Automatyzacja zadań i jej wpływ na wyniki organizacyjne

Automatyzacja zadań ma duży wpływ na wyniki firmy. Wraz z rozwojem cyfryzacji i nowych technologii coraz większego znaczenia nabiera automatyzacja zadań na rynku pracy. Dotyczy to działów HR, gdzie menedżerowie starają się optymalnie wykorzystać automatyzację w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Wdrażanie nowych technologii staje się kluczowym czynnikiem poprawiającym jakość procesów HR. Współczesne narzędzia są dostępne nie tylko dla dużych i silnych organizacji, ale także dla mniejszych i średnich firm. Wprowadzenie automatyzacji pozwoli na efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i może stać się wentylem bezpieczeństwa w niepewnych czasach kryzysu gospodarczego.

Wpływ automatyzacji zadań – spis treści:

1. Automatyzacja zadań w obszarze HR
2. Wdrożenie automatyzacji zadań
3. Korzyści z automatyzacji zadań
4. Streszczenie

Automatyzacja zadań w obszarze HR

Praca działów HR wiąże się z dużymi wyzwaniami i oczekiwaniami. Skuteczność polityki kadrowej ma istotny wpływ na wzmocnienie pozycji firmy na rynku oraz poprawę jej wizerunku i konkurencyjności . Dlatego warto korzystać z nowych technologii i usprawniać pracę w takich obszarach:

Rekrutacja i zatrudnianie pracowników – poszukiwanie kandydatów jest zadaniem czasochłonnym, głównie ze względu na rozdrobnienie rynku pracy, na którym istnieje wiele portali i baz danych, z których korzystają profesjonaliści rekrutujący. Rozwiązaniem tego problemu są narzędzia informatyczne, które umożliwiają dostęp do wielu portali jednocześnie (multiposting), a funkcjonalność filtrowania wyników pozwala dotrzeć do ściśle określonych kandydatów. Równie przydatne są chatboty, które potrafią dokonać wstępnej selekcji kandydatów oraz zarządzać bazami danych osób zainteresowanych ofertami pracy. Ponadto warto skorzystać z wywiadów wideo, testów online czy grywalizacji.

Adaptacja nowych pracowników – są dedykowane platformy i oprogramowanie onboardingowe z bazami wiedzy, które zawierają filmy instruktażowe, a także zbiór zasad i przepisów – wszystko do realizacji tego procesu. Ponadto szczególnie przydatne są takie funkcjonalności jak e-maile powitalne, dostęp do zasobów, moduły coachingowe oraz moduły ułatwiające elektroniczny obieg dokumentów kadrowych

Zarządzanie kompetencjami – specjalnie zaprojektowane platformy umożliwiają szybką analizę i przetwarzanie danych poprzez wykorzystanie analizy predykcyjnej (analiza faktów historycznych i bieżących do planowania przyszłości) w celu efektywniejszego planowania w obszarze zarządzania kompetencjami i wiedzą.

Zadania rutynowe – automatyzacja takich zadań jak planowanie szkoleń, obsługa wniosków urlopowych, zarządzanie kartami czasu pracy, ewidencją indywidualną.

Analiza wskaźników KPI – efektywniejsza dzięki systemom zarządzania kosztami, które usprawniają raportowanie i pozwalają na efektywną analizę wszystkich procesów. Zaawansowane oprogramowanie pozwala mierzyć wskaźniki KPI w zakresie retencji i rotacji pracowników, zasobów nowych kandydatów do pracy, wydajności poszczególnych pracowników i zespołów roboczych, średnich kosztów procesów i wielu innych.

Wdrożenie automatyzacji zadań

Automatyzacja zadań związanych z procesami HR będzie skuteczna tylko w przypadku dokładnego wdrożenia, które musi być przygotowane ze szczególną starannością. Takie podejście pozwoli w przyszłości uniknąć problemów związanych ze źle dopasowanymi rozwiązaniami. Pierwszym działaniem we wdrażaniu automatyzacji zadań powinna być analiza obszarów HR, w których można wprowadzić automatyzację zadań i gdzie takie działanie może przynieść wymierne korzyści. Warto początkowo, na próbę, wybrać mniej skomplikowane procesy, aby przetestować nowe narzędzia i zidentyfikować potencjalne problemy.

W kolejnym kroku należy zdefiniować cele, aby móc później sprawdzić, czy automatyzacja zadań spełniła swoje zadanie. Następnie należy podjąć decyzję i wybrać koordynatora projektu oraz odpowiednie narzędzia. W końcu nie można zapomnieć o pracownikach, których trzeba informować o zmianach i wprowadzanych nowych rozwiązaniach . Należy im wyjaśnić potrzebę wprowadzenia nowych technologii i narzędzi, a następnie zapewnić szkolenie w zakresie korzystania z tych nowych technologii.

Korzyści z automatyzacji zadań

Automatyzacja zadań w zarządzaniu zasobami ludzkimi powinna przynieść organizacji wymierne korzyści, w przeciwnym razie wprowadzanie automatyzacji jest bezcelowe. Kluczowymi korzyściami decydującymi o sukcesie automatyzacji zadań są:

Ograniczenie zadań – wykonywane ręcznie, wymagające interwencji pracowników. To są główne zadania, takie jak zbieranie informacji, raportowanie i przygotowywanie analiz.

Szybsza realizacja zadań – tworzenie procedur w procesach rekrutacyjnych dotyczących wyszukiwania, selekcji i onboardingu jest bardzo czasochłonne. Automatyzacja zadań znacząco skraca czas związany z tymi czynnościami.

Redukcja błędów – praca ludzka narażona jest na ryzyko błędów. Jest nawet takie powiedzenie: tylko ci, którzy nic nie robią, nie popełniają błędów. Nowoczesne instrumenty mogą zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.

Pozyskiwanie wartościowych pracowników – automatyzacja zadań w rekrutacji i selekcji zwiększa szansę na pozyskanie naprawdę dobrych pracowników. Zwiększa to satysfakcję związaną z efektywnym zatrudnianiem i adaptacją.

Przedstawione powyżej nowoczesne rozwiązania technologiczne pozwalają na kompleksową poprawę jakości i warunków wszystkich działań prowadzonych przez działy HR. Takie rozwiązania stanowią doskonałe wsparcie zarówno dla pracowników, jak i kadry zarządzającej.

Streszczenie

Biorąc pod uwagę wszystkie korzyści płynące z automatyzacji zadań w HR pojawia się pytanie, dlaczego tak wiele organizacji na rynku nie wprowadziło takich rozwiązań? Przyczyn może być wiele, takich jak obawy związane z wprowadzeniem niezbędnych zmian, brak wiedzy o możliwościach nowych technologii prezentowanych przez kadrę menedżerską oraz brak długoterminowej strategii rozwoju firmy. Pojawia się problem z samym człowiekiem i jego rolą w środowisku pracy zdominowanym przez sztuczną inteligencję. Należy zauważyć, że wdrożenie automatyzacji zadań w działach HR to przede wszystkim szansa, która może zapewnić pracownikom wsparcie, a nie zagrożenie czy konkurencję dla nich.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty