Wszystko o zarządzaniu terytorium w CRM

Jeśli Twoja firma jest rozproszona w różnych regionach i ma wiele biur, działów i licznych produktów/usług, przypisanie kont klientów do zespołów sprzedażowych nie jest prostą próbą bez szczegółowego planowania. W rzeczywistości dość często oferowanie dostępu do wybranych kont osobom z różnych zespołów, które pracują razem dla wspólnego celu sprzedażowego, może być skomplikowane.

System, w którym konta klientów mogą być grupowane na podstawie dobrze zdefiniowanych kryteriów, można nazwać zarządzaniem terytorium . Dzięki zarządzaniu terytorium różne konta klientów mogą być udostępniane zespołowi sprzedaży w organizacji. Gwarantuje to odpowiednie wykorzystanie wiarygodności sprzedaży do zwiększania możliwości biznesowych, oferowania doskonałej obsługi klienta oraz poszerzania dotychczasowych relacji z klientami.

Do znaczących korzyści płynących z zarządzania terytorium należą:

1. Brak złożonego udostępniania danych

Organizacje, które mają trudną strukturę sprzedaży, mogą w dużym stopniu wykorzystywać terytoria do udostępniania rekordów użytkownikom różnych zespołów. Stosunkowo łatwo jest pogrupować rekordy na podstawie cech konta, a nie indywidualnej własności.

2. Zorganizowane środowisko pracy

Podział kont klientów za pomocą terytoriów pomaga w tworzeniu zorganizowanego środowiska pracy, które zapewnia lepsze zaangażowanie sił sprzedaży. Zwiększa to również wydajność zespołu sprzedaży poprzez skrócenie czasu podróży i zwiększenie wiedzy branżowej.

3. Dokładna ocena wyników sprzedaży

Dzięki wykorzystaniu zarządzania terytorium w CRM, generowanie raportów sprzedaży staje się łatwe. Raporty te są oparte na terytoriach i pomagają w ocenie i pomiarze wydajności zespołu sprzedaży według terytoriów. Ponadto można również uzyskać szczegółowy wgląd w udział sprzedaży każdego terytorium.

4. Prognozowanie sprzedaży dla wszystkich terytoriów

Możesz utworzyć oddzielne cele prognozy dla każdego terytorium, z którego pochodzi użytkownik. Pomaga to uzyskać jasny obraz celów, które wyznaczyłeś dla różnych terytoriów, aby użytkownicy mogli się w pełni skoncentrować.

Zrozumienie, czy Twoja organizacja potrzebuje zarządzania terytorium

Funkcja zarządzania terytorium w Zoho CRM umożliwia tworzenie terytoriów i określanie kryteriów, które również definiują terytorium. Możesz skutecznie zbudować hierarchię oprócz hierarchii ról na swoim koncie.

Możesz również uzyskać dostęp do wstępnie zdefiniowanych raportów dotyczących terytoriów, takich jak Gwiazda osiągająca wyniki w różnych terytoriach, Ogólny czas trwania cyklu sprzedaży w różnych terytoriach oraz Przychody według terytoriów itp. Na koniec możesz tworzyć niestandardowe raporty dotyczące terytoriów i ustalać wiele celów prognozowania dla użytkowników należących do różnych terytoria.

Zarządzanie terytorium nie musi być wymogiem dla każdej organizacji. Musisz zdecydować o wykorzystaniu terytoriów dla struktur sprzedaży Twojej organizacji i modelu udostępniania danych. Poniżej dowiemy się więcej o zarządzaniu terytorium, abyśmy mogli zrozumieć, czy jest to właściwa opcja dla Twojej firmy.

Zarządzanie rolami i terytorium

W hierarchiach ról i terytoriów własność rekordu należy do tylko jednego właściciela. W zarządzaniu rolami rekord jest dostępny dla właściciela rekordu, użytkowników nadrzędnych względem właściciela rekordu w hierarchii ról oraz użytkowników, którym przyznano dostęp na podstawie reguł udostępniania danych.

Z drugiej strony w zarządzaniu terytorium rekord jest dostępny dla właściciela rekordu, użytkowników nadrzędnych względem właściciela rekordu, innych użytkowników z terytorium rekordu oraz użytkowników z terytoriów nadrzędnych w stosunku do terytorium rekordu.

W hierarchiach ról konta klientów mogą być segmentowane w oparciu o własność rekordu, aw hierarchiach terytorialnych konta klientów mogą być segmentowane w oparciu o cechy konta. W hierarchiach ról użytkownicy mogą być często przypisywani tylko do jednej roli, aw hierarchiach terytoriów użytkownicy mogą być przypisywani do wielu terytoriów.

Wreszcie użytkownicy mogą mieć jeden cel prognozy w hierarchiach ról, ale użytkownicy mogą mieć wiele celów prognozy w hierarchiach terytoriów.

Zrozumieć to lepiej na przykładzie

Weźmy przykład, aby lepiej zrozumieć alokację leadów w CRM . Załóżmy, że personel pracujący w Development Inc. składa się z wielu zespołów w całych Stanach Zjednoczonych w różnych regionach. W tego rodzaju strukturze sprzedaży nie chcesz, aby zespół sprzedaży z dowolnego regionu miał dostęp do rekordów innego regionu. Mogą również pojawić się perspektywy, którymi chciałbyś podzielić się ze starszymi przedstawicielami różnych zespołów w różnych regionach.

Teraz może to być trudne do osiągnięcia przy samym wykorzystaniu ról i zasad udostępniania danych. Alternatywnie, na różnych terytoriach, w oparciu o dobrze zdefiniowany zestaw kryteriów, można rozszerzyć model udostępniania danych Zoho CRM na koncie Zoho CRM, jednocześnie łatwo udostępniając rekordy różnym użytkownikom. Daje to pewność, że zespoły są dedykowane do określonego celu i osiągają cele sprzedażowe ustalone w różnych strefach czasowych.

Na długo przed skonfigurowaniem zarządzania terytorium na koncie Zoho CRM istnieje kilka tematów, które mogą być pomocne w ustaleniu, czy zarządzanie terytorium jest odpowiednie dla Twojej organizacji. Te punkty to:

• Struktura sprzedaży i potrzeby udostępniania: Musi istnieć struktura udostępniania danych CRM, która wymaga od osób należących do różnych terytoriów dostępu do wielu kont klientów.
• Prognozowanie: muszą istnieć różne prognozy oparte na hierarchii terytoriów. Istnieje potrzeba ustalenia celów prognozy dla każdego terytorium, do którego należy użytkownik.
• Administracja: Terytoria muszą być zarządzane jako indywidualne jednostki, aby zmniejszyć obciążenie administratorów.

Struktura sprzedaży i potrzeby podziału

Ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób dane są udostępniane innym użytkownikom oraz czy hierarchia oparta na rolach, reguły udostępniania danych, grupy i reguły przypisywania oferują najlepsze opcje udostępniania kont zgodnie ze strukturą sprzedaży. Równie dobrze organizacja może mieć potrzebę udostępniania rekordów na podstawie produktów lub usług, branż, przychodów, kodu pocztowego/regionu itp. W przypadku tak złożonego i opartego na współpracy modelu udostępniania potrzebne są terytoria zapewniające efektywne grupowanie klientów konta i udostępnianie rekordów różnym zespołom sprzedaży.

Jeśli struktura sprzedaży w organizacji wymaga, aby osoba współdzieliła konta klientów z wieloma osobami z różnych zespołów, weź to jako przykład. Załóżmy, że masz naziemnego przedstawiciela handlowego, który dzwoni do potencjalnego klienta i umawia spotkanie. Załóżmy, że masz również przedstawiciela terenowego, który odwiedzi potencjalnego klienta w celu zaprezentowania produktu. W takim razie, jak ewentualnie współdzielić konta z przedstawicielami handlowymi?

Struktura sprzedaży organizacji może być liniowa lub złożona, w przypadku gdy udostępnianie danych to jedna osoba za dużo. Zarządzanie terytorium może być odpowiednie dla Twojej organizacji, jeśli potrzeby firmy w zakresie udostępniania zależą od cech konta, a nie od indywidualnej własności rekordów. Ponadto dla Twojej organizacji będzie odpowiednie, jeśli ma macierzową strukturę sprzedaży, która wymaga dostępu do kont klientów przez osoby należące do różnych terytoriów.

Prognozowanie

Po przejściu na zarządzanie terytorium w Zoho CRM prognozy również ulegną zmianie, aby dostosować się do wymagań terytorium. Gdy użytkownik należy do różnych terytoriów, może zaistnieć potrzeba ustawienia różnych celów sprzedaży dla użytkowników, ponieważ różne cele są ustalane dla każdego terytorium.

W takim przypadku nie zadziała tylko jeden cel prognozy dla każdego użytkownika. Kiedy podzielisz cele miesięczne/kwartalne na podstawie terytoriów i kont klientów, uzyskasz jasny obraz prognozy sprzedaży i celów, które można osiągnąć.

Administracja

Administratorowi może być trudno poradzić sobie z regułami udostępniania, które powinny być monitorowane w przypadku zmian w strukturze sprzedaży. Jeśli istnieje złożona architektura udostępniania danych, istnieje kilka typowych wyzwań, o których należy pamiętać. Oferowanie tych samych danych różnym użytkownikom, zarządzanie uprawnieniami indywidualnie lub na poziomie ról dla użytkowników, utrzymywanie ogromnych ilości danych, tworzenie wielu reguł udostępniania i częste przemieszczanie przedstawicieli handlowych to typowe wyzwania.

Z drugiej strony terytoria są łatwe w zarządzaniu. Strukturę sprzedaży można rozgraniczyć w oparciu o różne regiony. Załóżmy, że najlepiej radzi sobie dyrektor odpowiedzialny za obsługę zapytań klientów z Londynu. W takim przypadku możesz przekazać temu przedstawicielowi handlowemu dodatkową odpowiedzialność za obsługę innych klientów z Niemiec. To jest przykład, który pomaga nam zrozumieć, że ten użytkownik sprzedaży może zostać dodany do obszaru sprzedaży w Londynie i Niemczech, dzięki czemu dostęp do rekordów klientów w obu tych krajach staje się łatwy.

Jeśli trudne reguły udostępniania danych i hierarchia ról nie spełniają tych reguł, terytoria są łatwą opcją do utrzymania jako indywidualne jednostki, które mogą zmniejszyć obciążenie administratorów. Myślenie o strukturze sprzedaży organizacji w hierarchii terytorialnej może być pomocne, jeśli zarządzanie terytorium jest słuszną opcją.

Dlaczego warto korzystać z zarządzania terytorium?

1. Zwiększ sprzedaż skoncentrowaną

Korzystanie z zarządzania terytorium w CRM może pomóc w uniknięciu nierównej dystrybucji kont klientów, aby ostatecznie zwiększyć skoncentrowaną sprzedaż i obowiązki zespołu. Twoi przedstawiciele handlowi mogą mieć mnóstwo pracy lub mało pracy i jest to coś, co może potencjalnie prowadzić do zmarnowania zasobów i utraty przychodów.

Obciążenie pracą musi być równomiernie rozłożone, aby obecni i potencjalni klienci przyciągnęli uwagę, której potrzebują. Jeśli segmentacja kont klientów obejmuje zarówno małe firmy, jak i duże korporacje, a możliwości są obsługiwane przez sprzedawców w oparciu o wielkość transakcji, terytoria można wykorzystać do podziału zespołów sprzedaży i kompletnej alokacji potencjalnych klientów w CRM z wielkością firmy, a nie z widocznością i udostępnianiem danych.

Grupa przedstawicieli handlowych może obsługiwać transakcje z ponad 50 licencjami, a kolejną grupę można przydzielić do obsługi ponad 50 licencji. W przypadku dynamicznych zespołów sprzedażowych posiadanie odpowiednich terytoriów może pomóc w ułatwieniu łatwego przemieszczania się przedstawicieli handlowych, ponieważ mogą oni potrzebować przełączania się między terytoriami.

2. Elastyczność nad widocznością i udostępnianiem danych

Wielokrotnie model biznesowy i udostępniania danych w organizacjach zależy bardziej od cech konta, a mniej od indywidualnej własności. W tym przypadku korzystanie z hierarchii terytorialnej jest dużą korzyścią, ponieważ terytoria oferują dużą elastyczność w porównaniu z widocznością i udostępnianiem danych.

Załóżmy, że sprzedajesz sprzęt elektryczny w różnych dzielnicach. W tym przypadku każda grupa sprzedażowa odpowiada za obsługę sprzedaży w przydzielonych dzielnicach. W każdej dzielnicy mogą istnieć różne lokalizacje, w których potrzebny byłby sprzęt elektryczny. Na podstawie dzielnicy i jakości sprzętu elektrycznego możesz przypisać transakcję swoim przedstawicielom handlowym.

W takim przypadku charakterystyka konta będzie odpowiedzialna za decydowanie o ogólnej strukturze sprzedaży. Korzystanie z tych terytoriów może przynieść Ci korzyści, ponieważ zapewni Ci koncentrację, a także uprości proces udostępniania rekordów wielu osobom z różnych zespołów.

3. Geograficzna segmentacja terytorialna

Jeśli Twoi klienci znajdują się w różnych lokalizacjach geograficznych, ważne jest skrócenie czasu i wydatków zespołu sprzedaży. Stworzenie terytoriów w oparciu o geograficzne położenie rynku i strategiczne rozmieszczenie przedstawicieli handlowych na obszarze sprzedaży danego kraju może być korzystne dla biznesu.

W rezultacie następuje skrócenie czasu poświęconego na podróże, ponieważ możliwości biznesowe koncentrują się w jednym wyznaczonym obszarze. Ponadto pomaga to zespołowi sprzedaży przezwyciężyć wszelkie bariery, jakie mogą mieć różne terytoria. Przedstawiciele handlowi potrzebują wszechstronnej wiedzy i doświadczenia, aby można było poprawić sprzedaż.

W branży obuwniczej i sprzedaży, jeśli jesteś kierownikiem sprzedaży, musisz znać różne buty, ceny, funkcje i tak dalej. Pomocne może być utworzenie obszaru, który może obejmować konta klientów zainteresowanych butami. Przynależność do tego konkretnego terytorium może oferować wystarczająco dużo doświadczenia i możliwości, które rozwiną twoją biegłość i umiejętności negocjacyjne.

4. Promowanie utrzymania klientów i przychodów

Jeśli Twoja firma oferuje możliwości sprzedaży krzyżowej, elastyczny system udostępniania danych, który może pomóc w sprzedaży krzyżowej, może być pomocny w promowaniu utrzymania klientów i wzrostu przychodów.

Pomyślmy o firmie, która oferuje oprogramowanie do zarządzania czasem firmom działającym w różnych sektorach. Teraz ta firma może mieć grupę sprzedaży skupioną na oferowaniu tego oprogramowania każdej z tych firm. Jeśli potencjalny klient jest zainteresowany produktem, w jaki sposób przedstawiciel podzieli się kontami klientów z osobami z różnych zespołów zaangażowanych w cykl sprzedaży?

W takim przypadku posiadanie hierarchii terytorialnej opartej na liniach produktowych i nadawanie uprawnień przedstawicielom handlowym z różnych zespołów może być skutecznym sposobem na zarządzanie tą sytuacją. Pomaga we wspólnym cross-sellingu dla firmy.

Wniosek

Zarządzanie terytorium jest przydatne, jeśli masz złożoną strukturę sprzedaży, w której musisz zmieniać użytkowników do różnych zespołów sprzedaży lub terytoriów; jeśli potrzebujesz podzielić różne konta klientów na podstawie ich cech; jeśli chcesz w prosty sposób prowadzić proces dla administratorów i zarządzać udostępnianiem danych; i jeśli potrzebujesz wielu celów prognozy dla użytkowników pochodzących z różnych obszarów sprzedaży.

To powiedziawszy, ważne jest, aby upewnić się, że wybierasz właściwy model udostępniania danych, aby zapewnić płynne prowadzenie firmy. Możesz dowiedzieć się znacznie więcej o zarządzaniu terytorium i czy odpowiada to Twoim potrzebom biznesowym, umawiając się z partnerem konsultacyjnym CRM, takim jak Encaptechno.