz ustawić kamień milowy dla zestawu zadań.

4. Loguj problemy w czasie projektu

Prawie żaden projekt nie jest doskonały i zawsze można znaleźć jakiś podstawowy problem. Najprawdopodobniej istnieje oddzielna zakładka z nazwami Problemów lub Błędów, aby klienci mogli rejestrować problemy lub problemy, które mogą wystąpić. Jak wspomniano wcześniej, można wysłać stały adres e-mail w celu zalogowania się do zgłoszenia.

Problemy mają również śledzenie czasu i inne czasy, dzięki czemu można zalogować się, ile czasu zajmuje naprawa czegoś. Istnieje również możliwość dodawania załączników tam, gdzie jest to konieczne. Dostępne stany domyślne to otwarte i zamknięte, ale można również dodać niestandardowe stany.

Sekcja problemów jest w rzeczywistości scentralizowaną platformą, na której klienci mogą komunikować swoje problemy, a organizacja może na nie reagować i odpowiednio naprawiać problemy.

5. Wykresy Gantta

Wykresy Gantta mogą być po prostu kolejnym sposobem wizualizacji postępu wykonywanych zadań. Pozwalają zobaczyć każdy szczegół projektu, w tym listy zadań, procenty kompletności, zaległe zadania, zależności i kamienie milowe. Każdej kategorii przypisany jest inny kolor, co ułatwia identyfikację i rozróżnienie zadań.

Poza tym zmiana harmonogramu i reorganizacja zadań jest również uproszczona za pomocą wykresów Gantta. Możesz zmieniać swoje plany, dodając zadania, przeciągając i upuszczając zadanie z jednego obszaru wykresu do drugiego, a następnie edytując kamienie milowe zgodnie z potrzebami.

Co więcej, możesz również przełączać widoki na wykresie w zależności od rodzaju potrzebnych informacji. Jeśli chcesz wiedzieć, które projekty mają się odbyć w nadchodzącym czasie, możesz przełączyć widok wykresu Gantta, aby najpierw wyświetlać nadchodzące terminy. Wreszcie wykres Gantta można dostosować na podstawie własnych preferencji, w tym skalować wykres, filtrować informacje i eksportować dane zadania w razie potrzeby.

6. Karty czasu pracy

Zoho Projects upraszcza księgowość, ponieważ wszystkie osoby pracujące nad projektami rejestrują swoje godziny pracy i wolne od pracy na platformie Zoho. Karty czasu pracy mogą rejestrować datę rozpoczęcia i zakończenia zadań w celu śledzenia kosztów i czasu spędzonego na częściach projektu. Możesz ustawić liczniki czasu dla zadania, a po zatrzymaniu licznika wpisy poświęconego czasu są automatycznie rejestrowane w grafiku.

Liczniki bardzo pomagają w obliczaniu rzeczywistych godzin pracy zużywanych przez projekt. W razie potrzeby Projekty Zoho zawierają szczegółowy podział wszystkich zadań wykonanych przez cały czas trwania każdego projektu. Co więcej, będzie również możliwość rejestrowania czasu codziennie lub co tydzień w zależności od rodzaju projektu.

Możesz ustalić proces zatwierdzania i stan rozliczeń dla grafików. Przed zalogowaniem upewnij się, że dla wpisów został wybrany domyślny stan rozliczeń. Można również ustanowić dobrze zdefiniowany proces zatwierdzania wpisów, aby ułatwić filtrowanie i przeglądanie wpisów zatwierdzonych i niezatwierdzonych.

Za pomocą jednego kliknięcia możesz wysłać swoim klientom, interesariuszom, kierownikom projektów i raporty dotyczące grafików pracy w odniesieniu do konkretnych projektów, aby mogli zrozumieć, jakie prace zostały wykonane. Mając tak wiele grafików zalogowanych w systemie, możesz również wybrać wyświetlanie raportów na podstawie użytkowników, rozliczeń, a nawet niektórych okien dat. Po przejrzeniu raportów możesz wyeksportować dane grafiku jako pliki PDF, xls lub csv.

7. Automatyzacja zadań

Automatyzacja to kolejna podstawowa zaleta różnych narzędzi oferowanych przez Zoho i Zoho Projects nie jest żadnym wyjątkiem od tej reguły. Z pomocą Zoho Projects możesz tworzyć automatyczne reguły powiadomień e-mail, aby wszystkie ważne strony wiedziały, kiedy sprawa jest zalogowana i kiedy sprawa jest odpowiednio przypisana.

Poza tym możliwe jest również ustawienie reguł biznesowych, w których można wykonać zautomatyzowane zadania, gdy problem z projektem oferuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Można również użyć elementu webhook, który umożliwia aplikacji innej firmy wykonanie akcji opartej na zadaniu Zoho Projects.

Doskonałym przykładem webhooka jest wysyłanie wiadomości do użytkownika w przypadku pilnej eskalacji. Zoho posiada niestandardowe funkcje, które umożliwiają konfigurację dla niestandardowej automatyzacji, która nie jest dostępna od razu po wyjęciu z pudełka w Zoho Projects.

Wreszcie, plany można wykorzystać do udoskonalenia procesów projektu. Pomaga w konfiguracji niestandardowych statusów i działań, które następują znacznie przed, w trakcie i zaraz po statusie niestandardowym. Kiedy pracujesz nad problemem, możesz ustawić status na „W toku”. Zaraz po tym klienci są powiadamiani, że zadanie jest w toku. Po zakończeniu zadania status można ustawić jako „Do przetestowania”, aby klient mógł przejrzeć. Plany są bardzo przydatne do automatyzacji zadań segmentowanych.

8. Raporty Zoho

Zoho Reports to zaawansowana analityka i aplikacja Business Intelligence, która pomaga w wyciąganiu danych i czytelnym ich wizualnym mapowaniu. Integracja oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Zoho Projects, z Zoho Reports, może zapewnić dogłębny wgląd w postępy zespołu, jednocześnie przekształcając dane w praktyczne spostrzeżenia.

Zoho Reports oferuje szerszy obraz dzięki dostosowywanemu i wnikliwemu pulpitowi nawigacyjnemu. Możesz łatwo tworzyć szeroką gamę raportów, takich jak status projektu, spalanie wykresów, wykorzystanie godzin, planowanie i wykonywanie rzeczywistych raportów, które pomagają zespołowi łączyć punkty i wprowadzać w życie wnioski dotyczące projektu.

9. Integracja faktur Zoho

Wbudowana integracja z pomocą Zoho Invoice pomaga w automatycznym generowaniu faktur z zalogowanymi kartami czasu pracy. Jeśli chcesz usprawnić ten proces w zakresie księgowości, sprawdź również aplikację Zoho Invoice.

Zoho Projects udostępnia funkcje śledzenia czasu, które optymalizują wydajność projektu, obliczają czas realizacji zadań oraz pomagają w eksporcie danych grafiku pracy w żądanym formacie podczas wysyłania faktur do płatności za pomocą Zoho Invoice. Możliwe jest załadowanie danych grafiku do faktury Zoho, klikając opcję Utwórz fakturę.

10. Zarządzanie dokumentami

Działając jako efektywne i bezpieczne miejsce do przechowywania i udostępniania plików, Zoho Projects pomaga w utrzymaniu porządku w plikach, jednocześnie umożliwiając zespołowi udostępnianie i dostęp do plików w razie potrzeby. Nie ma znaczenia, czy jest to dokument, wideo, raport, klip czy arkusz kalkulacyjny, możesz łatwo wysyłać i zapisywać wszystkie pliki w projektach Zoho.

Dobrą cechą Zoho Projects jest to, że zapisuje poprzednią wersję plików, jednocześnie ułatwiając odzyskiwanie plików i powrót do poprzednich wersji, gdy jest to potrzebne. Wreszcie, Zoho Projects zawiera potężne narzędzie wyszukiwania, które pomaga również w znajdowaniu plików bez przeszukiwania wszystkiego. Zoho Projects pomaga w uproszczeniu udostępniania dokumentów z dowolnego miejsca.

Wniosek

Jak wspomniano powyżej, Zoho Projects pomaga w uproszczeniu i usprawnieniu procesów zarządzania projektami. Jednak platforma ułatwia również automatyzację wielu procesów i oszczędność czasu dzięki automatycznym raportom i przepływom pracy.

Możesz łatwo przeglądać wszystkie swoje projekty, kto pracuje nad projektami i udostępniać dokumenty związane z projektem. Możesz także zintegrować różne aplikacje z projektami Zoho, co sprawia, że ​​zarządzanie wszystkim jest proste. Podsumowując, Zoho Projects to potężna platforma, która ma wiele zalet.

Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w tworzeniu projektów Zoho dla organizacji, a nawet jeśli potrzebujesz wsparcia w zadaniach integracyjnych, skontaktuj się z Encaptechno , aby uzyskać pomoc ekspercką. Nasz zespół kompetentnych i doświadczonych profesjonalistów z przyjemnością Cię wesprze.