Najlepsze praktyki tworzenia faktur

Jakie są najlepsze praktyki tworzenia faktur? Czy to prawda, że ​​każdy może wystawić fakturę? Czy wiesz, jak szybko i sprawnie wystawiać faktury? Wydaje się, że obecnie nie tylko doświadczeni księgowi mogą wystawiać faktury. Ponieważ specjaliści mają swoje tajemnice, zebraliśmy kilka prostych wskazówek i wskazówek, które pomogą Ci w tym procesie. Powinieneś być w stanie wystawiać faktury samodzielnie, znając najlepsze praktyki tworzenia dokumentów. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się więcej.

Tworzenie faktur – spis treści:

1. Korzystaj z gotowych szablonów
2. Dołącz swoje logo
3. Czytelność przede wszystkim
4. Unikaj błędów
5. Podaj dokładną datę płatności
6. Zaoferuj płatność online
7. Wysyłaj swoje faktury online
8. Najlepsze praktyki tworzenia faktur – podsumowanie

Korzystaj z gotowych szablonów

Listę dobrych praktyk tworzenia faktur rozpoczynamy od propozycji wykorzystania gotowych szablonów. Faktura jest oficjalnym dokumentem potwierdzającym transakcję pomiędzy sprzedającym a kupującym. Musi zawierać pewne elementy, których nie można pominąć i które są wymagane przez prawo. Do wystawiania faktur nie musisz używać specjalistycznego oprogramowania – możesz skorzystać nawet z programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych lub edytora tekstu.

W Internecie jest wiele gotowych szablonów. Szablony te znacznie ułatwiają proces fakturowania. Wystarczy wypełnić puste pola treścią i faktura jest gotowa. Taka faktura będzie zawierała wszystkie niezbędne, ważne informacje. Gotowe szablony można również znaleźć w oprogramowaniu do fakturowania. Jest to szczególnie dobre źródło szablonów, ponieważ wszystkie zostały stworzone przez specjalistów. Możesz być pewien, że na Twojej fakturze nie zabraknie elementów, szczególnie tych wymaganych przez prawo.

Dołącz swoje logo

Umieszczenie logo na fakturach niesie ze sobą pewne korzyści. Jakie korzyści? Dodanie logo pomoże Ci zbudować profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Wpływa pozytywnie na relacje z klientami. Faktury z widocznym logo wyróżniają się w tłumie podobnych dokumentów. Może to wpłynąć na szybkość płatności, ponieważ łatwo znaleźć daną do rozróżnienia fakturę i klient może ją najpierw zapłacić. Dodatkową korzyścią posiadania logo na fakturze jest większa rozpoznawalność Twojej marki. Co jeśli nadal nie masz swojego logo? Możesz stworzyć go samodzielnie lub zatrudnić specjalistę.

Czytelność przede wszystkim

Kreatywność się opłaca, ale w niektórych branżach nie należy przesadzać z kreatywnym podejściem. Jedną z nich jest księgowość. Ważniejsze są tu twarde fakty i wiarygodne dane. Podczas procesu fakturowania wybierz czytelny i przejrzysty układ dokumentu. Utrzymuj go w porządku i porządku, aby umożliwić szybkie wyszukiwanie wszystkich niezbędnych danych. Faktura powinna zawierać informacje o:

• Sprzedający i kupujący
• Towary lub usługi, których dotyczy faktura
• Wartość wszystkich pozycji na fakturze
• Całkowita kwota do zapłaty
• Kiedy i jak uregulować płatność

Jeśli wszystkie te elementy są widoczne, oznacza to, że wykonałeś świetną robotę. Każda osoba, która zobaczy Twój dokument, będzie wiedziała, o co w tym wszystkim chodzi. Mogę pozytywnie wpłynąć na proces płatności.

Unikaj błędów

Popełnianie błędów to sprawa ludzka, chociaż musimy zrobić wszystko, aby ich uniknąć. Wystawianie błędnych faktur ma konsekwencje. Jakie konsekwencje? Zwykle wyjaśnienie nieścisłości wymaga czasu i dodatkowej pracy, dlatego lepiej dokładnie sprawdzić fakturę przed wysłaniem jej do klienta. Nawet najlepszy szablon nie uchroni Cię przed błędami księgowymi. W takiej sytuacji polecane są aplikacje do fakturowania, które udostępniają moduły pozwalające na tworzenie poprawnych i precyzyjnych faktur. Jeśli szukasz darmowej aplikacji do fakturowania, wypróbuj Firmbee. Umożliwia bezbłędne tworzenie wszystkich rodzajów faktur z niestandardowymi walutami, stawkami podatkowymi i rabatami.

Podaj dokładną datę płatności

Wszystkie strony biznesowe cenią sobie szybką płatność faktur. Wiele firm oczekuje zapłaty przy odbiorze. Teoretycznie taka płatność jest szybka i bezpieczna oraz obliguje klienta do natychmiastowej zapłaty. Praktycznie nie zawsze tak jest. Niektóre firmy płacą tylko raz w tygodniu, może to być związane z wewnętrznymi procedurami, obiegiem dokumentów, czy uzgodnieniami z biurem rachunkowym.

Faktury z płatnością za pobraniem nie zawsze są korzystne – wystawiając je możesz stworzyć niedogodności dla swoich klientów. Możesz oczekiwać natychmiastowej zapłaty, gdy sam dostarczysz produkty do klienta. We wszystkich innych sytuacjach możesz spodziewać się studniówek. Większość klientów oczekuje odroczonych terminów płatności. Dokładne terminy płatności chronią Cię przed niepotrzebnymi dyskusjami, nieoczekiwanymi problemami i nieporozumieniami. Zawsze lepiej jest podawać precyzyjne, dokładne i przejrzyste zasady płatności.

Zaoferuj płatność online

Obecnie, w dobie nowych technologii, dlaczego nie przejść na płatności online – czy może to być opcja ułatwiająca procesy Twoim klientom. Form płatności online jest znacznie więcej niż przelewów bankowych. Niektórzy klienci woleliby płacić kartą kredytową lub bezpośrednio ze swojego konta bankowego. Takie rozwiązania są znane od lat i są szczególnie przydatne przy płatnościach elektronicznych faktur. Zyskaj przewagę konkurencyjną i korzystaj z płatności online w swojej firmie. Jeśli Twoja firma zajmuje się innowacyjnymi produktami, jest to jeszcze ważniejsze.

Wysyłaj swoje faktury online

Czas na ostatnią, ale równie ważną praktykę tworzenia faktur. Faktury elektroniczne mają taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe. Ich największą zaletą jest to, że możesz je szybko wysłać do swojego klienta. Poczta internetowa działa 24 godziny, przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Oznacza to, że płatności można dokonać szybciej. Twórz swoje faktury elektronicznie, aby przyspieszyć wszystkie procesy. Takiej faktury nie trzeba drukować, zmniejszasz marnotrawstwo papieru, co ma znaczący wpływ na środowisko.

Należy jednak pamiętać, że fakturę elektroniczną należy przechowywać tak długo, jak wymaga tego prawo. Utrzymuj porządek na fakturach, twórz je od nowa za każdym razem, gdy klienci kupują Twój produkt lub korzystają z oprogramowania do fakturowania – bądź zorganizowany i miej dokumenty pod ręką.

Najlepsze praktyki tworzenia faktur – podsumowanie

Wystawianie faktur nie musi być wykonywane przez specjalistę, a obecnie każdy właściciel firmy może próbować wystawiać faktury samodzielnie. Jakie są najlepsze praktyki tworzenia faktur? Czy wiesz, jak szybko i sprawnie wystawiać faktury? Specjaliści mają swoje tajemnice, ale nawet proste wskazówki mogą być pomocne, szczególnie na początku naszej przygody z fakturowaniem.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty